1) Använd intelligent upphandling för att kanalisera utgifterna.
Den första principen handlar om att utnyttja tekniken för att automatisera, reglera processer och policyer samt registrera och utvärdera viktiga utgiftsdata för att främja transparens och effektivitet i hela organisationen. Vi diskuterade denna princip i vår tidigare blogg. Läs del ett av vår serie om “Spend Under Management” här.
2) Köp via formell rekvisition.
An organisation should aim to manage 100% of spend. Complete and universally enforced policies and procedures should regulate these purchase operations. Just having them in place is a start; the key is implementing and reinforcing them in processes and business practices for all spend categories. This requires a procurement infrastructure that can handle category and region-specific needs. This will enable safe data access, simplify and streamline decision-making, and ensure that forecasting and decision-making are based on best practices and spend analysis, not intuition.
3) Anskaffa på konkurrensmässiga villkor.
Att köpa i en konkurrensutsatt miljö hjälper ditt företag att få bästa möjliga valuta för pengarna eftersom leverantörerna konkurrerar om att öka effektiviteten och sänka priserna. Det här är enkelt, men görs sällan av flera skäl. Snabba offerter i ett upphandlingsverktyg, webbaserade RFP:er och auktioner är en början, men kategori, plats och slutkundens behov avgör hur man kan maximera affärsvärdet av inköp. Många inköpsföretag använder eSourcing-system för att sänka kostnaderna och få insyn i sina utgifter. Med rätt lösning kan du förstå din komplexa inköpsmix, hitta fler besparingar och konkurrenskraftiga erbjudanden samt automatisera inköpen för att optimera resultaten.
4) Använd avtal för alla utgifter som hanteras
Välstrukturerade och välskötta avtal förbättrar effektiviteten, minskar riskerna och hanterar leverantörssamarbeten. Avtal eller förhandsförhandlade kataloger bör stå för 70-90% av utgifterna i de flesta kategorier. Indirekta upphandlingsexperter kan vara till nytta för funktionella sektorer och deras förfrågningar. Det är inte säkert att ditt upphandlingsteam kan hantera dessa avtal proaktivt, till exempel genom att uppfylla leverantörsåtaganden, identifiera bästa praxis och tillhandahålla marknadsinsikter. Du måste också se till att dina system och processer möjliggör effektiva transaktioner med leverantörsavtal. Till exempel kan läckage eller avvikande utgifter leda till att systemen kringgås. Dina inköpare kan hjälpa till, men det är inte alla företag som har resurserna. Ett verktyg för avtalshantering kan bidra till att effektivisera inköp genom att ge insyn i avtal, projektmilstolpar och resultatindikatorer för att generera dynamiska avtal baserade på realtidsdata.
5) Mät och hantera slutna kretsar.
För att maximera acceptansen för sourcingstrategin och besparingarna är det viktigt med ett slutet system för utvärdering och hantering av prestationer. Med “closed-loop” menar vi ett system som kan reagera på övervakad prestanda och integrera resultat med strategimål för att skapa företagsvärde och påverkan. Genom att använda robusta verktyg för utgiftsanalys som gör att du kan se information på alla detaljnivåer kan mål för kostnadsbesparingar uttryckligen kopplas till finansiella mål för verksamheten och påverka centrala affärsmått som TCO, rörelseresultat, rörelsekapital och kassaflöde. Ditt företag kanske till exempel vill spara 5 % inom en kritisk kostnadskategori. Detta kan kräva många avtalsrevideringar eller en förnyelse av ett leverantörsavtal på bekostnad av andra avtal. Ditt företag kanske vill hålla sig inom en leverantörsbudget och bara teckna ett tredjepartsavtal om en leverantörs pris är mycket lägre än den nya leverantörens. Upphandlingsstrategier med slutna kretslopp gör det lättare att få den information du behöver för att lyckas.
En upphandlingslösning med ett slutet kretslopp som utnyttjar spendanalys och eSourcing maximerar besparingarna för företag med många olika inköpskällor. I kombination kan dessa två kärnkomponenter inom upphandling hjälpa dig att hitta och strategiskt utnyttja dina bästa besparingsmöjligheter.
