Processen för upphandling till betalning (P2P): En omfattande översikt

Procure-to-pay (P2P) är en organisations inköpsprocess från början till slut. När någon på företaget behöver varor eller tjänster inleds P2P-processen och avslutas med fakturabetalning. Enkelt, eller hur?

Det är mer komplicerat än att dra ett kreditkort.

Requisition, approval, PO generation, collection and confirmation of products or services, invoice matching, and payment processing are all essential steps in a mature procurement process.

P2P integrerar dessa verksamheter för att optimera inköpscykeln, minska antalet fel och öka effektiviteten så att medarbetarna kan prestera bättre, snabbare och smartare.

I det här inlägget förklaras Procure-to-Pay, varför det är viktigt för företag, vilka problem som finns och hur man kan utnyttja avancerade inköpslösningar som Zip för att snabba upp verksamheten och växa snabbare.

Det kommer du att göra: efter att ha läst den här artikeln.

• Lär dig mer om Procure-to-Pay (P2P) och dess faser.
• Varför P2P är viktigt för ditt företag
• Lär dig hur du mäter P2P-processens effektivitet och vilka KPI:er du ska använda.
• Identifiera P2P:s vanliga svårigheter och lösningar.
• Ta reda på hur automatiseringsprogram kan förbättra din P2P-verksamhet och vilka funktioner du ska leta efter.
• Upptäck bästa praxis för P2P och hur du använder den.
• Upptäck framtiden för P2P och hur du förbereder dig.

Vilka är stegen från upphandling till betalning?

‍P2P-processen underlättar effektivt förvärv av varor och tjänster genom sammankopplade processer. Låt mig förklara varje steg i köpprocessen.

Obligatorisk identifiering

Enkelt – du behöver något, så köp det!

Procure-to-Pay börjar med att identifiera ett behov. Någon – en anställd, avdelningschef eller upphandlingsexpert – beslutar att ett projekt, en kampanj, ett kontrakt eller något annat initiativ behöver produkter eller tjänster. Starta P2P-cykeln!

Att göra en förfrågan

En formell inköpsbegäran, eller rekvisition, startar cykeln. Förfrågan innehåller vanligtvis artikelns namn, kvantitet, pris, leverantör och önskat leveransdatum. En inköpsspecifik miljö för rekvisitioner kan hantera det första intaget, men unga organisationer gör det ibland manuellt.

Godkännande av rekvisition

Efter inlämning går rekvisitionen igenom en godkännandesekvens som avgör vem som måste godkänna inköpet.

Arbetsledare eller chefer kan ta hänsyn till pengar, brådska och företagets inköpspolicy när de utvärderar begäran. Denna process kan vara snabb i automatiserade system men långsam i manuella eller halvautomatiserade system.

Inköpsorder

Inköpsorder genereras efter godkännande av rekvisition. Detta officiella dokument auktoriserar leverantörens beställning. Beställningen innehåller samma information som rekvisitionen plus inköpsvillkor.

En PO binder juridiskt säljaren och köparen till dess bestämmelser.

Mottagande av varor eller tjänster

Säljaren måste tillhandahålla produkterna eller tjänsterna med kvitto efter att ha mottagit beställningen. Varorna kontrolleras för kvalitet, kvantitet och PO-överensstämmelse vid ankomst. Oenigheter måste lösas innan du fortsätter.

Mottagning av fakturor

Leverantören fakturerar köparen (du!). Fakturan kan komma via post, e-post, portal, EDI eller XML. Fakturan validerar PO-nummer, fakturanummer, fakturadatum, leverantör, artikel, slutligt inköpspris och betalningsvillkor.

Godkännande av fakturan (“trevägsmatch”)

En matchnings- och godkännandeprocess validerar att fakturan stämmer överens med beställningen och GRN eller SES.

“Trevägsmatchningen” innebär att fakta från inköpsordern, leveranskvittot och leverantörsfakturan matchas. Om alla tre dokumenten anländer

Matchningen kan göras manuellt eller automatiskt, beroende på precision och automatisering. Beroende på förfarande kan samma eller olika godkännare godkänna rekvisitionen.

Betalning till leverantörer

Leverantören betalas av leverantörsreskontran efter en trepartsmatchning. Betalning via elektronisk överföring, kredit eller check följer villkoren i beställningen och fakturan.

Inspelning och analys

Den sista fasen är att samla in och analysera alla P2P-transaktioner och dokument för att få insikter och förbättringar.

Genom att förstå P2P-cykelns sekventiella steg kan du öka inköpseffektiviteten och minska materialfriktionen i hela organisationen.

Betydelsen av “Procure-to-pay

‍Kom ihåg att denna P2P-metod är strategisk och kan påverka företagets resultat.

En processorienterad P2P-strategi har två huvudsakliga fördelar:

Ökad förståelse för upphandlingsprocessen

Med ett grundligt perspektiv på dina utgifter kan du hitta möjligheter till besparingar, optimering och innovation. Övervaka och benchmarka leverantörer, avtal och efterlevnad.

Upprätthålla efterlevnad och utgiftskontroll

Standardiserad och automatiserad P2P minskar fel, bedrägerier och faror. Eftersom all data samlas in och är redo för strategiska åtgärder kan du genomdriva dina policyer och regler.

Hur utvärderar man P2P-processens effektivitet?

‍Om du inte mäter resultat och optimerar för P2P-framgångar, varför bry sig?

Du måste använda de mest relevanta och tillförlitliga KPI:erna för att analysera och förbättra din P2P-verksamhet. Prestanda för P2P-arbetsflöden mäts vanligtvis med hjälp av dessa mätvärden:

1. Genomsnittlig hantering av inköpsorder

Detta är den genomsnittliga tiden för att behandla en beställning från rekvisition till utfärdande. Snabbhet och smidighet i din P2P-process mäts. Mindre tid är bra!

2. Tid för fakturahantering

Spåra hur lång tid det tar att behandla en faktura från “mottagen faktura” till “leverantörsbetalning”. Det utvärderar P2P-precision och automatisering. Låg handläggningstid gynnar alla.

3. Kontrollerade utgifter

SUM är den procentandel av utgifterna som hanteras av inköp. Det utvärderar P2P-synlighet och kontroll. Öka den procentsatsen.

4. Konverterat sparande

Du sparade pengar genom att förhandla fram bättre leverantörspriser, villkor och rabatter. Värdet och effekten av din P2P-process mäts. Ju fler besparingar, desto bättre.

5. Andel misslyckade leverantörer

Din leverantörsfelprocent är den procentandel av beställningarna som kommer in med fel, skadade varor eller sena leveranser. Om denna procentandel inte är mycket låg är din P2P eller leveranskedja bristfällig.

Vilka är P2P-utmaningarna?

P2P har sina hinder i dagens snabba och ständigt föränderliga företagsklimat. Här är några vanliga P2P-problem:

Silos av data och verktyg

Många företag använder kalkylblad, e-post, pappersformulär och äldre programvara för P2P. Manuella processer skapar isolerade och inkonsekventa data, vilket minskar synligheten, samarbetet och effektiviteten.

Efterlevnad av policyer och regelverk

Förändrade interna och externa normer och regler påverkar växande organisationers P2P-processer. Dessa ständigt föränderliga regler är svåra och dyra att följa.

Onboarding och hantering av leverantörer

En effektiv introduktion och hantering av leverantörer behövs när företagen interagerar med allt fler olika leverantörer.

Utan en AI-driven lösning för leverantörshantering kan onboarding och hantering av leverantörer vara tidskrävande och komplicerat.

Spåra och analysera utgifter

Vissa organisationer som precis har startat sin P2P-process kan inte samla in, sammanställa eller analysera utgiftsdata. Detta hindrar insikter, möjligheter och beslutsfattande.

Hur P2P-automatisering kan hjälpa till:

Standardisering av arbetsflöden

Du kan standardisera P2P-förfaranden som godkännanderegler, routningslogik och felhantering. Detta ökar effektiviteten, efterlevnaden och enhetligheten.

Förbättrad insyn i och analys av arbetsflödet

Automationsprogram hjälper dig att centralisera dina P2P-godkännanden, inklusive rekvisitioner, beställningar, fakturor, betalningar och leverantörsinformation.

Minska cykeltiderna, dirigera förfrågningar till rätt underteam och välj ut godkännare dynamiskt med hjälp av köer och användarhierarkier – dina arbetsflöden kan bli så automatiserade som du vill.

Hantera dokument

Med processautomatisering kommer data och dokument att flöda smidigt genom P2P-cykelns olika steg. Detta minskar risken för att pappersarbete saknas, vilket gör upphandlingarna effektivare och snabbare.

Förbättrad onboarding av leverantörer

En enda automatiserad arbetsmiljö kommer att centralisera leverantörsdata, inklusive dokumentation, utvärderingar, riskpoäng, betalningar och kostnader.

Data och dokument finns tillgängliga med automatiserad uppgiftsplanering i ett centraliserat system, så att alla håller sig på rätt spår.

Integrationer

Slutligen kan automatisering kombinera din P2P-process med ERP-, CRM- och redovisningsapplikationer. Koppla snabbt ihop din IT-stack och låt intressenterna bedöma förfrågningar och använda sina valda verktyg.

Bästa praxis för inköp-till-betalning

När du har förstått Procure to Pay-cykeln och fördelarna med automatisering ska du genomföra den på ett effektivt sätt. Bästa praxis för att optimera ditt P2P-arbetsflöde finns nedan.

Tydligt definierade upphandlingsförfaranden

Ditt team kan misstolka regler och skyldigheter om det inte finns tydliga och definierade upphandlingspolicyer och -rutiner som styr P2P-processen.

Kommunicera och utbilda intressenterna om dessa regler och förfaranden och se till att de följer eventuella problem som kan hindra processen.

Hantera upphandlingar centralt

Att centralisera upphandlingsförfaranden och data på en enda plattform för att underlätta P2P är optimalt. Effektivitet, lagarbete och synlighet är stora fördelar.

Efter att ha infört en enda sanningskälla i sin upphandlingsprocess såg HR-programvaruleverantören Lattice betydande förbättringar i arbetsflödet.

Ange tydliga betalningsvillkor och förhandla om förmånliga villkor.

Fastställ tydliga betalningsvillkor med dina leverantörer och förhandla om förmånliga betalningsvillkor där sådana finns.

Förhandla om tidiga betalningsreduktioner, förlängda betalningsperioder och flexibla betalningsalternativ för att optimera kassaflödet, rörelsekapitalet och leverantörsrelationerna.

Hålla reda på och analysera upphandlingsdata

Slutligen måste du spåra och analysera upphandlingsdata under hela P2P-processen – annars är det ju ingen idé att bry sig.

Nu kan du förutse och lösa utmaningar i samband med upphandlingar.