Vad är Tail Spend och varför ska du bry dig?

Under det senaste året har facktidskrifter om upphandling betonat vikten av att identifiera och hantera tail spend i stora eller geografiskt utspridda organisationer. Tail spend popularitet belyser två stora förändringar i vår bransch:

För det första har inköpsansvarigas inställning förändrats eftersom resurserna inte gav dem tid eller verktyg för att synliggöra utgifter av lågt värde. Därför var även de mest uppmärksamma inköpsspecialisterna tvungna att fokusera på de 20 % av leverantörerna som stod för 80 % av deras kostnader.

Öka leverantörernas utgifter till minoritetsägda företag, mångfaldsföretag och småföretag: 6 sätt att stödja leverantörsmångfald.

Det andra skiftet är tekniskt. Ny teknik som affärsprogramvara och realtidskommunikation har hjälpt organisationer att förstå hur mycket de spenderar på svansar och upptäcka möjligheter att maximera vinsten.

Tail spend är ofta de 20 % av en organisations utgifter som kommer från 80 % av dess leverantörer. Dessa transaktioner är för små eller sällsynta för att inköpsavdelningen ska kunna kontrollera dem, och därför drar de inte nytta av en målmedveten inköpstaktik. Varians i inköpspris

Tail-spend är komplicerat eftersom det sker i de 20% som ligger längst ner på skalan och kan vara svårt att hantera utan rätt system. Det talas mycket om att det är i “tail-spend” som “maverick spending” lurar, vilket är sant, men det är mer än så.

Svansutgifter inkluderar också förståelse

1. Köp från godkända leverantörer utanför avtal
2. Frekventa varor till låg kostnad
3. Stora engångsköp
4. Artiklar till låg kostnad och i liten volym
5. Felklassificerade poster

Dessa grupper kräver olika taktiker för att hantera upphandlingar, men förbättrade system kan lösa många gemensamma problem. De flesta av dem är för små eller ovanliga för att uppmärksammas, och därför vet man ingenting om dem. Utan data kan ledande befattningshavare inte motivera den verkliga kostnaden för tail spend, även om det kan spara miljoner om det hanteras väl.

Goda nyheter, dock.

Att förstå och hantera tail spend blir allt tydligare. Tusentals Google-resultat undersöker denna dolda utgift i detalj. Företag skapar fallstudier när de sparar miljoner. I en nyligen publicerad rapport från Accenture konstaterades att företag som förändrade sin tail spend sparade 10-20% genom att förbättra processerna för spot buying och efterlevnaden av corporate buying.

Tekniken hjälper också till. Strömlinjeformade beställningssystem ersätter de faktorer som gör det svårare att få tag på “tail expenditure”, t.ex. svaga kommunikationskanaler och ineffektiv företagsbyråkrati, vilket gör det enklare för slutanvändarna att få tag på små volymer och bättre för inköpsavdelningen. Genom att integrera dessa system med utvecklande analysverktyg kan besparingarna kvantifieras och aggregeras, vilket ger ledningen en god avkastning på investeringen i inköpssystem.

Alla dessa förändringar gör inköpsavdelningar över hela världen entusiastiska. Även om chansen att spara en procentenhet hos en stor leverantör aldrig kommer att försvinna, kan man öka lönsamheten genom att tillämpa bästa praxis för upphandling på utgifter som inte är så vanliga.