Effektives Ausgabenmanagement: 5 wesentliche Schritte

So viel wie möglich an Einnahmen auf der Bank zu haben, ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Verfolgen Sie daher Ihre Ausgaben bis auf den letzten Posten. Für kleinere Organisationen kann dies überwältigend sein, aber mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung kann ein effektives Ausgabenmanagement erreicht werden. Wie sammeln und kontextualisieren Sie Ausgabendaten? Was passiert, wenn Sie es nicht tun?

Heute besprechen wir die feinen Elemente des Ausgabenmanagements und die besten Wege, es zu optimieren, um Ihre Daten zu organisieren. Diese Taktiken können sofort oder schrittweise übernommen werden. Sie alle helfen dabei, Käufer, Genehmiger und Finanzteams zu vereinen, überflüssige und ungeregelte Ausgaben zu reduzieren und die Transparenz der Ausgaben zu verbessern.

Was Sie aus diesem Artikel lernen werden:

• Ausgabenkontrolle und warum sie für Ihre Finanzen wichtig ist
• Wie ein besseres, effektives Ausgabenmanagement Ihrem Beschaffungsteam helfen kann
• Fünf Methoden, um das Kostenmanagement heute zu verbessern

Definition des Ausgabenmanagements.

Ausgabenmanagement kategorisiert, quantifiziert, bezieht und analysiert Beschaffungsdaten in Ihrem Unternehmen. Effektives Ausgabenmanagement ist ein System von Abläufen, das Finanz- und Beschaffungsteams hilft, Ausgabendaten zu analysieren, Verschwendung zu minimieren, Effizienz zu steigern und Prognosen sowie Budgetplanungen zu erstellen.

Gutes Ausgabenmanagement ermöglicht Ihnen, zu sehen, wie viel das Unternehmen ausgibt, wohin es fließt (nach Kategorie, Standort, Abteilung usw.) und wie sich die Ausgaben im Laufe der Zeit auf das Unternehmenswachstum auswirken.

Organisationen kategorisieren Ausgaben

Im Ausgabenmanagement sind nicht alle Ausgaben gleich. Die meisten Unternehmen geben in vier Kategorien aus: Direkt, Indirekt, Tail und Rogue. Jede Kategorie ist entscheidend für Ihre Ausgabenpraxis und erfordert unterschiedliche Verfolgungs- und Managementansätze. Lassen Sie uns jede einzeln betrachten.

• Direkte Ausgaben: Ihre Organisation gibt für Rohmaterialien und Artikel aus, um Produkte herzustellen. Dies macht den Großteil der Ausgaben Ihres Unternehmens aus.
• Indirekte Ausgaben: Große Ausgaben, um das Unternehmen zu betreiben, sind indirekte Ausgaben. Obwohl sie nicht direkt mit den Produktkosten verbunden sind, sind diese Kosten dennoch relevant. Betriebskosten, Dienstleistungen, Wartung und Technologie sind indirekt.
• Tail-Ausgaben: Diese 80 % der Einkäufe machen bis zu 20 % Ihres Beschaffungsbudgets aus. Diese Ausgaben lassen sich nicht leicht kategorisieren. Sie können selten oder einmalig sein, mit finanziellen Werten, die zu niedrig für eine Beschaffungsfreigabe sind. Geld durch das Management der Tail-Ausgaben zu sparen, ist schwierig, aber es zahlt sich aus.
• Rogue-Ausgaben: Am schwersten zu kontrollieren, aber am wichtigsten. Der Kauf außerhalb des Beschaffungsverfahrens wird als Rogue- oder Maverick-Ausgaben bezeichnet. Dies könnte den Kauf von Technologie mit Firmenkarten oder Notfallausrüstungen in Spesenabrechnungen umfassen.

Warum ist eine Ausgabenmanagementstrategie wichtig?

„Achte auf die Pfennige, und die Dollars werden sich um sich selbst kümmern.“ Ein altes Sprichwort, aber ein gutes Prinzip der Kostenkontrolle. Ausgabenmanagement ist entscheidend für die Kontrolle der Beschaffungskosten, von großen Investitionsausgaben bis hin zu kleinen Nebenausgaben.

Wie oben erwähnt, sind „Pfennige“—kleine, schwer nachzuverfolgende Transaktionen, die einen großen Teil Ihrer Ausgaben ausmachen—am schädlichsten. Um die Ausgaben zu kontrollieren, verfolgen Sie diese kleineren Käufe und konsolidieren Sie sie für stärkere Hebelwirkung.

Verschwendung kann durch gutes Ausgabenmanagement reduziert werden. Es könnte Redundanzen, ungenutzte Software, unbeabsichtigte Bestellungen, verlorene Zahlungen und administrative Fehler aufdecken, die Ihrem Unternehmen Zeit und Geld kosten. Mit vollständiger Transparenz können Sie frühzeitig zahlen und Lieferantensparungen erhalten.

Auswirkungen einer schlechten Ausgabenmanagementstrategie

Ein Unternehmen ohne eine effektive Ausgabenmanagementstrategie zu führen, ist wie Haushaltsausgaben auf eine Kreditkarte zu setzen, ohne die Abrechnung zu überprüfen. Ohne bewusste Ausgabelimits können Sie profitabel bleiben, aber Sie wissen nicht, wann oder wie nah Sie am Abgrund sind.

Nach einer Krise oder Betriebsunterbrechung können Unternehmen, insbesondere wachsende, die Ausgabenkontrolle priorisieren. Budgetüberschreitungen, Schwankungen im Cashflow, Herausforderungen im Lieferkettenmanagement und Verbrauchervertrauen können ein Unternehmen zerstören, wenn diese Probleme anhalten.

Nur durch die Kontrolle der Ausgaben können Sie Ihre Verpflichtungen erfüllen, Ihre Arbeitskräfte entwickeln, Ihre Produkte verbessern und wirtschaftliche Stürme überstehen.

Wie das Ausgabenmanagement die Beschaffung verbessert

Die Beschaffung priorisiert Kostenreduktion und Einsparungen. Intelligentes Ausgabenmanagement erreicht dieses Ziel und verbessert die Beschaffung in zahlreichen Weisen:

• Systeme rationalisieren Einkäufe, sodass Anfragen schneller und einfacher werden.
• Die bevorzugte Lieferantenbeschaffung beschleunigt die Bewertung, Verhandlung und Ausführung.
• Besseres Lieferantenmanagement reduziert Routinearbeiten und gibt Teams die Freiheit, an größeren Beschaffungsprojekten zu arbeiten.
• Das Bestandsmanagement verbessert die Abstimmung von Lieferkette und Produktion und eliminiert Last-Minute-Materialanfragen und Produktionsverzögerungen.

Top 5 erfolgreiche Kostenmanagementstrategien

Prozessverbesserungen benötigen Zeit. Sie können schrittweise verschiedene kleine, effektive Taktiken in Ihre Managementpraktiken integrieren und Teams auf den neuesten Stand bringen.

Hier sind fünf einfache Wege, um Ihr Verfahren zu verbessern und die Unternehmensausgaben besser zu verwalten:

1. Strategisch beschaffen

Einer der einfachsten und effektivsten Wege, Geld zu sparen und Risiken zu reduzieren, ist die Stärkung der Lieferantenbeziehungen.

Beginnen Sie damit, Daten über die Verträge und Lieferanten Ihres Unternehmens zu sammeln. Fragen Sie Abteilungsleiter nach ihren Top 10 oder 15 Anbietern. Nachdem Sie diese Daten gesammelt und zentralisiert haben (in einer Tabelle), können Sie Überschneidungen finden wie:

• Verträge mit einem Lieferanten
• Getrennte Abteilungen nutzen ähnliche Werkzeuge
• Zweimalige Beschaffung gleicher Vorräte
• Softwarelizenzen oder Werkzeuge, die sich automatisch verlängern

Diese einfachen Entdeckungen können Ihrem Unternehmen helfen, seine Lieferantenliste auf eine bevorzugte Liste zu reduzieren. Danach können Sie nutzen:

• Bessere Preis- und Mengenrabatte
• Bessere bevorzugte Lieferantenverträge
• Niedrigere Kosten für Rechnungsverarbeitung und Zahlungen

2. Definieren Sie Ihren Ausgabenprozess

Klare Richtlinien sind notwendig, um Käufer und Stakeholder zur Einhaltung zu bewegen. Die Festlegung von Ausgabenstandards und Leitplanken in Ihrer Organisation ist der erste Schritt zum Aufbau einer Ausgabenkontrollstrategie.

Einfache, gut definierte Ausgaberichtlinien sind in Ordnung. Ausgabenparameter umfassen:

• Wo und wie Kunden kleinere Einkäufe tätigen können (kuratierter Katalog, genehmigte Lieferantenliste).
• Wer Bestellungen einreichen kann.
• Welche Kaufgrenzen und Genehmigungsprozesse basierend auf dem Geldwert, der Abteilung usw. existieren.

3. Genehmigungen standardisieren

Nachdem Sie die Ausgaberichtlinien festgelegt haben, benötigen Sie wiederholbare Genehmigungsworkflows für Käufe. Je nach Art des Kaufs müssen IT, Sicherheit, Recht und Finanzen möglicherweise Genehmigungen erteilen.

Gute Schritte im Genehmigungsprozess umfassen:

1. Standardisierung neuer Anforderungsformulare. Fügen Sie alle relevanten Details im Anforderungsformular ein, um die Vereinbarung zu überprüfen und abzuschließen.
2. Festlegung, wann und wie Genehmiger Kaufanforderungen bearbeiten sollten und wer den Prozess starten kann.
3. Spezifizierung von Abteilungsgenehmigungskriterien. Spezifische Anforderungen können umfassen:

• Juristische Formulierungen oder Evaluierungen für neue Lieferantenverträge oder spezielle Freigaben für mehrjährige Verträge.
• IT benötigt Hardwarespezifikationen für Käufe.
• InfoSec erfordert Anbieterfragebögen vor der Installation neuer Software oder Peripheriegeräte.
• Finanzen verhandeln Verträge über eine bestimmte Summe.

4. Entwicklung eines Kommunikationsplans für Anforderungsbedenken oder zusätzliche Informationen.
5. Hinzufügen von Käufen zu Ihrem Ausgabenmanagementsystem nach Abschluss, um Erneuerungen, Preise und Vertragsbedingungen zu verfolgen.

Erstellen Sie einen einfachen, wiederholbaren Prozess, damit Stakeholder immer wissen, wo sie stehen, und reduzieren Sie ungeregelte und nicht erfasste Ausgaben.

4. Ausgaben verfolgen und bewerten

Erstens sammeln Sie alle Verträge und Ausgaben an einem Ort und entwickeln einen Mechanismus, um neue Transaktionen zum Verfolgungssystem hinzuzufügen. Die Daten können dann verwendet werden, um Prognosen zu erstellen, Budgets zu planen und Ausgaben zu analysieren. Mit vollständigen, Echtzeitdaten können Sie:

• Ausgaben über Budgets lokalisieren, nach Standort, Kategorie, Abteilung oder anderen Faktoren.
• Die Beschaffung und den Einkauf rationalisieren, um Geld zu sparen.
• Effektive KPIs erstellen, um Unternehmensausgaben und Umsatzziele zu verfolgen.
• Um die besten Angebote für Waren und Dienstleistungen zu bekommen, Preise benchmarken und Lieferanten analysieren.
• Finanzberichte vorbereiten und Audits schneller und mit weniger Schritten durchführen.

5. Prozessautomatisierung

Effektive Ausgabenmanagement- und Beschaffungssoftware kann Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung und Finanzen entlasten, während Ihr Unternehmen wächst. Durch die Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses können Sie Arbeitskosten, Fehler und Frühzahlerrabatte reduzieren.

Ausgabenmanagementlösungen helfen, Ihren Einkaufsprozess zu systematisieren und bieten Vorteile wie:

• Automatisierte Genehmigungen von Bestellungen in Stunden statt Wochen. Die Straffung von Genehmigung, Kauf, Empfang und Abstimmung erleichtert die Produktion und den Vertrieb und kann diese beschleunigen.
• Vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung und verbundene Zahlungen, die Zeit sparen und Fehler eliminieren.
• Automatisiertes Kategorienmanagement und Ausgabenberichte für Echtzeit, detaillierte Einblicke in Käufe und Verträge.