I takt med att upphandlingsfunktionen utvecklas dyker nya fraser och begrepp upp i medvetandet hos människor som vill förbättra sina team och anpassa sig till affärsmålen. Aktuella teman är bland annat “Intake” och “Procurement Orchestration”. Att känna till skillnaden mellan dessa begrepp är avgörande för att kunna dra nytta av deras strategiska fördelar – och helst båda – eftersom de ofta blandas ihop.
Båda modellerna har separata men relaterade mål för ekosystemet för upphandling. De kan omfatta upphandlingseffektivitet, riskminskning, användarupplevelse och strategisk affärsanpassning. Hjälp oss att skilja dessa två idéer åt.
Hur definieras intag?
Centraliserad mottagning av inköpsförfrågningar och dynamisk routing samlar in och organiserar all information som upphandlingsenheten behöver för att genomföra ett förfarande.
It is a’single front door’ to all procurement activities, including sourcing, contracts, vendor onboarding, and buy requests. Intake quickly takes requesters through the right phases, enabling engagement with all procurement stakeholders.
Genom att tillhandahålla en användarvänlig och effektiv intagningsportal blir processen mer lockande och allmänt accepterad av medarbetarna, och den säkerställer automatiskt efterlevnad av omfattande upphandlingslagar.
Intake effektiviserar godkännandeprocessen och upphandlingsförfarandet genom att automatisera och rikta förfrågningar till IT, juridik, sekretess och andra intressenter.
Orchestrering av upphandlingar
Procurement Orchestration är dock hela upphandlingsstrategin som går utöver att ta emot förfrågningar.
Genom att samordna alla upphandlingsrelaterade aktiviteter från Intake-to-Pay säkerställs transparens och samordning. Procurement Orchestration ger upphandlingscheferna full insyn i och kontroll över processen, även när intressenterna delar på arbetsuppgifterna.
Procurement Orchestration förbättrar effektiviteten och positionerar inköp som en nyckelspelare i strategiska affärsmål genom att underlätta samarbete och integration av olika processer i hela organisationen och använda AI för processvägledning och förbättringar.
Intag | Orchestrering av upphandlingar | |
Definiera | Den inledande fasen för behandling av inköpsbegäran En komplett upphandlingsplan från intag till betalning. | Ökad effektivitet, synlighet, kontroll och anpassning av livscykeln för upphandling. |
Fokus | Att göra det enklare att begära upphandling | Ökad effektivitet, synlighet, kontroll och anpassning av livscykeln för upphandling. |
Funktion för tangent | FunktionUpprättar en “enda dörr” för upphandlingsförfrågningar, säkerställer efterlevnad och routing | Hanterar alla upphandlingsinsatser för att säkerställa integration av intressenter och verktyg. |
Strategisk betydelse | Hanterar förfrågningar på ett effektivt och enkelt sätt. | Främjar effektivitet och ständiga förbättringar genom att göra upphandling till en strategisk partner. |
Strategisk fördel: orkestrering av upphandlingar
Upphandlingsteamen har traditionellt bromsats av manuella, mödosamma uppgifter under hela cykeln.
Från den första förfrågan till val av leverantör, inköpsorder och fakturahantering är dessa förfaranden repetitiva, administrativa och sällan strategiska.
Detta hindrar effektiviteten och inköpsavdelningens förmåga att uppnå organisationens mål.
Genom att integrera självbetjäningstjänsten Intake i ett större nätverk för inköpsstyrning går inköpsverksamheten från att vara snabb till att bli klokare, mer strategisk och mer anpassad till företagets slutresultat.
Genom att automatisera “sysslorna” kan teamen fokusera på viktiga insatser som sparar pengar, skapar innovation och ökar konkurrenskraften.
Procurement Orchestration garanterar att denna strategiska aktivitet är en del av en företagsövergripande inköpsstrategi som påskyndar resultaten och förstärker effekterna:
- Automatisering förbättrar produktiviteten genom att minska cykeltiderna, vilket gör det möjligt för inköpsteamen att reagera snabbare och anpassa sig till organisationens krav.
- Prioritering av strategiska aktiviteter: Upphandlingsexperter kan fokusera på uppgifter med hög ROI, till exempel strategisk upphandling av kontrakt på flera miljoner dollar som gör skillnad utan administrativt krångel.
- Förbättrat engagemang från intressenter: Med Intake kan medarbetarna enkelt göra upphandlingsförfrågningar och följa dem i realtid. Detta förbättrar användarupplevelsen och skapar en organiserad miljö som präglas av samarbete där upphandling är en viktig partner för att uppnå företagets mål.
- Beslutsfattande med hjälp av data: Plattformar med AI-driven analys ger inköpsansvariga omedelbar insikt i utgiftstrender, leverantörsprestanda och flaskhalsar i processen.
Blickar framåt mot upphandling
Upphandlingsfunktionen förändras i den framtida eran och marknadskategorin anpassas.
AI-drivna insikter och processautomatisering ger oöverträffade möjligheter att öka effektiviteten, efterlevnaden och den strategiska påverkan på hela företaget. Med dessa verktyg kan inköpsteamen fokusera på värdefulla strategiska initiativ som ger dem en plats vid förhandlingsbordet.
Inköpsavdelningen kan optimera varje dollar och minut som spenderas från Intake till Pay genom att förstå hur Intake Management och Procurement Orchestration varierar och strategiskt anpassas till varandra.
Upphandlingschefer bör därför implementera dessa tekniker och söka efter ny teknik och nya metoder för att öka upphandlingens strategiska värde.
De kommer att optimera sina upphandlingsförfaranden och bättre förstå upphandling som en drivkraft för företagsvärde och strategisk tillväxt.