Bästa utgiftshanteringsprogramvaran för 2024: Våra 10 bästa val

Du måste överväga både försäljning och besparingar när du hanterar företagsintäkter. Utgiftshantering sparar pengar för meningsfulla investeringar, tillväxt och kassaposition. Teknik gör det enklare än någonsin att hantera företagsutgifter, upptäcka trender och fatta smarta beslut om kapitalallokering. Men det finns många mjukvaruverktyg för utgiftshantering på marknaden, vilket gör valet utmanande.

Här är de 10 främsta lösningarna för utgiftshantering för att hjälpa din organisation att förbättra budgetkontrollen och kassaeffektiviteten.

Fördelar med mjukvara för utgiftshantering

Sikt: Mjukvara för utgiftshantering visar all upphandlingsutgifter. Det hjälper ekonomiavdelningar med fakturakontroll, kontrakthantering och upphandling. Det hjälper finansiella team att följa budgetar, leverantörsprestanda, benchmarking och trender.

Mjukvara för utgiftshantering centraliserar finansiella data för exakt kontroll av utgifter. Med bättre insikt i utgifter kan företag upptäcka förbättringar och göra justeringar.

Precision: Mjukvara för utgiftshantering automatiserar upphandling och betalning, vilket förbättrar integriteten i bokföringsdata. Elektroniska inköpsloggar underlättar spårning, kategorisering, matchning och avstämning med rätt teknik. Mjukvaran minskar mänskliga fel och sparar timmar av analys.

Transparenta godkännanden: Mjukvaran förenklar godkännande av inköp, vilket säkerställer att chefer, juridik, IT och ekonomiavdelningar godkänner alla köp innan de slutförs och dokumenteras. En strömlinjeformad godkännandeprocess säkerställer att varje köp är budgeterat och har en affärsmässig grund, vilket förhindrar oönskade utgifter och överbetalningar.

Lägre risk: Synlighet och kontroll över inköpsprocessen minskar upphandlingsrisker med mjukvara för utgiftshantering. Förutom godkännandeprotokoll erbjuder en lösning för utgiftshantering andra funktioner för budgetkontroll:

• Centraliserade inköp förbättrar synlighet och efterlevnad
• Verktyg för leverantörsutvärdering under upphandlingens livscykel
• Effektiv budgetkontroll minskar bedrägerier och oavsiktliga överbetalningar.

1. Order.co

Order.co gör det enkelt att hantera utgifter. Order.co förenklar godkännanden av förfrågningar och inköpsorder, automatiserar fakturabetalningar för alla inköpsvolymer och erbjuder förgodkända och föredragna leverantörer.

Centraliserad utgiftsanalys låter dig analysera mönster i realtid från din upphandlingsprocess på plattformen. Dessutom kan du följa utgifter efter kategori, användare, avdelning, region eller projekt. Systemet för upphandling-till-betalning låter användare skaffa saker via godkända kanaler, dirigera godkännanden och betala automatiskt för att spara tid och eliminera fel.

Toppegenskaper:

• Anpassad katalog med förgodkända produkter förenklar hanteringen av utgiftspolicyer.
• Användare, platser, kostnadscentra, produkttyper och mer kan definiera dynamiska budgetar.
• Snabbare cykeltider med automatiska godkännanden

Fördelar:

• Användare kan snabbt och tillförlitligt beställa och dirigera förfrågningar efter onboarding.
• Förifyllda leverantörslistor, godkännanderouting och en-klicksfakturabetalningar förenklar strategisk upphandling och utgiftshantering.

Nackdelar:

• Även om utvecklingsteamet svarar på användarförfrågningar om fler rapporteringsalternativ, är alternativen begränsade.
• Order.co passar alla storlekar av företag.

2. Airbase

Airbase erbjuder skalbar utgiftshantering för företag “från startup till börsnotering.” Detta gäller särskilt för leverantörsskulder, företagskortprogram och anställdas kostnader. Programmet hävdar att det hanterar alla icke-löneutgifter på ett ställe.

Airbase tillhandahåller mjukvara till kunder inom IT, finans och bilindustrin.

Toppegenskaper:

• Upphandlingsvägledning
• Automatisering av leverantörsskulder
• Hantera kostnader
• Funktioner för företagskort

Fördelar:

• Airbase enkla användning gör att chefer kan godkänna och granska teamutgifter med några få klick, vilket användare gillar.
• Alla kostnadsutgifter är synliga med ett enda godkännandeflöde.

Nackdelar:

• Användare nämner problem med att ladda upp kvitton genom systemet, vilket indikerar en inlärningskurva. Problem förväntas dock med ett nytt system.
• Förbetalda upphandlingskort är de enda företagskorten. Användare vill ha fler funktioner för denna funktion.
• Små till medelstora företag drar nytta av Airbase.

3. Brex

Brex erbjuder ett fem-i-ett kortbaserat system för företagsutgiftshantering för budgetering och utgiftshantering. Systemet för individuella kreditkortbegränsningar använder företagets kassaflöde för att kontrollera globala anställdas kortutgifter utan personlig ansvarighet.

Chefer kan godkänna utgifter i realtid via en mobilapp. Detta gör att de kan “leda genom undantag” för begränsade oönskade utgifter snarare än att godkänna varje köp.

Toppegenskaper:

• Tjänster för företagskort
• Hantera resor
• Mobilapp
• Funktioner för fakturabetalning

Fördelar:

• Systemet är enkelt för köpare, chefer och ekonomiansvariga.
• Kundtjänstteamet hanterar problem med inloggning, kortbyten och systemproblem snabbt.

Nackdelar:

• Rapportering behöver förbättras för administratörer som hanterar flera användarkonton. Istället för live-spendrapporter kräver individuella användarrapporter manuell sortering och sökning.
• Mobila applikationsutgifter för kvittoinläggning är inkonsekvent. Användare måste vänta med att ladda upp eller importera kvitton om uppkopplingen är dålig.
• Bäst för: Brex är designad för små företag med utrymme att växa.

4. Spendesk

Spendesk tillåter hantering av anställdas utgifter på ett ställe. Problem med hur mycket anställda spenderar, företagskorttjänst, fakturabetalningar, arbetsflöden för utgiftsgodkännande, ersättningar, budgetering, pre-bokföring och efterföljande regler.

Lösningen förenklar utgiftsrapporter, spårning av företagskortutgifter och fakturabetalning. Det finns en app för att ange nya utgifter och Slack-integration för att dirigera direkt till dessa kanaler istället för e-post.

Toppegenskaper:

• Enkel månadsavslutning
• Kort, virtuella och fysiska
• Ingen kostnad för installation

Fördelar:

• Snabb och enkel app-baserat gränssnitt låter anställda ladda upp och skicka in utgifter för godkännande.
• Möjligheten att enkelt skapa virtuella kort för större inköp underlättar för personalen. Sluta använda personliga kort och vänta på ersättning.

Nackdelar:

• Flera kunder har rapporterat felaktiga belopp eller kod i kvittouppladdningsverktyget.
• Vissa konsumenter vill ha personlig och historisk utgiftsrapportering.
• Idealisk för: Spendesk riktar sig till medelstora marknadskunder.

5. Tidigare TripActions, Navan

Navan stöder resehantering, företagskort och anställdas utgiftshantering på en plattform för stora företagsreseprogram. Det globala systemet hjälper företag att minska resekostnader, skydda anställdas medel och öka effektiviteten hos fältpersonal.

Utgiftshantering och resebokning är integrerade i SaaS-plattformen. Användarregler och inställningar håller bokningar under kontroll. För att boka eller ändra flyg, hotell, transporter och mer, finns reseagenter tillgängliga dygnet runt.

Toppegenskaper:

• Belönar utgifter inom policy
• Hantera anställdas resor själv
• Kortbaserade kontroller för företagsutgifter

Fördelar:

• För att förenkla bokning, erbjuder reseplattformen många hotell, bilar och andra leverantörer. Bokningar med företagskort rapporteras grundligt till redovisningen.
• Mobilappen gör det enkelt för fältpersonal att skicka in utgifter för snabb ersättning.

Nackdelar:

• Vissa användare har svårt att nå live-representanter eller få bra hjälp vid förseningar eller avbokningar.
• Back-end-systemen misslyckas ibland. Utgiftsdata för avdelningsmedlemmar är otillgänglig för ledningen. Att redigera GL-koder för uppdateringar är svårt.
• Bäst för: Medelstora och företagsorganisationer drar nytta av Navan.

6. Ramp

Ramp erbjuder fem-i-ett finansautomationsprogram. Det integrerar företagskort, kostnadshantering, fakturabetalningar, bokföring och rapportering. Att förena olika system i ett verktyg påskyndar bokslut för finansavdelningar.

Toppegenskaper:

• Fysiska och virtuella kort
• Automatisering av kostnadsregistrering
• Global hantering av utgifter

Fördelar:

• Utgiftsriktlinjer och rapportering är enkla och tillräckligt detaljerade för företag med flera lokaliteter. Team-, individ- och kategori analysfunktioner erbjuds.
• Kortet erbjuder återbetalning för att spara företaget pengar.

Nackdelar:

• Fakturabetalningssystemet accepterar endast inhemska leverantörer, vilket orsakar problem för internationella köpare.
• Företagskort utfärdade av Ramp tillåter inte rese lojalitetsmil, vilket vissa användare vill ha. Vissa kunder tycker att cashback och förmåner är för låga för företag med hög utgift (jämfört med American Express incitament).
• Bäst för: Ramp används mest av småföretag, men har funktioner för medelmarknaden.

7. Mesh Pay

Detta allt-i-ett-verktyg för utgiftshantering kontrollerar och spårar varje transaktion. Mesh Payments förenklar resor, leveranser, leverantörer, små utgifter och andra betalningar genom att automatisera de mest tidskrävande processerna. Utgiftskategorisering, kostnadsregistrering och en-touch fakturaförsoning ingår också.

Anställda använder virtuella och riktiga förbetalda kort med förinställda utgiftsbegränsningar för att göra självbetjäningstransaktioner och automatiskt rapportera sina utgifter till systemet.

Toppegenskaper:

• Månadsavslutningsoptimering
• Funktioner för utgiftsgodkännande
• Kortutgivning online och offline

Fördelar:

• Virtuella och fysiska kort är säkrare än osäker kredikortsdelning.
• Sikt över leverantörs-, kategori- och avdelningsutgifter ger en snabb och fullständig finansiell bild.

Nackdelar:

• Val av integration saknas. Användare önskar Quickbooks och ERP-anslutning.
• Vissa kunder vill ha analys och sikt i plattformen utan att ladda ner data till Excel.
• Mesh Payments är bäst för SMB.

8. Procurify

Den molnbaserade Procurify-teknologin gör det möjligt för medelstora organisationer att använda intelligent utgift och upphandling. Tillhandahåller realtidsinformation om utgifter, godkännandekontroll och policyefterlevnad. Användarvänliga dashboards och rapporteringsverktyg underlättar spårning, arbetsflöden och budgetallokering.

Toppegenskaper:

• Total sikt
• Live-data och rapportering
• Anpassning av leverantörsskulder

Fördelar:

• Katalogstil återbeställningar förenklar återköp.
• Ordertracking för snabba, precisa leveranser.
• Mobilappen gör plattformen tillgänglig från telefoner och andra enheter.

Nackdelar:

• Att hitta funktioner och historiska data kan vara knepigt.
• PÅgående POs är svåra att ändra.
• Pågående order har inga dashboarduppdateringar. Systemrapportering behövs för forskning.
• Små och medelstora företag drar nytta av Procurify.

9. PayEm

PayEm hanterar utgifter från början till slut med smarta kreditkort. Finansavdelningen godkänner, spårar och hanterar leverantörer, abonnemang och användares finansieringsförfrågningar i realtid.

En unik funktion i systemet låter administratörer skapa virtuella kort för varje leverantör. Detta gör det möjligt för kunder att sätta budgetar och begränsningar och varnar dem när korten närmar sig gränsen för att undvika överbetalningar. Appabonnemangsövervakning för anställda avslutar automatiskt vilande abonnemang.

Teknologin integrerar ERP-plattformar och levererar realtidsdata om utgifter. Sök och sortera utgiftsdata efter leverantör, användare, kategori, etc. Live användarsupport finns tillgänglig för systemimplementering och problem.

Toppegenskaper:

• Förfrågnings- och godkännandeflöden
• Live-data och rapportering
• Anpassning av leverantörsskulder

Fördelar:

• PayEm gör det enkelt att skanna utlägg och lämna in ersättningskrav utan förseningar.
• PayEm integreras helt med NetSuite, vilket låter användare skapa och avstämma POs.

Nackdelar:

• Användare rapporterar systemfel och implementeringsproblem relaterade till ett nytt verktyg. Kundtjänst verkar lösa problem.
• Användare vill ha internationella valutakort, även om internationella betalningar är tillgängliga. Funktionen är inte tillgänglig.
• PayEm passar små till medelstora företag.

10. Custodia

Custodias AI-drivna utgiftshanteringsteknologi ger anställda möjlighet och kontrollerar utgifter i små företag för att uppnå “digital finans” med automation och utgiftsbegränsningar. Användare kan använda en mobilapp för att uppskatta inköpsdetaljer, ladda dem på ett eget kort och skicka in transaktionen för godkännande och utgiftssp