Skriva en bemyndigande och skyddande upphandlingspolicy

Inledning

Att skapa en bemyndigande och skyddande upphandlingsstrategi är svårt men nödvändigt för varje organisation. En bra upphandlingspolicy standardiserar, effektiviserar och säkrar inköp och skyddar organisationen från onödiga risker och kostnader. Efter att ha skapat upphandlingsregler för RFPIO och RFP360 förstår jag komplexiteten och behovet av en tydlig och effektiv policy. Den här bloggen förklarar upphandlingspolicyer, varför de behövs och vad de bör innehålla. Med en mall och ett exempel guidar vi dig genom att upprätta eller ändra din första upphandlingspolicy.

• Grundläggande upphandlingspolicy
• Skriva en upphandlingspolicy
• Snabba framgångstips
• Mall och exempel på upphandlingspolicy

Grunderna i upphandlingspolicy

Upphandlingspolicy

En upphandlingspolicy fastställer och standardiserar en organisations inköpsprocess. En inköpspolicy ger personalen exakta instruktioner för att hantera frekventa upphandlingssituationer.

Varför skapar företag upphandlingspolicyer?

Eftersom de har få anställda och sällan förvärvar dyra varor eller tjänster har små företag sällan en upphandlingspolicy. Detta gäller särskilt för tjänstebaserade företag. Dessa organisationer har enkel budget- och utgiftsspårning. Därför behövs ingen formell upphandlingsstrategi eftersom de få personer med köpkraft också ser företagets behov. Berättelsen utvecklas ofta när företaget expanderar.

Organisationer måste investera mer när de utvecklas. Säljavdelningen behöver programvara. Produktutvecklingskonsulter rekryteras. Detta marknadsföringsteam vill köpa reklam. Plötsligt har du pengar som strömmar ut från varje avdelning utan en aning om varför. Detta gör det utmanande att fastställa slutresultatet. Detta är typiskt för snabbväxande företag.

Lyckligtvis återställer en upphandlingspolicy ordningen. En officiell policy syftar till att främja utgiftssynlighet, enhetlighet, begränsa oseriösa utgifter och minska risken.

Vad bör en upphandlingspolicy omfatta?

Varje företag har olika krav. Således är ingen PP universell. Exempel på upphandlingsregler avslöjar liknande teman. De flesta upphandlingsplaner har några få element, men varje policy bör skräddarsys för organisationen.

Policyavsnitt om upphandling

Mål med policy

Förklara varför din upphandlingspolicy skapades. Vilka är policyobjektiven? Vår policy börjar med detta korta uttalande:

Mål: Centralisera affärs- eller avdelningsköp av varor eller tjänster. Gör den konventionella RFX-processen mer effektiv och anpassad till affärsmålen samtidigt som du fortfarande gör leverantörs due diligence.

Processöversikt

Beskriv kortfattat upphandlingsförfarandet. Förklara förfarandet i korthet. Om möjligt, inkludera ett arbetsflödesdiagram för att visa förfarandet.

1. Skicka in en upphandlingsförfrågningsblankett med allmän behovsinformation.
2. Upphandlingen undersöker begäran om detaljer.
3. Begäran kan behöva en RFX beroende på dess inverkan.
4. Leverantören väljs och verkställande tillstånd erhålls.
5. Avtalsförhandling och verkställighet

Inköpströsklar

Ställ in utgiftströsklar för upphandlingsövervakning. Att godkänna varje häftklammerköp slösar bort upphandlingens tid. Större förvärv kräver dock affärsriskminskning.

Beskriv några frekventa situationer: När och hur måste ett köp godkännas? RFX:er behövs vid vilka utgifter eller påverkan? Organisationer hanterar dessa frågor olika.

RFX-förfarande

Det här avsnittet beskriver ditt RFX-förfarande för kvalificerade köp. Begäran om information, förslag och offerter följer samma processer.

Är du osäker på vilken RFX du ska använda? Se denna infografik, RFX-valguide: RFI kontra RFP kontra RFQ.

1. Sammanställ RFX-behov
2. Fastställ bedömningskriterier och omfattning
3. Gör RFX-frågor
4. Välj leverantörer och begär
5. RFX-granskning, poängsättning och val av vinnare

Om du hanterar din RFP-process med Word och Excel måste du övervaka varje dokument oberoende av varandra. När du använder RFP-hanteringsprogramvara centraliseras hela RFX-arbetsflödet.

Mångfalds- och hållbarhetsdeklaration

Organisationer med hållbarhets- och mångfaldsmål beskriver vanligtvis sina aktiviteter i sin upphandlingspolicy. Vanligtvis är denna del en påminnelse. Länka till hållbar inköp och leverantörsmångfaldspolicyer istället för detaljer.

Etik, anti-mutor

Uttalanden om etik och anti-mutor leder ibland till mer omfattande policyer, som hållbarhets- och mångfaldsuttalanden. Det påminner oss dock om bästa praxis för inköp och avtal. Detta område är vanligt i stora, reglerade eller ideella organisationer som gör enorma inköp.

Andra avsnitt i upphandlingspolicyn

Du kan dessutom inkludera följande delar av upphandlingspolicyn, baserat på dina affärsbehov:

1. Policy för val av leverantör
2. Entreprenörskriterier och granskning
3. Guide till signaturbehörighet
4. Viktiga upphandlingstermer
5. Vanliga frågor och svar

Skriva en upphandlingspolicy

1. Sätt mål och behov

Innan du fastställer din upphandlingspolicy, överväg dess mål.

Skalningsföretag kräver en inköpspolicy som låter dem hänga med samtidigt som de skyddar verksamheten. Oseriösa utgifter kan dock utmana etablerade företag. Deras upphandlingspolicy måste vara tydlig och enkel för att främja efterlevnad.

Dina mål och behov?

• Förbättra insynen i utgifterna
• Ge riktlinjer för mindre köp med låg påverkan
• Förbättra processens tillförlitlighet
• Kontrollera oregelbundna utgifter
• Snabba upp upphandlingen
• Minska tredjepartsrisken
• Samla in upphandlingsanalysdata.

Kom ihåg detta när du skriver policyn. Vilket mål är viktigast? Hjälper varje upphandlingssteg dig att nå dessa mål?

2. Studera och skriv

Den första sidan i en upphandlingspolicy bör inte vara tom, även om det hjälper. Gör lite research, granska några exempel och titta på en mall (se nedan).

Skriv sedan del för del. Kom ihåg att vara kortfattad och okomplicerad. Använd avsnittsrubriker, punktlistor, korta ord och lite jargong.

Överväganden för att skriva en upphandlingspolicy

• Hjälper denna policy oss att granska utgifter?
• Lätt att förstå och navigera?
• Maximerar den upphandlingens inköpsvärde?
• Gynnar den användare och upphandling?
• Skalar den bra för tillväxt?
• Skyddar den vårt företag?
• Kan vi enkelt samla in leverantörs- och avtalsdata?

3. Godkännande av intressenter

Be viktiga intressenter om kommentarer efter ditt första utkast. Engagera parterna en och en. Vanligtvis börjar du med din chef eller närmaste chef. Fortsätt till verksamhet, juridik, ekonomi, IT eller andra inköpsrelaterade avdelningar som kan ge användbar information.

Att skriva och redigera av en kommitté är riskabelt, så informera och involvera intressenter. Ändringar bör övervägas noggrant, men förslag uppskattas. Kom framför allt ihåg dina mål. Har idén lagt till tid men lite värde? Tänk alltid på slutanvändarens effekt mot fördel.

När du är klar, skicka in ditt slutdokument för verkställande godkännande. Du kan sluta med en upphandlingsstrategi som ger användarna befogenheter och skyddar din organisation.

Snabba framgångstips

Gör den skalbar.

Att skriva en upphandlingsprocedur och policy är tidskrävande. Så skriv den för att hålla. Hur skulle policyn klara sig om ditt företag ökar nästa år? Kan du hantera dubbelt så många förfrågningar med den nuvarande policyn? Upphandlingsregler behöver enhetlighet och efterlevnad.

Skapa dina egna regler

Låt inte andra företag begränsa dig. Ändra en låg utgiftströskel innan du kräver en RFP om det belastar upphandlingen och inte ger några besparingar. Smärtsamma upphandlingssvårigheter härrör från flera vanliga aktiviteter. Långsiktigt är det dåligt att skapa en policy utan att fundera på hur den kommer att fungera i din organisation. Använd detta tillfälle för att tänka annorlunda.

Modularisera den

Upphandlingsinitiativ varierar, så din policy bör återspegla det. Att modularisera din strategi innebär att använda rätt element för rätt projekt. Flexibilitet ökar effektiviteten.

Interna godkännanden, kravupptäckt, en RFI, leverantörsval, en komplett RFP, en leverantörsriskbedömning, en utvärdering, förhandlingar och slutliga kontrakt krävs för vissa projekt. En 10-frågers RFP lite och riskbedömning kan räcka för en annan affär med lågt värde. Inköpsprocessen bör inte kompliceras av dina policyer.

Använd ett intagsformulär

Att skapa ett enkelt intagsformulär förenklar upphandlingen för intressenter. Det förenklar också att fastställa upphandlingsdeltagande. Några grundläggande fält:

• Namn på beställare
• Begäran om vara/tjänst
• Inköpsbeskrivning
• Budget eller beräknade utgifter
• Avdelningsägaren

Att planera för allt är omöjligt, så gör det inte.

Undvik att utarbeta policyer och scenarier för varje potentiell händelse. Att göra det kommer att resultera i 25 sidor av oläslig, förvirrande byråkrati. Av min erfarenhet kommer ditt team alltid att kasta dig en vild kurvboll. Förklara istället policymål och avsikter. Således vet intressenter när upphandlingssamordning behövs.

Få input och optimera

Efterlevnad kräver konsekvens, men håll dig inte till ett dåligt förfarande för att du alltid har gjort det. När förfrågningar och initiativ är slutförda, be intressenter om ärlig feedback. Granska kommentarer en gång om året för att avgöra vad som fungerar och vad som inte gör det. Överväg om nya upphandlingstrender skulle gynna ditt företag. Förbättring är alltid möjlig.

Slutsats

Att skapa en grundlig upphandlingspolicy hjälper ditt företag att effektivisera och skydda sina inköpsprocedurer. Att sätta tydliga mål, utföra omfattande forskning och införliva viktiga intressenter hjälper dig att utforma en policy som uppfyller dina nuvarande behov och är skalbar för expansion. En stark upphandlingspolicy ger användarna befogenheter, främjar konsekvens och skyddar organisationen från faror. Reglerna och idéerna i den här bloggen hjälper dig att skapa en upphandlingspolicy som stöder ditt företags inköp.