Analys av svansutgifter, alltid känd inom upphandling men sällan diskuterad, får äntligen sin rättmätiga plats. Professionella inköp och tjänster utanför betydande företagsinköp utgör svansutgifter. Dessa inköp är vanligtvis för blygsamma för att upphandlas eller katalogiseras. Tänk på att 80% av leverantörerna står för 20% av företagets utgifter. Bristen på datainsyn gör hanteringen av svansutgifter svårast. Kontrakthantering med specifika ramverk, separerade undergrupper inom ett företag som använder liknande resurser och leverantörer, stort antal säljare och decentraliserade metoder kan orsaka detta.
Vilka är de första stegen för hantering av svansutgifter?
Identifiera dem
Analys av svansutgifter kan inkludera frispenderande och felklassificerade inköp, därför är det viktigt att definiera och lokalisera dem inom ditt företag.
Förenkla interna processer
För att spara pengar och samla in viktig data måste processer implementeras och följas. Strömlinjeformade processer ger bättre betalningsvillkor med tvärfunktionella leverantörsbesök och kan potentiellt locka viktigare kunder.
Utnyttja data
Efter att ha strömlinjeformat interna processer kommer sortering, klassificering och analys av utgiftsdata att öka medvetenheten om utgifter, möjliggöra välgrundade beslut och inköp.
Bättre steg för analys av svansutgifter
Organisationen bör adressera följande för att förbättra hanteringen av svansutgifter:
Utgiftsanalys
Genomför en fullständig analys för att upptäcka avvikande utgifter, icke-kompatibla transaktioner som bör samordnas med befintliga avtal och överkonsumtion för att möjliggöra efterlevnad.
Hitta en helpdesk
En extern helpdesk på heltid kan hantera alla upphandlings- och inköpsfrågor. Baserat på förutbestämda utgiftsparametrar bör varje förfrågan skickas till kundens interna upphandlingsavdelning eller leverantörsavtal.
Marknadsplats för onlineleverantörer
Om det är lämpligt, en online marknadsplats för leverantörer.
Strategiska inköp
Snabb benchmarking, erbjudande och transaktionsfördelar säkerställer att upphandlingsanalys omfattar alla legitima inköp.
Vikten av lokal marknadsdata
Lokal kunskap ökar förståelsen och kompetensen, vilket sparar ett företag pengar. Outsourcing-leverantörer inkluderar många lokala resurser i grupper för hantering av svansutgifter.
Tips för analys av svansutgifter
Använd alla verktyg, inte bara källor
Eftersom avgörande upphandling inte bara handlar om hantering, inkluderar automatiseringshantering av svansutgifter många processer och ramverk. Att effektivt integrera dessa procedurer genom datorisering har gjort svansutgifter mer tillgängliga. Effektiv hantering av svansutgifter kräver insyn. I bästa fall kommer målinriktning och spårning av utgifter att vara splittrade utan ett omfattande program för utgiftssynlighet. Ett bra arbetsflöde för kontrakthantering spårar avvikelser och skyldigheter och identifierar luckor tidigt.
Tänk på fördelar utöver besparingar
Det är väl dokumenterat att besparingar på svansutgifter är betydande. Fördelarna sträcker sig bortom besparingar till att inkludera riskhantering, leverantörsskydd och kontraktskonsekvens. Att bygga och upprätthålla en organiserad uppsättning av mätvärden och poängkort kring alla fördelar kommer att säkerställa att dina ansträngningar registreras, bekräftas och, viktigast av allt, stöds av officiella inköps- och affärsintressenter.
Förenkla för kunder
Att sätta upp supportdesk, mallar och arbetsflöden är en början, men du måste också göra det möjligt för dina partners att snabbt hitta besparingar och värdemöjligheter och organisera dem. Ge kunderna ett enkelt ramverk för att fatta beslut snabbt. Se till att plattformen är tillräckligt enkel för kunder att använda utan utbildning och att data enkelt kan utbytas mellan moduler. En svåranvänd plattform leder till låg användning och resultat snabbast.
Tänk på dina partners affärsbehov
Partners undviker ofta inköpsgrupper när de hanterar svanskostnader av goda skäl. Eftersom de litar på att inköp kommer att ställa sig bakom dem med hantering och förseningar. Om du kan visa “verksamheten” att du hjälper snarare än blockerar, är de mer benägna att delta i programmet. Beroende på storleken på dina initiativ för svansutgifter kan du behöva skapa en arbetsplats för återgång till arbetet för att möjliggöra strategisk upphandling.
Ge erkännande och stärk andra
Kapaciteten att hantera svansutgifter är begränsad om inte din CFO ger dig obegränsade resurser, vilket hon förmodligen inte gör. Du måste ge affärsmänniskor verktygen och kunskapen för att hantera svansutgifter. Det kommer att finnas kontakt, stöd och en del interiörförsäljning. Lika viktigt som att tillhandahålla verktyg och stöd är att ge företaget erkännande för eventuella resultat. Besparingar kan återvända till deras P&L eller belöningar.
Kontrollen över svansutgifter blir allt viktigare. Detta betyder inte att konventionella upphandlingsprocesser ska åsidosättas för att fokusera på svansen, men det kan ge betydande besparingar och förtjänar uppmärksamhet. De angivna processerna för att hantera utmaningar med svansutgiftshantering ska understödja ett åtagande som minskar risker och skördar belöningar.
