Tail Spend Management: Spotinköp kontra taktiska inköp

Spot- och taktiska köp är nästa punkt i denna serie om tail spend management. Skiljer sig dessa två begrepp åt eller är de desamma, och påverkar de tail spend management?

Vi vet att strategiska inköp står för 80% av inköpen och:

• Förberedd, i allmänhet i förväg
• Strukturerad för att ta hänsyn till företagets behov och leverantörernas kapacitet
• Kända för långa ledtider

Jämfört med taktiska köp:

• Används för att få extra delar till en servicetekniker eller varor som behövs för att köra en produktionslinje.
• Vanligtvis individualistiska och kortsiktiga och behandlar varje transaktion som en unik övning.
• Oftast utan hänsyn till företagets behov eller leverantörens kompetens.

Tyder detta på att spot- och taktiska inköp är likartade?

Nej. Trots likheterna innebär taktiska inköp vanligtvis kända/förhandsgodkända leverantörer och kortsiktig förplanering.

Äkta spot-köp:

• Vanligtvis oförutsedda, t.ex. för att åtgärda fel på utrustning eller fylla på lagret med produkter som har tagit slut och skadar organisationen eller enskilda personer.
• Främst mindre beställningar för engångsbehov
• Vanligtvis betalas och levereras omedelbart.

Tyvärr är spotinköp ofta nödvändiga, även om bättre planering skulle kunna omvandla dem till taktiska eller strategiska inköp. Förbättra kostnads- och ledningskontrollen över spotinköp när de inträffar.

Ett av de bästa sätten att stoppa “maverick”-inköp – där användare lägger beställningar var de vill, t.ex. från Amazon, eBay eller från leverantörer de känner till – är att kräva att alla spot-inköp görs via en enda lösning, driven av avancerad programvara och stödd av skickliga inköpare.

Fördelarna med denna metod inkluderar:

1. Enkelhet. Användarna kan enkelt identifiera och köpa det de behöver för att utföra sitt arbete och hålla verksamheten igång från ett stort urval av listade saker, eller så kan de rapportera sina behov i systemet och få expertråd.
2. Kostnadseffektiv leverans. Varor kan beställas från olika förhandsgodkända leverantörer, inklusive många okända.
3. Ökad kontroll och synlighet. Eftersom spot buy-köpen nu kanaliseras genom en synlig och rapporterbar kanal förbättras hanteringen och kontrollen.

Detta innebär att spotinköp är mer taktiska, vilket förbättrar kontrollen över svansutgifterna i organisationen.