Introduktion:
I dagens snabba företagsklimat kan effektivitet i inköp i hög grad påverka företagets resultat. Inköp, som tidigare var pappersbaserade, erbjuder nu digitala alternativ som effektiviserar och förbättrar processerna. Denna blogg diskuterar hur inköpsteknik och verktyg kan förbättra effektiviteten, sänka kostnaderna och förändra inköpsverksamheten.
Vad inköpsteknik erbjuder
Många amerikanska företag använder inköpsteknik för att automatisera processer och öka vinsten.
Utöver detta förbättrar tekniken produktiviteten i leveranskedjan, transaktionssynlighet, ansvarighet och kostnadseffektivitet.
Bain & Company fann att mindre än 10 % av organisationerna använder IoT, Big Data och blockchain-lösningar för inköp.
Enligt samma data använder över 60 % av organisationerna inga verktyg eller lösningar baserade på Microsoft Office för arbetsflöde och leverantörsrelationshantering.
Informationsutbyte, kategorihantering, intressenthantering och riskhantering ökar procenten till över 70 %.
Microsoft Office erbjuder många viktiga verktyg för att driva ett företag, men inköp är inte ett av dem eftersom det inte tillåter samarbete i realtid.
Det är en stor förlorad möjlighet för företag, särskilt små med begränsade resurser.
Procurement Leaders fann att fullt automatiserade inköp kan spara Global 5000 86 miljarder dollar årligen. Företag som spenderar 1 miljard till 3 miljarder dollar kan spara 12 miljoner dollar på inköpspersonal. Den genomsnittliga spenderaren på 3 miljarder sparar 27 miljoner dollar på personal.
När de experimenterar med nya verktyg ser företag fördelarna med digitala inköp.
Kapitalinvesterare satsar stort på utvecklingen av dessa digitala inköpssystem, i tron att de kommer att tillföra värde för användarna. Den totala globala investeringen i dessa instrument, inklusive riskkapitalister, var 475 miljoner dollar 2017, upp från 378 miljoner dollar 2014.
Låga inträdesbarriärer och mer investeringar har lett till ny teknik på marknaden.
Om ditt företag inte har övergått till e-inköpslösningar för att effektivisera inköpen, kan det vara fördelaktigt att välja rätt.
Fördelar med inköpsteknik och verktyg
Lägre kostnader och bättre utgiftssynlighet
Digitala inköp låter dig arrangera utgifter bland leverantörer och spåra dem centralt.
Utgiftsanalys hjälper dig att konsekvent identifiera kostnadsbesparingsmöjligheter och använda volym för att minska kostnaderna.
Du blir också bättre på riskhantering, kontraktsefterlevnad, leverantörsspårning och leverantörsbetyg, vilket ökar effektiviteten och besparingarna.
En enhetlig databas förenklar rapportering av rekvisitioner, inköp, order och fakturabetalningar.
Ditt företags avdelningar som beställer och tar emot flest artiklar, håller sig inom utgiftsgränser, etc. kan tydligt ses.
Dessa data hjälper dig att fatta bättre beslut och balansera företagets behov med dess kostnader.
Världsomspännande inköp
Ditt företag kan enkelt skaffa varor och tjänster från hela världen med hjälp av inköpslösningar som hanterar flera valutor, språk och logistik.
Internetbaserade inköpssystem länkar dig till globala källor, vilket utökar dina alternativ för produkter, tjänster och leverantörer.
Förbättrade verksamheter
E-inköpsteknik automatiserar flera interna processer, inklusive leverantörsbedömning och spårning av inköpsorder, vilket gör din organisation mer effektiv.
Ju mer du kan åstadkomma utan människor, desto mindre risk för kostsamma misstag. Ju mer du kan göra utan en person, desto mer tid har människor för strategisk upphandling och kontraktshantering.
Standardisering av arbetsflöden
Elektronisk inköpsteknik standardiserar operationer och minskar avvikelser, vilket förbättrar processeffektiviteten.
Genom att flytta ditt system online kan du snabbt få tillgång till leverantörskontaktinformation, kontrakt, order och leverantörsofferter.
Transaktioner dirigeras genom rätt kanaler och godkänns för att göra beställningar med rätt leverantörer under befintliga kontraktsvillkor och förhindra inköp utanför kontraktet.
Enkla procedurer
Elektronisk dokumentlagring i inköpstekniken förenklar flera processer.
Tack vare deras tillgänglighet minskar återanvändbara mallar engagemangets behandlingstid. Systemet lagrar kontrakt och order, vilket gör äldre register lättare att hämta.
Detta påskyndar kontraktsefterlevnadskontroller och minskar fel.
Automatisering av inköp till betalning (P2P) med inköpsprogramvara effektiviserar processen.
Att betala leverantörer i tid möjliggör starka arbetsrelationer och potentiella besparingar.
En databas lagrar fakturor och order för enkel åtkomst och registrering.
Mer exakt data med inköpsteknik
Elektronisk databehandling effektiviserar och minskar fel.
För att eliminera datainkonsekvenser och säkerställa kontraktsefterlevnad är ditt dokumentarkiv lättillgängligt.
Eftersom allt i inköpssystemet är transparent, kan du följa vem som gör vad.
Alla är ansvariga och dataintegritet upprätthålls.
Du kan se vem som utfärdade en rekvisition, vem som accepterade den och gjorde den till en inköpsorder, vem som godkände inköpsordern, när leverantören tog emot den, etc.
Efter att ha tagit emot en order från leverantören kan den deklareras mottagen, skickas till den ursprungliga begäraren och fakturan betalas eftersom allt är sammankopplat.
Om varan är skadad, felaktig eller inte längre behövs, förenklar systemet returer.
De flesta inköpsprogram sparar alla register, så tidigare transaktioner kan sökas men arkiveras för att undvika att blockera mer aktuella transaktioner.
Integrera inköpsteknik internt
Genom att integrera ett elektroniskt inköpssystem i hela din organisation kan interna avdelningar interagera mer effektivt och minska asymmetrisk information.
Att skapa en standardiserad godkännandeprocess och ett formellt arbetsflöde låter varje transaktion godkännas korrekt.
Till exempel kan Sally köpa ett nytt tangentbord men inte servrar eller e-postmarknadsföringsleverantörer för företaget eftersom hon inte har den befogenheten.
Integration över alla interna avdelningar säkerställer att alla får vad de behöver när de behöver det utan att behöva kontakta inköp.
Digitaliserade kataloger
Köpare kan se fler produkter och priser med elektroniska kataloger.
Fler leverantörer erbjuder standardiserade produkter när dessa kataloger blir mer populära, vilket gör det lätt att jämföra likvärdiga produkter och få bästa värde.
Ett specifikt antal auktoriserade varor från dessa kataloger kan läggas till i systemet av inköpsteamen.
Därefter kan alla med befogenhet att beställa produkter för sig själva eller sin avdelning använda ett rekvisitions- och onlinebeställningssystem för att begära dem, få personalens godkännande och få dem.
Detta gör att inköpsorganisationer kan fokusera på strategisk upphandling och leverantörsrelationshantering istället för lågvärdiga transaktioner som papper och skrivartoner.
Företag behöver en fullt integrerad e-inköpsstrategi som täcker rekvisition och godkännandehierarkier, orderbehandling, fakturabetalning och leverantörsinformation inklusive RFIs, kontrakt och prestationsregister för maximal framgång.
Det kan krävas många ERP-moduler för att skapa ett end-to-end-system, men att bara byta en del av det till elektronisk teknik kommer inte att vara lika fördelaktigt.
Att gå över till ett e-inköpssystem tar tid, pengar och ansträngning, men kostnadsbesparingarna är vanligtvis värda det.
Att spendera pengar på inköpsverktyg och teknik kommer att öka produktiviteten för ditt företag.
Arbetsflöden förändras nästan omedelbart med förbättrad effektivitet. Långsiktiga kostnadsbesparingar gör att du kan fokusera mer på strategiska strategier för att bygga företaget.
Slutsats:
Sammanfattningsvis sparar inköpsteknik och lösningar kostnader, förbättrar utgiftssynligheten och ökar globala inköp och operationell effektivitet. Företag kan förbättra leverantörsrelationer, effektivisera verksamheten och minska misstag genom att använda digitala lösningar. E-inköpslösningar kräver investeringar och ansträngningar, men den långsiktiga produktiviteten och kostnadsbesparingarna är värda det. Att investera i rätt teknik kan förbättra inköp och öka företagsresultatet.
