Optimering av Tail Spend Management

Tail Spend är alla okontrollerade transaktioner med hög volym och lågt värde i en organisation. Tail Cost Management hanterar aggressivt okontrollerade utgifter genom att kombinera 80% av leverantörerna som står för 20% av inköpskostnaderna, vilket förbättrar den operativa marginalen och det finansiella resultatet.

När råvarupriserna fluktuerar och riskerna på leverantörsmarknaden är betydande måste inköpsteamen göra ansvarsfulla inköp. Utgifter för att följa efter är vanliga, men optimeras sällan.

Alla företag, stora som små, har problem med s.k. tail expenditure. Svansutgifter kan vara oskyldiga i blygsamma mängder, men att hantera dem kan ge dig en konkurrensfördel.

När ekonomin är låg och kostnadsbesparingar är ett mål, erbjuder indirekta utgiftssektorer som svansutgifter de största besparingsmöjligheterna. Ineffektiv resursanvändning och utgifter med lågt värde måste identifieras av inköpsavdelningarna.

Vad är det för fel med tail spend? Varför måste organisationer veta hur mycket pengar det handlar om? Enkelt uttryckt är kontroll av tail expenditure avgörande för kostnadshantering och besparingar. Ingen kan kontrollera det som de inte kan se.

Låt oss förklara vad tail expenditure är och hur du kan använda det i ditt företag.

Pareto-principen

Vilfredo Paretos Pareto-princip från 1800-talet är dagens gyllene regel för upphandlingar.

Innan vi diskuterar tail spend förklarar vi först Pareto-principen. Tail expenditure följer Paretokurvan eller 80/20-regeln. Upphandlingsriktlinjerna anger att 20 % av leverantörerna står för 80 % av de totala utgifterna.

De återstående 20 procenten (transaktioner med stora volymer och lågt värde) använder 80 procent av leverantörerna. Dessa 80% återspeglar många transaktioner från många leverantörer och genererar en ohanterlig svans som fortsätter att öka.

Regeln underlättar utgiftssegmentering och hjälper inköpare att prioritera.

Vad är Tail Spend?

Definitionen har ändrats över tiden. I dag är tail spend ad hoc-utgifter och okategoriserade leverantörsköp med låg volym, regelbundenhet eller värde. De flesta företag prioriterar inte tail spend-hantering på grund av detta.

Tail spend kallas ibland för rogue spend eller maverick spend. Tail expenditure är vanligtvis små, osynliga inköp som görs utanför viktiga leverantörsavtal och ofta utan inköpsteamets vetskap.

Miljonerna kan vara utspridda på hundratals eller tusentals leverantörer. När man diskuterar kostnadsbesparingar inom upphandling försummas ofta denna viktiga källa.

Svansutgifter går utöver transaktioner av lågt värde. I vissa företag gör en avdelning stora och dyra inköp för att uppfylla ett affärsbehov.

Det innebär en stor börda för inköps-, finans- och lagerteamen med avstämning av dokumentation, lagerlokalisering och identifiering av transaktioner. Felaktig hantering av tail cost exponerar företaget för bristande efterlevnad och bedrägerier från transaktioner utan avtal.

Detta är det grundläggande perspektivet på tail spend, men varje organisation definierar det på olika sätt. Tail cost kanske inte är problemet, men det faktum att det oftast är osynligt och okontrollerat innebär att organisationen går miste om besparingspotential.

Typer av upphandlingsutgifter

För att kontrollera utgifterna måste du först identifiera utgiftskategorier för upphandling. Många organisationer måste fatta datadrivna utgiftsbeslut. Detta kräver kunskap om olika typer av inköpsutgifter. Tail expenditure kan delas in i olika kategorier:

• Marknadsföringstjänster
• Tryckt och förpackad
• Företagstjänster
• Skyltning och exponering
• Proffsiga tjänster
• Faciliteter
• Kläder & uniformer
• Kontorsmaterial
• Premier och gåvor
• Tillfälligt arbete
• Typer av upphandlingsutgifter inkluderar:

1. Direkta utgifter

Direkta utgifter, ofta benämnda direktupphandling, omfattar produktionsrelaterade råvaru- och produktkostnader. I de flesta organisationer står de direkta utgifterna för merparten av de årliga kostnaderna.

Aktiviteter inom direkta utgifter omfattar hantering av leverantörsrisker, hantering av leverantörsrelationer, logistik, lagerhantering och logistik. Hur kan man förbättra hanteringen av direkta utgifter?

Det bästa sättet att göra detta är att undersöka direktupphandlingsteamets täta kopplingar till leverantörsbasen. Detta innovationsområde inom leverantörskedjan är lovande. Genom att analysera statistik över inköpsorderutgifter kan man upptäcka mönster och möjligheter till förbättringar för att öka köpkraften.

2. Indirekta utgifter

Driftskostnader och administrativa kostnader som inte direkt kan återspeglas i slutproduktens kostnad kallas indirekta utgifter eller inköp. Vi kan kategorisera indirekta utgifter ytterligare. Följande är indirekta utgiftskategorier:

1. Verksamhet: kontorsmaterial, transporter, mat och dryck.
2. Professionella tjänster, fastighetsunderhåll, marknadsföring, resor, underhållning och HR.
3. Teknik:: Programvara, telekom, hårdvara, lagring.

Hur kan företag förbättra hanteringen av indirekta utgifter?

Många inköpsavdelningar saknar insyn i de indirekta utgifterna. Om varje avdelning förhandlar om avtal utanför inköpsavdelningens kontroll kan det leda till att utgifterna blir okontrollerade.

Även här kan en undersökning av Maverick- och Tail-utgifterna i ditt företag avslöja kostnadsbesparande alternativ. Denna undersökning kommer också att avslöja överflödiga inköp, svårigheter med efterlevnad samt omförhandlingar med leverantörer och återförsäljare.

Ett annat extra förslag är att klassificera varje inköp som direkt eller indirekt. På så sätt får du reda på hur ditt företag spenderar pengar.

3. Riskfyllda utgifter

Maverick spending sker när inköpen bryter mot företagets upphandlingspolicy. Maverick spending innebär också att företaget inte får tillgång till leverantörens förmånliga pris, kvalitetsstandarder, mängdrabatter och trovärdighet. Maverick spending minskar möjligheterna och ökar efterlevnadsriskerna.

En avvikande kostnad orsakas av att andra avdelningar inte följer en rutin, inte av varan eller leverantören.

Sammanfattningsvis, Maverick spenderar händer när:

• Decentraliserad upphandling.
• Långa inköpssystem eller okunskap inom organisationen.
• Kontrollen av inköp är otillräcklig.
• Ingen standardisering av produkter.
• Köpa utanför den föredragna rutten eller leverantören.
• Inköp följer inte upphandlingsavtal eller förhandlat pris.
• Små inköp är oviktiga.
• Hur kan man hantera avvikande utgifter på ett bättre sätt? Specifika avdelningar kan kringgå upphandlingsrestriktioner om det är ett hinder för en produkt eller tjänst som de bryr sig om.

Partnerskap och utbildning av avdelningens intressenter kan hantera de flesta oavsiktliga utgifter. Upphandlingsteam kan minimera oavsiktliga utgifter och spara pengar på andra resurser genom att interagera med intressenter.

4. Spot-köp

Spotinköp är akuta utgifter när en avdelning eller organisation behöver något snabbt. Nästan 40% av de indirekta utgifterna är spotinköp. Organisationer måste redovisa oplanerade inköp.

Det är svårt att eliminera spotinköp eftersom andra avdelningar i en organisation som använder en produkt (t.ex. byter ut en häftapparat) ofta gör oavsiktliga inköp. En organiserad inköpsavdelning gör sällan spotinköp.

Sammanfattningsvis sker spotköp när:

• En nödsituation
• Liten, billig sak
• Ett oväntat köp
• Köps in i mindre kvantiteter eftersom varan sällan används.
• Ett ovanligt köp

Hur kan du förbättra spotköp? Bäst är att registrera spotköp i realtid. Alla företagets upphandlingsprotokoll följs.

5. Utgifter för svans

Slutligen är “tail expenditure”, även känt som “tail-end spend” eller “long-tail spend”, en organisations oredovisade utgifter. Ofta betraktas avvikande utgifter som tail spend.

Tail expenditure är det belopp som en organisation spenderar på inköp som står för 80 % av transaktionerna men endast 20 % av inköpsvolymen. Som sagt, tail spend varierar beroende på kategori och organisation.

Industrivaruföretag kan spendera tail på maskinkomponenter, kemiföretag på specialkemikalier och banker på kontorsmaterial. Mängden tail spend-artiklar kommer att variera.

Svans spenderar inträffar:

• Köp i små kvantiteter.
• Sällsynta inköp.
• Köp av lågt värde.
• Kom ihåg att tail spend varierar mellan olika företag. Identifiera därför ditt företags tail spend så att inköpsavdelningen kan optimera den.

De flesta företag bör minska antalet spotinköp, avvikande utgifter och “tail spend”. Alla typer av utgiftsupphandlingar kan optimeras för att ge bättre resultat. Slutligen kan kunskap om orsakerna till varje typ av utgift hjälpa dig att uppskatta indirekt utgiftskontroll.

Skillnaden mellan Maverick, Rogue, Tail Spend

Finns det någon skillnad mellan Maverick, Rogue och Tail Spend?

Procurement typically uses Maverick Spend, Rogue Spending, and Tail Spend interchangeably. However, definitions varied somewhat. Rogue expenditure is unpredictable, whereas Maverick spend is unorthodox or autonomous.

Alla tre orden syftar på utgifter som ligger utanför upphandlingens övervakade struktur och normer. Alla tre utgiftskategorierna omfattar således flera okontrollerade interaktioner och inköp.

Exempel på Tail Spend

Vilka är då de saker, inköp och transaktioner som omfattas av alla dessa utgiftstyper? Här är några exempel på tail spend.

Exempel på Tail Spend:

1. Portokassa/utlägg

De organisatoriska driftskostnaderna befinner sig i slutet av utgiftskedjan. Inköp och transaktioner utanför kontoret var vanliga. Dessa kan således inkludera:

• Luncher
• Taxibilar
• Bränsle

Resor och arbetsrelaterade utgifter, t.ex. en strömkabel som en anställd glömt på planet.

2. Utgifter för onlinemarknaden

Sedan kommer marknadsutgifterna. I denna kategori ingår alla organisationers vanligaste och mest upprepade inköp. Företagen köper dessa saker ofta utan att överväga prisförhandlingar eller kostnadsbesparingar eftersom de inte är värdefulla.

Marketplace-utgifterna utgör 5-10% av ett företags tredjepartsutgifter. Dessa inköp står för 90% av ett företags transaktioner. Därför är transaktionshastighet och effektivitet viktigare. Några exempel på marknadsplatsutgifter:

• Kontorspapper och pennor
• Batterier
• Elverktyg
• Pappersmuggar
• Bärbara datorer
• Skrivbordsfläktar, skrivbord och stolar för kontoret

3. Anpassade kataloger

Här blir saker och ting knepiga. Tillverkningsföretag köper ofta många elverktyg. I den här situationen kommer verkstadsavdelningen att oroa sig för tillgängligheten och prissättningen av elverktyg. Elverktygen är ett kommersiellt behov. Alla företag har inte utgifter för skräddarsydda kataloger, men en del har det, vilket kan vara upp till 15%.

4. Taktiska köp

I likhet med spotköp följer taktiska köp upp kedjan. Definiera taktiska köp och jämför sedan med spotköp för att illustrera skillnaden.

Det är bara användaren som känner till taktiska inköp. Enkelt uttryckt är leverantören eller leverantörsbasen identifierad och sakerna har köpts in. De skiljer sig från skräddarsydda katalogutgifter eftersom inköpsfrekvensen är lägre och inte kräver någon upphandlingsstruktur eller något avtal.

Batterier till gaffeltruckar är ett taktiskt köp. Komponenterna är exakta och uppdateras rutinmässigt. Men spotinköp är huvudsakligen engångstransaktioner. Organisationer spenderar 15-25% på taktiska inköp.

Hantering av svansutgifter

Tail Spend Management kontrollerar och kartlägger icke-strategiska leverantörsköp. Tail Spend Management förbättrar leverantörernas effektivitet och synligheten för utgifter och besparingar.

I en idealisk värld skulle företagen kunna hantera alla transaktioner och inköp, oavsett storlek. Trots att tail expenditure management blir alltmer populärt vet de flesta företag inte hur eller varför de ska kontrollera det. Det finns olika orsaker.

Utmaningar med Tail Spend Management

Att hantera tail-end-kostnader är svårt på grund av antalet leverantörer. En effektiv strategi för hantering av tail spend är också olönsam.

Dessutom omfattar svansutgifter varor av lågt värde. De beställs ofta via telefon, e-post, appar eller tredjepartswebbplatser, vilket gör dem osynliga och utanför upphandlingsramen.

Svansutgifter är alltså engångsköp eller transaktioner som är för sällsynta för att kunna katalogiseras. Utan en teknisk lösning är det komplicerat att kategorisera dem. Anställda och resurser belastas med spårning av tail expenditure i Excel-ark.

En annan svårighet är att de flesta inköpsexperter är utbildade för att hantera högprofilerade inköp, strategiska projekt och inköp av stora volymer som stöder företagets strategi och tillväxt. Dessa inköp omfattar vanligtvis stora huvudkontrakt med specialiserade villkor som utnyttjar företagets köpkraft och specificerar användningen.

Mindre inköp är mindre begränsade och varierar beroende på avdelning. Vissa upphandlingsavdelningar låter divisionerna göra inköp av lågt värde. Andra avdelningar som inte arbetar med upphandling kan använda sina egna system och bedömningar.

I teorin kan detta hjälpa den administrativa avdelningen att förhandla fram ett brevpappersavtal som sparar pengar åt företaget. Innan det uppdagades att förvärvet och kontraktet överlappade ett affärsavtal. Organisationen kommer att missa ett större tröskelvärde för volymrabatt och utsättas för en större compliancerisk.

Bristfälliga eller komplexa upphandlingsprocesser försvårar hanteringen av utgifter. Medarbetarna kommer att ta till nya metoder för att lösa uppgiften, särskilt om inköp inte är deras huvudsakliga arbetsuppgift. Eftersom denna personal saknar den kunskap och expertis som finns hos upphandlingsspecialister som följer bästa praxis, riskeras efterlevnad och kostnadsbesparingar.

För att förklara varför vissa utgifter inte hanteras. Några exempel visar hur problemet kan förvärras över tid:

• Medarbetarna tycker att deras inköp är för små för att påverka deras resultat.
• Det officiella upphandlingsförfarandet för mindre kontrakt är antingen obefintligt eller alltför komplicerat.
• Ledningen är överdrivet fokuserad på stora inköp.
• Ledningen räknar med en statisk procentuell andel av svansutgifterna, omedveten om att den förändras.
• Ineffektiv avtalsförvaltning leder till överlappning eller dubblering av jämförbara avtal, vilket skadar upphandlingssystemet.
• För många leverantörer gör det svårt att upprätthålla relationerna, och ledningen tar inte några större initiativ eftersom de kan kräva mer personal och engagerade resurser, och så fortsätter cykeln.
• Vad kan inköpsavdelningen erbjuda företaget för att påskynda inköpsprocessen och låta medarbetarna köpa varor av lågt värde?

Varför är Tail Spend Management viktigt?

Dagens ekonomi kräver upphandling och utgiftshantering för att vara konkurrenskraftig. Planering och prognoser är komplexa, felaktiga och ofullständiga med okontrollerade utgifter.

Kostnadskontroll och leverantörsrelationer ökar intäkterna. Fullständig kontroll över indirekta kostnader gör det möjligt för ett företag att införa kostnadsbesparande metoder och sänka driftskostnaderna.

Organisationer som inte kan hantera tail spend står inför flera utmaningar. Kritiska problem med felaktig hantering inkluderar:

Förlorade besparingar på grund av icke-förhandlat pris

Inköpsavdelningen förhandlar fram lägre kostnader för mindre poster, men företagen betalar ändå mer för dem. En organisation kan spara 20-30% av de indirekta kostnaderna genom att använda förhandlade kostnader.

Bristande kontroll av produktkvalitet

Bristande kontroll över utgifterna kan leda till ökade priser och problem med produktkvaliteten. Undermåliga produkter ökar och kan skada företagets image.

Potentiella svårigheter med efterlevnad, särskilt i reglerade branscher

Risker för bristande efterlevnad uppstår på grund av okontrollerat antal leverantörer och okontrollerad kvalitet. Konflikter mellan kontrakt och betalningsarrangemang är vanliga.

Produktivitetsförlust

Transaktionella köp som inte ger något värde slösar tid. Att jaga dessa transaktioner kan minska produktiviteten hos inköpare och beställare med 40%, enligt forskning.

Fördelar med Tail Spend Management

1. Kan öka sparandet

Genom att först hantera utgifterna för svansar kan företag spara 10-20% i engångsbelopp. De årliga besparingarna bör öka med 2-5%. Helst bör 86% av budgeten vara strategiskt kontrollerad.

2. Ökad effektivitet och produktivitet

Tail expenditure management konsoliderar leverantörer och förbättrar effektiviteten. Inköpsavdelningen hanterar färre leverantörer och sparar pengar. Konsoliderad hantering ger inköpsavdelningen mer tid att arbeta med kontrakt med högre värde.

Bättre katalogtäckning och självbetjäning vid upphandlingar gör att inköpspersonalen kan fokusera på uppgifter som tillför mervärde. Inköpsavdelningen kan öka effektiviteten med 20% genom att identifiera möjligheter till ständiga förbättringar.

3. Förbättrad efterlevnad och riskreducering

Kontroll av utgifterna för Tail förbättrar affärsanvändarnas och leverantörernas efterlevnad av policyer och avtal. Att eliminera opålitliga basleverantörer minskar risken. Transparenta upphandlingar gör det lättare att förebygga och upptäcka bedrägerier.

System för hantering av utgifter för digitala svansar bör styra, övervaka och spåra transaktioner. På så sätt kan undantag upptäckas och åtgärdas innan de skickas till leverantören.

Dessa programvaror förhindrar oseriösa utgifter och ger företaget omfattande utgiftsinformation, till skillnad från gamla tekniker. På så sätt kan du bekräfta att upp till 95% av företagets inköp följer regler och avtal.

4. Större njutning för alla

Eftersom systemen är lätta att använda blir parterna nöjdare både internt och externt. Med Tail expenditure management specificeras vem som hanterar vad och vem som ska kontaktas vid svårigheter. Processcykeltiderna minskar och inköpsresurserna utbildas.

Sammanfattning: Spendanalys och spårning är avgörande av dessa skäl:

• Hantera och förbättra utgiftstäckningen.
• Utgifter med lågt värde förekommer.
• Utgifter för extraordinära händelser och transaktionskostnader minimeras eller elimineras.
• Förvaltningen förbättrar datakvalitet och upphandling.
• Genom att utöka avtalstäckningen minskar riskerna för affärer, efterlevnad och bedrägerier.
• Eliminera obetydliga leverantörer som ökar kostnaderna.
• Upphandlingsåtgärder som ökar utgifterna kan minskas.
• Korrekt kontroll av utgifter för svansföring har omedelbara fördelar, men upptäckt, genomförande och analys kräver tid.

Beskriv Tail Spend Analysis.

Proaktiva företag kan sänka sina kostnader och skaffa sig konkurrensfördelar. Detta kan göras med hjälp av teknik. Teknikstyrd tail spend kan spara årliga kostnader med 10%, enligt Boston Consulting Group.

Prestations-KPI:er ställs in automatiskt av programmet. Det är anpassningsbart efter företagsstorlek, typ och bransch. För optimala resultat bör du analysera ditt företags utgifter för svansföring med hjälp av ett års data.

Vikten av uppföljning och analys av utgifter

Effektiv utgiftsspårning och -analys är avgörande för tail spend management. För att dra nytta av tail spend management behöver ditt företag ett verktyg för utgiftsspårning och analys.

Dagens snabba integration av teknik och AI inom utgiftsövervakning gör att fler organisationer kan samla in och visualisera data om utgifter i realtid. På så sätt kan organisationen anpassa sig och planera effektivt, vilket sparar pengar.

Utgiftsanalys med hjälp av Tail Spend Management Framework

1. Identifiera den

Tail spend är ett brett begrepp. Tail spend-analys inkluderar felklassificerade inköp och avvikande utgifter, så det är viktigt att definiera det och vart det tar vägen i ditt företag. Definitionen varierar något mellan olika organisationer.

• Först ska du samla in och analysera utgiftsdata från alla källor för att identifiera tail spend.
• När detta är gjort kan du definiera tail spend för organisationen.
• Använd slutligen den definitionen för att beräkna tail spend. Beräkna förhållandet mellan utgifter och leverantör. I den här beräkningen inkluderar “tail spend” alla inköpsleverantörer utom de 20 % största.

Efter de tre första stegen segmenterar du utgifterna och letar efter möjligheter att minska och undvika kostnader på transaktions- och utgiftsnivå.

Följande är segmenten:

• Hidden Tail: De största leverantörerna finns här. Strategiskt hanterade utgifter inkluderar förhandlade och övervakade avtal för dessa. En del av utgifterna är dolda eftersom avtalen inte alltid täcker det material eller de tjänster som köps eller på grund av att utgifterna inte följer reglerna.
• Huvudet av svansen: Icke-hanterade utgifter varierar från 50 000 till 1 miljon dollar per år.
• Middle of the Tail: Inköp med flera leverantörer från 2.000 till 200.000 USD. Eftersom leverantörsutgifterna är för låga hanteras detta segment sällan strategiskt.
• Svansen av svansen: Leverantörer med utgifter under 2 000 USD. Utgifterna är fragmenterade och transaktionella på grund av många engångsköp från många leverantörer.

2. Förenkla interna förfaranden

För att förbättra utgiftshanteringen bör du effektivisera interna processer för att göra data mer synliga, minska antalet leverantörer och övervaka utgifterna.

Ditt e-inköpssystem bör kräva att anställda skickar in formella inköpsrekvisitioner för godkännande innan de konverteras till inköpsorder. Systemet bör också erbjuda godkända leverantörer och produkter. Utgifter utanför strategiskt hanterade kontrakt kommer att minska.

Denna analys omfattar ett tre- till sexmånaders “spot buy reduction”-program för alla tail-segment. Utgifterna för Tail bör hanteras strategiskt och kanaliseras till kataloger eller automatiserade inköpskanaler.

Alla effektiviserade interna processer bör hjälpa företaget att spara pengar.

3. Utnyttja data

Efter att ha effektiviserat interna processer genom att identifiera, klassificera och analysera utgiftsdata, fokusera på inköp och avtal för att strategiskt hantera de flesta inköp och transaktioner.

När du har startat din upphandling på det här sättet måste du mäta förbättringen av Tail Spend Performance med hjälp av KPI:er som

• Minska och undvika kostnader.
• Transaktionskostnader.
• Förbättrad insyn i utgifterna.

Strategier för Tail spend management bör inkludera big data och analys, AI, automatisering och digitala plattformar för att maximera dataanvändningen. Teknik kan effektivisera massanbudsförfaranden och andra upphandlingsprocesser.

Förbättringar av Tail Spend Analytics.

För att göra ovanstående ramverk för hantering av tail spend framgångsrikt, lägg till steg för analys av tail spend. Ramverket bör inkludera:

1. Detaljerad utgiftsanalys

Ramverket bör innehålla detaljerade steg för utgiftsanalys för att identifiera alla typer av utgifter. Dessa icke-kompatibla transaktioner bör samordnas med andra utgifter och överenskommelser för att möjliggöra efterlevnad.

2. Hitta Helpdesk

En outsourcad helpdesk för sourcing på heltid hanterar alla förfrågningar om sourcing och förvärv. Varje sourcingförfrågan bör samordnas med kundens interna sourcingavdelning eller befintliga leverantörsavtal baserat på utgiftsparametrar.

3. Konsolidering av svansutgifter

Tail expenditure management innebär också konsolidering av leverantörer. Ramverket måste fokusera på ett fåtal leverantörer snarare än att spendera över en stor grupp. Detta har dessa huvudsakliga fördelar:

• Minskad komplexitet: Färre leverantörer innebär färre leverantörsanslutningar. Supply chain managers kan sedan automatisera leverantörskontakterna, vilket frigör tid för värdeskapande uppgifter och strategisk leverantörshantering.
• Effektiv kostnadshantering: Konsolidering av leverantörer minskar leverantörernas fraktkostnader. Interna processkostnader i samband med hantering av stora leverantörstransaktioner kan också minimeras.
• Kontinuitet i leveranserna: Färre leverantörer, särskilt för varor med lågt värde eller låg volym, minskar antalet försenade beställningar och uteblivna leveranser. En enhetlig och pålitlig leverantörsbas hjälper leverantörerna att förstå ditt företags behov och deras specifika egenskaper. Dessutom kommer kvalitets- och ledtidsproblem med säkerhet att minska.

4. Leverantör av marknadsplats online

Arkitekturen bör tillåta inköp från marknadsplatser för leverantörer online när så är lämpligt.

Köpa strategiskt

Benchmarking, erbjudanden och transaktionsfördelar med snabb handläggning säkerställer att upphandlingsanalyserna kontaktar alla legitima inköp.

Inklusive uppgifter om den lokala leverantörsmarknaden

Att inkludera information om den lokala leverantörsmarknaden är avgörande för förståelse och kompetens, liksom för kostnadsbesparingar för företaget.

Fördelar med outsourcing av Tail Spend Management

Eftersom kunderna är mer krävande finns det flera fördelar med att outsourca tail expenditure management. Externa kunder och interna intressenter vill ha snabbare leveranskedjor, fler produktalternativ, insyn i verksamheten, skräddarsydda beställningar och flexibilitet i alla kanaler.

Outsourcing är ett utmärkt sätt att hantera alla leverantörer utanför kärnverksamheten för att optimera kostnader, komplexitet och kapital i leveranskedjan.

Outsourcing av svansutgifter hjälper företag att hantera:

• Matchande priser
• Fördelare Bypass
• Konsolidering av säljare
• Upprätthållande av ledtid
• Effektiv kategorihantering
• Programvara för utgiftshantering

Vi har diskuterat hur programvara för hantering av svansutgifter förenklar analys, spårning och programvara. Många företag har traditionellt överlåtit kontrollen av svansutgifter till sin inköpspersonal.

Tätare och mer kompletta inköpskontroller uppnås, men att öka inköpsavdelningens arbetsbörda, som kanske redan är begränsad, är inte alltid det bästa valet.

Det blir svårare att få insyn i och hantera utgifterna i takt med att företagen utvecklas. Verktyg för utgiftshantering automatiserar företagets utgifter. Att automatisera bokföringen med hjälp av programvara för utgiftshantering sparar tid och pengar.

Tail Spend minskas med hjälp av programvara för utgiftshantering:

1. Tillhandahålla insyn i de totala utgifterna:

Plattformar för utgiftshantering centraliserar fakturor och utgifter för att ge dig en fullständig bild av din budget. Några viktiga aspekter är:

• Spåra utgifter.
• Automatiserad leverantörsidentifiering och anställdas utgifter i realtid.
• Använda denna data för att matcha utgifter med fasta budgetmål.
• Organisera data i utgiftskategorier för att få veta vart pengarna tar vägen.
• Upptäck automatiskt aktiva prenumerationer och förutse betalningar.
• Du kan enkelt justera din budget med synlighet.

2. Minska slösaktiga utgifter

Inköpsorder, kalkylblad, skrynkliga kvitton och försvunna e-postmeddelanden dokumenterar utgifterna. Korrekt utgiftsanalys är en utmaning. Verktyg för utgiftshantering centraliserar utgiftsdata och hjälper redovisningsteam att upptäcka felaktiga utgifter, minska slöseri och hitta besparingar. Plattformar åstadkommer detta genom att:

• Upptäck onödiga utgifter automatiskt.
• Titta igenom utgifterna för att hitta dubbletter och onödiga artiklar för att spara pengar.
• Att använda kort med din utgiftsplattform kontrollerar utgifterna. Detta inkluderar att förse korten med förgodkända utgiftsbegränsningar för att förenkla tillämpningen av upphandlingspolicyn.

3. Stoppa obehöriga leverantörsutgifter

Traditionell leverantörshantering är mödosam. Det krävs manuella godkännanden i flera olika kanaler. Plattformar för utgiftshantering organiserar leverantörsdata.

Det kan du:

• Bekräfta utgiftsförfrågningar på några sekunder.
• Identifiera överlappningar i tjänster och leverantörer.
• Fastställ tillåtna kostnader och visa budget, utgifter och leverantörer.
• Förutse och hantera leverantörsutgifter.
• Transaktioner registreras direkt, vilket eliminerar behovet av periodiska kontoutdrag.
• Få tillgång till all data för att förhandla med nya och gamla leverantörer.

4. Automatisera tillämpningen av policyer

Du kan automatisera godkännanden och genomdriva utgiftsregler med hjälp av en plattform för utgiftshantering. Detta sparar pengar genom att effektivisera processen och minska antalet gissningar.

5. Effektivisera kostnadsinlämning och ersättning

Verktyg för utgiftshantering tar bort kvittospårning och utgiftsrapportering. Plattformarna tillhandahåller:

• Automatiserad kvittomatchning
• Meddela omedelbart kortinnehavare via SMS eller e-post när de drar kortet.
• Automatiska påminnelser, inkasso och matchande kvitton för varje transaktion.
• Godkännande och insättning med ett klick och automatisk kvittoverifiering av 90 % av utgiftsrapporterna förenklar ersättningsreglerna.

Hantera Tail Spend med automatisering

Ladda upp inköp med världens enklaste programvara för utgiftshantering. Förenkla ditt företags material- och leveransupphandling, från inköp till totalkostnad.

Vi kombinerar spjutspetsteknik, innehåll och kunskap för att öka besparingar och hållbarhet. Smidiga och snabba processer minimerar manuella uppgifter och förenklar upphandlingar.

Förstklassig upphandlingsteknik, snabb installation, minimala initiala kostnader och en unik Pay-As-You-Save-prissättningsplan gör att du kan komma igång på några dagar.

Expandera eller minska och länka system efter behov. Ett enkelt, flexibelt och framtidssäkert verktyg för utgiftshantering för kärn- och icke-kärnkostnader. Autonoma inköp, interaktion med leverantörer, automatisering av fakturering och sofistikerade analyser gör att du kan skapa din ideala lösning.

Vanliga frågor

Vad är “procurement tail spend”?

Svansutgifter inom upphandling avser inköp av små volymer från flera leverantörer som utgör en liten del av en organisations totala kostnad. I utgiftsfördelningskurvans “långa svans” summeras många blygsamma inköp.

Ett exempel på tail spend?

Små, tillfälliga utgifter som kontorsmaterial, säkerhetsutrustning eller hushållstjänster är tail spend. Dessa inköp är nödvändiga för den dagliga verksamheten, men tillför inte mycket till inköpsbudgeten.

Hur görs tail spend-analys?

Analys av svansutgifter:

• Samla in fullständiga uppgifter om alla upphandlingstransaktioner, stora som små.
• Identifiera tail spend-grupper genom att kategorisera utgiftsposter.
• Utvärdering av leverantörsbasen för att hitta många leverantörer med lågt värde.
• Bedömning av de totala utgifterna för tail spend-kategorierna.
• Prioritering av utgiftsområden för svansar efter strategisk prioritet och kostnadsbesparingar.

Vilken är strategin för hantering av utgifter för svansföring?

Tail spend management omfattar organisering och optimering av upphandling av tail spend. Det minskar riskerna, kostnaderna och ineffektiviteten för tail spend genom konsolidering av leverantörer, automatisering och strategisk sourcing.

Varför är det så viktigt att ha koll på utgifterna?

Hanteringen av utgifterna för svansföring är viktig av flera skäl:

• Kostnadsbesparingar: Poster för svansutgifter är små, men de utgör ändå en stor del av upphandlingsbudgeten. Genom att hantera dem väl kan man spara pengar.
• Tail spend streamlining minskar de administrativa kostnaderna och ökar effektiviteten i upphandlingen.
• Riskreducering: Tail expenditure management minskar riskerna med många leverantörer och okontrollerade utgifter.
• Uppgifter: En analys av utgifterna för att följa efter kan ge vägledning om upphandlingsstrategier och avslöja utgiftstrender.

Vad är innebörden av long tail spend?

Tail spend kallas ibland long-tail spend. “Pareto-principen” kommer från utgiftsfördelningskurvan. Denna kurva har ett fåtal köp av högt värde i “toppen” och en lång svans av transaktioner av lågt värde.

Förklara utgifter med lång svans.

Long-tail expenditure, även känt som tail spend, är det kumulativa värdet av många små och sällan förekommande upphandlingstransaktioner som utgör en stor del av en organisations upphandlingskostnader. Dessa transaktioner är spridda över flera leverantörer och kategorier.

Kan svansutgifter hanteras effektivt med hjälp av automatisering och teknik?

Att automatisera inköp av artiklar med lågt värde, tillåta onlinekataloger och använda verktyg för utgiftsanalys för att upptäcka utgiftskategorier för tail kan hjälpa organisationer att effektivisera hanteringen av tail-utgifter.

Finns det vissa branscher eller sektorer med större tail spend?

Utgifter för svansar förekommer i alla branscher. Branscher med olika upphandlingskrav har mer av det. Exempel: sjukvård, utbildning, detaljhandel. För att stödja verksamheten behövs flera olika varor och tjänster.

Hur kan företag kombinera leverantörer och minska kostnaderna för leverantörer?

Taktik för konsolidering av leverantörer, t.ex. överlappande kategorier, ramavtal och program för prioriterade leverantörer, bidrar till att eliminera “tail expenditure”-leverantörer och förbättra inköpen.

Hur kan dataanalys avslöja utgiftsmönster för svansar?

Dataanalyser kan avslöja trender för svansutgifter, leverantörsprestanda och kostnadsbesparande lösningar. Denna datadrivna metod hjälper företag att hantera tail spend.

Vad gör strategisk sourcing för tail spend?

Strategisk sourcing utvärderar och väljer leverantörer baserat på kostnad, kvalitet och prestanda. Organisationer kan optimera sina leverantörsrelationer och spara pengar genom att tillämpa strategisk sourcing på specifika utgiftsområden.