Finance and procurement professionals lacked time, resources, and mandate to manage tail spend until recently. Nothing takes longer than counting coins. But as contemporary organisations acquire more indirect products and services, those pennies pile up rapidly. Finance and procurement teams must buy prudently, stabilise cash flow, and account for every cent in preparation of a recession. The tail expenditure comes in. Most companies overlook tail expenditure, which encompasses numerous categories and providers but is very little. Tail spend management is more complicated than traditional approaches due to a large concentration of one-time purchases or high-volume, low-value transactions. This is why many financial teams haven’t prioritised it.
Företagen bör behandla dessa utgifter på lika stort allvar som strategiska investeringar för att maximera vinsten och personalens effektivitet. Företagsledare kan spara 5-15% i detta utgiftssegment genom att vara uppmärksamma.
Hur kan detta ske med många inköp av lågt värde och minimala resurser? Strategiska förändringar och rätt instrument kommer att förändra allt.
Vi kommer att definiera tail cost, beskriva hur man hanterar den, analysera fördelarna med effektiv hantering och granska aktuella tekniker för att effektivisera tail waste.
Beskrivning av Tail Spend
Tail expenditure är ett företags externa kostnader som inte strategiskt hanteras av inköp eller ekonomi. Det handlar vanligtvis om indirekta inköp av produkter och tjänster i stora volymer, av lågt värde eller av engångskaraktär.
Svansutgifter, även kallade B- och C-material, som står för 80% av transaktionerna men bara 10%-20% av ett företags totala utgifter (ett exempel på Paretoprincipen).
Anställda köper ibland utanför tillåtna leverantörsavtal utan att inköpsavdelningen vet om det. Företag övervakar nu utgifter som inte är tillåtna på grund av risken för en ekonomisk kollaps och inflation.
Tail spend management konsoliderar, normaliserar och eliminerar 20 % av utgifterna. Tail expenditure management förbättrar de operativa marginalerna och företagets resultat.
Tail spend management kan omfatta centrala kostnadsposter eller tjänster som behålls utan utvärdering eller omförhandling av kontraktet. Negativa effekter kan spridas över hela företaget. Stora inköp utanför ett leverantörsavtal innebär att företaget riskerar bristande efterlevnad och bedrägerier.
Detta är en bred beskrivning av svansutgifter, men varje företags inköp kommer att variera. Oavsett situationen är okontrollerade regioner missade möjligheter till organisationsbesparingar.
Exempel på utgifter för Prime Tail
Upphandlingsspecialister måste identifiera tail expenditure för att kunna hantera dem. Exempel på vardagliga tail spend? Det kan falla under olika utgiftskategorier och spridas över flera företagsverksamheter, t.ex:
- Leverans – tryckning och förpackning
- Marknadsföring-sociala medier och webbutveckling
- Företagstjänster – IT, HR, etc.
- Kontorsmaterial – papper, livsmedel, utrustning
- Banderoller, broschyrer och skyltar
- Premier och gåvor
- Entreprenörer-Redovisning, skrivande, SEO
Kontroll av utgifter för svansar
Genom att kontrollera utgifter med lång löptid får du en konkurrensfördel och större besparingspotential. Om ekonomin går dåligt kan ett företag frigöra kontanter och bibehålla lönsamheten genom att skära ned på utgifter med lång löptid. Teamen måste avgöra var de kan stärka reglerna i upphandlingssystemet för att uppnå kostnadsbesparingar.
Kartlägg alla inköpskostnader för icke-strategiska leverantörer för att hantera utgifterna. Ett företag kan bättre förstå utgifterna och rationalisera sin leverantörsbas. Optimering av tail spend börjar med ökad synlighet för utgifterna.
Tyvärr tappar upphandlingsbyråer ofta överblicken över transaktioner med “indirekta utgifter”.
Maverick Spend Control
Maverick spending innebär att man köper utöver företagets upphandlingspolicy. Företaget går också miste om förhandlade priser, incitament för tidig betalning, kvalitetsstandarder och leverantörsförtroende. Maverick spending medför risker för bristande efterlevnad och missade möjligheter.
Vad driver oregelbundna utgifter?
- Avsaknad av dokumentation av utgiftspolicy
- Begränsade verktyg för självbetjäning och guidade köp
- Otillräcklig utbildning om godtagbara inköpsmetoder
- Behov av central upphandling
- Personalen anser att de identifierat en överlägsen källa.
En granskning av ditt företags avvikande utgifter avslöjar enkla kostnadsbesparingar. En omfattande granskning kommer att avslöja problem med efterlevnad, överflödiga inköp och omförhandlingar med leverantörer.
Intern process- och policyorganisation
Hanteringen av utgifterna för Tail görs bäst genom att segmentera utgiftskategorierna efter frekvens och kritikalitet för att styra intressenterna till rätt inköpskanal.
Genom att effektivisera processen från intag till upphandling och automatisera varor med lågt värde kan inköpsavdelningen spara tid och kombinera spridda utgifter. De kan få bättre priser och villkor från gynnade leverantörer.
Sortering, kategorisering och analys av företagets utgiftsdata förbättrar inköp, utgiftsmedvetenhet och beslutsfattande.
En 24/7 tredjepartslösning för hantering av sourcingintag kan centralisera sourcing- och förvärvsfrågor. Detta program kan samordna sourcingförfrågningar med kundens interna sourcingteam eller leverantörsavtal baserat på utgiftsparametrar och servicekriterier.
Använda Tail Spend-analys
Hur kan du hantera ett program utan att ha full insyn i utgifterna från början till slut? Tail-utgiftsanalys ger ett 360-graders perspektiv på indikatorer som:
- Antal kategorier eller leverantörer
- Procentuell andel av utgifterna för avtalade/icke avtalade tjänster
- Hanterade utgifter i procent
- Täckning av inköpsorder
- Variation i inköpspris
Utgiftsanalys identifierar och hittar besparingspotential från alla datakällor för utgifter per affärsenhet och företag.
Det förbättrar också datakvaliteten, centraliserar åtkomsten, tillämpar standardkategorisering och organiserar data efter leverantörens överordnade namn. Det visar vad du gör på rätt sätt och vad du kan förbättra.
Konsolidering av leverantörer
Konsolidering av leverantörer är avgörande för tail expenditure management. Tail expenditure analysis hittar sätt att konsolidera leverantörer och få volymbesparingar för samma produkter och tjänster.
Detta förbättrar också produktiviteten eftersom teamen kan fokusera på färre leverantörer och bättre hantera sina relationer.
Tail expenditure management hjälper leverantörsteamen att hantera protokoll och data för onboarding av leverantörer. Förfrågare kan automatiskt hänvisas till föredragna leverantörer istället för att skicka in nya leverantörsförfrågningar, vilket sparar tid och förenklar verksamheten.
En koncentrerad leverantörsbas minskar fraktkostnaderna. Upphandlings- och leverantörsreskontrapersonal kan spara in på kostnader för hantering av stora volymer.
Färre leverantörer minskar också antalet försenade beställningar och uteblivna leveranser. Ju snävare cirkeln är, desto mer sannolikt är det att leverantörerna förstår ditt företags behov och arbetar hårdare för att behålla din högre ordervolym.
Programvara för utgiftshantering
En nyligen genomförd undersökning visade att upphandlingsteam som använder sig av tail spend-teknik kan spara 10 % per år. Proaktiv kontroll av tail expenditure med sofistikerad programvara för hantering av inköpsintag ger dig en fördel. Slutanvändarna får insyn i utgifterna och bättre inköpskontroll. Hanteringen av tail expenditure automatiseras med hjälp av dessa tekniker, vilket sparar tid och pengar för din organisation.
Fördelar med välskötta svansutgifter
Strategisk hantering av utgifter med lågt värde och stora volymer kan spara tid och pengar. Ge upphandlingsteamen fler strategiska inköpsalternativ för att förhandla om kostnadsminskningar för att konsolidera och hantera tail expenditure, vilket förbättrar effektiviteten, risken och fördelarna:
Kostnadsbesparingar
Enligt studier kan hantering av svansutgifter spara ett företag 10-20% på en gång. Därefter kan man räkna med 2-5% i årliga besparingar.
Standardisering av leverantörspriser ger besparingar utöver konsolidering. När intressenter gör oseriösa inköp kan de köpa samma sak från samma leverantör till olika priser. Leverantörer kan ta ut 30 % mer för samma varor.
Förbättrade relationer med leverantörer
Fragmenterade, oreglerade tail spend påverkar både inköpare och leverantörer.
Om ditt företag skickar många beställningar på saker som kan samlas i en katalog eller en övergripande inköpsorder, betalar leverantören för att behandla, skicka och debitera dem.
Genom att effektivisera inköps- och godkännandeproceduren minskar du utgifterna och leverantörerna sparar tid på att lagra uppgifter som betalningsinformation för bankkonton.
Detta gör din organisation till en prioriterad kund, vilket kan leda till förmånlig prissättning och prioritering vid avbrott i leveranskedjan.
Ökad effektivitet och produktivitet
Kontroll av utgifterna minskar oseriös outsourcing och ökar effektiviteten genom att konsolidera leverantörer. Att minska antalet leverantörer som inköpsavdelningen arbetar med skulle spara pengar och låta personalen fokusera på att förhandla fram bättre avtal. Bättre katalogtäckning och självbetjäning gör att de som inte arbetar med inköp kan fokusera på sina arbetsuppgifter. Rätt teknik kan automatisera utgiftsgodkännanden, produktion av inköpsorder och fakturahantering.
Säkerhet och efterlevnad
Standardisering av hanteringen av svansutgifter förbättrar efterlevnaden och minskar cybersäkerhetshoten för företag och leverantörer. Intake-to-procure-lösningar påskyndar leverantörernas onboarding och minskar riskerna för regelbrott och cyberintrång genom att eliminera oseriösa leverantörers val och onboarding. Det gör också upphandlingen mer transparent genom att visa intressenter status för förfrågningar och kriterier för godkännande.
System för hantering av svansutgifter spårar och reglerar transaktioner. Problem kan upptäckas och åtgärdas i realtid innan beställningar skickas till leverantörer. Företaget kan undvika avvikande utgifter och få exakta uppgifter om utgiftsbeteende. På så sätt kan du garantera att personalen följer inköpsreglerna och att utgifterna hålls inom ramen för avtalet.
Rollbaserade fördelar med Tail Spend Management
För VD
Intressenter Ledande befattningshavare prioriterar företagets tillväxt och investerarnas lönsamhet. VD:ar kan använda intäkter från kostnadsbesparingar för att finansiera tillväxtprojekt genom tail expenditure management.
För COO
Okontrollerade utgifter för skräddarsydda produkter sänker personalens produktivitet, vilket är ett stort problem för COO:er. Medarbetarna slösar tid på att identifiera, förhandla och registrera leverantörer. Inköps- och finansavdelningarna reagerar på oseriösa utgiftsförfrågningar och fakturor som inte återbetalas. Oseriösa leverantörsval kan också skada ett varumärkes anseende genom att produktkvaliteten försämras.
Alla dessa oseriösa inköp kan kosta organisationerna mycket. Att jaga efter utgiftstransaktioner kan minska produktiviteten hos inköpare och beställare med 40%, enligt forskning.
Det sänker också arbetsmoralen eftersom de flesta anställda föredrar att arbeta med sina huvudsakliga arbetsuppgifter. När COO:er fokuserar på medarbetarnas produktivitet, engagemang och glädje för att behålla dem på en tuff arbetsmarknad kan det vara till hjälp att förenkla och automatisera transaktioner för tail spend.
För CFO
CFO:er i reglerade branscher ställs inför problem med regelverk utan tillräcklig kontroll över utgifterna. Det kan vara svårt för företag med många okontrollerade leverantörer att följa lagar och regler och uppfylla kraven på cybersäkerhet. Kom ihåg att 60% av dataintrången involverar tredjepartsleverantörer, och därför är strikta processer för godkännande av nya leverantörer avgörande för att förhindra höga böter och varumärkesskador.
För CPO
Upphandlingschefer kan förhandla om priser, villkor och andra leverantörsfrågor när tail expenditure hanteras. Istället för inköpsavdelningens lägre priser betalar organisationerna mer för små artiklar som införskaffas snabbt. Förhandlade kostnader minskar de indirekta kostnaderna för upphandling avsevärt.
Genom att optimera hanteringen av svansutgifter ökar upphandlingsproduktiviteten. CPO:er använder lösningar för intake-to-procure för att effektivisera inköpsprocessen och minska den tid som läggs på inköpsförfrågningar istället för att se sina rapporter reagera på e-post, sms och samtal. Den sparade tiden gör att inköpspersonalen kan fokusera på strategiska inköpsavtal, vilket sparar pengar och synlighet för CPO.
Företagsövergripande
Då kommer värdekostnaderna in i bilden. Små leverantörer erbjuder innovation och större flexibilitet än större. De kan anpassa sig och svänga snabbare, och implementera nya idéer snabbare. Ett SME-företag med tail spend kan ha fantastiska vyer om kontakten odlas.
Tail expenditure management stärker affärsförbindelserna och hjälper hela företaget. Det ger också flera möjligheter till socialt ansvarsfulla inköp, t.ex. minoritetsägda leverantörer.
