Upphandling kontra inköp: Hur de skiljer sig åt

Inledning:

Inom affärsvärlden används ofta begreppen “upphandling” och “inköp” synonymt, men det är två olika funktioner med olika mål och processer. Att lära sig skillnaderna mellan upphandling och inköp är avgörande för organisationens effektivitet och strategiska mål. Upphandling handlar om strategisk leverantörssökning och -hantering, medan inköp handlar om transaktionella köp. I den här artikeln kontrasteras upphandling och inköp och deras effekter på företagets verksamhet.

Vad är upphandling?

Procurement includes the complete process of buying commodities, services, or works from outside sources. It involves assessing needs, sourcing, negotiating, purchasing, receiving and inspecting goods, invoicing, payment, and supplier management while saving money, time, and developing win-win supplier relationships.

Följande steg utgör en heltäckande upphandlingsprocess:

1. Marknadsundersökning
2. Hitta leverantörer
3. En godkänd leverantörslista
4. Att känna igen inneboende behov
5. Skapa en inköpsorder online
6. Begära in och utvärdera offerter
7. Hitta rätt källa och förhandla väl
8. Mottagning och inspektion av produkter
9. Skapa och hantera avtal
10. Godkännande av fakturor och betalningsvillkor
11. Etablera positiva leverantörsrelationer och arbetsflöde för upphandling

Inköp

Inköp innebär att anskaffa varor och tjänster till en organisation. Inköp är en liten del av upphandlingen. Beställning, expediering, mottagning och betalning är en del av detta förfarande.

Här är stegen för att köpa:

1. Begär ett köp.
2. Begära in och utvärdera offerter
3. Skicka officiella inköpsorder
4. Ta emot varor och tjänster
5. Kontroll av leveranskvalitet
6. Betalning till leverantörer

Huvudskillnader mellan upphandling och inköp

Upphandling Inköp är två steg för att anskaffa varor och tjänster till en organisation. Deras metoder och tillvägagångssätt skiljer sig dock mycket åt. I den här tabellen jämförs upphandling med inköp och de viktigaste skillnaderna:

E-upphandlingens inverkan

Interna intressenter som avdelningspersonal och externa intressenter som leverantörer och avtalsförhandlare är involverade i inköp eller upphandling. Både upphandling och inköp kräver grundligt pappersarbete, oavsett vilket bord det gäller. De har båda komplicerade processer.

En inköpscykel kan pågå i veckor, medan en hel upphandlingscykel kan pågå i månader eller upprepas om inget anbud erhålls. Att göra båda manuellt minskar effektiviteten. Det tar för lång tid att skriva om alla dokument, utvärdera alla anbud och granska alla fakturor. Men med ett komplett digitalt “Procure-to-Pay”-system kan företagen centralisera allt pappersarbete som rör inköp och upphandling.

En delad nätverksdisk kan göra detta, men molnbaserade upphandlingsprogram som Kissflow Procurement Cloud kan automatisera aktiviteter och göra dem enklare och effektivare än en manuell lösning.

Vem vinner inköp eller upphandling?

Inköp vs. upphandling är oavgjort.

Företagen bör välja en strategi som passar deras behov. Små företag kan köpa för att förenkla processen, medan storföretag kan föredra ett fullfjädrat upphandlingsförfarande för att införliva det i sin företagsplan.

Pappersformulär, kalkylblad och Word-dokument kommer att skada din strategi oavsett. Kissflows molnbaserade programvara för upphandling standardiserar reglerade upphandlings- och inköpsprocesser och förbättrar produktiviteten.

Funderar du på att se över din upphandlings- och inköpsprocess? Ta en titt på fördelarna med ett perfekt upphandlingsprogram som hjälper ditt team att effektivisera upphandlingsförfarandena från PR till fakturering och betalning.

Slutsats:

Sammanfattningsvis kan sägas att upphandling och inköp är relaterade men har olika syften i en organisation. Upphandling omfattar strategisk leverantörshantering, avtalsförhandlingar och processoptimering, medan inköp fokuserar på transaktionella inköp. Genom att inse dessa skillnader kan organisationerna anpassa sin taktik efter sina behov, oavsett om de föredrar strömlinjeformad eller grundlig upphandling. Modern teknik för e-upphandling kan öka produktiviteten, förbättra verksamheten och hjälpa inköpsavdelningen att uppnå organisationens mål.