Vad är direktupphandling? Nyckelbegrepp och insikter

I takt med att dina affärsprocesser växer och blir mer sofistikerade måste du skilja mellan två typer av upphandlingar: direktupphandling och indirekt upphandling. Dessa två upphandlingsmetoder påverkar företagets verksamhet på olika sätt. De kräver olika attityder och ofta även olika metoder.

Den här guiden definierar direktupphandling, skiljer den från indirekt upphandling och diskuterar leverantörsstyrning vid direktupphandling.

Direktupphandling

Direktupphandling innebär att du köper varor och tjänster som är direkt relaterade till ditt företags produktion.

Några exempel på direktupphandling:

• Råvaror (glasfiber för båtbyggeri)
• CPU-chip för datortillverkning)
• Vissa professionella tjänster, till exempel arkitektonisk design för ett fastighetsutvecklingsföretag, går direkt in i produktionen.
• Vissa inköp av programvara (programvara för grafiska designföretag)

Att analysera om ett inköp är nödvändigt för att tillhandahålla en vara eller tjänst definierar direktupphandling.

Datortillverkare behöver processorer för att konstruera datorer, medan grafiska designbyråer behöver designverktyg för att skapa bilder.

Att jämföra direkt och indirekt upphandling hjälper till att förklara dess komplexitet.

Vad är skillnaden mellan direkt och indirekt upphandling?

Indirekt upphandling innebär att man köper viktiga varor och tjänster som inte går direkt in i produktionen.

Säg att din klädbutik tillverkar sina egna kläder. Direktinköp omfattar klädtillbehör som tyg.

Exempel på indirekt upphandling:

• Kontorsmaterial för administration
• Dina fysiska butikslokaler hyrs ut
• Prenumeration på e-handelsplattform

Alla dessa kostnader är nödvändiga men inte relaterade till klädproduktionen.

Direkt vs. indirekt Upphandling

För vissa transaktioner är det tydligt att det rör sig om direkt eller indirekt upphandling.

I organisationer som säljer tjänster snarare än produkter är det svårare att kategorisera programvaruköp.

Tänk digital marknadsföringsbyrå. En marknadsföringsbyrå tillverkar inte varor. Inga delar eller råvaror behövs.

Vissa programvaruinköp är nödvändiga för deras tjänster, t.ex:

• Plattformar för digitala annonser
• Programvara för automatisering av marknadsföring
• Verktyg för e-postmarknadsföring

Marknadsföringsbyrån behöver programvara för att sälja digital annonsering som en tjänst, och därför är detta förvärv en direktupphandling.

De kan dock använda programvara för projektledning eller intern kommunikation. Detta är indirekta inköp.

Fråga: “Går denhär produkten direkt till produktionen av vår vara eller tjänst?” för att avgöra om det rör sig om direkt eller indirekt upphandling.

Leverantörshantering är viktigt vid direktupphandling

Direktköp kräver hantering av leverantörsrelationer. De produkter som dessa leverantörer erbjuder är viktiga för din organisation. Deras frånvaro hindrar dig från att tillverka din produkt.

Hantering av leverantörsrisker är viktigt. Avbrott i leveranskedjan kan störa produktionsrutiner och sänka vinsterna.

Din marknadsföringsbyrås förmåga att uppfylla kundavtal påverkas av omfattande avbrott i plattformen för automatiserad marknadsföring.

Råvaror kan påverka hållbarheten på dina kläder, vilket kan särskilja dig som tillverkare. När en strategisk leverantör går i konkurs måste du hitta en ny leverantör, vilket förändrar din produkts fysiska sammansättning.

Din konkurrensfördel kan också komma från direkta leverantörsrelationer. Utan direkt input från produktionen kan din produkt eller tjänst förändras.

Upphandlingsteam bör hantera strategiska leverantörsrelationer genom att:

• Realtidsöversikt över prestanda och leverantörsutgifter samt kostnadsbesparande insikter från programvara för hantering av leverantörsrelationer
• Fastställa säljarnas nyckeltal och förväntningar samt hålla möten för utvärdering av prestationer
• Regelbunden bedömning av operativa, finansiella och marknadsrisker

Indirekt upphandling leverantörsstyrning betydelse

Indirekta leverantörer behöver hantera sina leverantörsrelationer på samma sätt som vid direktupphandling.

Undvik att utesluta indirekta leverantörer från din strategi för leverantörshantering. Om den här leverantören försvann idag, skulle verksamheten påverkas avsevärt?

Om så är fallet, prioritera skyddet av leverantörsrelationen.

Vilka är utmaningarna inom direktupphandling?

Managing direct procurement presents three problems for strategic sourcing and procurement teams:

1. Knepiga förfaranden

Det krävs rutiner för RFX, IT-efterlevnad och godkännande av inköp. Tyvärr är det vanligt att det går långsamt. Det är möjligt att automatisera godkännandeprocesserna med programvara för upphandling.

2. Hantera risker

En leverantörsanslutning innebär alltid en risk (säkerhetsrisken är alltid inbyggd i SaaS-inköp), men att välja direktleverantörer ökar denna risk.

Om en cyberattack mot leverantörens servrar orsakar allvarliga störningar på er digitala annonsplattform kan det leda till att er marknadsföringsbyrås förmåga att betjäna kunderna stoppas.

Om din tygleverantör tar slut kan du som klädtillverkare bli tvungen att minska produktionen.

3. Balans mellan kostnad och värde

Att anlita nya leverantörer handlar i allmänhet om att spara pengar, så du vill ha en mjukvarulösning som maximerar din budget.

Den billigaste leverantören är inte nödvändigtvis det bästa alternativet. Låga priser kan leda till eftergifter i fråga om kvalitetssäkring och riskhantering, vilket kan skada din organisation.

Använd tre metoder för att balansera kostnad och värde:

1. Bestäm tidigt i upphandlingsprocessen om det är kostnaden eller värdet som är viktigast. Du kan till exempel välja den billigaste försäljaren av kontorsutrustning oavsett kvalitet. Om de har bättre funktioner kanske du är beredd att betala extra för en plattform för e-postmarknadsföring.
2. Förbättra avtalsförhandlingarna och få det bästa priset med hjälp av prisjämförelsedata.
3. Undvik överdebiteringsavgifter genom att övervaka programvaruanvändningen.