Vad är leverantörshantering? Viktiga bästa metoder att följa

Affärsverksamhet handlar om att hantera människor och processer. Att förstå dina leverantörer och hur de arbetar är avgörande för ömsesidig tillväxt och samarbete. Men hur gör man det på ett effektivt sätt och med jämna mellanrum? Vendor management handlar om att strategiskt bygga upp och underhålla leverantörsrelationer för att öka avkastningen, optimera rutiner och stärka partnerskap.

Manuella metoder, upprepade förfrågningar, icke-standardiserade processer och onödiga förseningar kan göra hanteringen av leverantörskataloger besvärlig.

For now, let’s define vendor management, why it’s important, and how it may help your procurement team succeed.

Beskriv leverantörsstyrning.

‍Organisationer använder vendor management, eller supplier relationship management, för att optimera sina leverantörsrelationer.

Det är konsten och vetenskapen att bygga upp, hantera och optimera leverantörssamarbeten för att maximera organisationens framgång. Att välja de bästa leverantörerna, skapa och upprätthålla starka avtal, minska riskerna och leverera varor och tjänster av hög kvalitet kräver strategisk balansering.

Leverantörshantering innebär många olika uppgifter:

• Val av leverantör: Hitta partners som delar dina värderingar och mål.
• Upprättande och förhandling av avtal: Fastställande av ömsesidiga fördelar och förväntningar.
• Begränsning av leverantörsrisker: Identifiera och hantera risker.
• Tvister med leverantörer: Snabb och effektiv lösning.
• Kvalitetskontroll av leverans: Säkerställa att varor och tjänster uppfyller standarder.
• Övervakning av prestanda mot viktiga resultatindikatorer för att uppfylla målen.
• Kvartalsvisa affärsgenomgångar (QBR): Utvärdering av leverantörens prestationer och hur relationen fungerar.
• Säkerställa att lagar och regler följs och att tidsfrister hålls.

Leverantörshantering är avgörande för att tillgodose ett brett spektrum av företagsbehov eftersom leverantörerna kommer från olika branscher, marknader och storlekar.

‍

Informationshantering kontra relationshantering

En effektiv leverantörshantering kräver en blandning av teknisk informationshantering och relationshantering med människan i centrum.

Hantering av leverantörsdata kräver systematisk registrering, spårning och analys. Kontaktuppgifter, avtalsvillkor, resultatindikatorer, dokumentation av efterlevnad och due diligence. Effektiv leverantörstillsyn kräver ett välorganiserat system för hantering av leverantörsinformation för att kunna fatta välgrundade beslut och driva verksamheten effektivt.

Vendor Relationship Management, å andra sidan, fokuserar på att bygga upp strategiska och produktiva partnerskap med leverantörer. Det är nödvändigt att kommunicera ofta, lösa problem i samarbete och engagera sig i aktiviteter som gynnar båda parter. Företag som skapar goda relationer med sina leverantörer kan öka sin uppfinningsrikedom, flexibilitet och lojalitet.

De 6 stegen i leverantörsstyrningen

Som en del av upphandlingsstrategin innebär leverantörshantering mer än att bara välja en leverantör och teckna ett avtal. Det är en holistisk affärsstrategi som hjälper företag att välja och behålla bra partners.

Metoderna för leverantörshantering varierar från organisation till organisation, men det finns sex huvudsteg som utgör en solid strategi. Genom att förstå och hantera dessa steg kan man öka effektiviteten, sänka kostnaderna och förbättra relationerna med leverantörerna.

1. Hitta och välj leverantörer

En grundlig leverantörssökning är det första steget i VM. Detta steg innebär att anpassa leverantörens kapacitet till din organisations krav. Kvalitet, prissättning, rykte och tidsfrister är avgörande. En RFP eller RFI för att inhämta grundlig information från potentiella anbudsgivare bör användas i en rigorös och objektiv urvalsprocess.

2. Upprättande och förhandling av avtal

När du har valt en leverantör måste du skriva och diskutera ett kontrakt. Kontraktet ska innehålla en tydlig lista över uppgifter, datum, betalningsplaner och annat som är viktigt för partnerskapet. En bra avtalsförhandling ser till att alla är på samma sida och att alla tjänar på affären. Det här steget skapar kontakt och håller saker och ting klara och tydliga.

3. Onboarding av leverantörer

Onboarding av leverantörer börjar efter att kontraktet har undertecknats. Det krävs att den nya leverantören integreras i organisationens processer och system. Onboarding innebär att skapa kommunikationskanaler, dela data och utbilda leverantören i ditt företags regelverk. En smidig allians kräver en effektiv onboarding så att leverantören snabbt kan börja leverera värde.

4. Utvärdera leverantörens prestanda

Eftersom den nya leverantören är en del av din operativa miljö måste de övervakas och utvärderas. Performance management innebär att man skapar KPI:er och övervakar leverantörens prestanda under hela livscykeln.

Feedbackmöten kan identifiera problem tidigt och förstärka goda beteenden. Detta steg är avgörande för att säkerställa att leverantören uppfyller din organisations behov.

5. Hantering av risker

Risker i samband med leverantörsrelationer identifieras och hanteras också. Håll utkik efter finansiella problem, avbrott i leveranskedjan, efterlevnadsproblem och andra varningssignaler.

6. Senaste betalningar

Det sista steget är att betala leverantören. Kontrollera att alla leveranser har mottagits och att meningsskiljaktigheter har lösts.

Betalningsprocessen ska vara enkel och följa de leverantörsavtal som alla intressenter har undertecknat. Genom att betala i tid och korrekt håller du leverantörerna nöjda och skapar förutsättningar för framtida samarbeten.

Framgångsrik leverantörshantering är cyklisk. Organisationer kan förbättra den operativa effektiviteten, kostnadsbesparingarna och marknadspositionen genom att noggrant navigera genom dessa sex steg för att bygga upp goda leverantörspartnerskap.

Vem hanterar leverantörerna?

‍Som nämnts hjälper det organisationer att upprätthålla effektiva, kostnadseffektiva och ömsesidigt fördelaktiga leverantörsrelationer. En roll eller befattning kan inte hantera dessa viktiga relationer.

Istället är den utspridd på flera olika befattningar i en organisation, som var och en har unika talanger och synpunkter på leverantörshanteringen.

Leverantörschef

Leverantörshanteringen kretsar kring Vendor Manager. Denna funktion övervakar och upprätthåller företagets leverantörsrelationer. Förhandla avtal, genomdriva villkor, lösa tvister och utvärdera leverantörens prestanda mot överenskomna riktmärken.

Vendor Manager är huvudpersonen som leverantörerna pratar med och hjälper till att bygga starka relationer där alla arbetar tillsammans. I vissa företag kan jobbet också innebära att hantera och välja ut viktiga leverantörer för att hjälpa företaget att nå sina långsiktiga mål.

Inköpschef

Upphandlingschefens roll sträcker sig längre än till leverantörshantering.

Denna befattning övervakar organisationens upphandlingsstrategi och implementering. Procurement Manager samarbetar med avdelningarna för att identifiera behov, utveckla upphandlingsstrategier och välja leverantörer.

De ansvarar för budgivning, förhandlingar och genomförande av upphandlingspolicyn. De söker det bästa värdet för företaget och ser till att upphandlingsaktiviteterna uppfyller affärsmål och efterlevnadsstandarder.

Inköpsspecialist

Upphandlingsspecialisten är upphandlingsteamets praktiska utförare och bistår leverantörschefen och upphandlingschefen. Denna befattning kräver marknadsundersökningar, utvärdering av leverantörer, förberedelse av inköpsorder och hantering av upphandlingsregister.

Upphandlingsspecialister är nödvändiga för framgångsrika upphandlingar och VM-verksamheter. De är avgörande för att implementera upphandlingschefens planer i ett leverantörshanteringssystem och bevara leverantörschefens kontakter.

Flexibilitet inom hela organisationen

Beroende på organisationens storlek och struktur kan dessa roller variera kraftigt i omfattning och ansvar. I mindre företag kan en och samma person vara Vendor Manager, Procurement Manager och Procurement Specialist. Större företag kan däremot ha team som är dedikerade till varje funktion med tydlig arbetsfördelning och specialiserade specialistområden.

Effektiva VM kräver strategisk kontroll, operativ effektivitet och utmärkta interpersonella färdigheter, oavsett organisationsstorlek. Genom att förstå VM:s ansvarsområden kan företagen bygga upp sina team så att de maximerar leverantörens värde och säkerställer effektivitet i leveranskedjan och kommersiell framgång.

Varför är det viktigt med leverantörshantering?

‍Leverantörshantering är avgörande för verksamhetens effektivitet, kostnadseffektivitet och produktkvalitet. Vendor Management hjälper företag att välja och arbeta med de bästa leverantörerna för sina behov, vilket är avgörande för konkurrensfördelar och företagets framgång.

Att välja fel leverantör kan leda till ökade upphandlingsrisker, leveransförseningar, dåliga varor eller tjänster och slöseri med pengar. En bra VM hjälper till att välja rätt partner och optimera upphandlingsprocessen för att undvika dessa problem.

I dagens globala ekonomi, där leveranskedjorna är sammankopplade och förlitar sig på pålitliga leverantörer, kan varje avbrott få allvarliga konsekvenser. Genom att bygga upp starka och samarbetsinriktade leverantörsrelationer minskar risken för avbrott i leveranskedjan.

Denna strategi stärker leveranskedjan och förbättrar leverantörernas ansvarstagande. Genom att förbättra dessa band kan organisationerna underlätta flödet av varor och tjänster, minska störningar och säkerställa kontinuitet, vilket skyddar deras resultat och marknadsposition.

Fördelar med leverantörsstyrning

Effektiv leverantörshantering går bortom relationen mellan köpare och säljare för att hitta fördelar som kan hjälpa en organisations kostnadsstruktur, operativa effektivitet och strategiska positionering. Här är några av fördelarna med att ha en stark plan, särskilt när den backas upp av en stark programvara för hantering av leverantörer:

• För att säkerställa en stabil leveranskedja bör organisationer övervaka leverantörernas prestanda och efterlevnad för att identifiera potentiella risker och tillämpa metoder för att minska dessa.
• Förbättra urvalet av leverantörer och onboarding: En effektiv strategi för att hantera leverantörer gör det möjligt för företag att hitta och arbeta med dem som kan hjälpa dem att uppnå sina långsiktiga mål, och en strömlinjeformad onboarding-process gör att dessa leverantörer kommer igång och är redo att ge värde så snart som möjligt.
• Strategisk leverantörshantering kan minska kostnaderna genom att förhandla fram bättre villkor, utnyttja stordriftsfördelar och eliminera onödiga utgifter, vilket direkt påverkar slutresultatet.
• Leverantörshantering effektiviserar inköpsarbetet genom att standardisera processer och automatisera, vilket minskar komplexiteten och ineffektiviteten och leder till kortare handläggningstider och lägre driftskostnader.
• Förbättra relationerna med leverantörerna: Förtroende och lojalitet mellan leverantörer leder till bättre service, prioriterad behandling och tillgång till innovationer och specialerbjudanden.
• Effektiv leverantörsstyrning innebär att man övervakar nyckeltal för att få insikter om leverantörens prestanda, marknadstrender och förbättringsmöjligheter.
• Implementera centraliserad leverantörsinformation och kommunikation för att förenkla administrationen, öka transparensen och förbättra beslutsfattandet genom att ge enkel tillgång till viktiga data.
• För att förbättra samarbetet med leverantörerna bör organisationerna uppmuntra öppen kommunikation och gemensam problemlösning för att lösa problem, optimera processer och uppnå gemensamma mål.

Dessa fördelar visar att leverantörsstyrning är en strategisk aktivitet som förbättrar den operativa effektiviteten och konkurrenskraften på marknaden.

Problem med hantering av leverantörer

Leverantörshantering kan vara komplicerat, särskilt för organisationer som använder manuella eller ålderdomliga system.

Gamla system kan göra leverantörshanteringen ineffektiv och svår, vilket försvårar relationerna med leverantörerna.

Problem med manuella och äldre processer

Manuella eller ålderdomliga metoder för leverantörshantering kan orsaka felaktigheter i data, långsammare svarstider och överblick. Dessa strategier är arbetskrävande och felbenägna och kan komplicera leverantörshanteringen och avleda uppmärksamheten från strategin.

Otillräcklig centralisering och standardisering

Utan ett enhetligt och standardiserat system för leverantörshantering kan organisationer få problem med bristande kommunikation mellan avdelningar, frekventa förfrågningar från leverantörer, ojämn utvärdering av leverantörer och övervakning av prestanda. Bristande enhetlighet kan leda till icke-konkurrenskraftig prissättning, ineffektivitet och tvister som undergräver leverantörsavtal och företagets mål.

Problem med skalbarhet

Det kan bli en allt större utmaning för ett växande företag att hantera sina leverantörer och deras data. Organisationer riskerar att drabbas av oordning, risker och förlorade möjligheter till optimering och kostnadsbesparingar när de inte har skalbara rutiner och verktyg för att hantera sina relationer med leverantörer.

Dessa problem visar på behovet av en modern, automatiserad lösning för att optimera verksamheten, förbättra kommunikation och samarbete samt hantera leverantörsfrågor i takt med att organisationerna utvecklas.