Operativ upphandling: Fördelar och 10-stegsguide

I takt med att företagen blir större måste de dela upp inköpsjobben i olika grupper. Det är oftast bättre att ha personer som är experter på en viss typ av upphandling, t.ex. operativ upphandling, än att ha ett helt team av upphandlingsproffs som alla gör samma typ av inköp.

They focus on finding and buying the goods and services that are needed to keep a business running which is what practical procurement is all about.

Ta reda på vilka de viktigaste fördelarna med operativ sourcing är och hur du använder dem i tio enkla steg för att göra ditt företag mer lönsamt.

Vad innebär operativ upphandling?

Verksamhetsupphandling är en typ av upphandling som fokuserar på att hitta och köpa de varor och tjänster som din organisation behöver för att bedriva sin dagliga verksamhet.

Om ditt företag är av en annan typ kommer de saker eller tjänster som du köper genom operativ upphandling att vara mycket annorlunda.

Exempel på att köpa saker till verksamheten

Tänk på ett företag som låter folk hyra tjänstebilar. Det operativa inköpsteamet köper in saker som olja, torkarblad, glödlampor och andra saker som behövs för service.

Dessa saker kan också köpas av inköpschefen på ett företag som säljer brandsäkerhetslösningar till företag. De är dock inte operativa inköp eftersom de endast används för att serva tjänstebilen och inte är viktiga för att driva verksamheten.

För det mesta är programvara inte en praktisk upphandling, men det finns tillfällen då det är det. Ett exempel är att en marknadsföringsbyrå skulle köpa plattformar för automatisering av sociala medier och e-post, men att leasingföretaget inte skulle göra det.

Fördelar med operativ upphandling

Mer pengar på banken

Ökade vinstmarginaler är ett av de bästa skälen att satsa pengar på operativa inköp.

När du gör operativa inköp använder ditt företag de varor och tjänster som du köper ofta, så även en liten sänkning av priset per enhet kan ha en stor effekt på din vinst.

Mindre risk för säljaren

Det finns någon form av fara i varje relation med en leverantör, till exempel en finansiell risk eller en ryktesrisk. En av de finansiella riskerna kan vara att en leverantörs verksamhet går i konkurs. Som en del av ryktesrisken finns det en chans att en leverantör blir inblandad i en dålig PR-incident.

Dina viktigaste leverantörer – de som du är beroende av för att driva ditt företag varje dag – är ännu mer utsatta för risker.

Om din leverantör av digitala annonser går i konkurs, till exempel, och du är en marknadsföringsbyrå, kommer du inte att kunna uppfylla dina kundavtal på ett tag.

Genom att noggrant välja ut viktiga leverantörer och hålla kontakten genom möten för utvärdering av leverantörernas prestationer kan du minska risken för att du bara fokuserar på operativa upphandlingsrutiner.

Ökat antal leverantörer

Att diversifiera sina leverantörer är viktigt för att minska riskerna i leveranskedjan och öka hastigheten till marknaden.

När du ger praktisk upphandling egna resurser kan teamet fokusera på att utöka antalet leverantörer som du arbetar med där det är som viktigast: de som du är mest beroende av.

Bättre hastighet i verksamheten

Genom att förhandla fram strategiska upphandlingskontrakt, utöka leverantörsrelationerna och minska avbrotten i leveranskedjan kan fokus på operativ upphandling bidra till ökad effektivitet.

Ett företag som tillverkar smartphones kan t.ex. komma överens med en stor leverantör av CPU-chips för expressvaror. På så sätt kan de få den här viktiga delen snabbare, vilket gör att leveranskedjan fungerar smidigt och produktionen går snabbare.

Hur operativ upphandling fungerar.

1. Ta reda på vilka behov du har när det gäller inköp av strategier

Vid operativa inköp är det första steget att förstå och tydligt ange vad en avdelning verkligen behöver.

Låt oss till exempel säga att du behöver hitta ett nytt system för styrning av fordonsparken för de personer som levererar dina produkter.

Om du är bra på att köpa saker (kolla upp leverantörer, ordna kontrakt etc.) har du förmodligen inte lika mycket erfarenhet som chefen för vagnparksverksamheten.

Så en av de viktigaste sakerna att göra i det här steget är att träffa alla personer som har en andel i projektet och prata om vad de behöver utöver att bara “hitta en ny plattform för vagnparkshantering”.

Fråga saker som..:

Varför är det svar vi har nu inte tillräckligt bra?
Vilka bör vara de viktigaste fördelarna med detta köp?
Vilka är de uppgifter som måste finnas där?
Vad innebär “framgångsrik upphandling” i det här fallet?

Prata också med din ekonomi- eller ledningsgrupp om att fastställa en maximal budget för det här inköpet. De här första stegen är mycket viktiga för att se till att din upphandlingsplan är fullständig och fungerar.

2. Leta efter möjliga säljare

Nästa steg är att börja undersöka marknaden för att hitta möjliga säljare.

Planen för det här steget fastställdes i det sista steget. Om en leverantör till exempel inte har alla de funktioner som dina intressenter har sagt är nödvändiga, går den leverantören inte vidare till nästa steg.

Just nu behöver du inte gräva alltför djupt. Gör bara en kort lista över källor som kan fungera.

3. Prata med säljarna om dina behov vid ett möte.

När du har en lista över möjliga alternativ, boka ett möte med varje säljare för att prata om vad ditt företag behöver.

Att låta en intressent från ditt område tala om detta kan vara till hjälp, eftersom de vet hur man leder samtalet ur en teknisk synvinkel.

4. Skicka ut en offertförfrågan

Efter dessa första samtal bör du hålla ett internt möte för att göra dig av med de säljare som inte passar in.

Gör en RFQ (request for quotation) och skicka den till de andra alternativen.

Med RFQ:er kan du ta reda på hur mycket olika säljare tar betalt och begränsa dina val genom att välja bort dem vars priser är för höga för din budget.

5. Välj en veterinär som säljer

Vid det här laget bör du ha en kort lista med tre till fem säljare vars egenskaper och priser uppfyller dina behov.

Nu är det dags att kontrollera varje möjlig leverantör mot dina egna regler.

Denna kortlista är en viktig del av SaaS-köpsprocessen eftersom den hjälper dig att se till att den säljare du väljer inte utgör några större datasäkerhetsrisker.

Kontrollera varje möjlig källa för:

Stabilitet i ekonomin
PR-risk (eventuella dåliga nyheter i det förflutna)
Hur de hanterar data (t.ex. deras GDPR-strategi)

Om någon av de möjliga tjänsteleverantörerna inte uppfyller dina rättsliga krav ska du utesluta dem ur tävlingen.

6. Välj det alternativ som verkar bäst.

Använd nu följande skalor för att betygsätta vart och ett av dina slutliga val av leverantör:

Risk för säljaren
Lämplighet och skicklighet
Prissättning

Baserat på dina val och mål kommer detta steg att baseras på dig. Det kan till exempel vara viktigare att sänka risken än att få det bästa erbjudandet.

Välj den säljare som ser bäst ut i den här situationen och gå vidare med dem.

7. Börja prata om att förhandla

En viktig del av en effektiv upphandling är att förhandla fram avtal med leverantörerna.

Det är inte bara viktigt att hålla kostnaderna nere – ju bättre du kan förhandla om priserna, desto högre blir avkastningen på investeringen och vinsten – det är också viktigt att komma överens om saker som leveranstider och hur du ska hjälpa kunderna.

8. Gör förhållandet officiellt

När alla är överens om de sista detaljerna i köpet ska du göra affären officiell genom att underteckna ett avtal. Detta kommer att starta processen med att hantera kontraktet.

För att följa inköpsreglerna bör du se till att du följer ditt interna arbetsflöde för godkännande.

9. Anslut till den tekniska stack eller supply line som du redan har

Att skaffa saker och tjänster för operativa ändamål sker inte i ett vakuum. Det nya som du köper måste passa väl in i hur du redan gör saker och ting. Annars kommer den att förstöra hur väl saker och ting fungerar.

Därför är det mycket viktigt att redan nu göra upp en plan för införande och integration.

Säg att du precis har hittat ett nytt verktyg för e-postmarknadsföring. Det behöver du göra:

Flytta data från alla appar eller kalkylblad som redan används.
Du kan koppla ihop CRM, automatisering av sociala medier, ERP, projektledning och andra marknadsföringsprogram i realtid för att få bättre resultat.
Skapa nya affärsregler som beskriver hur dessa verktyg ska användas tillsammans.

10. Implementera ett system för leverantörshantering.

Det sista steget innebär att upprätta en plan för löpande övervakning och hantering av din nya leverantör.

Definiera de nyckeltal (KPI:er) som ska mäta framstegen och utveckla en metod för att följa upp resultatet mot dessa nyckeltal. En instrumentpanel i ditt leverantörshanteringssystem kan vara ett effektivt verktyg för detta ändamål.

Planera in regelbundna möten med din leverantör, vanligtvis var tredje månad, för att gå igenom deras prestationer, ta upp eventuella problem och diskutera förbättringsstrategier.

Så här får du de bästa erbjudandena på dagliga inköp

Ta reda på den bästa mixen av centraliserade och decentraliserade inköp.

Det finns två huvudsakliga sätt för team att genomföra alla typer av inköp, inklusive operativa inköp:

När ett enda företag ansvarar för alla inköp kallas detta för centraliserad upphandling.
När chefer för filialer eller affärsenheter ges befogenhet att köpa in saker till sina team kallas detta decentraliserad upphandling.

Alla har sina fördelar och nackdelar.

Genom att minska antalet anställda som kan köpa in saker hjälper den centraliserade metoden företagen att dra nytta av stordriftsfördelar och sänker upphandlingsrisken. Å andra sidan är denna metod oftast svårare att använda, och avdelnings- eller filialchefer lyckas inte alltid få de varor och tjänster de behöver.

Det motsatta gäller för den decentraliserade modellen: den är mer riskfylld men mer flexibel och effektiv i sitt sätt att fungera.

För att hitta en bra balans vore det bäst att låta avdelningscheferna köpa in de saker som deras team behöver (t.ex. programvaruverktyg) och samtidigt centralisera inköpen av sådant som alla team använder lika mycket (t.ex. kontorsprodukter som papper).

Hantera köpprocessen med programvara.

För att påskynda upphandlingsprocessen kan du använda de automatiseringsfunktioner som ingår i ditt inköpsverktyg.

Du kan till exempel skapa en automatiserad godkännandeprocess så att när avdelningschefer ber om att få köpa ny programvara går begäran direkt till den person som kan fatta beslutet.

Få hjälp av proffs inom strategisk sourcing

Strategiska köp kan vara svåra, särskilt om du letar efter något som ett CRM-system som du aldrig har köpt förut.

Det är alltid en bra idé att anlita proffsen i sådana situationer.

Om du till exempel använder Vendr för att hantera dina SaaS-inköp kan du dra nytta av kunskapen och erfarenheten hos våra experter på inköp av programvara, som kan föreslå plattformar som uppfyller behoven i ditt företag.

Var uppmärksam på olika leverantörer

Operativ upphandling handlar om att få tag på de saker och tjänster som en verksamhet behöver för att fungera normalt.

Du får till exempel ett problem om en av dina leverantörer plötsligt inte är tillgänglig. Det kan bero på problem med hanteringen av leveranskedjan eller på att företaget har gått i konkurs.

Ett bra sätt att minska denna risk och hålla inköpen smidiga är att arbeta för att öka antalet leverantörer som du arbetar med. Det innebär att du har minst en reservkälla för alla dina viktiga inköp till företaget.