Utnyttja agila upphandlingar för operativ effektivitet

För att lyckas med sina upphandlingar måste företagen hantera den ökande inköpsfrekvensen på ett effektivt sätt. Detta innebär att fatta snabbare och säkrare beslut för att hålla jämna steg med marknadsförändringarna. Att införa agila upphandlingsmetoder kan påskynda denna process.

AP minskar långa, dokumentationstunga urvalsprocesser som hindrar projekt från att slutföras. Det hjälper din upphandlingspersonal att få bättre resultat snabbare.

Grunderna i agil upphandling behandlas i den här artikeln:

• Definition
• Vilka principer stödjer agil upphandling?
• Skillnaden mellan agil och traditionell upphandling
• Fördelar med denna typ av upphandling
• Hur tekniken förbättrar den

Definition av agil upphandling

AP-strategin styr ditt inköpsteam och dina processer på ett agilt sätt. Den agila metodiken förbättrar iterativt affärsprocesser och ger snabba resultat för intressenterna. Även om agile är avsett för programvaruteknikteam har det många aspekter som kan tillämpas på flera sätt och som förbättrar organisationers upphandlingsförfaranden.

Procurement experts can develop an agile programme using numerous agile frameworks. Many teams combine components from multiple frameworks to create their ideal programme.

Vilka principer stödjer agil upphandling?

Agile följer en uppsättning principer för att vägleda och strukturera arbetet. De mest betydelsefulla koncepten för lean-agile-upphandling är tidig och kontinuerlig leverans, enkelhet och effekt:

1. Leverera värde på ett tidigt stadium: Engagera intressenter tidigt och under hela upphandlingscykeln. Teamen refererar ofta till intressenter som kunder, vilket förstärker idén om att upphandlingen måste leverera värde.
2. Förvänta dig och välkomna förändringar: Flexibilitet innebär att anpassa sig. Agilitet kan omfatta flexibelt kontraktsspråk, ständig kommunikation med den interna kunden om förändringsriktning eller modulupphandling för att möjliggöra anpassningsbarhet.
3. Arbeta i korta cykler: Snabbhet är avgörande. Genom att använda korta leverantörstester och workshops kan upphandlingscykeln förkortas. I enklare sammanhang kan processen snabbas upp genom att man arbetar med föredragna leverantörer.
4. Betona lean och hållbara inköp: Att bygga upp motståndskraft i upphandlingar kräver mångsidighet. Skapa en strömlinjeformad lista över föredragna leverantörer och fokusera på hållbara metoder för att snabbt uppnå högkvalitativa resultat.
5. Fokus på ständiga förbättringar: Den iterativa karaktären hos agile möjliggör en ständig förbättring av processer, färdigheter och resultat. Använd sprintar för att implementera bästa praxis och håll retrospektiv för att utvärdera och förfina tillvägagångssättet.

Skillnaden mellan agil och traditionell upphandling

Traditionellt köp

Traditionell upphandling prioriterar resultat framför snabbhet. I en traditionell upphandling är behovsbedömning, granskning av anbudsförfrågan och avtalsförhandling förutbestämda. Proceduren är noggrant dokumenterad och varje punkt är schemalagd i en plan för projektleveranser. Förhandsgodkända leverantörer används för upphandlingar och projektplanen följs till fullo.

Smidiga upphandlingar

Agil upphandling betonar snabbhet och flexibilitet i beslutsfattande och genomförande. För att effektivisera processen behövs ofta ett tvärfunktionellt team av intressenter. Intressenter inom IT, juridik, CSM och ekonomi kan ingå i ett agilt inköpsteam. Externa intressenter som leverantörer kan också ingå i teamet.

Varje sprint avslutas med utvärderingar och revideringar av inköpsplanen. Mindre planjusteringar och leverantörsbyten sker under processens gång. AP hjälper projekt att förändras och leverera varor och tjänster snabbare.

Fördelar med agil upphandling

Genom att använda AP-planering kan ditt företag spara tid, effektivisera verksamheten och uppnå bättre resultat. Företag väljer agil upphandling av följande viktiga skäl:

• Snabbare tid till marknaden: AP uppmuntrar till lyhördhet och snabbt beslutsfattande, vilket påskyndar marknadsinträdet. Produktleveransen går snabbare tack vare förbättrade företagsprocesser och leverantörsval.
• Bättre relationer med leverantörer: Agile prioriterar partnerskap framför transaktionella leverantörsrelationer, vilket leder till bättre och mer långsiktiga samarbeten.
• Förbättrade arbetsflöden för upphandlingar: Effektivitet är en viktig faktor när det gäller att korta ned tiden. Repeterbara, enkla processer eliminerar fördröjningar och blockeringar, vilket ökar effektiviteten.
• Bättre upphandlingsresultat: AP och testbaserad avtalshantering med leverantörspartner ger ofta bättre resultat. Agila metoder kräver att kunderna fastställer affärshistorier och prioriteringar, vilket förbättrar anpassningen mellan upphandling och påverkan. Agila avtal gör det möjligt för teamen att vara flexibla och snabbt leverera resultat av hög kvalitet.
• Färre friktionspunkter: Sprintar och iterationer av scrum mastern eller projektledaren identifierar områden som kan förbättras, vilket gör upphandlingen enklare med tiden. Rutinerna granskas och förfinas genom kontinuerlig förbättring.

Hur organiserar man en agil upphandlingsavdelning?

Att omorganisera inköpsorganisationen i agila team kräver tid och eftertanke, men fördelarna är värda det. För att säkerställa snabbhet och flexibilitet har de agila teamen en unik struktur och analyserar varje projekt noggrant.

Vem skapar de agila teamen?

Agile-ramverket avgör teamets sammansättning. Scrum-metodiken kräver fyra roller för sprintar och iterativt arbete.

Kunden: Kunderna söker upphandling och kan dra nytta av projektresultaten. Kundrelationer är i allmänhet interna, till skillnad från intressenters relationer med leverantörer.

Ägare av produkten: Dessa ledare för kundernas talan. De är länken mellan kunder och projektteam. De kommunicerar och fattar projektbeslut, driver den iterativa processen och erbjuder en väg till resultat.

Scrum-mästare: Scrum masters leder och underlättar projekt. De undanröjer hinder och hjälper teamet att lyckas. Scrum masters är inte som platschefer eller chefer eftersom agila metoder fokuserar på självdefinierade uppgifter. De vägleder projektet till slutförande och mål.

Scrum-team: Scrum-teamen verkställer planen och fördelar själv arbetsuppgifter. De driver upphandlingsarbetet framåt och rapporterar problem. De tillhandahåller sammanhang och samarbete för att undanröja hinder.

Agil upphandling ökar effektiviteten

De ovan nämnda medlemmarna i det agila teamet använder agila metoder och tekniker för varje upphandlingsprojekt. Det fungerar tack vare noggranna förberedelser och snabb problemlösning. En sammanfattning av processen:

1. Kunderna definierar projektets omfattning, inklusive dess effekter, prioriteringar och önskade slutsats. Kunderna fastställer endast prioriteringar som scrumteamen ska utföra.
2. Projektledaren sätter en deadline inom kundens parametrar. Tidslinjen innehåller “sprintar” eller korta arbetsperioder som milstolpar i projektet. Scrum-team definierar och utför projektuppgifter i sprintar som sträcker sig från vecka till månad.
3. För detta etablerade segment håller scrumteamet dagliga avstämningar för att diskutera framsteg, identifiera blockerande problem och få råd om den kommande sprinten.
4. Efter varje sprint går teamen igenom vad som fungerade och vad som kan förbättras och planerar nästa sprint. Teammedlemmarna kan ställa frågor, diskutera problem och förbereda sig för framtida sprintar personligen.
5. Teamen övervakar projektets framsteg för att avgöra vilka uppgifter som återstår. Ett nedbränningsdiagram visar oavslutat arbete jämfört med tidsramen.