Ekonomi- och inköpsansvariga fruktar chocker i slutet av månaden (eller kontraktet) på företagskort och utgiftsrapporter. Inköp, även när de är nödvändiga, undviker vanligtvis efterlevnad och juridisk granskning. De hindrar också utgiftsoptimering eftersom de saknar förhandlingsstyrka. Hanterade utgifter kan öka kostnadseffektiviteten. Utgiftstrender och insikter blir mer synliga när utgifterna hanteras. Men det kräver kunskap och förberedelser från inköparens sida.
We’ll address these questions concerning a procurement plan to handle more of your procurement spend today:
- Vad är okontrollerade utgifter?
- Varför är det så viktigt att ha koll på utgifterna?
- Hur mycket kan ett företag öka sina utgifter under management?
- Hur kan tekniken hantera ökade utgifter?
Vad är okontrollerade utgifter?
Din organisations upphandlingsprocess kontrollerar inte ohanterade utgifter. Företagskort, utgiftsrapporter och obehöriga inköp kan användas. Ohanterade utgifter gör det svårt för inköpsavdelningen att spåra, rapportera eller minska onödiga utgifter.
Ibland delas ohanterade utgifter upp i adresserbara utgifter, som inköpsavdelningen kan kontrollera och förbättra. Hela din kostnad kanske inte är upphandlingshanterad, men upphandlingsavdelningen kan bättre kontrollera större delen av den.
Typer av förvaltningstillgångar
Utgifterna är varierande. Inköpsavdelningen effektiviserar kostnaderna för allt från lunchservering till nya SaaS-verktyg.
Flera typer av utgifter går okontrollerade. Att öka dessa utgifter under övervakning kommer att öka kassaflödet:
- Bakomliggande utgifter: Små utgifter som håller organisationen igång är indirekta utgifter. Varor, tjänster, resor och oförutsedda utgifter ingår i denna kategori. Dessa inköp är ofta mindre, men indirekta utgifter kan vara en stor utgiftskomponent. Mer “tail spend” under övervakning förbättrar kassaeffektiviteten.
- Maverick spend: Utgifter på ett företagskort eller en utgiftsrapport istället för genom upphandling. Dessa inköp görs ofta av anställda som tror att de sparar pengar. Många inköpare saknar avtals- eller utgiftssammanhang för att kunna fatta beslut. Ibland kan dessa inköp bryta mot ett exklusivt avtal eller ett avtal om volymköp med etablerade leverantörer.
- Statliga utgifter: Utgifter utanför inköpsverksamheten, t.ex. FOREX-betalningar som kräver valutaväxling. Stora inköp eller off-shore leverantörsutgifter görs ofta via dessa transaktioner.
Varför är det så viktigt att ha koll på utgifterna?
Vid direkt chefsgodkända spotinköp är okontrollerade utgifter inte alltid obehöriga. Men denna form av utgifter minskar i allmänhet organisationens inflytande vid prisförhandlingar och kontroll och analys av utgifterna.
Minskade kostnader
Insyn i utgifterna hjälper inköpsavdelningen att övervaka transaktioner och hantera kostnader genom volympriser, förhandlingar, exklusiva leverantörsavtal och lagerhantering. Tydlig leverantörshantering eliminerar upprepade beställningar, slöseri med pengar och allmänna kostnader som fakturahantering och personalens effektivitet.
Mer kompatibla
Med utgiftskontroller säkerställer upphandling avtalsförvaltning. Intern efterlevnad och leverantörsefterlevnad krävs för att säkerställa att organisationen uppfyller sina skyldigheter. Bättre avtalsuppfyllelse stärker leverantörsrelationerna, vilket leder till bättre avtalsvillkor, betalningsflexibilitet med mera.
Minskning av risker
Problematiska tredjepartsrisker är kostsamma. Intäkter går förlorade och kostnaderna för att begränsa riskerna ökar. Genom att kontrollera utgifterna minskar leverantörernas bristande efterlevnad och bedrägerier, vilket sänker företagets risk. Ökad synlighet gör bedrägerier oattraktiva.
Hur mycket kan ett företag öka sina utgifter under management?
Bättre budgetkontroll är svårt för organisationer med okontrollerade utgifter. Det är enklare att implementera bättre utgiftskontroll med dessa bästa metoder.
Formalisera inköp
Formella inköp förbättrar utgiftshanteringen. Det specificerar intressenternas förväntningar på utgiftskategorier och strategier för att uppfylla dem. Hjälp ekonomi, juridik och säkerhet att fastställa riktlinjer för alla typer av utgifter.
Engagera köpare
Personalen vill spendera på ett ansvarsfullt sätt. Dålig utbildning av inköpare leder ofta till okontrollerade utgifter.
När inköp och ekonomi har formaliserat upphandlingsprocessen ska du se till att personalen förstår den, har tydliga standarder för hur policyn ska följas och kan få svar på sina frågor. Det är enklare att hantera företagets utgifter med en tydlig och praktisk metod som alla inköpare förstår. Inkludera utbildning om utgifter i introduktionen för att kunna skala med företaget.
Arbetsflöden ökar synligheten.
Standardiserade arbetsflöden för mottagning och godkännande hjälper alla att starta förfrågningar. Detta ger alla viktiga avdelningar insyn och tillgång till att godkänna förfrågningar och studier. Procurement samlar in data för utgiftsanalys, övervakning av leverantörsprestanda, orderspårning och kategorihantering, och Finance godkänner alla utgifter.
Ökad strategisk sourcing
Företrädeslistor över leverantörer minimerar i hög grad inköp som inte genomförs. Det ökar också den ekonomiska effektiviteten i upphandlingen. Strategiska produkter förbättrar prissättning, leveranskedjans motståndskraft, hållbarhet, risk och affärsresultat.
Mät upphandling.
Att definiera utgiftsmål och spåra KPI:er ökar programmets framgång. Här listas inköpsteamets och organisationens främsta mål. Observera att detta kanske inte sparar pengar.
Hur kan tekniken hantera ökade utgifter?
Snabbväxande företag på flera olika platser har svårt att hantera sina inköpskostnader. Med programvara för utgiftshantering kan upphandlingsteam spåra utgifter, hantera efterlevnad och analysera utgifter för att maximera kontantanvändningen.
- En plattform för alla leverantörsköp som ger köparna oberoende samtidigt som de erbjuds rådgivning och dynamiska utgiftsbegränsningar.
- Automatisering av godkännanden för att dirigera inköpsförfrågningar till granskare och möjliggöra en snabb och korrekt inköpsprocess
- Kodning av huvudbok (GL) på radnivå för konsekvent inköpsallokering
- Eliminering av personal inom leverantörsreskontran med trevägsmatchning, fakturaavstämning och automatiserade betalningar
- Teknik för utgiftsanalys som förbättrar insynen i utgifterna och datadrivet beslutsfattande
