För många upphandlare i Europa är pressen att optimera leveranskedjor, förhandla fram fördelaktiga avtal och stärka slutresultatet en ständigt närvarande realitet.
Denna ständiga strävan efter förbättringar har lett till ett ökat beroende av en oumbärlig tillgång – en grundlig förståelse av den totala ägandekostnaden (TCO).
Men vad innebär egentligen TCO, och varför är det så viktigt inom upphandling?
Vad innebär Total Cost of Ownership (TCO)?
TCO betyder Total Cost of Ownership, vilket innebär en ekonomisk uppskattning som omfattar alla kostnader som är förknippade med en produkt eller tjänst under hela dess livscykel, från det första förvärvet till den slutliga avyttringen.
TCO går längre än de initiala inköps- eller upphandlingskostnaderna och tar hänsyn till en mängd både direkta och indirekta kostnader. Detta allomfattande perspektiv gör det möjligt för upphandlingsspecialister att fatta mer välgrundade beslut, eftersom de inte bara kan beakta det ursprungliga inköpspriset utan hela spektrumet av tillhörande kostnader.
Vad är total ägandekostnad (TCO) inom upphandling?
I upphandlingsvärlden är TCO ett viktigt verktyg som upphandlingsexperter kan använda för att fatta välgrundade beslut. Den omfattar alla kostnader som är förknippade med anskaffning, drift, underhåll och slutligen avyttring av en produkt eller tjänst.
När man till exempel upphandlar personlig skyddsutrustning (PPE) som skyddshandskar eller skyddsglasögon är det inte bara inköpspriset utan även faktorer som lagringskostnader, underhåll, utbildning för korrekt användning och bortskaffningskostnader som bidrar till TCO.
Varför är Total Cost of Ownership (TCO) viktigt?
Det är viktigt att förstå TCO eftersom det ger en mer fullständig bild av kostnaderna än enbart inköpspriset. Det gör det möjligt för upphandlingsspecialister att utvärdera och jämföra leverantörer utifrån mer än bara inköpspriset. Genom att ta hänsyn till TCO kan du upptäcka att en leverantör som erbjuder ett högre inköpspris men lägre underhålls- eller bortskaffningskostnader kan vara ett mer kostnadseffektivt val på lång sikt.
Hur beräknas den totala ägandekostnaden (TCO)?
För att beräkna den totala ägandekostnaden måste man ta hänsyn till alla de olika kostnader som följer med en produkt eller tjänst, inklusive direkta och indirekta kostnader.
De direkta kostnaderna är de uppenbara kostnaderna – alltså det du betalar för att köpa eller få tag på produkten, och det är de första siffrorna vi ser på vår faktura.
Men att bemästra TCO innebär att ta reda på och förstå de svårfångade, indirekta kostnaderna som ofta går obemärkta förbi. Indirekta kostnader kan omfatta en rad olika faktorer, t.ex. lagringskostnader, underhållskostnader, utbildningskostnader och bortskaffningskostnader.
Med denna grundläggande distinktion i åtanke följer här de konkreta steg du bör ta för att beräkna din totala ägandekostnad:
- Identifiera direkta kostnader: Det första steget är att kvantifiera dina direkta kostnader – de mest uppenbara är inköps- eller upphandlingskostnaderna. När det gäller personlig skyddsutrustning (PPE), t.ex. skyddshandskar och skyddsglasögon, skulle detta vara kostnaden för att köpa dessa artiklar.
- Bedöm indirekta kostnader: Detta steg kräver en mer djupgående granskning. Indirekta kostnader kan omfatta en mängd olika faktorer, t.ex. lagringskostnader, underhållskostnader, utbildningskostnader och bortskaffningskostnader. När det till exempel gäller industriella rengöringsmedel kan de indirekta kostnaderna omfatta kostnaderna för att lagra dessa produkter och utbilda personalen i hur de ska användas.
- Ta hänsyn till livscykelkostnader: Ta hänsyn till produktens hela livscykel. För personlig skyddsutrustning som ansiktsmasker och andningsskydd innebär det till exempel att man ser längre än till den ursprungliga anskaffningskostnaden. Vad är lagerkostnaden för att lagra dessa artiklar tills de används? Och vilka är bortskaffningskostnaderna i slutet av deras livscykel?
- Utvärdera hållbara upphandlingsalternativ: Hållbarhet är en allt viktigare aspekt av upphandling. Kan valet av biologiskt nedbrytbara alternativ minska dina avfallskostnader och samtidigt stärka ditt företags hållbarhetsprofil?
Vi kommer nu att undersöka hur följande faktorer formar din totala ägandekostnad (TOC) och hur man tar hänsyn till dem:
- Betydelsen av strategiska inköp för att minska TCO
- Kostnader för underhåll och dess påverkan av TCO
- Utgiftsanalys och kalkylering för livscykelkostnader: Verktyg för att förstå TCO
- Lagerkostnader och dess påverkan av TCO
- Optimering av upphandling för att minska TCO
- Utbildningskostnader: en ofta förbisedd aspekt av TCO
Betydelsen av strategiska inköp för att minska TCO
I den komplicerade världen av upphandlingar står strategisk sourcing i centrum för strävan att minska den totala ägandekostnaden (TCO). Det får oss att se bortom den lägsta prislappen och uppmanar oss att istället söka det bästa övergripande värdet.
Tänk dig att du ska köpa in arbetskläder som förkläden och skyddsärmar.
Leverantören med lägst pris kan verka som ett attraktivt alternativ till en början. Men vad händer om produktkvaliteten är alltför dålig och leder till hälso- och säkerhetsproblem för din arbetsstyrka? Och låt oss inte glömma den växande betydelsen av hållbarhet. Om en leverantörs tillvägagångssätt stämmer väl överens med ditt företags hållbarhetsmål kan detta avsevärt minska bortskaffningskostnaderna och förbättra ditt företags rykte.
Strategisk sourcing tvingar oss att ta hänsyn till alla dessa faktorer. Den förespråkar en helhetssyn som omfattar leverantörens tillförlitlighet, produktkvalitet och överensstämmelse med säkerhetsstandarder vid sidan av det ursprungliga priset.
Detta bredare perspektiv gör det möjligt för inköpare att fatta beslut som inte bara minimerar TCO på kort sikt, utan även skapar mervärde på lång sikt.
Dessutom behöver kvalitetsprodukter inte alltid kosta skjortan, och det är just här som en marknadsplats som Droppe kan göra skillnad.
Droppe är en marknadsplats för grossisthandel där du enkelt kan bläddra i en omfattande katalog med 150 000+ produkter från 100+ pålitliga europeiska leverantörer och jämföra deras erbjudanden baserat på pris, leveranstid, produktspecifikationer och mer.
Kostnader för underhåll och dess påverkan av TCO
Underhållskostnader, som ofta lurar i skuggan, kan ha en betydande inverkan på din totala ägandekostnad (TCO).
Låt oss till exempel kolla på personlig skyddsutrustning (PPE) som fallskydd och selar.
Den initiala anskaffningskostnaden för denna utrustning är en enkelt identifierbar kostnad. Men under produktens hela livscykel ingår även regelbundet underhåll, samt utbyte och kassering när utrustningen är förbrukad – allt detta gör att TCO gradvis ökar.
Tänk dig ett annat scenario: Skärbeständiga handskar blir mindre effektiva ju oftare de används. Varje gång du behöver byta ut dessa handskar har du inte bara kostnaden för ett nytt par, utan också de potentiella kostnaderna för bortskaffande av de gamla handskarna och deras förpackningar. Ju snabbare handskarna slits ut och behöver bytas ut, desto högre blir underhållskostnaderna och därmed ökar den totala ägandekostnaden (TCO).
På vår resa mot att bemästra TCO måste du lära dig att känna igen dessa dolda bidragande faktorer och ta hänsyn till dem när du fattar inköpsbeslut. På Droppe vet vi detta väl, och det är också anledningen till att vi ger inköpare möjlighet att testa produkter gratis innan de går vidare till ett stort inköp. Kolla in vår katalog med över 150 000 produkter och begär kostnadsfria prover för att fatta välgrundade beslut.
Utgiftsanalys och kalkylering för livscykelkostnader: Verktyg för att förstå TCO
För att förstå hur den totala ägandekostnaden (TCO) ser ut krävs det att du använder dig utav både: utgiftsanalyser och kalkylering for livscykelkostnader.
Utgiftsanalys kan liknas vid en detaljerad ekonomisk karta som visar var organisationens medel investeras. Genom att inspektera utgiftsmönster kan man lyfta fram potentiella besparingsmöjligheter.
Kalkylering för livscykelkostnader å andra sidan tar hänsyn till en produkts hela resa, från första inköp till slutligt bortskaffande. Tänk dig restaurangtillbehör som engångsmuggar och bestick. Kalkyleringen tar inte bara hänsyn till det ursprungliga inköpspriset, utan även till bortskaffningskostnaderna för dessa engångsartiklar, vilket ger en mer exakt bild av deras TCO.
Med dessa verktyg blir uppgiften att bemästra TCO en mer uppnåelig bedrift.
Lagerkostnader och deras påverkan av TCO
Lagerkostnader, som ofta underskattas, kan spela en avgörande roll för er totala ägandekostnad (TCO).
Lagerkostnader omfattar både den materiella kostnaden för att lagra produkter och den finansiella möjligheten som är låst i produkterna i lagren.
För att illustrera detta kan vi ta konkreta produkter som sop- och avfallspåsar. De kan tyckas obetydliga, men det lagringsutrymme som de tar i anspråk kan snabbt bli stort och orsaka betydande kostnader, särskilt i stadsområden där lagringsutrymme är en bristvara. Det är alltså viktigt att kalkylera lagringskostnaderna gentemot återkommande fraktkostnader.
Dessutom bör du alltid komma ihåg att de medel som investeras i att anskaffa och underhålla ett stort lager, skulle kunna användas på andra ställen inom verksamheten. Detta är kapitalkostnaden – en indirekt kostnad som, även om den inte är omedelbart synlig, kan påverka TCO avsevärt.
För att behärska hela spektrumet av TCO och förfina dina strategier för inköpsoptimering bör du alltid ta hänsyn till de lagerkostnader som är knutna till synes vardagliga artiklar, som soppåsar eller våtservetter.
Optimering av upphandling för att minska TCO
Optimering av upphandlingar spelar en avgörande roll för att minska den totala ägandekostnaden (TCO).
Låt oss ta ett exempel på ett vanligt scenario vid upphandling av indirekta varor, som personlig skyddsutrustning (PPE); Att köpa in flera produkter – t.ex. skyddshandskar, skyddsglasögon och hjälmar – från samma leverantör. Detta tillvägagångssätt är praktiskt: genom att köpa in stora partier kan man ofta få bättre priser och minimera fraktkostnaderna.
Det är dock värt att överväga de konkreta fördelarna med en bredare leverantörsbas. En större pool av leverantörer ger dig möjlighet att jämföra och välja de bästa volymavtalen för dina återkommande leveranser, och det är här en marknadsplats som Droppe kan underlätta din TCO.
På Droppe kan du jämföra kataloger och köpa från en pool av 100+ pålitliga europeiska leverantörer, allt i en konsoliderad faktura. Denna strömlinjeformade metod kommer att förenkla din upphandlingsprocess och potentiellt minska de administrativa kostnaderna, som är en kritisk indirekt faktor i TCO.
Utbildningskostnader: en ofta förbisedd aspekt av TCO
En ofta förbisedd aspekt av Total Cost of Ownership (TCO) är utbildningskostnader, en indirekt kostnad som kan påverka TCO avsevärt.
Tänk dig till exempel ett scenario där ett företag beslutar sig för att uppgradera till en ny typ av syrgasmask, skyddsärmar eller overall. Den initiala inköpskostnaden är enkel att beräkna, men TCO tar inte slut där.
Medarbetarna måste få adekvat utbildning för att kunna använda den nya skyddsutrustningen på rätt sätt. Denna process omfattar inte bara den direkta kostnaden för utbildningstillfällena, utan inkluderar även tiden som de anställda lägger ner på att lära sig, vilket utgör en form av alternativkostnad. Dessa indirekta kostnader, även om de är mindre uppenbara, bidrar till TCO och bör vägas in i alla upphandlingsbeslut.
Att som upphandlare erkänna och redovisa utbildningskostnader är därför ett viktigt steg för att bemästra TCO, vilket leder till mer välgrundade upphandlingsbeslut och bättre ekonomisk förvaltning.
Slutsats
Att förstå och bemästra den totala ägandekostnaden (TCO) är inte bara en bonus, det är ett måste i den dynamiska inköpsvärlden. Att behärska TCO innebär en grundlig förståelse för direkta och indirekta kostnader och ett strategiskt förhållningssätt till sourcing, lagerhantering och inköpsoptimering.
TCO omfattar faktiskt mer än bara de initiala kostnaderna för att förvärva varor, vare sig det gäller personlig skyddsutrustning (PPE), industriella rengöringsmedel eller arbetskläder. De indirekta kostnaderna – från lagring och underhåll till utbildning och avfallshantering – påverkar den totala ekonomiska ekvationen avsevärt.
Strategisk sourcing, utgiftsanalys, livscykelkostnader och optimering av inköp spelar också en avgörande roll för att hantera TCO. Att tänka över samtliga områden gör det enklare att urskilja de mest prisvärda leverantörerna, identifiera potentiella besparingsområden och effektivisera dina upphandlingsprocesser.
Genom att följa dessa riktlinjer kan du skapa den rätta grunden för en kostnadseffektiv upphandlingsstrategi som även är hållbar i längden.
