Omvandling av upphandling: Från transaktionell till strategisk

Inledning:

Dagens föränderliga affärsklimat kräver att inköpsorganisationerna går från transaktionella kostnadsminskningar till strategiskt värde och tillväxt. Denna övergång är nödvändig för konkurrenskraft och hållbar tillväxt. En framgångsrik förändring från taktisk verksamhet till strategiskt ledarskap kräver att man övervinner interna och externa hinder när inköp blir allt viktigare för organisationens strategi.

Utmaningar för omvandling av upphandlingar

Varje väg har många hinder som tär på ivern och ansträngningarna. Att besvara dessa frågor är nödvändigt för att upphandling ska kunna utvecklas.

Följande upphandlingsfrågor finns idag:

1. Intressenternas motstånd mot förändringar

Denna transformativa process börjar med att nyckelintressenter diskuterar inköpsmål och förväntningar. Att lyssna på dina kollegors olika och ofta motstridiga krav och förväntningar kan kännas överväldigande, men det är nödvändigt. Listan över behov gällande kostnadsbesparingar, hållbarhet, leverantörsvariation, kvalitet, tid och andra förväntningar är enorm, men din roll är att lyssna. Att lyssna på intressenternas förväntningar hjälper dig att matcha inköpsstrategier med din organisations vision och mål.

Att känna till sin leverantörsbas och hur man hanterar den för att gynna organisationen skapar en ny diskussionsstruktur.

Processen med att strategiskt utveckla upphandlingar är lång och utmanande. Det krävs en solid grund av förtroende i ett tidigt skede. Börja med lågt hängande frukter för att vinna snabbt och få intressenternas förtroende. Senare kan du utöka din visions komplexitet och omfattning. Det är också viktigt att upprätthålla transparens och tydliga mål och förfaranden.

2. Upphandlingsteamet saknar nyckelkompetens

Kompetens och talang med ständigt uppdaterade och förbättrade färdigheter är grunden för ledande inköpsorganisationer.

De flesta inköpare saknar dock den kompetens som krävs för att stödja strategiska förfaranden och ramverk. Ibland är det bäst att hålla sig till det gamla och undvika förändringar.

En kreativ mix av kompetensutveckling, rekrytering och centraliserad kunskapshantering krävs för att åtgärda denna obalans.

3. Många leverantörer

Att hantera för många leverantörer tar upp för mycket av ditt teams tid.

I genomsnitt upprätthåller organisationer cirka 10 leverantörsrelationer per initiativ.‍

En sådan struktur är komplicerad och tidskrävande för inköp på flera avdelningar och deras behov. Du kan lösa detta problem genom att konsolidera leverantörer. Du behöver inte reducera din leverantörslista till noll när du konsoliderar. Det handlar om att bygga bättre, strategiska partnerskap med ett fåtal nyckelleverantörer för att förbättra effektiviteten, kostnaderna och affärsresultaten.

Myt om konsolidering av leverantörer: Att arbeta med färre leverantörer påverkar organisationens förmåga att förhandla om SLA:er och kostnader. Intressant nog är det omvända sant. Rationalisering gör det möjligt för organisationer att dra nytta av mängdrabatter och prioriterad service.

Dessutom har konsolidering av leverantörer andra fördelar, bland annat:

• Färre leverantörer sparar kostnader och tid för relationshantering.
• Volym- eller förmånsprissättning ökar rabatterna. Om du är beredd att betala extra kan en leverantör erbjuda ett bättre pris.
• Konsolidering av leverantörer minskar antalet avtalsbrott. Det är lättare att följa leverantörsavtalen med färre avtal.
• Färre leverantörer ger starkare leverantörsrelationer för resultatbaserade prestationsmätningar, leverantörsutvärderingar och incitamentssystem.

4. Kostnadsfaktor

Nästan allt är dyrare, särskilt efter covid-19.

Denna kostnadskamp kräver att inköpsorganisationerna skaffar sig resurser på ett strategiskt sätt.

Det handlar om att sänka den totala ägandekostnaden och att hitta uppfinningsrika metoder för att minska inköpskostnaden under hela dess livslängd, inte bara de initiala utgifterna.

5. Överdrivet spenderande

Maverick spending oroar många företag globalt. Företagen spenderar tusentals kronor på detta varje år. CIPS uppskattar att avvikande utgifter står för cirka 80% av ett företags utgifter.

Enligt den senaste undersökningen från Hackett Group kostar okontrollerade utgifter 16% av de förhandlade besparingarna. I rapporten betonas hur avvikande utgifter påverkar produktkvaliteten och mer än besparingarna. Detta kan leda till att konsumenterna blir mindre nöjda och att företaget utsätts för fara.

Att hantera avvikande utgifter är avgörande för att förändra ditt företag. Genom att spåra alla företagets inköp kan inköpsavdelningen utveckla kostnadsbesparings- och säkerhetsåtgärder. Organisationer som vill ta itu med okontrollerade utgifter bör utbilda intressenter om dess skadliga effekter och teknikanvändning.

6. Efterlevnad av avtal

Även de bästa upphandlingsföretagen måste förbättra avtalsefterlevnaden. Bristande avtalsefterlevnad leder till uteblivna besparingar och utgör en juridisk och ekonomisk risk. Det är därför som avtalshantering är en av upphandlingens svåraste uppgifter. Ditt företags utgifter ska motsvara avtalets kostnad och villkor.

Alla företag behöver avtal. På grund av bristande insikt i avtalsspecifikationerna kämpar många organisationer med att följa dem.

För att ditt företag ska växa måste du hantera leverantörsavtal på ett bra sätt.

De flesta högpresterande företag använder sig av molnbaserade lösningar för upphandlingsdata, “single source of truth”. Dessa system för avtalshantering för företag integrerar data från flera källor till en gemensam, ofta uppdaterad hubb.

Holistisk omvandling av upphandlingsverksamheten

För att vara konkurrenskraftiga i dessa snabbt föränderliga tider måste organisationerna anpassa sig till nya revolutionerande förändringar.

Detta innebär att din inköpsavdelning måste bli mer strategisk för att kunna kontrollera kostnaderna. Inköpsavdelningen behöver rätt struktur för att lära sig och anpassa sig till ny teknik. Alla företag behöver ett datacenter för upphandling, oavsett bransch. Den nya eran inom upphandling drivs av data, digital teknik och sofistikerade analyser för att påskynda dina affärsmål.

Slutsats:

Att förändra inköpsverksamheten från transaktionell till strategisk kräver att man övervinner motståndet mot förändring, förbättrar teamets kompetens, konsoliderar leverantörer, kontrollerar kostnader, begränsar avvikande utgifter och garanterar att avtalen efterlevs. Upphandlingsavdelningen kan hjälpa företaget att lyckas genom att ta sig an dessa frågor och använda datadrivna insikter och digital teknik. I takt med att upphandlingsverksamheten utvecklas kommer dess strategiska relevans att öka, vilket understryker behovet av ständig innovation och anpassningsförmåga inom denna viktiga affärssektor.