Inledning
Any company that wants to improve purchasing, budgeting, and corporate goals needs a good procurement plan. Without a procurement plan, firms risk overpaying, delays, and operational inefficiencies that hurt performance. Strategic procurement aligns purchasing with corporate goals, improves cash flow, and strengthens supplier relationships. This tutorial shows how to create an effective procurement strategy to streamline processes and ensure long-term success.
Vilka är målen för upphandlingsstrategin?
Mål för upphandlingsstrategin:
- Minska antalet fel och slöseri med pengar.
- Identifiera behöriga köpare
- Minska oregelbundna utgifter
- Anpassa inköpen till företagets mål
- Förbättra effektiviteten med snabb leverans
- Se till att köpet följer federala och statliga lagar.
- Använd leverantörsband för att få bättre erbjudanden
Effektiv upphandlingsstrategi: 8 steg
Åtta steg till en framgångsrik upphandlingsstrategi:
Köp programvara för upphandling
Företag utan upphandlingsprogram kan förlora pengar på grund av misstag, förseningar och överbetalningar. Genom att eliminera datainmatning och överflödiga uppgifter ökar upphandlingsprogram effektiviteten och minskar antalet misstag.
Programvaran för upphandlingar spårar inköp från inköpsorder till betalning, minskar flaskhalsar vid godkännande och verifierar godkännandekriterier före beställning.
Tidiga betalningar kan lyftas fram för att dra nytta av rabatter på fakturor.
Ditt företags status
Att känna till företagets resultat är avgörande innan du går vidare. Bestäm om planen uppfyller dina behov och hur den ska anpassas för att hantera framtida problem.
Hitta svaga områden som kan förbättras och områden som slösar pengar.
Sälj in intressenter för omarbetning av inköpsstrategin
Ta in allas synpunkter och förklara att en effektiv upphandlingsprocess påskyndar handläggnings- och produktionstiderna, lättar på bördan, minskar antalet misstag i pappersarbetet och eliminerar tidskrävande flaskhalsar, vilket ger avsevärda kostnadsbesparingar.
Definiera företagets mål i inköpsstrategin
Alla företag vill “tjäna mer pengar”, men de strategiska målen bör vara mer specifika.
En tydlig målsättning har ett mål och en strategi. Det kan handla om att öka försäljningen eller intäkterna med en viss procent, produktion, försäljning, kostnader eller allt annat som företaget mäter.
Tänk SMART när du sätter upp mål:
Målen ska vara specifika.
Mätbar – Definiera och utvärdera framgång.
Bestäm vem som är ansvarig för varje prestation.
Gör målen rimliga och realistiska.
Tidsrelaterat – Sätt upp kontrollpunkter och ett slutdatum för varje mål.
Om din organisation inte kan hålla budgeten och pengarna kommer från oväntade källor, kan du behöva en strategisk översyn av inköpen.
Fastställ prioriteringar
Prioritera inköp med hjälp av feedback från intressenter och företagets mål. Ditt företag fastställer prioriteringar.
Byggnadsarbetare måste organisera leveranserna av varor utifrån byggtiderna, medan handlarna måste samarbeta med marknadsavdelningen för att bestämma vilka produkter som ska säljas.
Ange inköpspolicy
Lista behöriga inköpare och avdelningsbudgetar. För att påskynda processen kan förväntade inköp godkännas i förväg, men avvikande inköp måste lämnas in till inköpsavdelningen.
Definiera upphandlingsprocesser för varje avdelning, inklusive vilka varor och tjänster som automatiskt godkänns (inom budget), vilka leverantörer som föredras, vilka inköp som kräver tillstånd och vem som ska godkänna när det behövs.
Idag påverkar etiska frågor företagens inköp. I enlighet med företagets principer får din organisation bara köpa från leverantörer med rättvisa marknadsvillkor eller höga miljöstandarder.
Upphandlingsprogram kan flagga automatiska godkännanden och utföra transaktioner som kräver underskrift.
Justera inköpsstrategin
Företag som söker nya leverantörer begär vanligtvis in tre förslag. En effektiv strategisk inköpspolicy måste fastställa kriterier för urval av leverantörer.
Ofta beaktas leveranskvalitet, prissättning, leveranstider, service, efterlevnad av regler eller företagsmål, eller en blandning av dessa.
Välj favoritleverantörer med hjälp av urvalskriterier. Inkludera alla som påverkar inköp om företaget har efterlevnadsstandarder.
Fastställ kriterier för framgång
Efter att strategin har implementerats bör framgångsmått användas för att utvärdera den nya upphandlingsprocessen. Hur kommer du att mäta en effektiv implementering?
Kostnadsbesparingar genom färre misstag, snabbare leveranser och bättre avtalsvillkor är vanliga åtgärder. När företaget expanderar bör strategin justeras för att förbättra effektiviteten.
En upphandlingsplan ska styra företagets utgifter och minimera misstag, sena eller dubbla betalningar, avvikande utgifter och sena leveranser.
En effektiv plan säkerställer kassaflöde och lönsamhet.
Slutsats
Att skapa en effektiv upphandlingsstrategi är ett viktigt steg för att förbättra den operativa effektiviteten och upprätthålla en sund ekonomi. Genom att implementera ett strukturerat tillvägagångssätt som inkluderar att investera i programvara för upphandling, definiera tydliga mål och fastställa prioriteringar kan organisationer avsevärt förbättra sina inköpsprocesser. Genom att regelbundet se över och justera strategin utifrån marknadsförhållanden och affärsbehov kan man säkerställa fortsatt effektivitet och anpassning till företagets mål. Med en robust upphandlingsplan på plats kan företag minimera fel, optimera utgifterna och bygga starkare leverantörspartnerskap, vilket i slutändan leder till större framgång och lönsamhet.
