Procurement cost reduction solutions optimise an organization’s financial resources, enabling it to produce high-quality products and services and increase profit margins. Centralising purchasing, strategic sourcing, category management, TCO analysis, supplier relationship management, and contemporary technology can assuage procurement pain points, improve efficiency, and generate value.
Viktiga slutsatser:
- Organisationer behöver tekniker för att minska inköpskostnaderna för att spara resurser, öka vinsten och förbättra leverantörernas villkor.
- Kategorihantering, strategiska inköp, analys av total ägandekostnad och utgiftsanalys är bästa praxis.
- Teknik som e-upphandlingssystem, programvara för hantering av leveranskedjan, automatisering och AI kan minska inköpskostnaderna.
- För att minska kostnaderna krävs val av leverantör, utvärdering, förhandling, avtalshantering och uppföljning av prestationer.
- Processoptimering, minskning av avfall, lagerhantering samt efterlevnads- och riskhantering kan spara mycket genom att avslöja och eliminera dolda kostnader.
- Gemensamma inköp, strategiska allianser, GPO:er, centraliserade inköp och outsourcing av icke-kärninköp kan spara kostnader.
Vilka är strategierna för att sänka kostnaderna för inköp?
En strategi för att minska inköpskostnaderna är en operativ teknik eller en uppsättning initiativ som syftar till att minska utgifterna. Att använda aktuell teknik för att effektivisera arbetsflöden, förhandla om service- eller produktkostnader, fatta strategiska leverantörsbeslut, jämföra leverantörsprestanda, centralisera inköp, standardisera inköp mellan avdelningar och mycket mer är bara några exempel.
Kostnadsminskning i upphandlingsfrågor
Dagens marknad kräver metoder för att sänka kostnaderna för inköp för att hjälpa företag av alla storlekar att spara kostnader, öka effektiviteten och maximera intäkterna. Kostnadsbesparande taktik kan hjälpa ett företag att spara pengar genom att använda gruppinköpskraft eller använda dataanalysverktyg för att förutse efterfrågan och få större värde för kapitalet.
Kostnadsminskningar kan öka vinstmarginalerna samtidigt som produkter och tjänster håller hög kvalitet. Alla framgångsrika organisationer bör undersöka hur inköpskostnaderna beräknas och hitta sätt att sänka dem.
Varför företag vill sänka sina inköpskostnader
För att stärka ekonomin försöker företagen sänka kostnaderna för inköp. Företagets resultat är ofta beroende av inköpsverksamheten, eftersom det ofta är möjligt att säkra idealiska priser och villkor för att andra verksamheter ska kunna fungera smidigt och maximera intäkterna.
När det gäller företagets framgång kan kostnadsminskningar inom inköp göra hela skillnaden. Kostnadsreducerande åtgärder kan sänka de totala utgifterna, som snabbt kan öka med stora och små inköp. Underskatta aldrig strategier för kostnadsreducering – de lönar sig rejält.
Bästa praxis och metoder
Strategisk sourcing
Strategisk sourcing minskar upphandlingskostnaderna och ökar företagets effektivitet. Med hjälp av denna metod skapas och genomförs en kostnadsbaserad plan för inköp av varor och tjänster. Strategisk sourcing hjälper organisationer att hitta möjligheter till kostnadsbesparingar, öka sin konkurrenskraft, optimera resurserna inom alla utgiftskategorier och sänka leverans- och materialpriserna.
Hantera kategorier
Kategorihantering hjälper till att kontrollera inköpskostnaderna. Metoden kategoriserar alla inköpskostnader per produkt eller tjänst. Ett team i en organisation kan fastställa strategier för varje kategori. Detta hjälper teamen att få bättre priser genom konsolidering av leverantörer, spara pengar genom marknadsinformation och förbättra kvalitetssäkringen genom strikta avtalsförhandlingar för den egna organisationen.
TCO-analys
Företag som försöker sänka sina inköpskostnader måste också ta hänsyn till den totala ägandekostnaden. TCO-analys hjälper företag att förstå hur åtgärder påverkar enskilda komponenter över tid och avslöjar aspekter som inte återspeglas i det direkta priset som betalas för varor eller tjänster.
TCO-analys i affärsstrategin kan sänka driftskostnaderna genom att förkorta processcyklerna, identifiera möjligheter till kostnadsoptimering i förbrukningsavdelningar och få lägre inköpspriser från leverantörer över tid för att uppnå stordriftsfördelar i inköpsbesluten.
Transparens i utgifter och kostnader
Organisationer måste känna till sina budgetar för att kunna hantera utgiftsrelaterade upphandlingar. De behöver ett bra verktyg som utgiftsanalys eller initiativ för kostnadstransparens för att objektivt kartlägga sina utgiftskategorier genom att kartlägga tidigare finansiella utgifter. Denna teknik hjälper företag att planera framåt och upptäcka risker relaterade till hotande utgiftscykler eller onödiga utgifter. Företag kan minska onödiga utgifter med denna teknik, vilket resulterar i betydande kostnadsbesparingar.
Innovativa verktyg, teknik och programvara
Elektronisk upphandling
E-upphandling är en av de bästa lösningarna för att sänka kostnaderna för upphandling. Elektroniska system kan dramatiskt sänka bearbetningskostnaderna genom att minska den tid och de resurser som krävs för att köpa varor, tjänster och förnödenheter. E-upphandling eliminerar mänskliga fel vid rekvisition och bearbetning, vilket sparar pengar för organisationerna.
E-upphandlingsplattformar möjliggör också omedelbara prisjämförelser mellan leverantörer för att öka förhandlingspositionen och sänka upphandlingskostnaderna.
Hantera programvara för leveranskedjan
Dessutom kan programvara för hantering av försörjningskedjan optimera kostnadsbesparingar vid upphandling. Ett bra supply chain-system effektiviserar verksamheten och tillhandahåller kraftfulla prognosverktyg för att förutse efterfrågan och materialbehov samtidigt som det noga följer kundorder för att effektivt kunna anskaffa material i förväg med exakta kvantiteter till effektiva priser i hela företagets supply chain-nätverk.
Företag kan maximera insynen i avtal, betalningscykler och leverantörer med en integrerad supply chain-plattform, vilket förbättrar beslutsfattandet och sparar pengar på inköp samtidigt som effektiviteten ökar.
Automation och AI
Med hjälp av robotiserad processautomation (RPA), som automatiserar tråkiga uppgifter som identitetsverifiering och offerthantering, sänks upphandlingskostnaderna genom automatisering och artificiell intelligens.
Genom att förutse framtida köpvanor kan artificiell intelligens hjälpa företag att få bästa möjliga priser från sina leverantörer och spara tid genom att handla stora partier eller säsongsfynd endast när det behövs.
Hantering av leverantörsrelationer
Val och utvärdering av leverantörer
Lösningar för att minska kostnaderna för upphandling kräver att leverantörer väljs och utvärderas för att maximera värde och effektivitet. Organisationer bör ha robusta system för att identifiera, granska och välja leverantörer som kan uppfylla verksamhetens mål med kvalitetsprodukter eller tjänster till bästa pris och i tid.
Innan du väljer en leverantör bör du utvärdera deras ekonomiska och miljömässiga hållbarhet. Genom att noggrant undersöka och utvärdera möjliga leverantörer kan organisationer välja den perfekta partnern för sin verksamhet och maximera värdet av inköpen.
Strategier för att förhandla
Organisationer måste skaffa sig utmärkt förhandlingsförmåga för att maximera besparingarna utan att kompromissa med kvaliteten i metoderna för att minska kostnaderna för upphandling. Företagen bör studera marknadstrender, branschprissättning, sätt att minska risker som är förknippade med specifika parter, meritbaserad omfördelning av delade kostnader mellan intressenter, kontraktsvillkor som alla vinner på och långsiktiga relationer som minskar riskexponeringen.
Avtalshantering
För att upprätthålla en effektiv plan för att minska upphandlingskostnaderna behöver företagen ett organiserat förfarande för avtalsförvaltning för att säkerställa konsekventa och tillförlitliga resultat i förhållande till förhandlade avtal över tiden. Denna teknik innebär att man segmenterar komplexa avtal och genererar standardmått för att övervaka att de genomförs korrekt enligt avtalslöftena.
Innan man förhandlar om förnyelsevillkor eller inleder nya leverantörsrelationer efter att nuvarande avtal löpt ut, måste lämpliga system inrättas för att spåra uppgifter om avtalets uppfyllande under hela dess livscykel för att säkerställa att skulderna hanteras på ett effektivt sätt.
Övervakning och förbättring av leverantörsprestanda
Genom att övervaka och förbättra nuvarande leverantörers prestanda kan man hitta förbättringar när det gäller kostnader, kvalitet, leverans och service. Företag kan förhandla fram bättre priser eller hitta leverantörer med ytterligare kapacitet och förmåga.
Besparingar uppstår därför ofta till följd av kostnadsminskningar och ökat värde genom effektivare system och processer. Företag kan spara pengar och förbättra effektiviteten genom att proaktivt analysera och hantera leverantörernas prestationer.
Avlägsna dolda kostnader och ineffektivitet
Optimera processen
Processoptimering hjälper företag att minska inköpskostnaderna och öka produktiviteten. Genom att optimera inköps- och leveranscyklerna kan företagen sänka kostnaderna och minska svinnet. De bör analysera leverantörernas rutiner och artiklar för att hitta den bästa processen i leveranskedjan. Minskad byråkrati minskar antalet onödiga steg och maximerar varje organisations köpkraft.
Minskning av avfall
Mindre avfall är en annan fördel med effektiva inköpsmetoder. Det är möjligt att minska bearbetningsinsatserna och cykeltiderna på olika avdelningar och främja hållbarhet genom att optimera prisavtalen med leverantörerna, se över lagernivåerna, spåra leveranserna och hitta alternativa inköpsalternativ. Organisationer och deras intressenter kan spara pengar genom att undersöka och eliminera onödiga utgifter och sedan optimera de återstående utgifterna.
Hantera inventarier
Framgångsrik minskning av inköpskostnaderna kräver strategisk lagerhantering. Interna utvärderingar av leveranskedjans prestanda kan avslöja skillnader mellan aktiviteter och resultat, som måste optimeras eller beslutas i samarbete.
Att förstå kostnader för lagerhållning, beställning och frakt hjälper organisationsledare att fatta välgrundade beslut om hur de ska maximera effektiviteten i leveranskedjan. Genom effektiv lagerhantering kan organisationer se hur åtgärder för att minska kostnaderna påverkar verksamhetens värde och effektivitet.
Hantering av efterlevnad och risk
Effektiv riskhantering ökar besparingarna genom att följa branschregler och lokala regler. Om varor som inte uppfyller kraven går sönder eller orsakar olyckor skadar de både pengar och anseende.
Företagen måste se till att deras leverantörer tillhandahåller hållbara produkter som klarar branschens säkerhetsstandarder och tillgodoser slutanvändarnas behov av kvalitetsprodukter med garantier och andra rättsliga skyddsåtgärder. Att ta hänsyn till dessa faktorer förbättrar taktiken för att minska upphandlingskostnaderna genom att öka effektiviteten.
Arbeta tillsammans för att använda skala
Gemensamma inköp, strategiska partnerskap
Gemensamma inköp och strategiska samarbeten sänker upphandlingskostnaderna. Avtal om gemensamma inköp eller gruppinköp kan spara pengar åt organisationer genom att utnyttja flera enheters volymer, kompetens och köpkraft. Denna teknik kräver mer samordning, men den öppnar upp för fler alternativ, större volymer och bättre kostnader, vilket kan gynna kunder och leverantörer.
Gruppinköpsorganisationer
Group Purchasing Organisations (GPOs) förbättrar kollektivt inköpssamarbete. GPO:er använder sina digitala marknadsplatslösningar för att initiera och hantera tillgång till leverantörsavtal som annars skulle vara svåra att hitta och säkra på grund av avgifter eller medlemsbegränsningar.
Företag, universitet, sjukhus och andra institutioner kan köpa varor till lägre kostnader än detaljhandelspriser utan att behöva hantera otillräcklig prissättning branschtrender i realtid med hjälp av denna omfattande lösning. GPO:er förenklar och effektiviserar kostnadseffektiva leveranser, vilket ökar resurstillgången och sänker kostnaderna.
Centrala inköp
Samarbete och stordriftsfördelar kan minska upphandlingskostnaderna med centraliserad upphandling. Centraliserad upphandling gör det möjligt för organisationer att köpa i bulk, vilket resulterar i lägre priser från leverantörer och tillverkare.
Konsoliderade inköp och utgifter över företagsgrupper förbättrar effektiviteten i beställningar och eliminerar redundans. Centraliserade inköp gör det möjligt för företagen att diversifiera leverantörerna och bygga starkare leverantörsrelationer genom förhandlingsstyrka.
Outsourcing av upphandlingar utanför kärnverksamheten
Att lägga ut uppgifter utanför kärnverksamheten på entreprenad är en annan taktik för att minska upphandlingskostnaderna så mycket som möjligt. Organisationer kan fokusera interna resurser på datainsiktsplattformar eller länkar mellan avdelningar genom att lägga ut leverantörsförhandlingar, övervakning av leveranskedjan och spårning av orderprestanda på entreprenad.
Företag kan anlita ett specialiserat företag eller en rådgivare för att hantera back-end-verksamheten för att maximera effektiviteten, göra kostnadsbesparingar och minska risken för misstag på grund av fragmentering av leverantörer. Företag kan optimera leverantörsavtal genom att effektivt förhandla med leverantörer och routa möjligheter årligen.
