Inledning:
In the hectic business world of today, companies have to stay competitive, reduce costs, and increase efficiency. Companies may streamline procurement. Although the conventional procurement method is ineffective, digital tools and technologies might revolutionise company purchase. Digital procurement (DP) might save money, speed processes, and offer insightful analysis that helps companies be ready for long-term success.
Upphandlingsscenen
Traditionella upphandlingssystem har sina nackdelar, men digital transformation hjälper till att hantera kostnader och säkerställa tillgång till resurser i rätt tid.
1. Manuella processer: Många organisationer förlitar sig fortfarande på pappersdokument, telefonsamtal och e-post för upphandlingar. Dessa metoder är ineffektiva, långsamma och felbenägna.
2. Typiska upphandlingar inkluderar inte leverantörsprestanda, lager eller finansiella mätvärden i realtid. Bristande öppenhet kan leda till dyra störningar.
3. Höga kostnader: Manuellt arbete tar tid och pengar i anspråk. Inmatning och validering av data kräver tid och pengar.
3. Att följa regler och minska upphandlingsriskerna är beroende av automatisering och övervakning, vilket också bidrar till efterlevnad och riskkontroll.
4. Traditionell upphandling kan missa möjligheter till kostnadsbesparande åtgärder som konsolidering av leverantörer, mängdrabatter eller förhandlingsstyrka.
Nytt aktivitetsförslag inom Digital upphandling
Den digitala transformationsrevolutionen
Digitalisering av upphandlingar förbättrar produktiviteten, datadrivet beslutsfattande och kostnadsminskningar.
1. Avancerade inköpsverktyg
Företagen kan effektivisera inköpen med hjälp av verktyg. Plattformar för e-upphandling, utgiftsanalys och upphandlingsanalys är några exempel. Dessa system automatiserar inköpsorder och fakturering för företag. Denna automatisering gör det möjligt för inköpsexperter att prioritera arbetsuppgifter.
2. Datadrivna insikter i digital upphandling
Digital transformation gör det möjligt för företag att samla in och analysera inköpsdata för bättre beslutsfattande och inköp.
3. Hantering av leverantörsrelationer
Framgångsrika upphandlingar kräver goda relationer med leverantörerna. Digitala verktyg ger realtidskommunikation, prestationsspårning och samarbete för hantering av leverantörsrelationer (SRM). Förbättrar effektiviteten och leverantörernas förtroende och samarbete.
4. Minskade kostnader
DP-revolutionen drivs av kostnadsbesparingar. Automatisering minskar kostnader och misstag. Bulkköp, prisförhandlingar och konsolidering av leverantörer sparar pengar med hjälp av digital teknik.
5. Ökad riskhantering och regelefterlevnad
Efterfrågan på upphandling är riskhantering och efterlevnad. Digital transformation minskar de juridiska riskerna genom att automatisera kontroller och inspektioner av efterlevnad.
6. Färdigheter relaterade till distansarbete inom digital upphandling
Efter covid-19 har distansarbete blivit allt vanligare. DP gör det möjligt för yrkesverksamma att arbeta på distans och fortsätta sin verksamhet trots störningar.
7. Projekt för hållbarhet inom digital upphandling
Världens företag ger hållbarhet högsta prioritet. Omvandlingen av DP gör det möjligt för företagen att övervaka och dokumentera sina sociala och miljömässiga effekter. Detta stödjer målen för företagens sociala ansvar och hållbarhet.
8. Motståndskraft hos leveranskedjor
COVID-19-epidemin gjorde globala problem med leveranskedjan tydliga. den tillhandahåller aktuella leverantörs- och lagerdata, vilket därför stärker leveranskedjorna. Detta gör det möjligt för företag att se problem i leveranskedjan.
9. Konkurrensfördelar
Upphandlingens digitala revolution hjälper företagen. De kan spara pengar, förändras i takt med tiden och förbättra kundservicen. Genom att hålla sig framme kan företagen bli långsiktigt framgångsrika.
10. Branschriktningar inom digital upphandling
Tekniken förändrar branschen i snabb takt. För att lyckas måste man följa utvecklingen och trenderna. Transformational DP gör det möjligt för företag att reagera på förändringar på marknaden.
Viktiga delar i omvandlingen till digital upphandling
Omvandlingen kräver flera kritiska element och strategier:
1. System för e-upphandling
Teknik för e-upphandling hjälper till att digitalisera upphandlingen. De effektiviserar upphandlingen från förfrågan till betalning. Elektroniskt godkännande, katalogbeställning och fakturering är möjligt. E-procurement förbättrar datainsamling och analys.
2. Utgiftsanalys
Programvara för utgiftsanalys hjälper företag att förstå utgifter. Tidigare utgifter granskas för att spara pengar, förbättra avtal och minska slöseri.
3. Inköpsanalys i digitala upphandlingar
Datadrivna analysverktyg för upphandlingar ger information i realtid om leverantörernas prestanda, kostnader och efterlevnad. Organisationer kan förbättra sin upphandlingsstrategi och göra välgrundade val.
4. Plattformar för leverantörssamarbete
Plattformar för leverantörssamarbete underlättar kommunikation och samarbete. De centraliserar kommunikation, orderspårning och problemlösning. Framgångsrika inköp kräver starka leverantörsförbindelser.
5. Robotic Process Automation i digitala upphandlingar
RPA automatiserar monotona arbetsmoment med hjälp av mjukvarurobotar. RPA kan minska antalet misstag och öka effektiviteten i upphandlingsverksamheten genom att automatisera datainmatning, dokumenthantering och andra arbetsmoment.
6. AI/ML
Trendförutsägelser, efterfrågeprognoser och riskhantering kan förbättra upphandlingen med hjälp av AI och ML. Bättre bedömningar och upphandlingsstrategier görs med hjälp av denna teknik.
7. Transparent blockkedja
Blockchain förbättrar transparensen i upphandlingar. Den permanenta registreringen av transaktioner gör det svårt att ändra eller bedra. Detta minskar bedrägerier och främjar förtroende.
8. Molntjänster
Molnlösningar säkrar och förenklar åtkomst till och lagring av upphandlingsdata för fjärrverksamhet.
Fallstudier av digital omvandling
Framgångsrika exempel på digital transformation av upphandling visar hur det påverkar den verkliga världen. Dessa exempel visar hur organisationer har använt dessa taktiker på ett framgångsrikt sätt.
P&G fallstudie 1
Det globala företaget Procter & Gamble (P&G) förbättrade sina upphandlingsförfaranden med hjälp av digitalisering. Ett högteknologiskt system påskyndade upphandlingen, från rekrytering av leverantörer till betalning av fakturor.
Detta digitala system förbättrade relationerna med leverantörerna, minskade antalet fel och gav snabb inköpsinformation. Detta sparade pengar åt P&G och gjorde företaget mer konkurrenskraftigt.
IBM fallstudie 2
Det globala teknik- och konsultföretaget IBM förbättrade sin upphandlingsprocess med hjälp av AI och analys. De sänkte kostnaderna och förbättrade leverantörernas prestanda. IBM sänkte upphandlingskostnaderna med 20 % och ökade produktiviteten med hjälp av AI och analys.
Maersk fallstudie 3
Det globala sjöfarts- och logistikföretaget Maersk använde blockkedjor för att förbättra transparensen och säkerheten i upphandlingar. De dokumenterade transaktioner på en säker blockkedjeplattform för att minska bedrägerier. Detta ökade leverantörernas förtroende och minskade upphandlingsriskerna.
Dessa exempel visar att den digitala omvandlingen av upphandlingar varierar. Istället handlar det om att skräddarsy lösningar för varje organisations mål.
Viktiga utmaningar för digital transformation inom digital upphandling
Organisationer måste väga för- och nackdelar med en digital omvandling av upphandlingar mot varandra. Några stora hinder:
1. Hantering av förändringar i digitala upphandlingar
Ny digital teknik och nya metoder förändrar ofta arbetsflödet i en organisation. Medarbetarna måste ta till sig tekniken. En smidig övergång kräver förändringsledning.
2. Datasäkerhet
När företagen digitaliseras måste de säkra data. Detta inkluderar att skydda upphandlingsdata online och respektera sekretesslagar.
3. Integrering av digitala upphandlingar
Det är svårt att integrera nya digitala verktyg i befintliga system. För att minimera dataseparation och ineffektivitet måste DP-lösningar samverka med andra företagssystem.
4. Inköp av leverantörer
Digitala förändringar inom upphandling kräver engagemang från leverantörerna. Leverantörerna måste anpassa sig och arbeta tillsammans med inköparna för att skapa förtroende.
5. Kompetensutveckling inom digitala upphandlingar
Att arbeta med nya digitala verktyg kräver utbildning. För att maximera fördelarna med den digitala omvandlingen bör företagen utbilda personalen.
Färdplan för digital omvandling
Omvandlingen till digital upphandling är en resa. Framgångsrika organisationer behöver en färdplan.
1. Utvärdera situationen
Utvärdera befintliga upphandlingsrutiner. Hitta smärtpunkter, flaskhalsar och platser där automatisering kan ge störst nytta.
2. Sätt upp tydliga mål
Sätt upp tydliga mål för den digitala omvandlingen. Vilka är dina mål? Att spara pengar, öka effektiviteten eller stärka leverantörskontakterna är några exempel. Specifika mål är viktiga.
3. Välj rätt verktyg
Välj digitala verktyg som stöder dina mål. Du bör noggrant välja teknik för e-upphandling, analys och samarbete för affärsändamål.
4. Fasimplementering i digital upphandling
Digitala förändringar tar tid. Fasa in förändringar och börja med de viktigaste. Det hjälper dig att hantera förändringar och minska avbrotten.
5. Lär ut
Träna och utbilda din personal. Få personalen att vänja sig vid de nya verktygen och fördelarna med dem.
6. Utvärdera framsteg
Utvärdera regelbundet dina aktiviteter för digital transformation. Följ upp kostnadsbesparingar, effektivitetsvinster och andra åtgärder med hjälp av nyckeltal.
7. Ständiga förbättringar
Förbättra inköpsprocesserna med datadrivna insikter för digital transformation.
Framtiden för upphandlingar
Upphandling blir allt mer dynamisk och datadriven i takt med att företagen anammar den digitala transformationen. Företag som anammar dessa förändringar kommer att vara bättre förberedda för förändring. Håll utkik efter dessa kommande trender:
1. AI-drivna inköp genom digital upphandling
Upphandling kommer i allt högre grad att använda AI och maskinintelligens. Dessa tekniker kommer att möjliggöra prediktiv analys, efterfrågeprognoser och smart leverantörshantering.
2 Hållbara inköp
Hållbarhetsfrågor i upphandlingar. Organisationerna prioriterar inköp, miljö och socialt ansvar.
3. Bättre insyn i leveranskedjan
Förbättrad synlighet i leveranskedjan är en nyckel. Lager-, leverans- och leverantörsspårning i realtid säkerställer att leveranskedjan är motståndskraftig och flexibel.
4. Tjänstebaserad upphandling
PaaS-leverantörer låter företag lägga ut upphandling till specialister så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet.
5. Integration av blockkedjor i digital upphandling
Blockkedjetekniken kommer att användas i upphandlingar för att registrera transaktioner på ett säkert och transparent sätt.
6. Förbättrat samarbete med leverantörer
Bättre leverantörssamarbete kommer att betonas. Leverantörer och organisationer kommer att samarbeta för att förbättra prestandan och minska riskerna.
7. Kundanpassade inköp i digital upphandling
Individanpassning av upphandlingsverksamheten kommer att förbättra effektiviteten genom att förfarandena anpassas till företagens krav.
Slutsats:
Slutligen behöver organisationerna en digital omvandling för att kunna konkurrera i den nuvarande ekonomin. Organisationer kan öka effektiviteten, kostnadsbesparingarna, leverantörsrelationerna och efterlevnaden av förändrade regler genom att använda tekniken. Den digitala transformationen har enorma fördelar, vilket Procter & Gamble, IBM och Maersk har visat. Börja din resa mot digital upphandling nu – fördelarna är uppenbara och framtiden tillhör dem som anpassar sig.
