Industrin som arbetar med upphandlingsteknik (ofta refererad till som ProcureTech) strävar efter att optimera digitala verktyg och tekniker som är särskilt utformade för att optimera upphandlingsverksamheten. Idag sker ett skifte inom affärsstrategier som förändrar hur företag hanterar sina sourcing-, inköps- och supply chain-verksamheter.
Genom dessa tekniska framsteg handlar upphandling inte längre bara om att köpa saker – det är en integrerad strategisk funktion som utnyttjar data, analys, automatisering och mycket mer.
Begrunda detta; McKinsey rapporterade 2021 att det i genomsnitt tar upp till tre månader att genomföra en enda leverantörssökning (med ett inköpsproffs som lägger ner över 40 timmars arbete), vilket knappt skrapar på ytan av alla potentiella leverantörer som finns tillgängliga.
I en affärsvärld som blir alltmer digital och rapp för varje minut som går kan upphandlingsteknik bidra med välbehövlig innovation och öka effektiviteten i din inköpsverksamhet.
I den här artikeln går vi igenom de 9 bästa upphandlingsverktygen som du bör överväga för att effektivisera din verksamhet och optimera ditt upphandlingsresultat 2023.
- Verktyg för e-sourcing
- Analys av upphandlingsprestanda
- Programvara för upphandling-till-betalning
- Programvara för hantering av leveranskedjan (SCM)
- Programvara för kontraktshantering (CMS)
- eAuctions
- Programvara för leverantörshantering
- Verktyg för analys av utgifter
- Plattformar för e-upphandling
Verktyg för e-sourcing
E-sourcing är en digital upphandlingsteknik som är utformad för att effektivisera och automatisera processen för val av leverantör. De ger inköpsprocessen den kvickhet och precision som behövs och erbjuder många fördelar. Automatisering av processen för begäran om förslag (RFP) är en av de viktigaste funktionerna i dessa verktyg.
Tack vare deras förmåga att digitalisera traditionellt tidskrävande uppgifter som sourcing, säkerställer dessa verktyg att inköpare kan fokusera mer på strategiska uppgifter. E-sourcingverktyg gör det också enklare att jämföra anbud, vilket minskar risken för fel och subjektivitet.
Effektiviteten hos dessa upphandlingstekniker kommer verkligen till sin rätt när man hanterar många leverantörsrelationer. Istället för att manuellt gå igenom mängder av leverantörsdata kan ett e-sourcingverktyg snabbt utvärdera potentiella leverantörer baserat på dina förinställda kriterier. Detta säkerställer att du får tag på de bästa leverantörerna som uppfyller behoven hos ditt företag utan att behöva investera överdrivet mycket tid och energi i egen dataanalys. Mervärdet av sådana verktyg är enormt, särskilt när det gäller storskaliga upphandlingar.
Analys av upphandlingsprestanda
Analysverktyg för upphandlingsprestanda utnyttjar potentialen av dataanalyser genom att omvandla stora mängder upphandlingsinformation till användbara insikter. Detta möjliggör löpande övervakning av viktiga resultatindikatorer och identifiering av framväxande trender som hjälper dig att förfina din upphandlingsstrategi i realtid.
Dessutom hjälper detta proaktiva, datadrivna tillvägagångssätt dig att upprätthålla en effektiv och kostnadseffektiv upphandlingsprocess. Om verktyget till exempel upptäcker oväntade ökningar av inköpskostnaderna kan det utlösa en grundlig undersökning. Resultaten kan leda till åtgärder som att omförhandla med nuvarande leverantörer eller hitta alternativa leverantörer.
Programvara för upphandling-till-betalning
Programvara för upphandling-till-betalning är en helhetslösning som hanterar upphandlingens totala cykel, från den första förfrågan till den slutliga betalningen. Detta verktyg ökar inte bara din upphandlingseffektivitet utan minimerar ävenutrymmet för mänskliga fel.
Tänk dig ett scenario där en anställd behöver skapa en inköpsorder. Programvaran låter ordern skapas i systemet, kontrollerar den automatiskt mot förutbestämda parametrar för validering och skickar den sedan direkt till leverantören. Programvara för upphandling-till-betalning erbjuder inte bara möjlighet att spåra order i realtid, den möjliggör även en detaljerad insyn i den totala orderhistoriken.
Fördelen med denna upphandlingsteknik? En effektiv, lättgranskad och strömlinjeformad upphandlingsprocess som minskar flaskhalsar och säkerställer en sömlös verksamhet.
Programvara för hantering av leveranskedjan (SCM)
Programvara för hantering av leveranskedjan (SCM) erbjuder en heltäckande överblick över hela verksamheten inom leveranskedjan, från leverantörskontakt till logistiksamordning. Funktionen “realtidsövervakning” ger dig omedelbar tillgång till viktig data som kan förbättra den operativa effektiviteten.
Denna upphandlingsteknik inkluderar möjligheten att spåra statusen för en försändelse vid varje given tidpunkt, vilket kan vara ovärderligt när man försöker uppfylla snäva leveransfrister. Dessutom kan den tillhandahålla viktiga prognosdata som kan hjälpa dig att förbereda dig för potentiella störningar, oavsett om de beror på miljöfaktorer eller geopolitiska incidenter.
En av de främsta egenskaperna hos SCM-programvara är dess förmåga att integreras med andra system. Detta säkerställer ett kontinuerligt informationsflöde mellan olika delar av verksamheten, vilket förenklar vad som annars skulle vara komplexa uppgifter i leveranskedjan. Med SCM-programvara får du bättre kontroll över din supply chain-verksamhet, vilket leder till bättre beslutsfattande och bättre övergripande resultat.
Programvara för kontraktshantering (CMS)
Contract Management Software (CMS) är utformat för att förenkla processen med att hantera leverantörskontrakt och erbjuder en omfattande plattform för hantering av alla steg i kontraktscykeln, från initiala diskussioner till genomförande och till och med utvärdering.
En viktig fördel med att använda CMS är dess förmåga att optimera både operativa och finansiella resultat, samtidigt som de finansiella riskerna minskas. Om ditt företag hanterar många olika avtal, vart och ett med olika utgångsdatum och villkor, kan ett CMS vara ett ovärderligt verktyg. Det ger automatiska påminnelser när avtal ska förnyas, så att inga viktiga deadlines missas. Det kan också flagga för potentiellt ofördelaktiga villkor, vilket ger dig chansen att förhandla fram ett bättre avtal.
Utöver dessa funktioner främjar CMS även efterlevnad av lagar och regler genom att se till att alla avtal följer relevanta regler och standarder. På så sätt blir den potentiellt överväldigande uppgiften att hantera avtal mycket mer effektiv och ändamålsenlig.
eAuctions
eAuctions (även kända som elektroniska auktioner) är en typ av onlinebudgivning som underlättas av upphandlingsteknik som verkligen har revolutionerat hur företag interagerar och förhandlar med leverantörer.
Auktionerna genomförs på digitala plattformar och skapar en miljö som stimulerar konkurrensutsatta budgivningar, vilket i slutändan leder till mer gynnsamma priser och villkor för företagen. Konceptet liknar en omvänd auktion där leverantörer motiveras att erbjuda de mest konkurrenskraftiga buden för att säkra affärsuppgörelser. Dessutom handlar det inte bara om den ekonomiska aspekten; eAuctions kan också bidra avsevärt till att öka transparensen och rättvisan i upphandlingsprocessen.
Den transparens som eAuctions medför stärker relationerna med leverantörerna genom att skapa tydliga och lika villkor för samtliga inblandade parter. Dessutom främjar denna öppenhet etiska metoder inom upphandling, vilket förbättrar företagens övergripande rykte och integritet i det långa loppet.
Programvara för leverantörshantering
Programvara för leverantörshantering, även känd som SRM-programvara (Supplier Relationship Management), är en typ av affärsapplikation som gör det möjligt för organisationer att effektivt hantera och optimera sina interaktioner med leverantörer och säljare.
Istället för att gå igenom oändliga kalkylblad eller försöka hålla reda på kommunikation som är utspridd över olika kanaler, centraliserar denna programvara information, prestationsutvärderingar och riskanalyser. Det är som att ha en egen assistent som alltid håller koll på leverantörernas prestationer och varnar dig för potentiella risker i leveranskedjan. Men det handlar inte bara om att göra livet enklare, den här upphandlingstekniken kan också spela en viktig roll för att förbättra kvaliteten på era leverantörsrelationer och ge underlag för strategiska beslut, något som kan bidra avsevärt till företagets övergripande framgång.
Verktyg för analys av utgifter
Verktyg för utgiftsanalys är specialiserade mjukvaruapplikationer som används för att samla in, kategorisera och utvärdera ett företags utgiftsdata. Deras syfte är att förbättra kostnadseffektiviteten, övervaka efterlevnaden och erbjuda insyn i spenderingsmönster.
Tänk på ett modernt företag som hanterar många transaktioner varje dag. Ett verktyg för utgiftsanalys tar på sig den viktiga uppgiften att granska denna omfattande data. Den sorterar informationen och identifierar områden med potentiellt onödiga utgifter. Till exempel kan den peka ut ovanligt höga utgifter för kontorsmaterial, vilket indikerar att det kan vara nödvändigt att hitta en mer kostnadseffektiv leverantör. Tack vare deras förmåga att sammanfoga och ge insikter i upphandlingsutgifter, kan dessa verktyg styra ditt företag mot en mer kostnadseffektiv och strategisk upphandlingsstrategi.
Plattformar för e-upphandling
e-upphandlingsplattformar är en digital lösning som kan hjälpa dig att hantera dina inköpsaktiviteter på ett strömlinjeformat, automatiserat och integrerat sätt. De fungerar som den digitala motsvarigheten till traditionell upphandling och hanterar uppgifter från produktval till orderuppföljning.
Att använda en e-upphandlingsplattform omvandlar den traditionella upphandlingsprocessen genom att spegla enkelheten i online-shopping, men i ett affärssammanhang. Med funktioner som onlinekataloger, automatiserade godkännandeflöden och orderuppföljning minskar dessa plattformar bördan av pappersarbete och minimerar risken för förlagda beställningar. Dessutom kan de integreras med andra upphandlingsteknologier för att leverera en enhetlig, effektiv och sömlös upphandlingsprocess.
Slutsats
Att anpassa sig till ProcureTech handlar inte bara om att vara relevant i dagens digitala era; det är ett drag som reflekterar ett företags engagemang för effektivitet, strategiskt tänkande och hållbara metoder.
De upphandlingstekniker som finns tillgängliga idag, från e-sourcing till utgiftsanalys, handlar inte bara om att strömlinjeforma processer. De representerar en förändring i hur vi ser på upphandling, från en rutinmässig administrativ funktion till en strategisk affärsverksamhet. Dessa verktyg möjliggör välgrundade beslut, främjar operativ effektivitet och banar väg för innovativa upphandlingsmetoder.
När vi navigerar framtidens upphandling, kom ihåg att det inte bara handlar om kostnadsbesparingar – det handlar om att skapa affärsvärde, hantera risker och främja hållbar tillväxt.
