Utvärdering av leverantörsrisk kan spara organisationer tusentals dollar i begränsningskostnader och otaliga timmar av forskning, samt skydda mot skada på rykte och störningar i affärskontinuiteten. Genom att använda rätt verktyg blir utvärderingen av leverantörsrisk enkel. Vi har skapat en enkel checklista för hantering av leverantörsrisk för att hjälpa företag att förbättra riskhanteringen av tredje part och hanteringen av leverantörslivscykler.
Användning av denna checklista för hantering av leverantörsrisk
Vår checklista för leverantörsrisk hjälper inköp-, ekonomi- och ledningsgrupper att utvärdera nya eller befintliga leverantörer inom de viktigaste kategorierna av tredjepartsrisker, inklusive:
- Efterlevnad av regler och bestämmelser
- IT/säkerhet
- Finansiella
- Operativa
- Rykte
- Strategiska
Varje område listar vanliga riskfaktorer och sårbarheter som bedöms på en skala från 1–3. Arbetsbladet beräknar kategori-genomsnitt och totala riskpoäng och nivåer.
Vad är hantering av leverantörsrisk?
Organisationer är med rätta oroliga över tredjepartsrisker från deras kontakter och datadelning med externa parter. Leverantörsriskhantering identifierar, bedömer, övervakar och minskar risker från affärspartners och leverantörer.
Företag lär sig hur leverantörer fungerar, hanterar data och skyddar system för att skydda affärs- och kundintressen. Riskhantering och due diligence av leverantörer är avgörande för att säkerställa att en organisations avtalade leverantörer följer alla lagar och regler.
Viktiga komponenter för att hantera tredjepartsrisk:
- Strategiskt val och undersökning av leverantörer
- Standardkontraktsspråk och minimirisk
- Skapande av policyer för att minska risker till tredje parter
- Löpande leverantörsefterlevnadsgranskningar
- Implementering av interna informationssäkerhetsprotokoll för leverantörer
- Bedömning av leverantörers prestation i förhållande till kontrakt
Vad är hantering av leverantörslivscykel?
När ett företag anställer en leverantör börjar hanteringen av livscykeln. Hantering av leverantörslivscykel (VLM) analyserar leverantörsrelationer för risker.
Från kontraktsintroduktion till förnyelse eller uppsägning fortsätter VLM. VLM hjälper företag att spåra leverantörers verksamhet och kapacitet samt identifiera problem innan de blir allvarliga. VLM klargör förväntningar, minskar risker och förenklar leverantörshanteringen.
Vilka är fördelarna?
Risker påverkar företag på många sätt. Risker kring kontrakt och datasäkerhet är vanliga med tredjepartskontraktörer.
Även utan intrång gör en otillräcklig bedömning av tredjepartsrisker att driva ett företag mer kostsamt och tidskrävande.
Följande tre fördelar motiverar förbättringar inom riskhantering.
Lägre kostnader: Ett bra program för hantering av leverantörsrisk minskar kostnader på olika sätt. Det börjar med att begränsa nya och befintliga leverantörer till högkvalitativa, lyhörda partners i försörjningskedjan. Detta hjälper organisationer att förhandla bättre med färre leverantörer genom att bygga relationer.
Korrekt hantering av leverantörsrisk identifierar problem tidigt, vilket gör det möjligt för företag att hantera risker proaktivt. Detta skyddar företaget från oväntade kostnader. En leverantör kan ha en historia av att missa avtalsansvar. Företaget kan införa avtalsmässiga försiktighetsåtgärder eller välja en annan leverantör innan detta inträffar.
Bättre verksamhet: Effektiv riskhantering gör det möjligt för företag att hålla noga koll på leverantörsrelationer. Det hjälper ledare att snabbt identifiera och hantera risker. Regelbunden due diligence minskar oväntade leverantörsproblem, dataintrång, sista minuten-ändringar och snabbbeställningar. Det ger också tydliga insikter i de finansiella och operativa aspekterna av partnerskap. Dessa fördelar ökar produktiviteten och förutsägbarheten inom inköp.
Bättre leverantörsrelationer: Leverantörer erbjuder mer strategisk, samarbetsvillig och konkurrenskraftig service med bättre leverantörsrelationer. Strategiska partnerskap med långsiktiga leverantörer möjliggör övervakning av leverantörers prestationer. Det erbjuder även anpassningsbara kontraktsvillkor, bättre nettoåterbetalningsvillkor, hjälp under problem eller störningar, och mer konstant leveranskvalitet och tillgänglighet.
Förbättra hanteringen av leverantörsrisk med 5 steg
Kontinuerlig granskning, introduktion, bedömning och förfining av leverantörsrelationer förbättrar hanteringen av leverantörsrisk.
Spåra prestations- och riskmått för nya och befintliga leverantörer med dessa fyra steg:
1. Dokumentera processer för hantering av leverantörsrisk.
Dokumentation av riskpolicy är avgörande för hantering av leverantörsrisk. En skriftlig policy definierar principer, riktlinjer och processer för hantering av leverantörsrisk. Den utvärderar också leverantörernas riskvariabler som finansiell stabilitet och leverantörssäkerhetsstandarder.
Programmet för hantering av leverantörslivscykel bör täcka att hitta, förnya och avsluta leverantörer.
Upphandling: Att känna till och dokumentera avdelningens grundkrav hjälper vid leverantörsval. En robust upphandlingspolicy och parametrar säkerställer att intressenter väljer bra leverantörer innan diskussioner.
Introduktion: Att förbättra leverantörsintroduktionen lägger grunden för ett långsiktigt partnerskap. Strukturera introduktionsprocessen och lista leverantörens profilinformation och dokument. Försäkringsavtal, fakturor, betalningskonton och signerade kontrakt ingår. Om något går fel sparar centraliseringen av denna data timmar av sökande.
Förvaltning: Övervaka leverantörskontrakts prestation och framgångsindikatorer. Efterlevnadsmått, leveransundantag, prisändringar och andra relationsindikatorer bör kontrolleras. Överväg denna data vid förnyelse av kontrakt eller årlig granskning av fleråriga avtal.
Uppfyllelse: Utvärdera leveransprestation i förhållande till kontraktsvillkoren, med särskild uppmärksamhet på tidslighet, kvalitet, noggrannhet och hantering av undantag. Uppfyllelse är den sista måttstocken för kontraktsdiskussioner och leverantörsrelationer, och det är viktigt att bedöma leverantörers prestationer. Det är viktigt att hålla ett öga på leveranskvalitet, kostnad och konsekvens eftersom dessa faktorer kan indikera bedrägeri.
Förnyelse/uppsägning: Hur ett företag förnyar eller avvecklar en leverantör är lika viktigt som hur de introducerar dem. Skapa en solid process för förnyelse eller uppsägning av leverantörer. Diskutera prestationsmått, och framhäv framgångar och områden för förbättring. Granska prestationer innan ett kontrakt avslutas för att säkerställa att databevarande, radering och regler för fysisk och virtuell åtkomst uppfylls.
2. Samla in aktuell leverantörskontraktsdata.
Centralisering av leverantörsdata förenklar prestationsmått och förbättringsidentifiering.
Samla in följande vid introduktion av en leverantör:
- Kontaktinformation
- Priser, betalningar och leverans
- Kopia av senaste kontraktet Pris- och leveransprestandaindikatorer
- Riskdata från tidigare bedömningar
Att veta vem man ska kontakta i händelse av ett problem hjälper ditt företag att förbereda sig för oväntade omständigheter. Centraliserad leverantörsdata ger intressenter de mått som behövs för att bedöma och uppdatera riskinformation.
3. Sätt upp prestationsmått för leverantörshantering
Ett löpande program för hantering av leverantörer bör inkludera prestationsmått för hantering av leverantörsrisk. Leverantörsintroduktion och avveckling, prestationsutvärderingar och kundnöjdhet är viktiga KPI:er. Dessa indikatorer säkerställer att riskhanteringsprogrammet är effektivt och möjliggör snabb problemlösning. Använd branschjämförelsedata för att säkerställa att ditt program följer bästa praxis.
Välj prestationsmått som stödjer målen för ditt riskhanteringsprogram, såsom:
- Flera tredjepartsintegrationer
- Leveransundantag
- Skadefrekvenser
- Sedan senaste dataintrånget Genomsnittlig driftstid
- Tid för att hitta problem
- Tid för problemlösning
- Antal ouppklarade faror
- Net promoter score
- Svar på säkerhetsfrågeformulär
- Dokumentation av katastrofåterställning
- Tidigare säkerhetsbetyg
4. Skapa metoder för leverantörsriskrevision
Leverantörshanteringsrevisionen bör bedöma varje leverantörs förmåga att skydda känslig data och tillgångar, operativa och IT-säkerhetspolicyer och intern riskhantering. Detta innebär att granska policyer och procedurer samt testa teknisk överensstämmelse med branschstandarder.
Riskhanteringsrevisioner bör granska leverantörers personalprocesser såsom bakgrundskontroller, säkerhetsutbildning och incidentresponsplaner. Halvårsvisa utvärderingar kan upptäcka förändringar i leverantörens miljö eller företag som ökar risken.
Mjukvaru- och portalbaserade tjänsteleverantörer bör regelbundet kontrollera tillverkares nätverk för patchar, sårbarhetsbedömningsprotokoll och loggregler.
Revisionsrapporter eller leverantörsrapportkort bör innehålla alla utvärderingar. Företag kan spåra förändringar och referera till historisk leverantörsdata och trender.
5. Bedöm leverantörer.
En ram för leverantörsriskbedömning standardiserar utvärderingen av leverantörer. Den utvärderar operativ risk, finansiell prestation, tredjepartsinteraktioner och ledningstillsyn.
Överväg att automatisera processer med teknik och analys för att förbättra bedömningsnoggrannhet, aktualitet och hantering av undantag. Sätt kriterier och utvärdera efterlevnad för att bestämma avveckling av leverantörer. Genom att regelbundet övervaka leverantörsrisk förbättrar du leverantörsrelationer och förhindrar bedrägeri.
