Introduktion:
Kollektiv upphandling, när flera organisationer beställer gemensamma varor och tjänster, växer, särskilt bland statliga organ. Att centralisera statlig upphandling ökar köpkraften och resurseffektiviteten. Samarbetsupphandling har fördelar som kostnadsreduceringar, leverantörsrelationer och tidsbesparingar, men det har också nackdelar. Organisationer måste väga fördelarna och nackdelarna med samarbetsupphandling innan de implementerar den.
Kostnadsbesparing
Samarbetsupphandling sparar pengar totalt sett, vilket är lockande.
Inom offentlig upphandling, som statliga kontrakt, hjälper detta till att sträcka varje krona.
Att köpa en produkt tillsammans med många organisationer gör det enklare att få volymrabatter och bättre priser.
Gemensamma företag hjälper företag att spara pengar på råvaror, varor och tjänster.
Begreppet är stordriftsfördelar. Varför måste varje offentlig organisation ha ett separat avtal för kopiatorer och papper om de alla behöver dem? Priset skulle bli bättre om de alla hade ett avtal.
Samla utgifter från flera organisationer och närma marknaden med den aggregerade efterfrågan för att få köpkraft och förhandlingsstyrka samt ett bättre erbjudande.
Bättre leverantörsrelationer
Ett gemensamt ansträngning låter upphandlingsagenter vara leverantörernas betrodda kunder. Således förbättras kund-leverantörsrelationer.
Kunder och att förstå deras behov är avgörande. Upphandling kräver kommunikation med leverantörer och att veta vad de kan göra för dig, så en bra relation är väsentlig.
Att nå ut till kunder för att upptäcka vad de behöver är meningslöst när tekniken utvecklas. Eftersom tekniken inte kan göra allt är direktkontakt fortfarande nödvändig. Det är därför samarbete är viktigt.
Samarbete med leverantörer, kapabilitetsuppföljning och identifiering av idéer kan hjälpa upphandlingskonsulter att bestämma vad de kan leverera.
Tillförlitlighet för leverantörer är nyckeln till samarbetsupphandling.
Leverantörskedjehantering blir enklare med bättre leverantörsrelationer. Partnerskapet gynnar både leverantörer och köpare.
Tidsbesparing
Samarbetsupphandling sparar tid och pengar. När många statliga enheter lägger bud på samma eller liknande varor, uppstår duplicering.
Företag sparar tid och pengar genom att undvika duplicering.
Större Kompetens
Samarbetsköp är utmärkt för att exponera dig för närliggande industrier. Effektivt teamwork hjälper dig att lära dig information som gynnar kunder.
Kommissionärer vinner socialt från upphandlingssamarbete. Du bör lära dig bästa praxis och rådfråga andra.
Standardisering
Samarbete kan standardisera saker. Standardisering gynnar också företag. Behovet av hela lagerhållning eller personalutbildning kan minska.
Om polisstyrkor kommer överens om att använda samma skyddsutrustning med samma specifikationer, blir anskaffning enklare. Utrustningen är kostnadseffektiv eftersom den kan användas av flera polisenheter.
Det innebär att poliser som flyttas inte behöver utbildas. Personals utbildning sparar lokala myndigheter pengar, som de kan använda på andra behov.
Det är enkelt att argumentera för hur många tror att stordriftsfördelar motiverar samarbetsköp. Standardisering kan öka den samarbetsande kroppens expertis mer än det sparar pengar.
Samarbetsupphandling har många fördelar, men inte alla organisationer bör använda den.
Stordriftsnackdelar
Även om det är bra, kan stordriftsfördelar ha en nackdel. Samarbeten kan överdriva stordriftsfördelar.
Många marknader har stordriftsnackdelar. Stordriftsfördelar är möjliga med måttliga utgiftsmängder. Du behöver inte mobilisera hela landet för att lyckas.
I verkligheten gör den offentliga sektorn minimal analys av antagandet om stordriftsfördelar som stödjer samarbete.
Negativa Marknadseffekter
Samarbetskontrakt kan skada marknaden. Samarbetskontrakt kan vara det enda sättet en leverantör kan få ett statligt kontrakt. Om de misslyckas kan de bli avstängda från offentlig service i åratal.
Om marknaden är konsoliderad kan långsiktiga kontrakt hämma innovation och göra det svårt för nya företag att komma in. Eftersom leverantörer är beroende av samarbetskontrakt, är missnöjda anbudsgivare mer benägna att ompröva sitt upphandlingsbeslut och metod.
De kommer att göra allt för att vinna dessa kontrakt eftersom att förlora är så förödande. Detta kan öka risken för korruption.
Avstånd
Samarbetsköp orsakar ett avstånd mellan upphandling och produkt- eller tjänstekunder. Upphandling är separerad från interna och externa kunder.
Ironiskt nog, även om privat sektor upphandling värderar intressenthantering allt mer, verkar den offentliga sektorn röra sig i motsatt riktning. Mer centraliserade upphandlingskolonner är längst bort från kunderna.
Kompetensförlust
Det är möjligt att samarbetsköp kommer att minska organisationens kompetens.
Det kanske inte spelar någon roll i vanliga samarbetsköpsområden, men det kan innebära att din frontlinjeorganisation inte längre har nödvändiga upphandlingskunskaper och kommer att kämpa för att anskaffa varor och tjänster på egen hand.
Samarbetsköp fungerar aldrig för allt. Den samarbetsupphandlingsstrategin bör inte hindra dessa andra köp.
Kontraktsförvaltningsproblem
Eftersom samarbetsupphandling involverar flera organisationer, växer dessa kontrakt för stora och svåra att hantera.
Flera faktorer måste övervägas. Det blir svårare att skapa och enas om specifikationer.
Ett annat problem är anbudsprocessen, som involverar dokumentstorlek, antalet middagar och utvärdering. Om det samarbetskontraktet är det enda utgiftsalternativet blir upphandling mycket mer komplicerad.
Trots sina nackdelar är samarbetsböter inte ett dåligt koncept.
Det innebär bara att du måste noggrant överväga processen och undvika att överdriva samarbetet eller centralisera dina upphandlingsinsatser, eftersom nackdelarna kan överväga belöningarna.
Från fall till fall måste bra samarbete skiljas från dåligt. Något som chefer för offentlig sektors upphandling bör inkludera i sin strategi.
Ett samarbetsupphandlingsavtal är inte ett enkelt val. Vad som fungerar för en bransch eller organisation kanske inte gör det för en annan.
Den integrerade strategin kan vara att föredra för vissa varor eller tjänster som din organisation behöver, medan den individuella strategin kan vara bättre för andra.
Innan du går vidare bör du analysera din bransch, var din organisation passar in på marknaden och hur ett samarbetsavtal kan öka din köpkraft och projektleverans.
Slutsats:
Organisationer kan använda samarbetsupphandling för att få stordriftsfördelar, förbättra leverantörsrelationer och minska kostnaderna. Stordriftsnackdelar, marknadseffekter och sofistikerad kontraktsadministration är problem. Organisationer måste individuellt utvärdera sina behov och för- och nackdelarna med samarbetsupphandling. De kan sedan bestämma när och hur de ska använda samarbetsupphandling för att förbättra sin upphandlingsstrategi och operationella effektivitet.
