Introduktion:
Effektivitet i upphandling är avgörande för framgång eller misslyckande för ett företag i dagens snabba affärsvärld. Alla företag som vill driva sin verksamhet effektivt och spara pengar bör undersöka sätt att effektivisera sin upphandlingsprocess. Det är kritiskt för verkställande direktörer, chefer för leveranskedjor eller upphandlingstjänstemän att identifiera strategier för att förbättra effektiviteten i upphandlingsprocessen. Här kommer vi att gå igenom grunderna i indirekt upphandling och erbjuda praktiska råd om hur man gör det enklare och bättre.
Förstå indirekt upphandling
Kontorsmaterial, professionella tjänster och mjukvarulicenser är vanliga företagsinköp. Dessa inköp är indirekta.
Indirekt upphandling innebär att köpa varor och tjänster som inte används direkt i ett företags produkt. Det täcker ett brett spektrum av affärskritiska områden men genererar inte intäkter.
Varor och tjänster behövs för dagliga verksamheter och långsiktiga mål i denna typ av inköp. Dessa inköp är nödvändiga för arbetsplatsens funktion och avdelningens effektivitet, men de påverkar inte omedelbart produktiviteten.
Är indirekt upphandling nödvändig? Ta reda på det:
Upphandling har två grundläggande typer: direkt och indirekt, som tjänar olika företagsändamål.
Tabellen nedan kontrasterar båda upphandlingstyperna och deras funktioner i upphandling:
Hantera Indirekt Upphandling Steg-För-Steg
Strategisk indirekt upphandlingshantering kan hjälpa företag att möta nuvarande operativa krav och långsiktiga strategiska mål. En enkel guide:
Behovs- och kravbedömning
Optimering av indirekt upphandling börjar med en grundlig bedömning av företagets behov. Detta innebär att bestämma vilka varor och tjänster som är nödvändiga för dagliga verksamheter.
Att inhämta synpunkter från avdelningsintressenter säkerställer att upphandlingen möter avdelningens behov. Detta kan förbättra upphandlingens effektivitet och verkningsgrad.
Bygga en Upphandlingsstrategi
Efter att ha bedömt behoven, skapa en inköpsplan. Denna plan bör definiera upphandlingsmål. Den kan minska kostnader, förbättra service eller påskynda upphandling.
Företag måste välja mellan centraliserad upphandling, som kan utnyttja stordriftsfördelar och standardisera processer, och decentraliserat inköp, som kan bättre möta avdelningens behov. Effektiv upphandling påverkas starkt av detta val.
Leverantörsval och Relationshantering
Kostnad, leverantörens tillförlitlighet, servicekvalitet och efterlevnad av normer och regler är urvalskriterier. Att upprätthålla sunda leverantörsrelationer efter valet är avgörande för leveranskedjans tillförlitlighet och produktkvalitet. Dessa relationer kan stärkas genom god kommunikation, prestationsbedömningar och gemensamma mål och färdigheter.
Inköp och Orderhantering
Orderläggning och upphandlingshantering från order till leverans bör vara enkel och effektiv. Företagets policyer måste följas under denna procedur. Automatisering av orderhantering hjälper till att spåra ordrar, hantera lager och hålla register.
Upprätta eProcurement
Företag kan automatisera och effektivisera upphandling med moderna eProcurement-system. eProcurement-mjukvaran är anpassningsbar för företagsbehov.
Godkännandeprotokoll och användaråtkomstinställningar kan justeras för att möta upphandlingsbehov. Sådana lösningar förbättrar produktivitet, dataanalys samt insyn och kontroll över organisationens utgifter.
Övervaka och optimera upphandling
Det tredje steget är att regelbundet övervaka och utvärdera upphandlingsprocessen för förbättringar. Utgiftsanalys, leverantörsprestanda bedömningar och efterlevnadsrevisioner hjälper till att hantera indirekt upphandling. Kontinuerlig förbättring hjälper upphandlingen att anpassa sig till föränderliga företagskrav och marknadssituationer, vilket håller den effektiv och kostnadseffektiv.
Ta bort hinder för indirekt upphandling
Indirekt upphandling utgör en stor del av ett företags budget, vilket gör hanteringen svår. För att förenkla indirekt upphandling måste betydande problem åtgärdas. Det inkluderar:
Brist på utgiftsdata och synlighet gör indirekt upphandling svår. Decentraliserade inköp över avdelningar splittrar leverantörsrelationer och data, vilket gör det svårt att övervaka utgifter och identifiera kostnadsbesparingspotential.
Efterlevnads- och standardiseringsproblem — Ostandardiserade processer över avdelningar i indirekt upphandling utgör efterlevnadsproblem. Utan standardiserade upphandlingsprocedurer riskerar organisationer juridiska och ekonomiska böter för att inte följa interna och externa regler.
Att spendera vårdslöst Obehöriga inköp som bryter mot kontrakt försämrar upphandlingsstrategin. Brist på centraliserad övervakning och utgiftsprocedurer leder ofta till att rabatter och kontraktsvillkor missas, vilket höjer priserna.
Leverantörsmångfald – Indirekt upphandling hanterar flera leverantörer för kontorsmaterial, IT och HR. Mångfalden gör förhandlingar, kontraktshantering och prestationsövervakning svåra och kräver olika upphandlingsförmågor.
Smart Indirekta Upphandlingsstrategier för att Främja Ditt Företag
För att lyckas på den föränderliga marknaden måste företag ompröva sin indirekta upphandlingsstrategi med smarta processtips. Implementering av de bästa praxis för indirekt upphandling nedan bidrar till att öka operationell smidighet och lönsamhet.
Avancerade Digitala Verktyg—Använd sofistikerade utgiftsmotorer och analyser för att fullt ut hantera upphandling. Datautvinning, kategorisering och analys kan automatiseras med dessa teknologier för att avslöja utgiftstrender och besparingsmöjligheter.
Automatisering av upphandlingsprocedurer kan öka effektiviteten. Automatisering av leverantörsintegrering och inköpsgodkännande kan påskynda och minska fel.
Robust Utgiftsspårning och Hantering—Spåra och hantera alla indirekta upphandlingsoperationer. Upphandlingslösningar som integrerar ERP-system ger realtidsinsyn i transaktioner och åtaganden. Detta förbättrar budgetering och förhindrar bedrägerier.
Inköp bör utvärderas baserat på total ägandekostnad (TCO) snarare än förhandspris. Välj leverantörer och varor baserat på underhålls-, drifts- och avvecklingskostnader.
Centralisera Upphandlingsdata – Konsolidering av leverantörsbaser och identifiering av överlappning i förvärvade produkter och tjänster kan leda till volyminköp och bättre förhandlingsstyrka.
För effektiv indirekt upphandling bör organisationer prioritera kostnadskontroll, leverantörshantering och teknikintegrering genom en steg-för-steg-plan. Företag kan optimera sin leverantörsbas genom att välja partners med största värde och service efter att ha analyserat befintliga utgifter och behov.
Slutsats:
Slutligen, om du vill öka produktiviteten, minska kostnaderna och se till att allt fungerar smidigt, behöver du effektivisera din upphandlingsprocess. Du kan göra ditt upphandlingssystem mycket mer produktivt genom att följa processerna, automatisera procedurer, bygga starka relationer med leverantörer och ständigt granska prestanda. Din företags inköpsprocess kan bli mer effektiv och givande om du börjar tillämpa dessa strategier omedelbart.
