Så här skapar du en plan för hantering av upphandlingar

Strategisk sourcing och styrning av upphandlingar är vanliga begrepp för att hantera moderna företags utgifter. De är mer än bara jargong, de är avgörande för funktionens resultat och bör vara en integrerad del av varje plan för inköpshantering.

How can firms guarantee their procurement procedures meet core needs before introducing these more advanced, integrated strategies?

Utveckla och implementera en grundlig plan för hantering av upphandlingar. Detta tillvägagångssätt hjälper företag att optimera upphandlingen och integrera den med företagets mål.

Den här handledningen handlar om hur man skriver en bra strategi för hantering av upphandlingar och dess roll i dagens snabba företagsklimat.

Vad du kommer att lära dig:

• Grundläggande element i planen för hantering av upphandlingar
• Gör din egen plan steg för steg
• Mallar och framgångsfaktorer för upphandling

Vad är en plan för hantering av upphandlingar?

En plan för hantering av upphandlingar effektiviserar verksamhetens inköp och organiserar upphandlingar. Den säkerställer att dessa insatser är effektiva, kostnadseffektiva och strategiska.

Metoden gör det möjligt för projektledare och upphandlingsteam att öka upphandlingsvärdet från behovsidentifiering till kontraktsskrivning.

Förståelse av förvaltningsplanen för upphandling

En strategi för hantering av upphandlingar är ett strategiskt ramverk för alla upphandlingsaktiviteter i en organisation. Den anger processer, tillstånd och roller för anskaffning av varor och tjänster.

Denna plan ändras i takt med företagets krav och affärsmiljön. En strukturerad strategi kan omfatta tidsramar, riskhanteringstekniker, kontraktstyper och taktik för leverantörshantering för att påskynda upphandlingens livscykel och leverera projekt i tid och under budget.

Det är inte förvånande att det inte är många företag som vet vad som är viktigt när det gäller inköpshantering!

Så här skapar du en plan för hantering av upphandlingar i 7 steg

Även om planerna kan variera beroende på organisationens behov finns det flera steg som är gemensamma och grundläggande för de flesta organisationers inköpsverksamhet.

1. Identifiera roller och definiera ansvarsområden

Att börja med denna fas hjälper planen att starta bra.

Projektledare, medlemmar i upphandlingsteamet och andra intressenter bör ha tydliga roller och ansvarsområden. Var tydlig med allas roller redan från början för att öka ansvarsskyldigheten och effektiviteten i upphandlingen.

2. Upprätta en tidsram

Skapa sedan ett detaljerat projektschema. Inkludera tidslinjer för upphandlingar och kontrollera att de stämmer överens med planeringsdatumen för projektet.

3. Uppskatta kostnader och fastställa budget

För att planera och hålla koll på dina pengar måste du göra korrekta budgetar och uppskattningar av dina utgifter. Genom att titta på både planer med fast pris och planer med kostnadsersättning kan du hitta den som passar dina behov bäst.

4. Genomföra riskhantering

Därefter ska du ta reda på hur du kan minska effekterna av potentiella risker i upphandlingen. Framgångsrika upphandlingar är beroende av detta, så titta på projektets omfattning för att se om det finns utrymme för att genomföra riskhanteringsstrategier.

5. Beskriva upphandlingsprocessen

Definiera upphandlingsprocessen så att allt går smidigare, från anbudsförfrågan till godkännande av kontraktet. Detta kan omfatta faktorer för att välja en leverantör och hantera pappersarbetet i samband med köpet. Procedurer bör alltid vara en del av planerna!

6. Etablera rutiner för leverantörshantering

Leverantörsrelationer hanteras genom hela kontraktet med effektiv leverantörshantering. Här fastställer du ett förfarande för att övervaka leverantörens prestanda i förhållande till kontraktsspecifikationerna och hantera kontraktstypen för att uppfylla projektmålen.

7. Gransknings- och godkännandeprocesser

Slutligen kommer robusta processer för godkännande av upphandlingar, inklusive revisioner och automatiseringsverktyg, att upprätthålla kontrollen och säkerställa efterlevnad av organisatoriska normer och externa regler.

Mall för plan för hantering av upphandlingar

Projektkrav, urvalskriterier, kontraktstyper, leveranser och frågor som rör leveranskedjan är vanliga punkter i mallen. En mall hjälper till att planera projekt och integrera upphandling med företagets rutiner och projektmål.

Trots behovet av anpassning finns det vissa grundläggande element som är gemensamma för de flesta planer för hantering av upphandlingar.

Planens vitala organ säkerställer dess funktionalitet och fullständighet:

• Projektets titel: Ett tydligt, suggestivt namn för inköpsprojektet som säger vad det handlar om.
• Projektledare: Upphandlingsprojektets samordnare och controller.
• Startdatum: När upphandlingen inleds, vilket indikerar projektets start.
• Affärsmässiga skäl: Varför upphandlingsinitiativet behövs och dess mål.
• Varu- eller tjänstebeskrivning: En uttömmande förteckning över de varor eller tjänster som ska förvärvas, vilket ger upphandlingsprocessen riktning och specificitet.
• Förfrågningsdatumet är den dag då den officiella upphandlingsprocessen inleds, när upphandlingsförfrågan görs.
• Detaljer om beställaren: Information om den person eller organisation som gör inköpsbegäran, så att de kan hållas ansvariga och spåras.
• Utfärdandedatum: Det juridiska datum då inköpsdokumentationen (t.ex. en offertförfrågan eller en inköpsorder) skickas ut.
• Leveransdatum: Det datum då varor eller tjänster ska levereras. Detta datum är mycket viktigt för planering och schemaläggning av projekt.
• Status: Det aktuella skedet i köpprocessen, som visar hur saker och ting går och gör det lättare att hålla reda på dem.
• Extra information: All extra information som kan bidra till att sätta scenen eller göra upphandlingsprocessen enklare, till exempel specifika säljbehov, saker att tänka på när man gör en upphandlingsstrategi eller sätt att hantera risker.

Om du ändrar mallen så att den passar ditt företags behov och upphandlingsprojekt kan du skapa ett levande dokument som styr upphandlingsarbetet och ser till att det ligger i linje med dina allmänna affärsmål.

3 komponenter i planen för hantering av upphandlingar

En framgångsrik plan för hantering av inköp har tre viktiga komponenter. Se till att din plan omfattar de grundläggande funktionerna i var och en av följande komponenter:

Upphandlingsstrategi

I det här avsnittet beskrivs hur man köper varor och tjänster utifrån projektets behov. Olika upphandlingskontrakt och tekniker för val av leverantör tas upp.

Upphandlingsprocess

En fullständig översikt över upphandlingsprocessen understryker behovet av ett effektivt arbetsflöde och beslutsfattande för framgångsrika inköp av produkter och tjänster.

Plan för kontroll av upphandlingar

För att begränsa upphandlingskostnaderna lägger denna komponent tonvikten på resultatmätningar, förkvalificerade leverantörer och regelbundna revisioner för att säkerställa att upphandlingshanteringen efterlevs.

Intressenter för plan för hantering av upphandlingar

Projektgruppsmedlemmar, leverantörer och affärsprocessägare måste identifieras och engageras för att säkerställa att planen blir framgångsrik. Deras strategiska engagemang säkerställer att upphandlingsplanen uppfyller alla behov och är enkel att implementera.

• Projektledare: Övervakar upphandlingsplanen för att säkerställa att den uppfyller projektets mål och tidsplaner.
• Företagsledare: Säkerställa att upphandlingsplanerna uppfyller företagets mål och rutiner.
• Kontraktsförvaltare: Säkerställer efterlevnad av lagar och avtal vid upphandling.
• Leverantörer: Arbetar direkt med organisationen för att tillgodose upphandlingsbehoven, och därför kan upphandlingen inte genomföras utan dem.

Varje intressent bidrar till att planen för hantering av upphandlingar blir grundlig, strategisk och väl genomförd.

Varför är det viktigt med en plan för hantering av upphandlingar?

Att implementera en plan för hantering av upphandlingar kan leda till kostnadsbesparingar, ökad produktivitet och bättre prestanda och efterlevnad hos leverantörerna. Den organiserar inköpen för att hjälpa företagets projekt att lyckas.

Genom att tydligt beskriva varje upphandlingssteg kan organisationer garantera att projekten löper smidigt från början till slut, vilket förbättrar kostnadsbesparingar, produktivitet och efterlevnad av regelverk.

En välstrukturerad strategi för hantering av upphandlingar vägleder teamen genom upphandlingsverksamheten och anpassar den till organisationens mål.

Fördelarna med en plan för hantering av upphandlingar

• Tydliga roller och ansvarsområden: Tydliga ansvarsförhållanden undanröjer osäkerhet om vem som ansvarar för vad, vilket förhindrar förseningar och flaskhalsar i godkännandeprocessen. Detta kortfattade budskap informerar intressenterna om deras roller och bidrag till upphandlingen.
• Analysera tidigare smärtpunkter: Genom att analysera tidigare upphandlingar kan organisationer hitta ineffektivitet och förbättra sig. Att undvika misstag genom att lära sig av tidigare misstag effektiviserar upphandlingen.
• Sätt upp tydliga tidsplaner för upphandlingar. En exakt tidsplan gör det mindre troligt att ett projekt spårar ur. Fastställda mål säkerställer att inköp görs i tid och stoppar sista minuten-rusningar som kan orsaka misstag och missade möjligheter.
• Förutse potentiella risker: Genom att identifiera faror tidigt i upphandlingsprocessen kan riskerna minskas. Den proaktiva strategin gör att företagets verksamhet fungerar smidigt och minskar störningarna i leveranskedjan.
• Bättre kommunikation och lagarbete: En plan för hantering av inköp gör det lättare för intressenter att prata med varandra och arbeta tillsammans. När anvisningar och kommunikationsregler är tydliga är alla på samma sida och kan arbeta tillsammans för att få saker gjorda.
• Konsolidera överflödiga projekt: Upphandlingslandskapet i en organisation kan ge möjligheter att konsolidera relaterade eller överlappande initiativ. Den tid och de resurser som sparas bidrar till betydande kostnadsminskningar och effektiviseringar av verksamheten.
• Se till att upphandlingsreglerna följs: Genom att föra noggranna register och hålla reda på uppgifter under upphandlingen kan man se till att regler både inom och utanför företaget följs. Efterlevnad är nödvändig för att undvika böter och civilrättsliga problem.

Utmaningar i upphandlingsplanen

Framgångsrik upphandling kräver en grundlig, framåtblickande och robust plan för hantering av upphandlingar för att uppfylla företagets krav.

Det är dock svårt att utforma och genomföra en sådan plan och den kan hindra upphandlingsprocesserna om den inte hanteras snabbt och effektivt.

Oklara roller och ansvarsområden

Bristande definition av befattningar och ansvarsområden är ett stort problem i upphandlingar. När teammedlemmarna inte känner till sina roller minskar produktiviteten och effektiviteten på grund av ineffektivitet, överlappningar och luckor i upphandlingsprocessen.

Potentiella missförstånd

Leverantörer, projektledare, ekonomiteam och andra är involverade i upphandlingar. Misstolkningar och desinformation kan orsaka problem, meningsskiljaktigheter och förseningar i upphandlingen om det inte finns en definierad kommunikationsstrategi.

Ökad risk

Fluktuationer i marknadspriser och avbrott i leveranskedjan innebär ekonomiska och operativa risker för alla upphandlingsaktiviteter. Om planen för hantering av upphandlingar inte upptäcker, bedömer och minskar dessa risker kan organisationen ställas inför oförutsedda problem som kunde ha undvikits.

Försenade tidtabeller

Tiden är viktig i upphandlingar. Förseningar i upphandlingen kan fördröja projektens tidsramar och hindra organisationen från att uppnå sina strategiska mål. Byråkratiska godkännandeprocesser, leverantörssvårigheter och intern ineffektivitet kan försvåra schemaläggningen.

Äldre infrastruktur

Många organisationer använder föråldrade upphandlingsprocesser och infrastruktur som inte klarar av att hantera moderna upphandlingsbehov. Denna gamla infrastruktur kan hindra upphandlingsprocessens integrering av modern teknik, automatisering och dataanalys, vilket minskar effektiviteten och konkurrenskraften.

Överflödiga upphandlingsprojekt

Utan en centraliserad mekanism eller övervakning kan organisationer genomföra många upphandlingsprojekt av jämförbara skäl eller behov. Redundans förbrukar resurser och orsakar osäkerhet och ineffektivitet i upphandlingen.

Manuella processer

Även om tekniken hjälper till att automatisera och effektivisera inköpsuppgifterna använder många organisationer fortfarande mänskliga metoder. Dessa metoder är tidskrävande, felbenägna och hindrar organisationen från att skala upp sina inköp.

För att komma till rätta med dessa problem måste förvaltningsplanen för upphandling ständigt förbättras med hjälp av ny teknik, tydliga kommunikationskanaler, riskhanteringstekniker och effektiva processer.

Kundresultaten talar för sig själva:

• 90% PO-backade utgifter: Kontroll och redovisning av de flesta av företagets utgifter.
• 100 % IT- och säkerhetsefterlevnad:Säkerställ 100 % IT- och säkerhetsefterlevnad i din inköpsverksamhet.
• 5x kortare cykeltid: Genom att snabba upp upphandlingscyklerna med 5x ökar effektiviteten och lyhördheten.