Teknikens inverkan på Procure-to-Pay-processen

Många företags inköpsprocesser är under utveckling. När ett snabbväxande företag behöver fler leverantörer och transaktioner blir det svårare. Bokföringen hinner inte längre med inköpen, vilket sker tidigare än vad de flesta företag önskar. Dessa företag undviker fakturaöverbelastning med procure-to-pay-teknik (P2P). Det automatiserar de mest enformiga arbetsmomenten och ger en mängd data.

Idag diskuterar vi hur vi kan utnyttja tekniken för att förbättra inköpen. Upptäck de vanligaste frågorna:

• Definition av Procure-to-pay-teknik
• Fördelar med automatisering av inköp-till-betalning
• Vilka Procure-to-Pay-verktyg fungerar bäst?

Definiera teknik för upphandling till betalning

Organisationer använder procure-to-pay-teknologier för att hantera anskaffning av material och tjänster. Inköpsförfrågningar, inköpsordrar, spårning, fakturamatchning och betalningar är typiska teknologier.

Fördelar med tekniken “Procure to Pay”.

Procure-to-pay-teknik effektiviserar företagets rutiner för att spara pengar. Upphandlingsprogramvara hjälper till på många sätt.

Enklare beställning och betalning

Att beställa och betala tar tid. Din redovisnings- eller inköpspersonal måste lägga ner timmar på det även när det går smidigt.

Genom att automatisera dessa processer kan upphandlingssystemet hantera godkännande, beställning och betalning. Det gör att ditt inköps- eller leverantörsreskontrateam kan fokusera på viktigare uppgifter.

Sänkta omkostnader

Att anställa personal med besvärliga manuella processer är långsamt och dyrt. Tekniken hjälper ditt nuvarande team att arbeta mer effektivt och du behöver inte anställa mer personal för att hantera den växande faktureringen.

Tekniken minskar de mänskliga inmatningsfelen, så att ditt redovisningsteam kan fokusera på viktigare uppgifter i stället för på avvikelser.

Förbättrad kostnadseffektivitet

När du vet hur mycket du beställer och vilka leverantörer som erbjuder de bästa incitamenten kan du optimera din inköpsprocess och dra nytta av starka leverantörsrelationer. Med ett P2P-system kan du kvantifiera leverantörsrelationer, upptäcka övertalighet och förhandla fram bättre villkor.

Tillgång till data

Centraliserade processer ger omfattande verifieringskedjor. Den rikhaltiga informationen förbättrar beslutsfattandet, förbättrar förhandlingar och prissättning och avslöjar processförbättringar. Genom att automatisera de flesta eller alla “Procure-to-Pay”-processer förenklas utgiftshanteringen.

Minskad risk

Att kontrollera riskerna med tredjepartsleverantörer är kostsamt och utmanande. Transparens eliminerar fel och bedrägerier, vilket minskar dessa risker.

Välj bland 5 verktyg för upphandling till betalning

En framgångsrik upphandlingsprocess kräver att man väljer de bästa alternativen. Överväg följande verktyg som är bäst i klassen för din organisations inköpslösning.

Fullständiga rapporter om dessa verktyg och mycket mer finns i denna utvärdering.

Beställ.co

Att köpa med Order.co är enkelt men kraftfullt. Order.co centraliserar inköp-till-betalning med kraftfulla funktioner och en fantastisk användarupplevelse.

Order.co låter tillfälliga köpare köpa från över 15.000 förkvalificerade leverantörer.

Fördelar:

• En funktion för “ofta beställda artiklar” snabbar upp återbeställningar.
• Automatiserar GL-kodning och -allokering varje gång.
• Med fakturakonsolidering kan du betala hundratals fakturor med ett enda klick.

Nackdelar:

• Order.co lägger alltid till nya handlare, men flera kunder sa att fler förinstallerade kurationsalternativ skulle förenkla katalogdistributionen.

PRM360

PRM360 automatiserar upphandlingar för företag och medelstora företag. Med plattformens infrastruktur för e-upphandling får teamen insyn i anbudsprocessen för leverantörer. Systemet betonar löneautomatisering.

Fördelar:

• Utveckling av användarvänliga och anpassningsbara instrumentpaneler och arbetsflöden
• Aviseringssystemet uppdaterar användarna om ändringar i anbud och order.

Nackdelar:

• Vissa människor upplever långsam laddning.
• Vissa team vill ha flera inloggningar på plattformen.

Coupa Inköp

Coupa Procurement hanterar företagets inköp från intag till betalning. Användare kan köpa saker med riktlinjer och kostnadsbegränsningar och skicka in inköpsrekvisitioner i systemet. Plattformen förenklar hanteringen av lager, leverantörer och leveranskataloger.

Fördelar:

• Snabb och enkel plattform för vanliga användare att skapa beställningar och skicka förfrågningar.

Nackdelar:

• En inlärningskurva eller plattform hämmar den första användningen, säger användarna.
• Rapporteringen kan vara svår och kräva lösningar från tredje part.

SAP Ariba

SAP Ariba organiserar inköp, budgetering och kassaflöde med SaaS. Plattformen automatiserar inköp via guidade köp, automatiserad fakturering och rapportering.

Fördelar:

• SAP möjliggör avancerade anpassningar och kopplingar till ERP-, redovisnings- och andra applikationer för kvalificerade användare.
• Sammankopplade system sparar tid och utökar datakapaciteten.

Nackdelar:

• Systemet saknar ett intuitivt användargränssnitt, vilket gör att vanliga användare kan få det svårt.
• Kundtjänst hade problem med att svara på vissa frågor.

Basware

Basware skapar transparenta data för datadrivna beslut. Detta “Procure-to-Pay”-program använder AI för att effektivisera inköp och fakturering. Det miljövänliga företaget använder plattformen för att minska konsumenternas koldioxidpåverkan och främja hållbarhet.

Fördelar:

• Nyckelfunktion: automatisering av fakturor
• Datafångsten är exakt.
• Bra verktyg för P2P-entusiaster

Nackdelar:

• Systemet är grundläggande för vissa användningsområden.
• Bättre plattformskodning och protokoll för roll-up/godkännande skulle förbättra upplevelsen.