Grundläggande om strategisk upphandling: Definition, steg och principer

Strategisk upphandling formaliserar informationsinsamling och -användning så att en organisation kan utnyttja sin samlade köpkraft för att få de bästa marknadspriserna. Det skapar långsiktig nytta snarare än kortsiktiga besparingar.

Strategisk upphandling handlar om att bygga leverantörsrelationer, analysera branschtrender och använda data för att fatta beslut, inte bara att få det billigaste priset. Det involverar en detaljerad förståelse av ditt företags behov, marknaden och leverantörer.

Vad du lär dig

• Lär dig om strategisk upphandling och hur den skiljer sig från traditionell upphandling.
• Strategiska upphandlingssteg: Utforska strategisk upphandlings huvudsakliga processer, från kravdefinition till KPI:er och benchmarking.
• Fördelar med strategisk upphandling: Förstå hur SS minskar den totala ägandekostnaden, effektiviserar processer, förbättrar samarbete och hanterar risker.
• Viktiga principer för strategisk upphandling: Upptäck SS-grunderna.
• Lär dig om SS bästa praxis för framgång.

Steg i strategisk upphandling

Datadriven SS optimerar en organisations leverantörsbas och förbättrar värdeförslagen för mjukvara och tjänster. Flera faser hjälper en organisation att planera, hantera och optimera försörjningskedjeaktiviteter.

Definiera behov

Strategisk upphandling börjar med behovsdefinition. Bestäm de produkter och tjänster du behöver och deras mängd. Detta steg sätter tonen för upphandlingsprocessen, så var noggrann och tydlig!

Genomför marknadsundersökning

Efter att du har definierat dina behov, utför marknadsundersökning för att hitta leverantörer som kan uppfylla dem. Att känna till marknadsdynamik, viktiga aktörer och utvecklingar som kan påverka upphandlingen är till hjälp.

Definiera din upphandlingsstrategi

Marknadsundersökningar bör informera din upphandlingsstrategi. Moderna anbudsalternativ inkluderar Snabba anbud, Tre anbud och ett köp, Konkurrenskraftiga exklusiva inköp och RFP. Traditionell RFP-upphandling kommer att granskas i denna artikel.

Begär anbud

Nästa steg är att begära anbud från leverantörer. Det innebär att skicka en RFP eller RFQ till leverantörer. Organisationens behov och förväntningar bör inkluderas i RFP eller RFQ.

Granskning och förhandling av anbud i strategisk upphandling

Vi granskar anbud och förhandlar med leverantörer för att få de bästa priserna. I detta skede utvärderar du anbuden med förbestämda kriterier och förhandlar med leverantörerna för att få det bästa värdet.

Välj och integrera leverantörer

Leverantören väljs och integreras i försörjningskedjan efter förhandlingar. Bekräfta att leverantören kan uppfylla dina krav och samarbeta med din organisation inom din förväntade tidsram.

Sätta benchmarks och KPI:er i strategisk upphandling

Slutligen, utveckla KPI:er och benchmarks för att utvärdera leverantören och SS-processen. Sätt tydliga förväntningar på leverantören och utvärdera regelbundet prestandan.

Fördelar med strategisk upphandling

Det förbättrar produktivitet, kostnadsbesparingar och leverantörsrelationer när det hanteras korrekt. Låt oss undersöka några snabba fördelar.

Lägre total ägandekostnad

En av de största fördelarna är lägre total ägandekostnad. Organisationer kan spara mycket genom att beakta alla kostnader under produktens livslängd, inte bara inköpspriset.

Förenklade procedurer

Det effektiviserar inköpsprocessen. Organisationer kan spara tid, minimera misstag och förbättra effektiviteten genom att standardisera och ta bort steg.

Förbättrat samarbete

Det förbättrar teamarbetet. Starka leverantörsrelationer och öppen kommunikation gör det möjligt för organisationer att dela expertis, innovera och lösa problem, vilket förbättrar effektiviteten och produktionen.

Förbättrad riskhantering

Dagens osäkra företagsklimat gör riskhantering avgörande. Det hjälper företag att förutse och hantera försörjningskedjerisker inklusive prisförändringar, leverantörsavbrott och geopolitiska svårigheter. I oförutsägbara tider främjar denna proaktiva strategi anpassningsförmåga och konkurrenskraft.

Viktiga principer för strategisk upphandling

‍Strategisk upphandling involverar att följa en metodik och en uppsättning principer som styr varje beslut och aktivitet. En bra SS-strategi förlitar sig på dessa principer för att säkerställa att varje steg är i linje med företagets mål. Vänligen utveckla dessa principer.

Referera till dina företagsmål vid upphandling.

Varje upphandlingsbeslut bör vara strategiskt. Detta innebär att matcha varje val med företagets mål. Upphandling blir en strategisk roll som hjälper företaget att lyckas.

Starka, samarbetsinriktade relationer med nyckelleverantörer i strategisk upphandling

Strategisk upphandling handlar om att skapa starka, samarbetsinriktade relationer, inte bara att identifiera leverantörer. Partnerskap kan öka effektivitet, innovation och värde.

Tänk bortom kortsiktiga kostnadsbesparingar till total ägandekostnad.

Strategisk upphandling betonar TCO över kortsiktiga kostnadsreduktioner. Detta inkluderar alla livslängdskostnader för en produkt eller tjänst, vilket ger en mer realistisk kostnadsuppskattning.

Tidigt identifiera och mildra risker i försörjningskedjan

Riskhantering är avgörande i dagens dynamiska affärsklimat. Det hjälper företaget att snabbt reagera på störningar i försörjningskedjan genom att identifiera och hantera risker.

Data och analys bör vägleda din upphandling.

Data och analys kan belysa marknaden, leverantörer och inköpsmetoder. Dessa teknologier hjälper organisationer att upphandla mer klokt.

Utvärdera regelbundet upphandling och leverantörsprestanda.

Strategisk upphandling betonar kontinuerlig utveckling. För att förbättra upphandlingsprocedurer och leverantörsprestanda och säkerställa att dina team når sina mål, utvärdera och bedöm dem ofta.

Bästa praxis för strategisk upphandling

‍Strategisk upphandling, precis som vilken resa som helst, behöver en plan. Denna färdplan av bästa praxis hjälper organisationer att uppnå en förenklad, effektiv och framgångsrik upphandlingsprocess.

Prioritera behov

Alla upphandlingsbehov är inte lika. Vissa är avgörande för företaget, medan andra inte är det. Att prioritera dessa behov säkerställer att viktiga krav uppfylls först genom att fokusera resurser.

Grundlig leverantörsundersökning

Kunskap är makt, särskilt i SS. Att undersöka potentiella leverantörer avslöjar deras kapacitet, tillförlitlighet och prestanda. Denna kunskap krävs för att göra välgrundade upphandlingsbeslut.

Standardiserad poängsättning

Rättvisa och opartiskhet är avgörande vid valet av leverantör. Standardiserad poängsättning säkerställer att alla leverantörer utvärderas på samma kriterium, vilket gör leverantörsvalet rättvist och transparent.

Bygg starka leverantörsrelationer

Leverantörer är partners, inte bara säljare. Starka leverantörsrelationer främjar samarbete, innovation och överlägsna resultat. Dessa partnerskap bygger på förtroende, respekt och öppen kommunikation.

Konstant övervakning och förbättring i strategisk upphandling

Företagsbehov förändras ofta. Övervaka och förbättra processer för att hålla upphandlingsprocesserna effektiva i denna föränderliga kontext. Granska leverantörers prestanda, upphandlingsprocessens effektivitet och gör justeringar regelbundet.