Providing value to customers is a higher priority for procurement and supply chain teams than minimising expenses in today’s business environment. The total cost of ownership (TCO) is a method that is typically utilised by organisations in order to determine the value of a product, service, or software as a service (SaaS) solution. Does the value of the solution and the SaaS provider warrant the price that is being considered? In the absence of a tool for managing relationships with suppliers, it is difficult to provide a solution to that query. For companies who are interested in enhancing their connections with their suppliers, the software known as supplier relationship management software (SRMS) is an indispensable instrument. SRM software can assist businesses in managing their vendor base, monitoring the performance of their suppliers, and locating areas in which they can make improvements.
Dessutom är programmets funktioner och möjligheter en viktig faktor att ta hänsyn till. Se till att den programvara för hantering av leverantörsrelationer (SRM) som du väljer erbjuder funktioner som kommer att vara till nytta för ditt företag, till exempel möjligheten att hantera kontrakt, övervaka leverantörernas prestanda och utvärdera de risker som leverantörerna utgör.
En av de viktigaste aspekterna när det gäller att optimera värdet av inköpsorganisationen är hanteringen av relationerna med leverantörerna. Med hjälp av programvara som hanterar relationerna med leverantörerna kan du minska den totala ägandekostnaden för SaaS (Software as a Service) i hela organisationen.
I det följande kommer vi att diskutera fördelarna med att använda programvara för att hantera leverantörsrelationer samt de egenskaper som bör beaktas när man väljer en lösning.
Anledningarna till att SRM-programvara är en vinnare i spelet
Hanteringen av relationerna med leverantörerna verkar vara mycket enklare än vad den faktiskt är.
Inom ramen för supply chain management (SRM) handlar processen om att segmentera leverantörer, utveckla strategier för varje segment, genomföra dessa planer, granska prestandan och upprepa dessa steg varje år. Allt detta görs utan användning av SRM-programvara, vilket innebär att du slösar bort alltför mycket tid på denna ålderdomliga process.
Genom att använda SRM-programvara (Enterprise Resource Planning) kan du förbättra dina leverantörsrelationer och frigöra mer tid som du kan ägna åt andra aktiviteter som ger hög avkastning på investeringen, t.ex. strategisk sourcing.
När det gäller att välja lämplig programvara för SRM finns det ett antal aspekter att ta hänsyn till. Storleken på din leverantörsbas är den första faktorn att bedöma. Det finns programvara som är bättre lämpad för större organisationer som har en bredare leverantörsbas, medan annan programvara är avsedd för mindre företag som bara har ett fåtal leverantörer. Andra programvaror är dock utformade för små företag.
Här är några av de sätt på vilka du kan förvänta dig att programvara för hantering av relationer med leverantörer kommer att förändra spelplanen i grunden.
Introduktion av leverantörer
Som en del av processen med att ta in nya leverantörer måste du samla in data och konfigurera nya leverantörer på din faktureringsplattform. De flesta företag som inte har verktyg för att hantera sina leverantörsrelationer har heltidsanställd personal som bland annat samlar in pappersarbete och etablerar kontakter med leverantörer.
Genom att använda lämpliga verktyg kan du effektivisera onboardingprocessen till en enda plattform, och det enda som krävs är ett godkännande från din organisation.
Hantering av leverantörernas prestationer
Det är omöjligt att upprätthålla en realtidsöversikt över leverantörsekosystemet om du inte har rätt verktyg. När du borde sträva efter strategiska relationer med dina leverantörer ägnar du istället din tid åt att spåra licensavtal och spekulera i om dina leverantörer uppfyller sina skyldigheter gentemot dig eller inte.
Programvara som är utformad för att hantera relationer med leverantörer hjälper till att minska denna börda genom att spåra leverantörernas prestationer på ett effektivt sätt. Att tillhandahålla de verktyg som krävs för att samla in information om leverantörer och utvärdera leverantörernas scorecards är en viktig del av en effektiv lösning.
Du kommer att kunna hitta svar på följande frågor om kvalitetsstyrning med hjälp av ett SRM-system:
- Är slutanvändarna nöjda med mjukvaran som en serviceprodukt?
- Vilka förväntningar har företaget på den nivå av kundservice, teknisk support och säkerhet som leverantören tillhandahåller?
- Är leverantören nöjd med det företag som de arbetar med?
- Vilken av de många affärsenheterna eller leverantörssegmenten identifierar sig leverantören med?
- Använder sig företaget av SaaS-erbjudandet (Software as a Service) på ett sätt som maximerar dess fördelar?
- Finns det några möjligheter att förbättra det sätt på vilket ni arbetar med er leverantörsstrategi?
- I vilken utsträckning finns det möjligheter att minska kostnaderna?
- Vidtar du försiktighetsåtgärder mot alla väsentliga risker som dina leverantörer utgör?
Kontroll av utgifter
Det finns många exempel på att utgiftshantering är en modul eller komponent i programvara som används för hantering av leverantörsrelationer. Rätt verktyg för att övervaka och reglera utgifterna är avgörande för att nå framgång på både kort och lång sikt.
Det finns företag där oseriösa utgifter står för åttio procent av alla fakturor som presenteras. Spend management ger ledare den övervakning de behöver för att kontrollera oseriösa utgifter och för att fatta beslut som är både välgrundade och strategiska när det gäller att förse programvarubasen med nödvändig information.
Minska avfallet så mycket som möjligt.
Begreppet “shelfware” avser programvara som tjänst (SaaS) som en organisation köper men inte använder. Genom att tillhandahålla realtidsmedvetenhet om klagomål från användare och leverantörer bidrar programvara för leverantörshantering till att minska avfall och lager av hyllvaror. Denna metod för leverantörshantering ger upphov till varningssignaler, vilket kan leda till att en ansökan läggs på is innan den behandlas.
Samarbeten med leverantörer
Det finns inget sådant som en “set it and forget it”-relation med leverantörer. Med andra ord bör du inte göra dina leverantörer tillgängliga för användning utan bara ta kontakt med dem när det är nödvändigt.
Det är lätt att förbise vikten av att upprätthålla kontakten med sina leverantörer när man redan har fullt upp med att hantera sin leverantörsbas. Om du å andra sidan inte lyckas skapa närmare band med dina leverantörer kan det få långsiktiga konsekvenser för ditt företag.
Grunden för att förbättra relationerna med leverantörerna kan läggas med hjälp av programvara som förbättrar hanteringen av leverantörsrelationer. Dina leverantörer bör vara strategiska partners och det är ganska troligt att de är angelägna om att uppfylla funktionen som strategisk partner. Genom att använda det här programmet får du hjälp med att föra register över interaktionerna med dina leverantörer och detaljerna i dina licensavtal. Med hjälp av dessa organisatoriska verktyg kommer du att kunna bli en kraftfull kund och strategisk partner till dina viktigaste leverantörer.
När mindre tid går åt till manuella arbetsuppgifter frigörs mer tid för strategiska kontakter med leverantörerna, vilket i slutändan leder till långsiktiga partnerskap som ökar företagets värde.
Vad ska man tänka på när man väljer en lösning för hantering av leverantörsrelationer?
När du köper SRM-programvara bör du ta hänsyn till dessa viktiga aspekter:
- Registreringsprocess för potentiella leverantörer
- Effektiv onboarding av leverantörer med hjälp av ett bibliotek med leverantörsdata
- Strategisk segmentering av leveranskedjan
- Självbetjäningspanel för leverantörer
- Utgiftsförvaltning och samordning av avtal
- Automatiserade arbetsflöden
- Användarvänlig och intuitiv instrumentpanel
- Feedback från användare i realtid
- Konfigurerbara e-post- och textmeddelanden
- Omfattande utvärderingar av leverantörernas prestationer
- Kompatibilitet med ERP och andra upphandlingsapplikationer
- Minskning av leverantörsrisker, inklusive skydd mot dataintrång
- Uppföljning och rapportering av mätvärden och nyckeltal (KPI:er)
Du bör inte bara fråga potentiella leverantörer om de kan göra dessa saker när du utvärderar potentiella SRM-lösningar. Som ett alternativ bör du presentera din kravlista för dem och fråga om det unika sätt på vilket deras lösning innehåller funktionaliteten i fråga.
När du har begränsat urvalet av potentiella leverantörer bör du begära att de demonstrerar sina lösningar med hjälp av verkliga scenarier som är relevanta för ditt inköpsteam.
Programvara för att hantera relationer med leverantörer och de risker som är förknippade med detta
När det gäller programvara för hantering av leverantörsrelationer (SRM) finns det några faror som företag måste vara medvetna om för att kunna upprätthålla efterlevnaden av regler.
Om programvaran inte är korrekt installerad kan det för det första leda till kommunikationsfel mellan organisationen och dess leverantörer. Leverantörens förmåga att leverera på överenskomna datum och kvantiteter kan påverkas till följd av detta, vilket i sin tur kan orsaka förseningar och avbrott i organisationens verksamhet.
För det andra, om SRM-mjukvaran är för komplex eller svår att använda kan medarbetarna ha svårt att utnyttja funktionerna fullt ut. Detta kan leda till att felaktiga uppgifter lagras i systemet, vilket gör det svårt för chefer och inköpsteam att fatta välgrundade beslut om sina leverantörsrelationer.
Den sista punkten är att om SRM-programvaran inte hålls uppdaterad med de senaste förändringarna i prissättning och leverantörsavtal kan det leda till felaktig fakturering och inkonsekvenser i prissättningen. Det är möjligt att detta i slutändan kan kosta företaget pengar och även skada relationen till leverantörerna.
Det är viktigt att företag som överväger att implementera SRM-programvara tar hänsyn till dessa risker och ser till att de väljer en lösning som inte bara är effektiv utan också enkel att installera och underhålla.
Är det värt att investera i programvara för hantering av leverantörsrelationer?
Om ditt företag vill automatisera och effektivisera hanteringen av leverantörsrelationer är det ett klokt beslut att investera i en programvara för leverantörshantering. Att automatisera manuella inköpsuppgifter kan spara tid och energi, så att du kan fokusera på viktigare och mer lönsamma aktiviteter. Programvaran ger värdefulla insikter om dina leverantörer och hjälper dig att bygga starkare, ömsesidigt fördelaktiga partnerskap.
Huvudsyftet med att använda programvara för supply chain management är att förbättra kommunikationen och samarbetet med dina leverantörer. SRM-programvara förenklar processer, minskar kostnader och stärker leverantörsrelationer, vilket gör din verksamhet mer effektiv och ändamålsenlig.
