Det är många som har pratat om tail spend och hur viktigt det är att hantera det på ett bra sätt den senaste tiden, både här och på andra håll. De flesta C-suite-chefer bör ha hört talas om tail spend management vid det här laget.
Nu när vi har visat att tail spend är ett problem för alla organisationer ska vi titta närmare på några av de problem som det orsakar och hur man kan åtgärda dem.
En försumbar kontroll av utgifterna för svansföring medför flera allvarliga problem, bland annat
Bristande kompetens. Det är inte ovanligt att anställda gör inköp, även om de kanske är mycket kompetenta i sina primära roller men saknar expertis för att fatta övergripande inköpsbeslut.
Delar upp. Det blir oerhört svårt att behålla kontrollen över de totala utgifterna för tail när beställningarna av artiklar är blygsamma och/eller görs sällan och från leverantörer som bidrar med en liten andel av de totala utgifterna.
Gör dig själv känd. Inköp som görs med hjälp av tail spend omfattas inte av inköpsavdelningens ramverk för strategiska utgifter, vilket gör dem svåra att följa upp och analysera. I vissa fall kan de till och med strida mot företagets egen inköpspolicy.
Dyrare. Utan att överväga om priset är rimligt eller relevant i förhållande till marknadsförhållandena kan tail expenditure-artiklar beställas från en traditionell eller favoritleverantör
Många företag anser att om de delegerar denna uppgift till sitt interna inköpsteam får de bättre kontroll över sina tail spend-inköp.
Genom att göra detta uppnår vi flera viktiga mål:
Strängare och noggrannare förvaltningskontroller införs för inköp.
Inköpspolicyer är lättare att se och följa.
Fler leverantörer att välja mellan innebär ökad konkurrens, vilket kan leda till priskrig eller till och med konsolidering av leverantörer.
Det finns dock tillfällen då det inte är klokt att ställa ytterligare krav på inköpsavdelningen, som kanske redan är hårt belastad.
Företag har också möjlighet att lägga ut sin upphandling av svansutgifter på entreprenad, vilket är något som de kanske vill fundera på. En upphandlingsbyrå kan hjälpa till med detta genom att tillhandahålla tjänster som är jämförbara med intern hantering, men kanske billigare.
Varje företag måste ta hänsyn till sina egna unika omständigheter när de beslutar om de ska lägga ut inköp av tail expenditure på entreprenad eller låta det egna inköpsteamet sköta uppgiften. Överväganden som t.ex:
Kostnad. Vad är den faktiska kostnaden för att anställa interna upphandlingsexperter (inklusive lön och andra driftskostnader) jämfört med de avgifter som tas ut av en tredjepartsupphandlingsbyrå?
Var uppmärksam. Riskerar betoningen på att hantera strategiska utgifter att bli urvattnad i
