Spendanalys: En guide till optimering av finansiella rutiner

Genom att optimera programvarukostnader och andra utgifter hjälper spendanalys företag att driva verksamheten effektivt. Spendanalys är en viktig del av ekonomistyrningen.

Vad är spendanalys?

Spend analytics collects, organises, processes, and analyses procurement data.

Spendanalys hjälper inköpsteam att fatta datadrivna beslut och:

• Upprätthålla kontakter med leverantörer
• Minska kostnaderna för produkter och tjänster, inklusive SaaS.
• Få bra erbjudanden från leverantörer
• Hanteringen av leveranskedjan bör förbättras.
• Strategisk källa
• Förbättra insynen i utgifterna

De flesta företag använder kraftfull programvara för att utföra analyser i en datadriven affärsmiljö. Upphandlingsprogram med funktioner för utgiftsanalys centraliserar data, håller korrekta register och effektiviserar databehandlingen.

Varför är spendanalys viktigt?

För att få insikter från data måste en organisation investera i analys. Genom att analysera historiska data och finansiella prognoser hjälper spendanalys inköpsteamen att tillgodose företagets nuvarande och framtida behov.

Minimering av risker

Ibland måste företag snabbt ställa om, skära ner på kostnader och hitta nya leverantörer. Som svar på covid-19, ja. Enligt McKinsey har företagen ställts inför ytterligare hinder under de senaste åren, bland annat:

• Snabbt förändrade kundbeteenden orsakar kraftiga efterfrågeminskningar.
• Snabbare avbrott i leveranskedjan
• Finansiell osäkerhet påverkar leverantörer och tillverkare
• Nya konsumtionsbeteenden påverkar råvarupriserna.

Riskreducering kan hjälpa organisationer att hantera ekonomisk osäkerhet, förändringar i konsumentbeteende och kostsamma förändringar i logistiken i leveranskedjan.

Lägre kostnader

Kostnadsbesparingar gör att inköpsteamen är avgörande för företagets resultat. Ett bra inköpssystem med utgiftsanalys hjälper företagen att maximera resurserna.

Praktisk utgiftsanalys hjälper till att minska riskerna, effektivisera P2P-verksamheten och sänka leverantörspriserna.

Hitta möjligheter till besparingar

Enbart data kan inte ge handlingsbara insikter. I kombination med utgiftsanalys kan det spara pengar åt företagen och avslöja dold besparingspotential.

Utgiftsanalys avslöjar inköpstrender, läckage och avvikande utgifter. Det kan till och med konsolidera leverantörsavtal för bättre ROI. Mer besparingspotential innebär mer optimering av den finansiella strategin för ett företag.

Beslutsfattande med hjälp av data

Spend analytics förmåga att göra bedömningar med hjälp av tidigare data är en annan viktig fördel. Med rätt programvara kan inköpsteamen granska nyckeldata och KPI:er i realtid.

Vilka leverantörssamarbeten fungerar? Är deras initiativ för kategorihantering lönsamma? Används automatisering för att sänka kostnaderna? Dessa frågor är lätta att besvara med hjälp av spendanalys.

Exempel på utgiftsanalys

Plattformar för kostnadsanalys erbjuder verktyg och rapporter som hjälper ekonomi- och upphandlingschefer att övervaka kostnaderna. Uppdelning av utgifter, upptäckt av överlappande utgifter och meddelanden om kostnader för kontraktstäckning är avgörande.

Uppdelning av utgifter

De flesta programvaror för utgiftsanalys kan analysera utgifterna per kategori, avdelning eller leverantör, vilket är en viktig men kraftfull funktion.

Du kan t.ex. skapa ett mer omfattande program för leverantörshantering för dina fem dyraste leverantörer.

Ditt ekonomiteam kan behöva uppgifter om utgifter för avdelningar och kategorier inför nästa års budget.

Överlappande redovisning av utgifter

Alltför ofta har företagen många programvaruplattformar med överlappande funktioner.

När avdelningar självständigt köper in programvara för projekthantering kan det hända att de betalar för två av samma plattform.

Spendanalys kan identifiera överlappande licenser och konsolidera avtal för att spara kostnader och minska leverantörsrisker.

Varningar om överskridande av avtalsavgift

Många SaaS-avtal begränsar användningsvolymerna. Överskottsavgifter kan bli en snöboll och förstöra budgeten om de inte uppmärksammas tidigt när du passerar avtalsnivån.

Ett smart verktyg för utgiftsanalys kan dock hjälpa dig att upptäcka överdebiteringar tidigt och ställa in automatiska aviseringar för att meddela dig om eventuella ytterligare utgifter.

Utmaningar i utgiftsanalysen

Att implementera en mjukvaruplattform för spendanalys är ett garanterat sätt att minimera inköpskostnaderna och öka vinsten, men det är inte lätt.

Datasilos

Att använda en spendanalyslösning för datavisualisering och datahantering innebär att upphandlingsexperter blir beroende av tillgängliga data.

I vissa företag lagrar affärsenheterna data i olika programvaruplattformar.

Om du inte ansluter dessa system till din applikation för inköpsanalys kan du inte skapa fullständiga rapporteringsinstrumentpaneler.

Låg analyskapacitet

Spend analytics-lösningar presenterar data, men din upphandlingsenhet behöver analysfunktioner för att driva förändring.

Lyckligtvis erbjuder många plattformar gratis webbseminarier för att du ska komma igång.

Motstånd mot förändringar

Vissa intressenter kan motsätta sig de justeringar som krävs för att optimera en spendanalyslösning.

Inköpare kan till exempel behöva ladda upp inköpsordernummer till analysplattformen, vilket komplicerar proceduren.

5 steg i utgiftsanalysen

Denna metod för utgiftsanalys i fem steg är generisk. Kom ihåg att varje företag är unikt och behöver skräddarsydda lösningar.

1. Definiera ditt mål för utgiftsanalysen

Att börja med ett mål hjälper din ekonomipersonal att analysera utgifterna på ett bra sätt. Att identifiera ett syfte vägleder upptäckten av datamönster.

Här är några mål för utgiftsanalys:

• Hitta besparingar i inköpskategorier
• Jämförelse av liknande leverantörers ROI
• Lägre leverantörsrisk
• Identifiering av komplexa utgiftsposter med hjälp av klassificeringstaxonomi
• Benchmarking för att sänka material- och leveranskostnader

2. Identifiera och centralisera datakällor

Data kan hämtas på två sätt:

1. Använda data från företagets avdelningar för att samla in utgiftsdata i realtid
2. Benchmarking med data från tredje part för att förbättra leverantörshantering och avtalskvalitet

En centraliserad plattform som lagrar, bearbetar, kategoriserar och tar fram användbara insikter från data gör det enklare att hitta och centralisera data. Med hjälp av integrationer och API:er kan inköpsteamen mata in interna data och data från tredje part för att verifiera dataanalysen.

3. Standardisera, rensa och organisera data

Att arbeta med tillförlitliga data är det första steget mot betydande insikter. Data kan behöva standardiseras, normaliseras, rensas och underhållas kontinuerligt. Större företag kan rensa data innan de samlar in och analyserar den.

Oavsett om dina resurshanteringsaktiviteter är enkla eller sofistikerade är programvara för datahantering av onboarding avgörande.

4. Analysera data med programvara

Alla dina data är tillgängliga för analys nu. Att börja med ett mål förenklar analysen.

Använd rapporteringsfunktionerna i din programvara för utgiftshantering (läs mer om dem här) för att få värdefulla insikter.

Många utgiftsanalyser är möjliga, bland annat:

Analys av svansutgifter: Anställda spenderar företagets pengar på mindre transaktioner utan att spåra dem. Dessa inköp står ibland för en större del av företagets utgifter än vad som var tänkt.

Analys av kontraktsutgifter: Detta ger dig artikelspecifika utgifter. Genom att identifiera vem som köpte artikeln och dess leverantör kan du förhandla fram bättre avtal genom att avslöja utgiftsvanor.

Analys av utgiftskategorier: Upphandlingsteamen kan se hur mycket som spenderas i vilka kategorier. En sammanfattning av budgeten kan erhållas från denna undersökning. Avdelningarnas utgiftskostnader kan hittas med hjälp av kategorianalys.

Analys av leverantörsprofil: Analys av leverantörsprofiler förbättrar alla aspekter av hanteringen av leverantörsrelationer. Upphandlingsteamen kan bedöma sin förhandlingseffektivitet, efterlevnad av avtal och policyer samt leverantörsrelationer genom att skapa och bevara viktiga leverantörsdata i sina profiler.

5. Övervaka viktiga utgiftsdata regelbundet.

Spenddata ändras ofta, så analysera dem rutinmässigt. Genom att upprepa dessa procedurer varje månad eller kvartal kan du förbättra din upphandlingsprocess och identifiera alla möjligheter till besparingar.