Inledning:
Managing procurement risk is an important part of keeping the supply chain running smoothly. Procurement managers have to come up with plans that lower the risks that come with a lot of problems, such as wrong internal assessments, noncompliance, and problems with suppliers. A good purchase risk management plan not only protects the company from possible failures, but it also makes operations run more smoothly and saves money. The top five tactics below are necessary to control procurement risk and make sure the procurement process is reliable.
1. Utgiftsanalys
Utgiftsanalys visar helt enkelt hur din organisation spenderar pengar. En analys av dina inköpsutgifter kan avslöja oidentifierade betalningar, uppsägningar, dubbelfakturering, oseriösa utgifter och leverantörer som kan omförhandlas.
Att kontrollera tidigare utgifter kan också hjälpa dig att undvika dåliga interna behovsbedömningar. Du kan avgöra om dina krav är uppblåsta eller underrepresenterade, om du har en begränsad tidsplan eller om dina pengar inte räcker till.
Det är riskabelt att förlita sig på en leverantör av viktiga varor och tjänster. Om de levererar sent kan det påverka din leveranskedja. En utgiftsanalys kan visa om du lägger för mycket pengar på vissa leverantörer eller om du använder för få.
2. Gör inköpen transparenta
Genom att införa en transparent upphandlingsstrategi kan produktdubblering minskas. Ökad synlighet hjälper också till att undvika upprepade förfrågningar genom att övervaka dem.
Om all verksamhet är transparent kan du spåra varje transaktions digitala spår, vilket förhindrar svarta inköp och oseriösa utgifter. Mer transparens när det gäller vem som köper eller godkänner innebär större besparingar och effektivitet.
Det blir också lättare att upptäcka vem som bryter mot affärspolicyn, varför och hur problemen ska åtgärdas.
3. Konsolidering av leverantörer
Det är svårt att hålla reda på olika leverantörer för enstaka eller relaterade artiklar. Ditt företag kan bättre skydda sin finansiella hälsa från prisvolatilitet med färre leverantörer.
Effektiv konsolidering av leverantörer hjälper inköpsteamen att minimera utgifterna. Att fördela fler artiklar på färre leverantörer bidrar till att förbättra produktprissättningen. Sammantaget kommer frakt-, hanterings- och andra transportkostnader att minska.
Ditt företag behöver dock flera leverantörer för kritiska produkter och tjänster. Flera leverantörer är att föredra eftersom du inte är beroende av en enda källa som kan skapa eller förstöra ditt företag.
Flera leverantörer för viktiga artiklar förhindrar efterfrågetoppar och flaskhalsar. Dessutom ger det dig extra flexibilitet att hantera oförutsedda omständigheter.
4. Hantering av leverantörsrelationer
Starka leverantörsrelationer är till hjälp. Effektiv leverantörshantering förhindrar avbrott i leveranskedjan, inklusive sena leveranser och varor av låg kvalitet. Synlighet hjälper också till att upptäcka och minska faror.
Online-program för lagerhantering och leverantörshantering kan hjälpa dig att spåra leverantörer, granska information, identifiera leveransproblem och utvärdera prestanda. Spårning av prestationer hjälper också till att minimera dåliga leverantörsval, oetiska inköp och andra problem.
5. Efterlevnad
Avtalsefterlevnad är avgörande och bör övervakas. Detta hjälper dig att bedöma leverantörernas efterlevnad av villkor och bestämmelser, t.ex. leverans av kvalitetsartiklar i rätt tid.
Denna indikator visar hur stor andel av kontrakten som har slutförts och om alla standarder har uppfyllts. Genom att uppfylla dem förbättras leverantörskommunikationen, bristande efterlevnad verkställs och klagomål hanteras snabbt.
Compliance kontrollerar också interna rutiner och utgifter, vilket förhindrar att interna intressenter betalar för mycket. Din inköpsprocess slösar mindre med förbättrad efterlevnad.
Slutsats:
Att implementera robusta strategier för att hantera upphandlingsrisker är avgörande för att upprätthålla en framgångsrik leveranskedja. Genom att genomföra grundliga utgiftsanalyser, säkerställa transparens i inköpen, konsolidera leverantörer, upprätthålla starka leverantörsrelationer och upprätthålla efterlevnad kan organisationer minska riskerna och optimera sina upphandlingsprocesser. Genom att anta dessa strategier kan du skydda ditt företag från potentiella störningar, förbättra effektiviteten och skapa långsiktig framgång.
