Minskning av upphandlingskostnader: En omfattande guide

Företag prioriterar kostnadsminskningar mer än någonsin. Även om epidemin inte skadar ditt företag måste du söka efter sätt att spara kostnader.

Kostnadsminskningen måste få omedelbara och varaktiga effekter. Ett alternativ är att kontrollera inköpskostnaderna. De externa kostnaderna för inköp är ett viktigt mått på företagets framgång.

Why? Because procurement expenses are a simple and verifiable approach to evaluate the procurement process and business.

Varje organisation bör känna till dessa kostnadsbesparande grunder:

• Kostnaderna måste sänkas, inte elimineras.
• Nedskärningar får inte äventyra rutiner eller produktkvalitet.
• Förändringar i produktionsprocessen får inte påverka produktens kvalitet eller beskaffenhet.
• Kostnadsminskningen bör vara långsiktig.

Företag kan använda dessa kostnadsbesparande åtgärder på många olika sätt. För det första måste du förstå upphandlingskostnadernas typer och orsaker.

Vad är kostnadsreducering inom upphandling?

Minskade inköpskostnader ökar en organisations resultat och vinstmarginal. Kostnadsminskningar är avgörande för inköpsverksamheten, men dess värde för andra strategiska företagsmål är omtvistat.

Vi brukar tänka på kostnadsminskningar som inköpsbesparingar, men det är mycket mer. Utveckling av kostnadsbesparande lösningar för upphandlingar innehåller många komponenter, t.ex:

• Förhandla och revidera leverantörs- och återförsäljaravtal.
• Förbättra administrativa och operativa processer.
• Utnyttja data och teknik.
• Bättre riskhantering.
• Anbuds- och kategorihantering.
• Minska de avvikande utgifterna.

Ledningsgrupper för upphandling kan förbättra processer och vinster genom att använda kostnadseffektiva lösningar.

Kostnadsbesparingar vs. minskning

Även om dessa begrepp hänger ihop är de olika. Företag använder kostnadsbesparingar som en sista utväg, men kostnadsbesparingar är inte nödvändiga.

Kostnadsreduktion ökar produktiviteten och vinsten utan att tvinga fram förändringar i företaget. Kostnadsbesparingar är vanligtvis hårdare än kostnadsminskningar.

Reducering omfattar taktik som hjälper organisationen att växa och minska stigande kostnader. Kostnadsbesparingar signalerar instabilitet och är en “desperata tider leder till desperata åtgärder”-strategi.

Kostnadsbesparingar inom upphandling

Vissa kostnadsbesparande åtgärder är inte relaterade till kostnadsminskning, även om andra kan överlappa varandra. Några standardmetoder för kostnadsbesparingar är:

1. Förändra sourcing

Organisationer kan ändra sina inköp och upphandlingar, vilket tar tid. Det kan vara nödvändigt att byta till billigare eller lokal mat. Långsiktiga kostnader minskas genom att byta källor. Ibland kan byte av leverantör spara pengar för företaget.

2. Improvisation av processer

Företag kan använda onödiga och kostsamma processer. Att uppfinna sätt att sänka kostnaderna är avgörande. Mindre förbättringar av tillverkningsprocessen, som att förebygga eller kontrollera avfall, kan spara pengar över tid.

3. Använda energisparande utrustning

Verksamheter använder mycket energi, vilket ökar kostnaderna. Att hitta energisparande enheter eller använda alternativa energikällor sparar pengar över tid. Vissa organisationer kan ersätta kontorsskrivare och kontorsmaterial med billigare digitala ersättare. På så sätt sparas både papper och el.

4. Anställningsprocessen

Erfarna arbetstagare kostar mer att anställa och behålla. Det är billigare att anställa nyutexaminerade eller praktikanter för frontlinje- eller basjobb. Organisationen kan sedan förbättra rekryternas utbildning och utveckling. Det ger dem branschkännedom och sparar pengar på lönen.

5. Minskade kostnader

Organisationer minimerar kostnaderna genom att skära ner på utgifterna. Istället för att resa kan videokonferenser spara kostnader. Samåkning mellan arbetspendlare är ett annat bra exempel.

6. Alternativa produkter

Långsiktiga besparingar kan uppnås genom att erbjuda produktalternativ för olika inkomstgrupper. Företag som erbjuder alternativ till finansiella produkter får inte göra avkall på produktkvaliteten.

Varför är det nödvändigt att minska kostnaderna för inköp?

Att minska inköpskostnaderna har flera fördelar. Detta ingår:

• Utgångspunkten är att kostnadsminskningar ökar vinstmarginalerna, vilket är den mest eftertraktade fördelen. Kostnadsbesparingar som ökar vinsten ger företaget mer pengar att investera på annat håll.
• Produktivitet: Kostnadsminskningar främjar produktiviteten eftersom anställda som misslyckas inser att företagets policy har ändrats och att det krävs mer.
• Kostnadsminskningen påverkar omedelbart upphandlingstekniken och förbättrar kvaliteten.
• En framgångsrik kostnadsreduktion i en organisation kräver alla dessa fördelar.

Kostnadsminskningar har stora fördelar, men det finns också nackdelar. Riskerna med kostnadsminskningar kan minskas genom att man förstår hur de kan gå fel.

Negativa effekter av kostnadsminskningar:

Kostnadsreduktion kan förväxlas med kostnadsbesparingar, vilket kan skrämma de anställda till att tro att företaget har ekonomiska problem.

Kostnadsminskningar kan omfatta negativa processförändringar som leder till större förluster snarare än vinster och förbättringar.

Syftet med kostnadsminskningar är långsiktiga kostnadsminskningar, men vissa organisationer kan tycka att den tidiga implementeringen är för dyr. Vissa företag tycker att det är för dyrt att konvertera till alternativa energikällor.

För stora kostnadsminskningar kan sänka produktkvaliteten. Att sänka varumärkesvärdet skadar företagets långsiktiga vision.

Kostnadsminskningar är ett tveeggat svärd som kräver försiktighet. Det kan förbättra resultatet utan att skada företaget om det görs på ett effektivt sätt. Om det görs på fel sätt kan det bli ett fruktansvärt misslyckande.

Hur inköpskostnader fungerar

Upphandlingskostnader?

Lagerbaserade företags inköpsbudgetar kan vara stora.

Upphandling omfattar dessa element:

• Planering av inköp
• Utvärdering av specifikationer
• Strategisk sourcing (leverantörer och avtal)
• Finansiering
• Förhandling om betalningsvillkor
• Avtalshantering
• Hantera leverantörer
• Styrning av lager

Typiska steg i en upphandling är:

• Fastställ produktens nödvändighet, om den är ny eller ombeställd.
• Inköpsavdelningen får en förfrågan.
• Avdelningen godkänner begäran och skickar den till bokföringen.
• Potentiella leverantörer får offertförfrågningar.
• Företaget förhandlar om leverantörsavtal.
• Leverantörer tillhandahåller varor och tjänster till företaget.
• Vi utvärderar order, avier och räkningar.
• Leverantörens betalning behandlad.
• Bokföring och revision kräver dokumentation.

Kostnadstyper vid upphandling

Livscykeln för upphandlingar består vanligtvis av fem delar. Alla organisationer bör ta hänsyn till dessa faktorer när de beräknar de årliga inköpskostnaderna. Att lägga till inköpsavgifter ger inte en rättvisande kostnad.

1. Grundkostnad

I upphandlingar är det kostnaden per artikel som driver kostnaderna. Detta gäller särskilt för större inköp. Kostnaderna per artikel är de största och svåraste att sänka. Det enklaste sättet att sänka den här kostnaden är att hitta konkurrerande leverantörer med samma artiklar och förhandla fram bästa enhetspris.

2. Kostnader för transport

Kostnader för direkta inköp inkluderar transport. En organisation måste ha flexibla, långsiktiga transportörskontakter för att få bättre fraktkostnader.

3. Kostnad för att stänga

Outsourcing av lager har olika kostnader. Dessa inkluderar mäklararvoden, juridiska avgifter (när advokater anlitas för att utforma avtal) och provisioner.

4. Skatter, tullar och avgifter

Importerade varor kostar mycket, inklusive tull, moms, GST med mera. Företag som saknar den interna förmågan att hantera importskatter och avgifter måste anlita mäklare för att hjälpa till med tullprocessen.

5. Förhandlingskostnad

Att etablera en leverantörs- eller säljarrelation kräver i allmänhet mer studier. Detta ökar de indirekta arbetskostnaderna. Leverantörsförhandlingar kan vara dyra, särskilt om personalen måste resa.

Hur kan korrekt upphandling minska kostnaderna?

Kostnadsminskningar är viktiga och har många fördelar, men hur samverkar de med inköpsplaneringen?

Titta på siffrorna först. Scribd rapporterar att upphandlingshanterade utgifter uppgår till 65-75% av många organisationers utgifter.

Det är en hög andel, och bristfälliga upphandlingar leder till dåliga beslut, till exempel akuta inköp som kräver snabba och dyra transporter. Effektiva inköp sänker kostnaderna och är därför en utmärkt affär oavsett konjunktur.

Optimering av inköpskostnader

Värde av kostnadsbesparingar för upphandling

Att enbart sänka upphandlingskostnaderna är inte en smart långsiktig plan. Att öka intressenternas deltagande är viktigt för att lyckas. Efter detta är besparingar oundvikliga.

Av flera skäl prioriterar många företag kostnadsbesparingar i samband med upphandlingar:

• Om det görs på rätt sätt är detta den enklaste och mest objektiva metoden för att mäta upphandlingens framgång. Det är uppenbart att detta är en vanlig metod för att följa upp upphandlingens resultat.
• Påverkan: Till skillnad från riskreducering har det en omedelbar effekt på resultatet.

Kostnadsbesparingar kontra undvikande

Undvikande av kostnader

Det säger CIPS:

“Kostnadsundvikande är en kostnadsminskning som sänker utgifterna.”

Låt oss säga att du betalar en internetleverantör varje år. Leverantören skickar ett förnyelseavtal med en ökning på 10 %. Din förhandlingsförmåga gör att du sparar 10 % genom att teckna ett långsiktigt förnyelseavtal. På så sätt undviker du kostnader.

Kostnadsbesparingar

Men kostnadsbesparingar är mer uppenbara. Du kanske förhandlar fram ett lägre pris per enhet för att göra dina inköp billigare, vilket sparar pengar åt dig.

Olika typer av kostnadsbesparingar?

Vi måste först förstå de kostnadsminskningar som de flesta organisationer gör innan vi överväger att optimera inköpskostnaderna. Dessa är

1. Tidigare besparingar

Jämför förändringar i enhetspriser med föregående period. Historiska besparingar beräknas med hjälp av förra årets baslinje. Så det kan vara från ett viktigt tecken som förra årets prissättningsgenomsnitt. Dessa indikationer jämförs med det aktuella priset och skillnaden beräknas.

2. Besparingar i budgeten

Skillnaden mellan fakturapriset och den förväntade budgeten avgör dessa.

3. Tekniska besparingar

Ändringar av tekniska produktspecifikationer leder till tekniska besparingar. En teknisk besparing uppstår t.ex. när en billigare produkt ersätter en dyrare.

4. RFP Besparingar

Request for Proposal (RFP) är en metod för att undvika besparingar. Varför är det så? På grund av leverantörernas förslag kan organisationen komma att välja en leverantör. Oftast vinner den som har det lägsta budet.

5. Indexbesparingar

Dessa besparingar härrör från externa marknadsförändringar som påverkar prissättningen av material och tjänster.

6. Sparkvot

Detta är besparingskombinationer. Således kan tekniska och monetära reduktioner inkluderas.

Hur kan du använda mål och metoder för att minska kostnaderna för inköp?

Kostnadsminskningar inom upphandling syftar till att sänka den totala processen. Från att hitta leverantörer och säljare till att producera och leverera varor och tjänster kan kostnadsminskningar uppnås.

Viktiga frågor att ställa nu är bland annat:

• Vilka strategier kan du använda för att spara kostnader?
• Strategier för att spara kostnader?
• Implementering av strategier för kostnadsminskningar: hur?

Korrekta data, löpande och systematisk hantering av upphandlingskostnader är avgörande för besparingar och lönsamhet. Organisationer måste identifiera kostnadsdrivande faktorer för att kunna genomföra upphandlingar.

Dessa hävstänger kan påverka många kostnadsdrivare på grund av kopplingar och inbördes relationer. Ett företag kan genomföra många kort- och långsiktiga projekt beroende på resurser och tid. Diskutera dem på djupet nedan:

Snabba vinster och kortsiktiga initiativ

1. Granska avtalsvillkoren

Att bestrida ett kontrakt är en snabb metod för att spara kostnader. Omförhandling av avtalsvillkor är tillåtet vid upphandling. Långvariga avtal ger organisationer ytterligare ett alternativ för att sänka kostnaderna.

Avtal som inte utvärderats inom tre år kan ha föråldrad och icke konkurrenskraftig prissättning. De ekonomiska förhållandena fluktuerar, konsumenternas vanor förändras och den tekniska utvecklingen går snabbt framåt.

Leverantörer kan erbjuda volymbesparingar om organisationer förhandlar om ändringar i system som inköpsfrekvens. Marknadsundersökningar och benchmarking förbättrar diskussionerna om leverantörernas prissättning.

För att minska kostnaderna kan du förhandla fram bättre villkor med nuvarande leverantörer, med fokus på sänkta priser och förnyade avtal. Förhandlingar kan stärka upphandlingsstrategin.

2. Specifikationer för utmaning

Bestäm sedan om du behöver den här produkten eller tjänsten. Därefter ska du bedöma nödvändigheten och granska specifikationerna eller designen. Många produktförpackningar och standarder baseras på anbud från leverantörer eller är utformade för ett varumärke. Anta att företaget kan ställa krav på prestanda eller resultatbaserade krav. Detta kommer att skapa konkurrens från fler leverantörer.

3. Ompröva behoven

Att omvärdera lager- eller servicebehov är avgörande för företagets långsiktiga lönsamhet. Upphandlingsteamen bör bedöma kundernas efterfrågan på alla typer av varor. Detta hjälper dem att hitta sätt att minska tillverknings- eller leverantörskostnaderna.

Vissa företag måste standardisera för att minska variationen. Tänk dig ett företag som säljer ett bilmärke. Kompatibilitet med reservdelar minskar kostnaderna för lagerhållning jämfört med ett företag med fem bilmärken. Sourcing ger också stordriftsfördelar.

4. Förbjud Maverick-utgifter

Inköp utanför kontrakt är avvikande utgifter. Kallas ibland för oseriösa utgifter eller utgiftsläckage. Utan ett centraliserat upphandlingsförfarande för inköp-till-betalning (P2P) kan oseriösa utgifter stå för många transaktioner.

Kostnadsminskningsinitiativ kan hindras av detta. Varför är det så? Tidigare leverantörsrabatter kanske inte gäller för dessa produkter.

För att undvika detta bör inköpsledningen garantera att leverantörsavtalen följs vid alla inköp. Ledningen bör också kontrollera att företaget godkänner orderpriserna.

Spendanalys identifierar vanligtvis okontrollerade utgifter så att inköpsrekvisitioner, e-kataloger och andra kontroller kan begränsa avvikande utgifter. Diskutera förfarandet med din personal så att de kan hantera det på rätt sätt.

5. Utmana driftskostnader

Effektiv upphandlingsplanering maximerar de administrativa resurserna för att minska kostnaderna. Dålig planering leder till kostsamma nödinköp och höga resekostnader. P2P-verksamheten måste effektiviseras internt. Detta kan minska drifts- och transaktionskostnader och överflödigt pappersarbete, automatiserat eller inte.

6. Planera i förväg

En bra upphandlingsplan hjälper organisationer att maximera sina resurser och sin tid. Detta minskar antalet akuta inköp av varor, som kan vara kostsamma på grund av snabbare leverans.

7. Utvärdering av leverantörer

För att säkerställa att prissättningen av produkter och tjänster motsvarar marknadsvärdena bör upphandlingsteamen regelbundet utvärdera leverantörer. För att få konkurrenskraftiga kostnader måste leverantörsrelationerna vara transparenta.

Inköpsavdelningen bör också minska antalet leverantörer och utveckla ett system för leverantörshantering. Detta kommer att spara inköpskostnader och öka lagrets effektivitet.

Leverantörsbedömningar hjälper dig att hitta icke-konkurrerande företag i din databas.

8. Utnyttja data

Data är nyckeln till minskade inköpskostnader. Den spårar försäljning, inköpsorder, konsumentefterfrågan och leverantörsprestanda och kan erbjuda besparingspotential. Använd data om tidigare inköp och leverantörsprestanda för att omförhandla. Detaljhandels- och inköpschefer kan förhandla fram lägre grossistpriser med leverantörer om en produkt håller på att förlora i attraktionskraft.

Strategier för att minska kostnaderna för inköp på medellång och lång sikt

Kostnadsbesparingsprojekt på 4-10 år är typiska. Följande insatser styr företagets framtid, till skillnad från de korta kostnadsbesparingsåtgärderna ovan.

1. Titta på outsourcing

Outsourcing innebär att icke-kärnrelaterade upphandlingsuppgifter läggs ut på specialister. Outsourcing innebär att man köper varor eller tjänster från en utländsk källa.

Beroende på sektor och verksamhet kan outsourcing spara pengar på arbetskraft och hyra. Outsourcing är idealiskt för indirekta upphandlingskategorier som säkerhet, transport, fastighetsförvaltning och logistik.

Fördelarna med att minska upphandlingskostnaderna är bland annat

Få marknadskunskap och världsomspännande expertis inom områden där den interna kompetensen är begränsad.

Kostnaderna blir lägre eftersom outsourcingpartnerns stordriftsfördelar kombineras med kundens behov.

Outsourcing av inköp av lågt värde/hög volym frigör kostsamma interna resurser.

De hanterar långa diskussioner och avtal.

Företagen bör jämföra insourcing med externa utgifter och outsourcing med internt arbete.

2. Använda teknik

Tekniken kan identifiera kostnadseffektiva upphandlingsalternativ. Det finns avancerad programvara för kostnadsreduktion i P2P, spendanalys, e-upphandling, RFP-administration, e-kataloger och e-auktioner.

Supplier relationship management (SRM) använder en självbetjäningsportal online för att underlätta kontakten mellan köpare och säljare. Företag kan minska sina kostnader genom att minska den mänskliga inblandningen.

Inventariespecifika lösningar kan rekommendera beställning. Den övervakar försäljning, lager och leverantörernas leveransscheman för att meddela företag om produktpåfyllning. Detta hjälper organisationer att undvika överbeställningar och slöseri.

3. Gör kategorihantering

Kategorihantering grupperar och hanterar alla typer av utgifter för att sänka upphandlingskostnaderna. Kategorihantering under hela upphandlingens livscykel kräver noggranna förberedelser.

Kategorihantering hjälper inköpsteamen att spara tid och pengar på transaktionella inköp. På så sätt kan de totala utgifterna för råvaror eller tjänster utnyttjas för att ge viktiga leverantörer större volym eller räckvidd.

En väldefinierad kategoribaserad analys kan hjälpa inköpscheferna att förhandla fram lägre leverantörspriser och förhindra att pengar slösas bort.

4. Centralt inköp

I decentraliserade upphandlingar är viktiga besparingsmöjligheter dolda. Även en centralstyrd global inköpsorganisation är benägen att göra dubbelarbete och spendera pengar på egen hand.

En centraliserad inköpsstrategi låter en avdelning göra alla inköp. Detta förenhetligar företagets globala inköpsstrategi. Centraliserade system kan också spara pengar genom att minska personalstyrkan och utbildningsinsatserna för inköpsteamen.

En rationaliserad leverantörsdatabas ökar leverantörernas konkurrenskraft och sänker leveranskostnaderna. Ett verktyg för analys av globala utgifter kan också ge många av samma fördelar.

5. Lägre upphandlingsrisk

Alla branscher har sina faror, och leverantörsberoende är en av de största. Företag bör kombinera leverantörer och säljare när det är möjligt, men en metod för att minska riskerna är att diversifiera upphandlingsprocessen.

Att alltid ha en backup-leverantör för viktiga produkter och tjänster kan minska denna risk. Riskhantering innebär också att man undviker kostnader, till exempel genom att förhandla fram avtal med mervärdestjänster som längre garantier eller fri leverans.

Riskhantering i samband med upphandling säkerställer lämpliga ledningskontroller, särskilt vid akuta inköp eller ad hoc-inköp. Detta innebär att organisationer bör övervaka avtal, följa upp med leverantörer och förhindra logistiska komplikationer.

6. Kostnadsbesparingar genom minskad förbrukning

Varje dollar som läggs på supply management ger 6,77 dollar tillbaka, enligt forskning. Organisationer kan spara pengar genom att minska efterfrågan. Minska förbrukningen och ta bort dolda kostnader för att uppnå detta.

Detta är viktigt när du köper datorer, mobiltelefoner eller tjänstebilar till de anställda. Fundera på om alla företagsköp är nödvändiga och följ policyer/riktlinjer för att undvika överkonsumtion.

7. Uppgradera personal

Företagets anställda är dess största tillgång. Ditt resultat kan öka över tiden genom att personalen lär sig att fatta bättre beslut. Exempelvis kan utbildning i förhandling stärka leverantörsrelationer och avtalshantering.

Kostnadsminskningar inom upphandling bör syfta till att minska utgifterna och förbättra kassaflödet genom insatser på kort, medellång och lång sikt.

Hur beräknar du kostnadsbesparingar i samband med upphandlingar?

Tyvärr finns det ingen konventionell formel för kostnadsminskningar. Upphandling är också beroende av andra discipliner. Detta gör det svårt att kvantifiera kostnadsminskningar.

Uppfatta alltid kostnadsbesparingar som en negativ förskjutning från historiska kostnader till det nya förhandlade priset vid upphandling. Kostnadsminskningar kan fastställas utifrån det ursprungliga anbudet eller marknadsriktmärken utan kostnadsreferens.

Hur kvantifierar man kostnadsbesparingar inom upphandling? Experter tar bort det genomsnittliga offertpriset från det avtalade kontraktspriset. Detta belopp multipliceras med antalet produkter som köps in under en period.

Kostnadsoptimering för upphandlingar

Även i en god ekonomi måste ditt företag skära ner på kostnaderna. Denna strategi kommer att ge företaget styrka när det förhandlar om leverantörsrabatter.

Efter att ha kontrollerat deras kompetens är det bäst att samarbeta med befintliga leverantörer för att minska kostnaderna permanent.

Den typiska metoden för att minska kostnaderna innebär att man gör en upphandling, förhandlar, väljer en ny leverantör, implementerar och kanske realiserar kostnadsbesparingar. Denna metod är tidskrävande och resursintensiv. Denna fördröjning av kostnadsbesparingarna är inte önskvärd.

Kostnadsoptimering syftar till att uppnå bästa möjliga utgiftsvärde. Större justeringar av kostnadsstrukturen kräver dock stora förändringar. Upphandling handlar inte bara om att förhandla fram de bästa priserna och villkoren för alla inköp. För att uppnå lämplig optimering måste inköp, upphandling och leverantörshantering gå djupare.

Istället erbjuder vi faktiska sätt för företag att minska kostnaderna genom att rikta in sig på nuvarande leverantörer utan anbud eller RFQ.

Optimering av inköpskostnader:

1. Undvik extra kostnader

Bestäm vilka utgifter som är onödiga. I större företag kan öppenheten mellan avdelningarna vara bristfällig. De som godkänner och betalar för produkter och tjänster (externa kostnader) har inte kontakt med användarna. Kommunikation är avgörande för kostnadsoptimering.

Det är viktigt att identifiera oanvända produkter och tjänster. Detta kan göras på flera sätt.

Som ett exempel:

• IT-utgifter: identifiera oanvända tjänster och komponenter. Detta görs bäst genom att lista alla IT-lösningar som din organisation har köpt.
• Direkta utgifter: Beräkna leverantörs- och produktspecifika lageromsättningshastigheter. Sortera leverantörer och artiklar efter lageromsättning. Du kan behöva analysera följande svar för att hitta de leverantörer och varor som har lägst lageromsättning:
• Kan verksamheten fungera utan den här produkten eller leverantören?
• Kan du sluta köpa den här produkten eller leverantören?
• Detta hjälper dig att avgöra om du ska behålla produkten eller källan.

2. Erbjud dina bästa leverantörer hjälp i utbyte mot kostnadsbesparande åtgärder.

Genom att fokusera på dina främsta leverantörer kan du täcka över 60% av dina utgifter och en stor del av dina möjligheter att minska kostnaderna.

Diskutera kostnadsminskningar med dina huvudleverantörer i ett utvärderingsmöte online. Gör klart för dina leverantörer att du kommer att bidra och hjälpa till på alla sätt du kan, utom med kostnadsökningar.

3. Minska kostnaderna för bristande efterlevnad

Leverantörer som inte uppfyller förväntningarna på kvalitet, kvantitet eller tid orsakar dessa kostnader. Organisationer kan spåra leverantörernas avvikelser för att minska kostnaderna. Prata med anställda som använder leverantörernas produkter och tjänster. Det bör bli uppenbart.

Bästa praxis för att minska kostnader och besparingar i samband med upphandling

Bästa praxis för kostnadsminskningar och besparingar inom upphandling kan hjälpa din organisation att maximera värdet av leverantörshantering, inköp och upphandling.

Låt oss gå igenom de viktigaste bästa metoderna:

• Ett tvärfunktionellt team av operativa chefer och affärschefer bör representera inköp, upphandling och leverantörshantering för att optimera primärkostnaden. Delning av talanger och expertis uppmuntras.
• Öka trovärdigheten på marknaden. Företag måste studera och analysera marknader för att informera intressenter om utveckling och trender. Det kan handla om innovativa val av tjänsteleveranser, störande konkurrenter eller kommersiella möjligheter.
• Följ organisationens riktlinjer.
• Var flexibel i inköpsarbetet. Kontraktsförhandlingar för viktiga artiklar kan pågå i 10 år, medan kortsiktiga produkter kanske bara har sexmånaders leverantörskontrakt.
• Fördela kredit. Baserat på ditt teams insikter om inköp och marknadskunskap måste branschledare som upprätthåller budgeterade utgiftsminskningar uppmärksammas.

Vanliga frågor

Exempel på kostnadsminskning?

Ett tillverkningsföretag uppgraderar sina maskiner till att bli mer energieffektiva för att minska sina energikostnader.

Hur kan kostnaderna minskas?

Det finns flera sätt att spara kostnader:

Optimering av processer

Identifiera och förenkla onödiga rutiner för att spara tid och resurser.

Förhandla med leverantörer:

Be om bättre villkor, rabatter eller bulkköp från leverantörer.

Teknisk adoption:

Investera i automatisering, effektivitet och arbetsbesparande teknik.

Lean Manufacturing:

Implementera lean-koncept för att minska produktions- och driftsspill.

Energibesparingar:

Minska kostnaderna genom att förbättra energihanteringen och energieffektiviteten.

Outsourcing:

Minska de interna kostnaderna genom att lägga ut icke-kärnverksamhet på specialister.

Varför är det bra att minska kostnaderna?

Fördelarna med kostnadsbesparingar för företagen är bland annat

Lönsamhet: Lägre kostnader ökar omedelbart resultatet.

Kostnadseffektiva företag kan erbjuda konkurrenskraftiga priser.

Tilldelning av resurser: Sparade pengar kan finansiera expansion eller innovation.

Kostnadsminskningar upprätthåller finansiell stabilitet.

Miljömässig hållbarhet: Lägre resursanvändning förbättrar hållbarheten.

Bättre kassaflöde: Lägre kostnader ökar kassaflödet.

Produkt som sänker kostnaderna?

En kostnadsreducerande produkt väljs eller utvecklas för att minska tillverknings- eller driftskostnaderna utan att kompromissa med kvaliteten. Dessa varor hjälper till att spara kostnader genom att sänka materialpriserna, förbättra effektiviteten eller förlänga produkternas livscykler.

Syftet med kostnadsreduktion?

Kostnadsminskningar syftar till att förbättra ett företags ekonomi och livslängd. Minska kostnaderna samtidigt som produkt- eller tjänstekvaliteten bibehålls eller förbättras. Kostnadsreduktion förbättrar lönsamheten, konkurrenskraften och resursallokeringen.

Strategi för kostnadsminskning

Kostnadsreduktion kan vara en företagsstrategi. Det innebär systematisk planering, genomförande och administration av kostnadsbesparande åtgärder inom hela företaget. Kostnadsminskningsmetoder är avgörande för ekonomisk framgång och konkurrenskraft på marknaden.

Minskning av kvalitetskostnader

Kvalitetskostnadsreduktion minskar kostnader relaterade till produkt- och tjänstekvalitet. Det innebär att man identifierar och åtgärdar kvalitetsrelaterade problem som omarbetningar, garantianspråk och kundklagomål. Företag kan förbättra produktkvaliteten och spara pengar genom att sänka kvalitetskostnaderna.

Vilken roll spelar kostnadsreducering i ekonomistyrningen?

En organisations finansiella hälsa och hållbarhet är beroende av kostnadsminskningar. Företag kan optimera resursallokering, lönsamhet och finansiell stabilitet. Kostnadsminskningsmetoder är avgörande för att uppnå finansiella mål och optimera budgetar.

Vilka är hindren för kostnadsbesparingar?

Kostnadsbesparingar kan möta hinder som:

• Motstånd från anställda: Arbetstagarna kan motsätta sig regelbundna justeringar.
• Kvalitetsfrågor: Det är svårt att sänka kostnaderna utan att sänka kvaliteten.
• Vissa kostnadsbesparande tekniker kräver initiala utgifter.
• Dynamik på marknaden: Ekonomiska och konkurrensmässiga överväganden kan påverka försöken att sänka kostnaderna.
• Hållbarhet: Kostnadsbesparingar och hållbarhet är svåra att förena.

Hur kan företagen minska kostnaderna utan att ge avkall på kvaliteten?

Att bibehålla kvaliteten och sänka kostnaderna kräver strategi:

• Kontinuerlig förbättring: Skapa en kultur av ständiga förbättringar för att förutse och lösa kvalitetsproblem.
• Ange kvalitetsmått för att följa upp produkt- eller tjänstekvaliteten.
• Relationer med leverantörer: Samarbeta med leverantörer för att garantera kvalitet på leveranser och komponenter.
• Utbildning av anställda: Utbilda personalen för att bibehålla kvaliteten samtidigt som kostnaderna minskas.
• Samla in synpunkter från kunderna för att upptäcka kvalitetsproblem och åtgärda dem snabbt.

Kan kostnadsbesparingar bidra till hållbarhet?

Kostnadsbesparande tekniker kan stödja hållbarhet på många sätt:

• Resurseffektivitet: Att spara energi och material bidrar till att skydda miljön.
• Minskning av avfall: Processoptimering och avfallsminskning minskar miljöpåverkan.
• Minskade kvalitetskostnader kan förlänga produkternas livslängd, minimera avfallet och öka hållbarheten.
• Samarbete med hållbara leverantörer minskar kostnaderna samtidigt som etik och miljö främjas.

Kan små företag sänka sina kostnader på ett effektivt sätt?

Små företag kan sänka kostnaderna genom att:

• Granskning av budgeten: Utvärdera befintliga utgifter för att hitta besparingar.
• Effektivisera och ta bort onödiga uppgifter för att öka effektiviteten.
• Antagande av teknik: Köp effektiv och prisvärd teknik.
• Förhandla fram bättre villkor och besparingar med leverantörer.
• Spara energi för att sänka elräkningen.

Drivs kostnadsbesparingsinitiativ av ledarskapet?

Framgångsrika kostnadsbesparingar kräver ett gott ledarskap:

• Ledarna förmedlar tydliga mål för kostnadsminskningar till organisationen.
• Ledare främjar kostnadsmedvetenhet och kontinuerlig utveckling.
• Program för kostnadsminskningar får finansiering och stöd.
• Ledare följer upp framsteg, vägleder och gör datadrivna val.
• Kommunikation och incitament för att engagera personalen i kostnadsminskningar.

Hur kan företag kvantifiera ROI för kostnadsbesparingar?

Kostnadsminskning ROI-mätning innebär:

• Mätetal: Sätt upp nyckeltal för kostnadsreduktion.
• Samla in uppgifter om kostnadsbesparingar och kostnader.
• Beräkning: ROI = (Kostnadsbesparingar / Kostnad för implementering) x 100.
• Periodisk utvärdering: Övervaka ROI för att verifiera att kostnadsminskningen varit framgångsrik.

Hur påverkar global supply chain management kostnadsbesparingar?

Global supply chain management underlättar och försvårar kostnadsminskningar:

• Tillgång till resurser: Globala leverantörsnätverk ger överkomliga resurser.
• Komplexitet: Internationella leveranssystem kräver mer kostnadshantering.
• Riskhantering: Valutakurser, geopolitik och störningar i leveranskedjan är risker.
• Globala leveranskedjor kan behöva olika inköpstaktiker för att optimera kostnadsminskningarna.