Introduktion
Molnbaserade inköpslösningar ersätter gamla metoder när företag digitaliserar. Molnbaserade inköp revolutionerar inköpshantering, effektivitet och strategiskt beslutsfattande. Fördelarna, typerna av programvara och viktiga aspekter av molnbaserade inköp täcks i denna detaljerade översikt. Företag kan anpassa sig till nya utmaningar och förbättra operativ excellens genom att förstå hur molnbaserade inköp kan påskynda inköpsprocessen och vad man bör tänka på när man väljer en lösning.
Vad är molnbaserade inköp?
Ett fullt integrerat molnbaserat inköpssystem förenklar och automatiserar inköpsprocesserna. Inbyggda samarbets- och dataanalysfunktioner i denna helhetslösning eliminerar processfriktion från manuella eller fristående arbetsflöden.
I molnbaserad inköpsprogramvara är intressenter, processer, data och verktyg sammankopplade och direkt tillgängliga för bättre och mer strategiskt beslutsfattande.
Team kan kontrollera affärsutgifter, minska kostnader, förbättra leverantörsurval och förhandlingar samt upprätthålla regelöverensstämmelse med hjälp av helhetsdata.
Fördelar med molnbaserade inköp
Molnbaserade inköpsprogramvaror förbättrar redan operativ effektivitet och bekvämlighet jämfört med konventionella system trots deras ungdom.
Fördelarna med molnbaserade inköp inkluderar vanligtvis:
- Kostnadsbesparingar
- Åtkomlighet
- Transparent process
- Effektivitet
- Automatisering
- Skalbarhet
- Förbättrad leverantörshantering och reglering
Kostnadsbesparingar
En av de främsta fördelarna med molnbaserade inköp är lägre driftskostnader. Lokala lösningar har betydande initiala och underhållskostnader, medan molnalternativ använder prenumerationer baserade på användning utan investeringar.
Dessa metoder sparar pengar på sourcing—att hitta och utvärdera leverantörer. Eftersom leverantörer konkurrerar med varandra garanterar förhandlingar med leverantörer att kunder får bästa möjliga värde för sina varor och tjänster.
Inköpsorganisationer måste minimera inköpskostnader eftersom kostnadsminskningar är deras främsta mått. Kontraktsöverensstämmelse med organisationens utgiftsregler kan uppnås med inköpsprogramvara.
Åtkomlighet
Molnbaserade inköp gör det möjligt för användare att börja med systemets åtkomlighet och användbarhet. Detta gör att de kan verifiera åtkomlighet, krav och leverantörsforskning innan de godkänner och implementerar en lösning.
Molnteknik låter anställda använda sitt inköpssystem från vilken internetansluten enhet som helst. Användare av smartphones och bärbara datorer drar nytta av denna åtkomlighet.
Automatisering och effektivitet
Molnbaserade inköpslösningar tillhandahåller vanligtvis en instrumentpanel som visar hela processen. Denna instrumentpanel erbjuder framstegsmätare för varje uppgift, vilket ger organisationer en komplett bild av inköpsprocessen för att upptäcka flaskhalsar i effektiviteten.
De flesta molnbaserade inköpsplattformar inkluderar inbyggda rapporteringsverktyg som ger processinsikter med ett klick. Lättförståeliga rapporter förbättrar strategiskt beslutsfattande och beredskapsplanering.
Automatiserad inköp minskar personalutgifter med upp till 21 % enligt Hackett Group, genom att göra utgiftshistorik lättillgänglig och låta chefer göra smartare inköp.
Kostnadsanalys blir enklare med automatisering, vilket hjälper chefer att eliminera oplanerade utgifter. Automatisering minskar personalkostnader eftersom inköp kräver färre anställda.
Skalbarhet
Molnbaserad programvara effektiviserar inköp, vilket gör det möjligt för organisationer att anpassa kapaciteten efter efterfrågan. Den distribuerar också uppdateringar automatiskt, vilket eliminerar behovet av support. När kapaciteten växer behöver användarna inte köpa och hantera ny hårdvara.
Startups och andra snabbt växande småföretag drar nytta av skalbar inköpsprogramvara. Automatisering av inköpshantering gör att programvaran kan anpassa sig till dessa processer när företaget expanderar.
Användarens behov avgör vilka komponenter i molnbaserade inköpslösningar som aktiverar kontrakt, faktura, utgift och design av inköpsplan. Denna funktionalitet utökar lösningens omfattning utan att lägga till funktioner konsumenterna inte behöver.
Förbättrad leverantörshantering
Leverantörshantering är avgörande för inköp av flera skäl. Det hjälper företaget att undvika att betala för mycket eller köpa undermåliga varor och tjänster. Effektiv leverantörshantering hjälper också chefer att hantera problem i leveranskedjan, som är vanliga på globala marknader.
Ett företags framgång beror på dess leverantörer, därför måste de vara bra affärspartners. Inköpsprogramvara utvärderar leverantörers regelöverensstämmelse och finansiella lämplighet.
Denna programvara kan hjälpa till att upprätthålla dessa partnerskap efter granskning genom att påminna leverantörer när deras behörigheter går ut eller deras riskprofil ändras.
Typer av molnbaserad inköpsprogramvara
Molnbaserad inköpsprogramvara följer en av tre modeller:
- SaaS-modellen
- PaaS: Plattformstjänster
- IaaS infrastruktur/tjänst
SaaS
Användare befrias från komplicerad hårdvara och programvara genom att använda SaaS-appar från många onlinekällor. Användare behöver inte installera programvara om de kan komma åt slutlösningar. Skalning hanteras av SaaS-leverantörer genom att lägga till resurser vid behov. Leverantören hanterar också kryptering, säkerhetskopior och uppgraderingar.
De flesta färdiga molnbaserade inköpslösningar använder SaaS. Användartid, data som lagras, användare och transaktioner bestämmer vanligtvis betalningen. Denna strategi låter konsumenter börja snabbt och billigt.
PaaS
Användare kan bygga, köra och administrera sina appar på PaaS-modellen utan att underhålla ett molnsystem. Infrastrukturen består av utvecklingsverktyg, databaser, nätverk, operativsystem, servrar och lagring. PaaS-kunder kan betala efter behov eller betala en fast kostnad beroende på tjänster och användare.
Java-utveckling och applikationsvärdtjänster möjliggör PaaS-lösningar på moln. Detta leveranssätt är idealiskt för programutvecklare som kan anpassa inköpsprogramvara. I motsats till SaaS låter PaaS konsumenter hantera sina egna databaser.
PaaS är särskilt populärt för användare som behöver integrera flera interna system i inköp. PaaS kan möta behoven hos en organisation med en icke-standardiserad inköpsprocedur som SaaS inte kan. PaaS hjälper även företag med föränderliga inköpsrutiner under projektutveckling.
IaaS
IaaS erbjuder molnberäkningstjänster där konsumenter hyr servrar för infrastruktur av inköpslösningar. Användare har stor frihet för skräddarsydda applikationer och delade datacenter med denna lösning. Det är vanligast för organisationer som kräver full kontroll över sin inköpsplattform och de som är osäkra på sina behov.
Viktiga funktioner i molnbaserad inköpsprogramvara
På grund av risken för inkomstförlust, kundbortfall och juridiska problem kan valet av rätt inköpsprogramvara vara svårt och tidskrävande. De många alternativen och behovet av att bedöma komplexa kriterier inklusive affärsvärde, kostnad, anpassning och skalbarhet är de främsta problemen.
Du måste också överväga ditt företags behov och programmets funktionalitet. Följande funktioner hjälper dig att välja den bästa molnbaserade inköpsprogramvaran.
Sourcing
RFX är inköpsdokument för sourcing, inklusive RFI, RFP och RFQ. Interna experter tillhandahåller krav för dessa dokument. Molnbaserad inköpsprogramvara möjliggör godkännandeprocesser, assisterad författning, redigering och samarbete för RFX.
Hantering av kontrakt
Kontraktsvillkor involverar leverantörer, inköpskategori och servicenivåer, vilket gör förhandlingar svåra. Kontraktsansvariga måste också säkerställa att kontraktet levererar det de förhandlade fram och att relevanta personer godkänner det.
De minskar risker och reglerar denna process genom att använda inköpsprogramvara. Detta program gör förhandlingsavtal mer synliga, vilket hjälper dig att följa dina policyer.
Inköpsförfrågningar
En inköpsbegäran begär en produkt eller tjänst. Den måste godkännas av en inköpsavdelning innan företaget utfärdar en inköpsorder. Begäranden bör skapas och hanteras via inköpsprogramvara för att förenkla inköpen.
Inköpsorder
Ett molnbaserat inköpssystem bör ha en mekanism för inköpsorder som tar bort kommunikationshinder för medlemmar i inköpsteamet. Samarbete under hela inköpsprocessen underlättas med denna kapacitet. Inköpsordersystem minimerar monotona operationer, vilket gör att personal kan fokusera på kreativa inköp.
Hantering av fakturor
Ett företag godkänner leverantörsfakturor först. Fakturadata är kopplade till betalningar, inköpsorder och försäljning. Bearbetning av fakturor, uppdatering av register och betalning automatiseras med hjälp av inköpsprogramvara.
Användare kan på distans se och godkänna fakturor, välja ett konto och tilldela betalning med hjälp av mobilappar. Efter bearbetning arkiverar programmet fakturorna i molnet eller lokalt för senare åtkomst. Många inköpsprogramvaror erbjuder både manuell datainmatning och automatisk datainsamling.
Pappersdokument, postkontroller och mödosam datainmatning elimineras med automatiserad fakturahantering. Vissa av dessa teknologier integreras med bokförings- och faktureringsapplikationer.
Hantering av leverantörer
Leverantörshantering innebär att lokalisera, introducera och analysera leverantörer över kategorier och avdelningar. Leverantörshantering kan vara så enkelt som en databas som registrerar leverantörsinformation inklusive orderhistorik, betalningsdetaljer och inköpskatalog.
Avancerade inköpssystem erbjuder flexibel leverantörskvalificering och introduktion. De gör det möjligt för användare att regelbundet granska en leverantörs prestationer, vilket skyddar företagets intressen. Leverantörens självbetjäningsprocesser och spårning är en annan aspekt av leverantörshantering.
Maskininlärning och AI
AI och ML är sofistikerade teknologier som låter maskiner utföra mänskliga aktiviteter.
För att vara användbara måste AI och ML utföra dessa jobb snabbare och mer exakt än människor. Automatisering av inköp hjälper organisationer att fatta bättre beslut, optimera resursallokering och öka operativ prestanda.
AI och ML kan analysera leverantörsdata, tidigare prestationer och marknadstrender för att hitta den bästa leverantören för dina behov, vilket gör dem användbara för att hantera flera leverantörer och kontrakt.
Du kan få en lista över de främsta leverantörerna genom att klicka på en knapp eller ställa en fråga, vilket sparar timmar och säkerställer ett välgrundat beslut.
Mobilköp
Mobilinköp använder applikationer eller webben för att logga in på ett inköpssystem från en mobil enhet. Därmed kan användare hantera inköpsorder, varningar och realtidsanalys av aktiviteter på distans.
Mobilinköp snabbar upp dataöverföringar med hjälp av programvarubaserade servrar, vilket gör det möjligt för företag att övervaka sina verksamheter från var som helst med en internetansluten mobil enhet.
Smidiga integrationer
Traditionell inköpsprogramvara är en samling av oberoende program. Applikationsprogramgränssnitt (API:er) möjliggör att molnbaserade lösningar kan interagera med annan programvara. Denna funktionalitet undviker dataredundans över appar och användarintervention genom att erbjuda en enda dataversion.
Välja rätt molnbaserade inköpslösning
Molnbaserade inköpslösningar är svårast att anta när man väljer en leverantör. Du måste först fastställa din organisations behov innan du hittar den lämpliga lösningen.
Förutom funktioner är leveransmekanism och leverantör avgörande.
Leveransmetod
SaaS-lösningar är de billigaste, så börja där. Du måste också utveckla servrar och hantera databaser. SaaS-lösningar kanske inte erbjuder alla funktioner ditt företag behöver.
En PaaS-leveransmetod kan vara bättre om du inte behöver separata databaser eller ett privat moln för säkerhet. Dessa behov tillgodoses bäst av en IaaS-inköpslösning, särskilt om du behöver öka resurserna.
Utvärdering av leverantörer
Börja din leverantörsutvärdering genom att analysera deras SLA:er för support och drifttidsgarantier. Kontrollera deras katastrofåterställningsprocesser för att se om de kan hålla tjänsterna igång. Leverantörens juridiska bakgrund, produktrecensioner och kundnöjdhet bör också beaktas.
Även om säljaren är ansedd måste de matcha dina krav. Leverantörer av inköpsprogramvara kanske inte är den idealiska lösningen för konsumenter utanför en viss storleksram. Om ditt företag har regelbundna inköpsmetoder, undvik att betala för mycket anpassning.
Slutsats
Molnbaserade inköp är mer effektiva, skalbara och kostnadseffektiva än traditionella inköpsmetoder. Molnbaserade lösningar kan automatisera inköp, förbättra leverantörshantering och ge realtidsinsikter i verksamheten. Den rätta molnbaserade inköpsprogramvaran kan hjälpa företag att fatta bättre beslut och bli mer flexibla i komplexa leverantörskedjor. För att maximera fördelarna med molnbaserade inköp krävs det att du bedömer din organisations behov och väljer en lösning som uppfyller dem.
