Vad är “maverick spend” och hur tar man kontroll öve det

Har du någonsin blivit överraskad av oväntade utgifter på din upphandlingsavdelning?

Föreställ dig denna situation: Du har noggrant byggt upp en omfattande utgiftspolicy för din organisation, med detaljer om föredragna leverantörer och budgetgränser. Trots detta, vid månadens slut, står du inför kvitton från icke-godkända leverantörer och utgifter som inte stämmer överens med dina fastställda upphandlingsriktlinjer.

Om så är fallet, kan den troliga orsaken vara maverick spend (maverick utgifter).

Maverick spend är handlingen att köpa varor eller tjänster som inte överensstämmer med företagets fördefinierade policy. Det handlar om mer än bara ett oplanerat inköp; maverick spend innebär att arbetstagare inte prioriterar företagets bästa finansiella praxis. Detta kan innebära att man går förbi etablerade upphandlingskanaler för användandet av nya verktyg eller tjänster, eller att man orsakar kostnader utan tillräckliga skäl. Sådana avvikelser i inköpsvanor kan leda till operativa ineffektiviteter, ökade utgifter och till och med potentiella risker vid affärer med obehöriga leverantörer.

I den här artikeln har vi sammanställt en lista över 7 beprövade tekniker för att kontrollera upphandlingsutgifter, vilket säkerställer att maverick-köp inte spårar ur din budget eller äventyrar integriteten i dina upphandlingsprocesser.

Oavsett om du kämpar med tillfälliga maverick spend eller försöker förstå vad orsakerna är, här är ämnena vi kommer att täcka:

1. Varför är det viktigt att kontrollera dina utgifter?
2. Vad är typerna och orsakerna till maverick spend?
3. 7 beprövade sätt att kontrollera maverick spend

Varför är det viktigt att kontrollera dina utgifter?

Har du övervägt de dolda kostnaderna och riskerna kopplade till oplanerade inköp i din organisation?

För det första, utan strikt kontroll över maverick spend, kan du gå miste om betydande besparingar eftersom köp som görs utanför ramen för väl förhandlade kontrakt ofta leder till att man betalar för mycket för varor eller tjänster. Dessutom kan kvalitetskontrollen av dessa inköp ofta vara bristfällig och innebära varor av sämre kvalitet, speciellt om det handlar om köp från ett okänt märke framför ett pålitligt. 

Dessutom kan sådana utgiftsbeteenden belasta relationer med etablerade leverantörer. Att bryta överenskomna kontrakt eller villkor kan leda till förlorat förtroende. Det innebär även en extra risk att hamna i regulatoriska gråzoner. Att arbeta med okända leverantörer, speciellt utan noggrann granskning, innebär risker för regelöverträdelser, vilket kan ha juridiska och ekonomiska följder för ditt företag.

Sedan finns det även en tillagd administrativ börda. Tänk på redovisningsteamet som går igenom otaliga transaktioner och försöker förstå alla dessa maverick-utgifter. Istället för en strömlinjeformad process med välbekanta leverantörer, sliter de med att försöka lösa avvikelser på grund av obehöriga inköp. Detta slösar inte bara värdefull tid utan hindrar också effektiviteten hos ditt upphandlingsteam.

Slutligen kan maverick-köp störa din budgetering. Trots allt, om utgifter är oregelbundna och ospårbara, hur kan förväntas bedöma om du spenderar för mycket eller håller dig inom budgetens ramar? Sådan oförutsägbarhet komplicerar budgetplanering och gör ekonomisk framförhållning utmanande.

Sammanfattningsvis, även om ett tillfälligt oplanerat inköp kan verka harmlöst, kan den kumulativa effekten av maverick spend negativt påverka din grundstomme, och allt från leverantörsrelationer till vinster.

Vad är typerna och orsakerna till maverick spend? 

Är du bekant med de olika sätt som okontrollerade utgifter kan yttra sig på och hur de subtilt kan infiltrera din upphandlingsprocess?

Här är de tre huvudtyperna av maverick spend:

1. Okontrollerad & okänd: Detta avser transaktioner där både kostnaden och leverantören inte är kända inom din organisations etablerade upphandlingssystem. Tänk dig att ta emot en faktura från en okänd leverantör, utan ett associerat kontrakt. Det är som en främling som knackar på din dörr och förväntar sig betalning.
   

2. Delvis kontrollerad & delvis känd: Här kan leverantören vara känd, men de specifika transaktionsdetaljerna är inte helt klara eller inom förväntade normer. Tänk dig att få en ofullständig faktura från en leverantör du tidigare handlat med. Du känner igen leverantören, men detaljerna i transaktionen förblir svårfångade, kanske stämmer de inte överens med förhandsgodkända villkor eller förväntade artiklar.
   

3. Kända & delvis kontrollerade: Denna situation beskriver transaktioner där både leverantören och arten av köpet är erkända, men vissa specifika detaljer i transaktionen stämmer inte överens med etablerade processer eller förväntningar. Detta scenario innefattar godkända leverantörer och befintliga kontrakt. Dock kan vissa transaktionsdetaljer, som kvantiteter eller prissättning, vara felaktiga eller inte i linje med överenskomna villkor.
   

Nu när vi har granskat typerna av maverick spend du kan stöta på, kan vi fokusera på de 6 huvudsakliga grundorsakerna:

1. Decentralisering: En stor orsak till maverick spend; decentralisering kan bero på att team inte samarbetar eller jobbar utifrån splittrade operationer där varje enhet hanterar sina egna inköp.
   
   
2. Frånvaro av inköpskontroller: Maverick spend kan öka om ditt företag saknar strikta inköpskontroller. Till exempel kan en av dina anställda kringgå etablerade procedurer och köpa en ersättningsdel från en ogranskad lokal leverantör istället för att använda en godkänd leverantör, vilket leder till potentiella kvalitets- och kompatibilitetsproblem.
   

3. Avsaknad av ett centraliserat system: Större företag, särskilt de som vuxit genom förvärv, kan kämpa med skilda inköpssystem, vilket leder till utmaningar i att genomdriva en enhetlig inköpspolicy.
   
   
4. Ingen standardiserad inköpsprocess: Inom ett större företag utan en standardiserad inköpsprocess kan olika team anta varierande tillvägagångssätt, vilket leder till inkonsekvenser.
   

5. Sårbarheter i indirekt förbrukning: Särskilt relevant för tillverkningssektorer, där huvuddelen av utgifterna är direkt och välreglerade, men där hjälpmedel som MRO-förnödenheter kan ge upphov till maverick-köp.
   

6. Företagets karaktär: Vissa företag har naturligtvis oförutsägbara utgiftsmönster. Till exempel kan tekniker inom akuta underhållstjänster ibland behöva hitta brådskande ersättningsdelar från närmaste leverantör för att snabbt åtgärda ett kritiskt fel, istället för att vänta på en leverans från en godkänd leverantör.

Som en sista anmärkning, kom ihåg att identifikation av de olika typerna och de underliggande orsakerna till maverick-köp är det första steget i att utforma effektiva strategier för att begränsa sådana utgifter.

7 beprövade sätt att kontrollera maverick spend

Hittills har vi täckt de huvudsakliga typerna av maverick spend som du sannolikt kommer att stöta på och deras grundorsaker. Men, hur kan du framgångsrikt implementera rätt processer för att begränsa dessa utgifter innan de ens uppstår?

Här är 7 bästa praxis du kan följa:

1. Identifiera obehöriga inköp genom noggrann utgiftsanalys: Börja din resa genom att djupdyka i företagets utgiftsdata. Oavsett om det är kontoutdrag, fakturor, finansiella dokument eller moduler från ditt Enterprise Resource Planning (ERP)-system, kan sammanställningen av dessa data belysa var maverick spend sker.
   

2. Förtydliga roller och ansvarsområden: Medan ditt finansteam kanske hanterar beslut om stora budgetar, vem tar hand om de dagliga inköpen? Kontrollera maverick spend genom att utse specifika roller. Tilldela specifika team eller individer som de primära inköparna, sätt upp en tydlig budget och se till att varje transaktion genomgår korrekta processer för godkännande.
   

3. Uppdatera listan över godkända leverantörer kontinuerligt: Effektivisera dina inköp genom att en uppdaterad och omfattande lista över dina godkända leverantörer. Användningen av system för leverantörshantering kan hjälpa till att dokumentera föredragna leverantörer och säkerställa att denna databas är lättåtkomlig för alla intressenter.
   

4. Kräva inköpsordrar för varje transaktion: Även om det kan verka skrämmande, kan en inköpsorder för varje köp vara omvälvande. Utan den kan utgifter smyga sig in under radarn. Genom att implementera tydliga affärs- och betalningsvillkor, lägger du grunden för att upprätthålla dem.
   
5. Utforma en transparent inköpspolicy: En tydlig, välkommunicerad inköpspolicy kan fungera som ditt företags kompass, vägleda varje ekonomiskt beslut och säkerställa överensstämmelse med dina finansiella mål. När allt kommer till kritan, en exakt inköpspolicy lämnar inget utrymme för gissningar. Specificera vem som kan köpa, vad de kan köpa och hur mycket de kan spendera. Se också till att den är lättillgänglig, så det finns ingen ursäkt för att kringgå den.
   

6. Skynda på processen för godkännanden: Förseningar i godkännanden kan enkelt leda till maverick spend, särskilt när det brådskar. Utvärdera dina nuvarande processer, identifiera flaskhalsar och effektivisera dem för att säkerställa en smidig och snabb godkännandeprocess.
   

7. Utbildning och träning: Kunskap är makt. Regelbunden uppdatering och utbildning av din personal om nyanserna i maverick-köp och dess konsekvenser kan främja en mer ekonomiskt ansvarsfull miljö. Se till att ditt team är väl insatt i att identifiera och kontrollera maverick spend.

Sammanfattningsvis handlar kontroll av maverick spend om att implementera starka, riktade processer tillsammans med en företagskultur om gemensamt ekonomiskt ansvar, och att säkerställa att varje inköp är i linje med ditt företags mål.

Slutsats  

Framgången hos varje blomstrande företag innefattar inte bara de intäkter de genererar, utan också de utgifter det kontrollerar. I den här artikeln har vi guidat dig genom det komplexa fenomenet som kallas maverick spend – från dess typer och orsaker till bästa praxis för att kontrollera dem.

När du går vidare, behåll dessa insikter i ditt arsenal och säkerställ att varje köp är i linje med ditt företags mål och vision. I slutändan är det de välgrundade valen som bana väg för hållbar tillväxt.