Inledning:
Omförhandling av avtal sänker upphandlingskostnaderna och sparar mycket pengar. En välplanerad omförhandling, som ofta kallas en “quick win”, kan ge betydande vinster. Organisationer kan förbättra förhandlingsresultaten genom att använda data och analysera dem. I det här dokumentet beskrivs sex viktiga omförhandlingstekniker och överväganden för att maximera dina chanser att lyckas.
Du kan sänka dina inköpspriser på flera olika sätt. Ett affärsverktyg, som ibland kallas “quick win”, är att omförhandla dina nuvarande avtal.
Bättre avtalsvillkor kan leda till stora besparingar vid en översyn. Men om du vill förbättra dina chanser att lyckas måste du följa en organiserad och strukturerad plan. Läs våra sex tips för en bra omförhandlingsprocess för att lära dig mer.
När du använder förhandlingar som ett strategiskt verktyg bör du också fundera över nedanstående frågor:
- Vilka bolag har avtal som behöver omförhandlas?
- Vilken information bör du använda i ett möte för att omförhandla?
- Vad tror du kommer att hända?
Omförhandlingar baserade på fakta ger bäst resultat.
For one of our clients, we were going to put in place a full programme to improve speed and effectiveness. Procurement was going to be a big part of this programme.
Vilka leverantörer bör du omförhandla med?
Omförhandling var ett av de viktigaste sätten att minska kostnaderna och spara pengar under den första delen av inköpsprojektet.
Vårt system för utgiftskontroll användes för att få en fullständig bild av hur pengarna användes. Företaget arbetade med nästan 2 000 leverantörer under det senaste året. Trots att pengarna var utspridda på flera grupper och leverantörer hittade vi snabbt ett antal möjliga omförhandlingsalternativ med hjälp av en inbyggd, automatisk potentialanalys.
Du behöver användbar information, t.ex. hur mycket du spenderar på att växa, hur viktig du är som kund eller när dina kontrakt löper ut, för att ta reda på vilka säljare eller kontrakt du bör försöka omförhandla. Du kanske också vill titta på hur mycket pengar som spenderas på olika avdelningar, affärsenheter eller grupper för att se om det finns möjligheter att samla kostnaderna.
I slutändan valde vi ut 20 eller fler leverantörer (eller kontrakt) för en förhandlingsprocess i det här projektet efter att ha lagt till kvalitativa data i analyserna.
Vilken information bör du ta med dig till ett omförhandlingsmöte?
För att ett förhandlingsmöte ska gå bra måste alla vara väl förberedda. Före ett möte bör du alltid göra en fullständig analys av den aktuella situationen för att få en bättre förståelse för den. Vi föreslår att du använder en blandning av interna och externa analyser för detta.
Vi sammanställde ett antal användbara analyser för kunden i fråga, bland annat utgiftstillväxt och källfinansiering. Alla dessa insikter skapades omedelbart av systemet för utgiftshantering och skickades sedan direkt till Powerpoint före mötet.
Du bör visa upp den viktigaste informationen i ett förhandlingsmöte, både ur affärsmässig och militär synvinkel. Om du till exempel har köpt mycket mer och spenderat mycket mer under de senaste åren, förväntar du dig bättre villkor eller enhetspriser för att representera detta. Om så inte är fallet bör du berätta för leverantören vad du har hittat och be dem att ge dig mer information eller svar. Observera att om säljarna inte kan svara på alla dina frågor under mötet bör du ge dem “hemläxor” eller uppföljningsuppgifter att göra efter mötet.
Vad tror du kommer att hända?
Genom bättre prisvillkor sänkte projektet upphandlingskostnaderna per säljare (dvs. adresserade utgifter) med i genomsnitt 6%, vilket sparade miljontals dollar. Tänk på att det belopp som sparades och de kostnader som sänktes var olika för varje affär, leverantör och typ av utgifter. När omförhandlingsprocessen var över sänkte till exempel en leverantör sina priser med i genomsnitt 20%.
Dessa resultat visar att omförhandling kan hjälpa ditt företag att spara mycket pengar när det gäller att köpa saker. Processen tar inte heller lång tid så länge du har rätt information och ser till att du följer upp på rätt sätt.
Slutsats:
Omförhandling är en viktig metod för att hantera upphandlingskostnader som enkelt kan spara pengar. Genom att välja de bästa leverantörerna, göra noggranna utvärderingar och ställa upp tydliga förväntningar kan organisationer minska sina upphandlingskostnader. Sådana framgångsrika projekt visar på vikten av en välorganiserad omförhandlingsstrategi, som gör det möjligt för företag att uppnå gynnsamma villkor och skapa långsiktigt värde genom strategisk upphandling.
