Inledning
Moderna företag är komplexa, och därför är avtalshantering avgörande för operativ och strategisk framgång. Organisationer hanterar hundratals kontrakt av olika omfattning, komplexitet och betydelse. Traditionella tekniker för avtalsprioritering – baserade på värde, kostnad och kategori – kan inte uppfylla dagens komplexa krav. Avtalsprioriteringen är komplex och datadriven med hjälp av RICE-ramverket, som ursprungligen skapades för produkthantering. Kontraktsansvariga kan prioritera kontrakt för att minska riskerna, optimera resurserna och förbättra företagets resultat genom att använda RICE-ramverket för att fokusera på risk, påverkan, komplexitet och engagemang.
RICE-ramverket
Produktcheferna skapade RICE-ramverket för att prioritera funktioner i produktutvecklingen. RICE betyder:
- R- Hur många individer kommer denna produkt att påverka?
- I- Impact: Hur mycket kommer den här produkten att påverka verksamheten?
- C- Förtroende: Hur säkra är vi på uppskattningarna av räckvidd och effekt?
- E- Ansträngning: Hur mycket tid och resurser kommer den här produkten att kräva?
Implementering av RICE för avtalsförvaltning
Kontraktsförvaltare kan anpassa RICE till sina behov av kontraktsprioriteringar. RICE är ett bättre paradigm för kontraktshantering som tar hänsyn till risk, påverkan, komplexitet och engagemang. Den prioriterar kontrakt genom att beakta risker, kommersiell effekt, komplexitet och motpartsengagemang.
Verkliga exempel på avtalshantering med hjälp av RICE-ramverket:
Risk
Contract risk elements must be considered in contract management. Negative contract consequences and their likelihood are assessed as contractual risk. This evaluation covers financial, legal, operational, and reputational risks. High-risk contracts may involve large financial commitments, new partners, or difficult regulatory compliance. Prioritising these contracts with tighter monitoring can reduce difficulties by improving governance and management.
Med påverkan avses de eventuella goda konsekvenser som ett kontrakt kan medföra för organisationen. Intäktsökning, strategiska samarbeten, marknadsexpansion och innovationsfrämjande är exempel på detta. Kontrakt med stor påverkan är avgörande för företagets resultat och tillväxt, och ledningen måste därför prioritera dem. Genom att förstå ett avtals inverkan kan man fördela resurserna så att avtal med högt värde får den uppmärksamhet och det stöd de behöver för att lyckas.
Komplexitet
Kontraktets komplexitet påverkas av antalet deltagare, arbetets art och karaktär, geografisk variation, ny teknik och ny lagstiftning. Konflikter är vanliga i flerpartskontrakt, och tekniska kontrakt kräver specifika leveransbeskrivningar. Geografiska skillnader försvårar avtal på grund av juridiska och kulturella skillnader. Komplexa avtal, på grund av sina sofistikerade bestämmelser och genomförandefrågor, kräver specialiserad juridisk vägledning och intensiv övervakning av efterlevnaden, enligt RICE-ramverket.
Engagemang
Slutligen utvärderas organisationens historik och koppling till avtalsparterna. Denna modifierade metod tar hänsyn till ett företags strategiska och permanenta partnerskap med tredje part. Strategiska partners eller nyckelleverantörer med en lång historia av goda relationer kan prioriteras framför yngre eller mindre beprövade kontrakt. Relationens styrka påverkar avtalsdiskussioner, genomförande och tvistlösning, vilket gör att den bör prioriteras.
Procedur för användning av RICE
Hur man använder RICE för avtalshantering:
1. Identifiera avtal: Lista alla nödvändiga avtal.
2. Tilldela poäng: Tilldela en poäng (0-10) till varje kontrakt baserat på RICE-faktorer.
- Risk: Bedöma risker relaterade till regelverk, ekonomi, verksamhet och miljö. högre risk, högre poäng.
- Påverkan: Bedöm avtalets ekonomiska och operativa fördelar. Kontrakt med stor ekonomisk vinst får höga poäng.
- Komplexitet: Ta hänsyn till antalet parter, arbetsområde, regionala variationer och utvecklingsregler när du bedömer avtalets komplexitet. Komplexa kontrakt får höga poäng.
- Engagemang: Bedöm intensiteten i motpartens förbindelser. Strategiska långsiktiga förbindelser får bra poäng.
3. Beräkna RICE-poäng:
Kontrakt med högre poäng bör prioriteras. En formel kan se ut som denna summa.
Risk, påverkan, komplexitet, engagemang = RICE
4. Prioritera kontrakt: Rangordna kontrakten efter RICE-betyg. Förhandla, analysera och förnya avtal med högre poäng först.
Fördelarna med RICE för avtalsförvaltning
RICE-ramverket för avtalshantering hjälper organisationer att fördela resurser genom att prioritera avtal med hög risk eller stor påverkan.
RICE använder datadrivet beslutsfattande för att analysera kontrakt och eliminerar fördomar och känslor i prioriteringen.
Förbättrad effektivitet: Genom att prioritera avtal med stor inverkan optimeras avtalsförvaltarnas arbetsbelastning.
Tidig uppmärksamhet på högriskkontrakt bidrar till att minska eventuella problem.
Bättre resursallokering: RICE hjälper avtalsförvaltare att prioritera avtal med högst avkastning.
Begränsningar av RICE
RICE-ramverket har, precis som alla tekniker för att öka hastigheten och skalan, sina nackdelar. Några faktorer att ta hänsyn till.
Beroende på den individuella uppfattningen kan poängsättningen vara subjektiv. Den prioriterar kontrakt metodiskt men kan inte eliminera mänskliga fördomar.
Kvalitativa variabler: RICE förbiser viktiga organisatoriska variabler som kommersiella kopplingar och långsiktiga mål. Ett strategiskt partnerskapsavtal som överensstämmer med ett företags långsiktiga mål kanske inte har en hög Impact-poäng baserat på omedelbara siffror, men är strategiskt viktigt. Dessa situationer kan kräva mänsklig bedömning.
Begränsad synlighet för beroenden: RICE-ramverket tar inte uttryckligen upp kontraktsberoenden. Ett kontrakt med låg ansträngning kan bromsa kontrakt med högre poäng om de är länkade. Denna begränsning kan lösas med hjälp av en programvara för kontraktshantering, som snabbt kan exponera anslutna kontrakt för analys.
Slutsats
RICE-ramverket gör avtalshanteringen systematisk och datadriven genom att prioritera avtalen efter risk, påverkan, komplexitet och engagemang. Med den här metoden blir kontraktshanteringen effektivare och mer anpassad till organisationens mål och strategier. Ramverket ger en solid grund för bättre beslutsfattande, även om det kan vara subjektivt när det gäller klassificering och ignorera kvalitativa variabler. Organisationer kan proaktivt hantera avtalsenliga åtaganden, minimera risker och prioritera avtal med högt värde genom att använda RICE-ramverket. Genom att implementera denna strategi kan man öka styrningen, resursfördelningen, den operativa framgången och den strategiska flexibiliteten.
