Without strong controls over how much each area spends and what the company buys, many problems can arise. Spending that isn’t covered by a contract gets out of hand. Businesses take on more IT risk than they need to. The people in charge of procurement can’t see what they’re buying in real time or from above. The best finance and procurement teams use good buying management techniques to deal with these problems. Find out what purchasing management is and the six best ways to buy things that will save you money and lower your risk.
Vad innebär inköpshantering?
Inköpshantering är jobbet med att hålla ett öga på och hantera allt som har att göra med att skaffa varor och tjänster till ditt företag.
Det inkluderar allt som har med köp att göra, till exempel:
- Regler och policyer för inköp
- Arbetsflöden för godkännande
- Göra inköpsorder och inköpsrekvisitioner och få dem godkända
- Jämförelse av priser och undersökning av marknaden
- Hitta och kolla upp nya källor på ett strategiskt sätt
- Processer för att hantera och minska risker
- Att tala om avtal
- Säkerställa att kvalitetsstandarder och avtal följs
Att fokusera på att bygga upp och upprätthålla relationer med leverantörer är en särskilt viktig del av en bra inköps- och upphandlingsprocess.
Bättre relationer med dina leverantörer gör ditt företag mer stabilt på lång sikt, hjälper dig att få bättre villkor och minskar vissa typer av leverantörsrisker, till exempel marknadsrisker.
Varför är det viktigt med strukturerad inköpshantering?
Bättre skydd mot risker
En väl genomtänkt inköpsplan hjälper inköpsteamen att skydda sina företag från de många risker som är förknippade med att arbeta med externa leverantörer.
Denna plan börjar med beslutssteget och fortsätter genom hela köpprocessen.
Genom att ge inköpsagenterna ett sätt att utvärdera varje leverantör hjälper leverantörsvalspolicyn dem att fatta objektiva beslut om vilka leverantörer som är mest riskfyllda.
Möten om avtalsefterlevnad och prestationsgranskning är en viktig del av inköpshanteringen eftersom de säkerställer att leverantörerna följer avtalsvillkoren och ger inköpsavdelningen en chans att tala om för leverantörerna vad de behöver göra för att förbättra sig.
Bättre uppföljning av utgifterna
Inköpschefer kan se tydligare hur företaget spenderar sina pengar genom att inrätta ett strikt system för inköpshantering.
Ett av de bästa sätten att hantera inköp är att använda specialiserad programvara för att hålla ett öga på och kontrollera hur mycket företaget spenderar.
Dessa kraftfulla plattformar visar i realtid hur mycket pengar som spenderas per avdelning, område och anställd. De bästa plattformarna låter dig också gissa hur mycket pengar som kommer att spenderas under nästa budgetperiod.
Bättre hantering av relationer med leverantörer
Ett viktigt mål med inköpshantering är att förbättra partnerskapet mellan ditt företag och dess leverantörer.
Det räcker inte att bara bli vän med kundansvarig på din leverantörs företag.
Att ta reda på hur partnerskapet kan vara bra för båda sidor är viktigt för att se till att affären hjälper båda företagen att nå sina mål.
En bra process för att hantera relationer med leverantörer bör omfatta regelbundna avstämningsmöten (var tredje månad är en bra tidpunkt) för att prata om hur leverantörerna mår och hitta sätt att förbättra saker och ting.
Billigare varor
En strukturerad metod för inköpshantering sänker kostnaderna på många sätt, t.ex. genom att jämföra priser, fastställa regler för riskhantering och fokusera på att bygga långsiktiga strategiska relationer.
Med en kraftfull programvara för inköpshantering får du information om prisjämförelser och tips om utgifter som överlappar varandra, vilket hjälper dig att få bättre erbjudanden och hitta sätt att kombinera SaaS-licenser.
Att lägga tonvikten på banden med leverantörerna innebär att kontrakten håller längre, vilket sänker kostnaderna för att hitta och starta upp nya leverantörer.
När du använder riskhanteringsrutiner och arbetsflöden för inköp är det mindre sannolikt att ditt företag blir stämt eller måste betala för att åtgärda säkerhetshål som orsakats av en leverantörs dåliga policy för datahantering.
Sex av de bästa sätten att hantera inköp
Använd dessa bästa tekniker för att göra processen med att hantera inköp enklare.
1. Skriv ner och dela ut regler för att köpa saker
För att hantera inköp på ett bra sätt måste du först vara tydlig med de regler och steg som varje inköpschef måste följa.
Dessa regler bör klargöra detta:
- Vem har makten att bestämma vad vi ska köpa?
- När en chef eller högsta ledare måste godkänna ett inköp
- Hur människor ska be om tillstånd och vilka uppgifter de behöver lämna för att den ansvariga personen ska kunna göra ett välgrundat val
- Hur du hittar säljare som redan finns med på listan över “godkända att köpa från”
- Vem är ansvarig för att hantera banden med leverantörerna när de väl är installerade?
När inköpspolicyn är tydlig ska du se till att den är allmänt känd och lätt att hitta för alla som behöver den.
Det bästa är att använda ett wikiverktyg för kontoret som Notion eller Slite för detta, men du kan också använda en dokumentlagringstjänst som Box eller Google Drive. Med Vendr kan du också centralisera kontrollen av SaaS för att få allt att fungera smidigare.
2. Snabba upp granskningsprocessen genom att automatisera uppgifter.
Enligt de regler som du gjorde upp i föregående steg ska du få godkännande för inköp vid vissa tidpunkter och på vissa sätt.
Skapa automatiserade arbetsflöden för godkännande i ditt inköpshanteringssystem för att påskynda processen med att fatta beslut och få saker godkända.
I det här fallet kan arbetsflödesmetoden för godkännande se ut så här:
- Områdeschefen eller inköpschefen skickar in en inköpsbegäran med alla nödvändiga dokument som stöd.
- Ett automatiskt meddelande talar om för den högsta chefen att en inköpsbegäran är redo att granskas.
- De kommer att få en ny automatisk varning om de inte gör det senast ett visst datum.
- Chefen läser igenom förfrågan och säger antingen ja eller nej, eller skickar tillbaka den med en fråga om mer information.
- Baserat på svaret från den högsta chefen får avdelningschefen eller inköpschefen rätt automatiserat meddelande.
Den här typen av automatiserat arbetsflöde för godkännande eliminerar behovet av uppföljningssamtal som “Hej, såg du mitt mejl om det nya CRM-köpet?” och snabbar upp köpprocessen.
3. Leta efter ställen där programvarulicenser kombineras.
Köp av SaaS är ofta decentraliserat, vilket innebär att avdelningschefer köper programvara utan att rådfråga någon annan.
Detta leder ofta till att programvarulicenser korsas, vilket är ett utmärkt tillfälle att spara pengar och minska riskerna.
Till exempel har både dina försäljnings- och driftsteam betalat för projekthanteringsverktyg. Driftteamet använder å andra sidan ClickUp, medan säljteamet använder Monday.com.
Det bästa man kan göra i den här situationen är att titta på vad båda lagen behöver, jämföra priser och funktioner och sedan välja en enda plattform för båda.
Då kan du omförhandla ditt avtal med den säljare du vill ha, och eftersom du har fler användare borde du få ett bättre pris.
4. Använda prisjämförelser för att få bättre erbjudanden.
Allt handlar inte om slutresultatet i inköpshanteringen, men det är viktigt att leta efter sätt att få det bästa priset på ett köp.
Använd prisjämförelser för att få en bättre affär när du köper programvara.
En prisjämförelse ger dig en uppfattning om hur mycket andra aktörer i din bransch tar betalt för en viss produkt.
När det finns många beställningar, särskilt på affärsnivå, är priserna nästan alltid förhandlingsbara. Du kan använda det faktum att ditt SaaS-köpverktyg berättar vad andra människor faktiskt betalar (Vendr gör detta) som hävstång när du förhandlar om villkoren i ditt kontrakt.
5. Var uppmärksam på långsiktiga band med leverantörer
Strategiska leverantörer är de som är mycket viktiga för de dagliga processerna i ditt företag. Det skulle vara omöjligt att fortsätta göra affärer utan dem.
Detta kan visas mycket bra av ditt CRM-system för försäljning. Ni har många valmöjligheter på marknaden, men en flytt skulle kräva en stor förändring av hur saker och ting sköts.
Inköpschefer bör arbeta med att bygga upp goda relationer med dessa nyckelleverantörer. Detta hjälper dig att förstå hur de arbetar på insidan och pekar ut eventuella risker.
Om du till exempel får reda på att de inte vill stödja en viss funktion som är viktig för dina processer, kan du börja planera för att byta leverantör tidigt.
6. Använd specialiserade verktyg för att se till att dina inköp går bra
Programvara för inköpshantering hjälper dig att organisera och få ut mesta möjliga av varje steg i inköpsprocessen, från att välja en säljare till att hålla reda på relationer och förnya programvara.
Du kan göra allt som rör inköpshantering på ett och samma ställe, och om du väljer rätt verktyg kan det spara dig mycket pengar på SaaS-kostnader.
Några viktiga saker att titta efter är:
- Benchmarking av priser med en stor uppsättning data
- skräddarsydd hjälp från en grupp inköpsproffs
- Meddelanden om förnyelse av avtal
- Utgiftsvarningar som överlappar varandra
- Automatiserade godkännanden för arbetsflöden
- Rapporteringsskärmar som kan ändras
