Att upprätta inköpsrutiner är en sak. Att se till att personalen följer dem bokstavligen är en annan. Självbelåtenhet, okunskap eller en önskan om att köpa nya varor och tjänster gör att många organisationer snabbt misslyckas med att följa upphandlingsreglerna.
Företag riskerar betydande dataläckage när policyer inte följs eller inte finns.
Ta reda på hur du kan mäta och förbättra efterlevnaden av upphandlingar och bästa praxis för att maximera efterlevnaden av inköpspolicyn.
Exakt vad är efterlevnad av upphandlingsreglerna?
Upphandlingsefterlevnad uppstår när ett dedikerat team eller avdelningschefer följer inköpsregler, processer och förordningar.
I praktiken omfattar efterlevnad av upphandlingsreglerna:
- Utarbeta och distribuera inköpspolicyer
- Övervakning och upprätthållande av efterlevnad av upphandlingsreglerna
- Planering för riskbedömning och riskreducering i samband med upphandling
- Genomföra upphandlingsrevisioner och informera högsta ledningen
- Upptäck hur programvara för upphandling kan automatisera, rapportera och godkänna arbetsflöden för efterlevnad
Varför är det viktigt att följa upphandlingsreglerna?
Efterlevnad i upphandlingar handlar inte om att införa godtyckliga regler och praxis.
Genom att följa effektiva upphandlingsstrategier minskar man istället riskerna med att köpa nya varor och tjänster.
SaaS-inköp utsätter företag för programvarusäkerhetsproblem som dataintrång och bristande efterlevnad av GDPR.
Inköpsteamen följer dina regler för riskreducering när de fokuserar på efterlevnad av upphandlingsreglerna. Dessutom sparar det pengar.
För inköp av programvara kan du behöva en bedömning av den tekniska stacken. Upphandlaren måste kontrollera om ditt företag redan betalar för en plattform som uppfyller syftet innan du köper en SaaS-tjänst.
Detta förhindrar överlappande licenser, där din organisation betalar för likvärdiga programvaruverktyg.
Hur man bedömer efterlevnaden av upphandlingspolicyn
Följ upp och rapportera med hjälp av dessa fem åtgärder.
Utgifter under förvaltning
Utgifter under förvaltning är inköpsavdelningens andel av verksamhetens utgifter.
Om din inköpsavdelning kontrollerar mer av företagets utgifter och fler utgifter följer interna inköpspolicyer, är den förvaltade utgiften högre.
Efterlevnad av avtal
Hur ofta och fullt ut dina leverantörer följer dina avtal kallas för avtalsefterlevnad.
Procentandelen av dina avtal med leverantörer som uppfyller alla krav är mätvärdet.
Dina avtal begränsar riskerna och skyddar din organisation från förluster, t.ex. brister i leveranskedjan som kan störa verksamheten. Genom att förbättra leverantörernas efterlevnad av dessa villkor ökar efterlevnaden av upphandlingsreglerna.
Efterlevnad av processer
Processefterlevnad mäter hur ofta din organisation följer upphandlingsförfaranden som leverantörskontroll.
Denna statistik är avgörande för alla företag, men den är särskilt viktig för decentraliserade inköpsmodeller där avdelnings- eller filialchefer fattar sina egna beslut.
Vid decentraliserad upphandling är personalen mer benägen att kringgå tråkiga steg eller bryta mot restriktioner (som skyddar organisationen).
Antal leverantörer
Antalet godkända leverantörer är ditt leverantörsantal. Att hitta rätt antal är avgörande.
För många leverantörer kan öka risken. Ett stort antal leverantörer kan hindra smarta leverantörssamarbeten och kostnadsbesparingar. Dessa attityder gynnar en minskning av antalet relationer.
För få certifierade leverantörer kan göra att du hamnar i kläm om en leverantör har en brist eller stänger. Att ha ett backup-alternativ är utmärkt, särskilt för leverantörer som är viktiga för din verksamhet.
Matchning av fakturor till beställare
Matchning mellan faktura och inköpsorder är den procentandel av fakturorna som matchar inköpssystemets inköpsordernummer.
Detta innebär att inköpsorderprocessen och arbetsflödena för godkännande har följts.
Ditt matchningsmått för faktura-till-PO bör vara högt.
Bästa praxis för efterlevnad av upphandlingsreglerna
Känn till faror och planera riskreducerande åtgärder
Riskhantering är avgörande för efterlevnaden av upphandlingsreglerna.
Maximera upphandlingseffektiviteten och minimera samtidigt riskerna.
Använd en riskmatris för att fastställa riskens allvarlighetsgrad och sannolikhet.
Om en risk har låg påverkan och låg allvarlighetsgrad ska operativ effektivitet prioriteras framför riskreducering.
Mer aktiva riskreducerande åtgärder bör dock inriktas på faror med hög sannolikhet eller allvarliga faror.
Ett dataintrång hos en konsument kan vara allvarligt, särskilt om det innebär att du riskerar att inte följa GDPR. I det här fallet kan CIO:n behöva analysera och godkänna nya leverantörer noggrant för att minska risken.
Planera upphandlingsrevisioner regelbundet.
Vid en upphandlingsrevision granskas alla dokument och beslut inom en viss tidsram.
Upphandlingsansvariga granskar praxis och regler, leverantörsrelationer och risker samt utgifter som inte har upparbetats.
Genomföra kvartalsvisa upphandlingsrevisioner för att upptäcka problem med efterlevnaden och vidta åtgärder.
En ultimat handbok för upphandlingsrevision förklarar upphandlingsrevisioner.
Lista över godkända leverantörer.
En lista över godkända leverantörer innehåller företag som du arbetar med eller har utvärderat som säkra tjänsteleverantörer.
With this list, procurement team members can easily find vendors to buy from without a new strategic sourcing or screening procedure.
Listor över föredragna leverantörer effektiviserar således inköpen samtidigt som de följer policyerna.
Få rätt mix av centraliserad och decentraliserad upphandling
Centraliserad upphandling innebär att ett internt team sköter alla upphandlingsuppgifter. Decentraliserad upphandling ger avdelnings- eller kontorschefer denna befogenhet.
Centraliserad upphandling är säkrare när det gäller efterlevnad och risk. Det gör att företagen kan dra nytta av stordriftsfördelar och undvika överlappning av programvarulicenser.
Men decentraliserade inköp ger teamledarna den expertis och erfarenhet som krävs för att veta vad de behöver från ett inköp. Det effektiviserar upphandlingen med färre byråkratiska steg.
Många företag använder en hybridstrategi där en centraliserad inköpsavdelning hanterar transaktioner över en viss beloppsgräns. Samtidigt kontrollerar avdelningscheferna inköp med lägre risk.
Använd programvara för automatiserad leverantörshantering.
Programvara för leverantörshantering hjälper de flesta inköpsteam att hantera affärspartnerskap och efterlevnad.
Automatiserade arbetsflöden för godkännande kan skicka inköpsförfrågningar till intressenter för godkännande.
Detta förbättrar efterlevnaden, påskyndar inköpsprocessen och gör att alla kan se pågående transaktioner direkt på en plattform.
