Mall för begäran om förslag (RFP): En komplett resurs

Ett framgångsrikt projekt börjar med partnerskap. Börja med att begära in anbud på projektmaterial eller tjänster för att hitta starka partners. Förfrågningsunderlag används för detta.

En RFP hjälper dig att hitta den bästa projektleverantören genom att samla in detaljerad information. Vi har tagit fram en enkel och effektiv RFP-mall för dig som skapar RFP:er för första gången. Med den här mallen för RFP och urvalsförfaranden kan du enkelt skapa förfrågningar med specifikationer och riktlinjer för att anbudsgivarna ska kunna lämna korrekta pris- och tidsuppskattningar. Mallar sparar tid och förenklar skapandet av RFP.

Så här använder du detta dokument

Använd RFP-mallen:

1. Klicka här för att komma till mallen. Spara till Google Drive eller din dator.
2. Lägg till viktiga avsnitt eller detaljer i din offertförfrågan enligt anvisningarna. RFP-mallen innehåller projektbeskrivning, omfattning, budget, utmaningar, kriterier för utvärdering av leverantörer och kontaktinformation. Den är lätt att anpassa till ditt projekt.

Vad är RFP?

An RFP is an organisational document used to elicit bids from different vendors or suppliers for a project. It includes project goals, requirements, timeframe, budget, and other factors suppliers should consider while bidding. RFPs assist companies choose the best, most affordable vendor for their project.

Genom en anbudsförfrågan kan organisationer jämföra leverantörernas anbud och välja det bästa värdet. Det ger organisationerna möjlighet att förhandla om villkor och håller leverantörerna ansvariga för att uppfylla förväntningarna. En RFP hjälper organisationer att fatta välgrundade beslut och få konkurrenskraftiga priser och villkor för produkter och tjänster.

Hur skiljer sig en RFP från en RFI/RFQ?

RFP:er, RFI:er och RFQ:er har olika funktioner men används ofta synonymt. Vilket dokument som är bäst beror på vilken återkoppling som behövs och vad som efterfrågas.

• I en RFP uppmanas leverantörer att lämna anbud på en produkt eller tjänst. En offertförfrågan tyder vanligtvis på att kunden vill ha lösningar, inte bara ett pris.
• En informationsbegäran (RFI) används för att fråga leverantörerna om deras möjligheter att skapa lösningar.
• I en RFQ begärs ett pris från en leverantör för varor eller tjänster. Köparen vet vad som ska köpas; behöver bara leverantörens prissättning.

Fem steg till en enkel RFP

För att skapa en enkel RFP krävs några viktiga steg för att samla in information om projektet och behovet. Följ dessa steg nästa gång ett projekt behöver en ny leverantör:

1. Sammanfatta viktiga projektdata

Den första delen av en RFP beskriver projektets mål, tidplan, leveranser, budget och andra krav. Denna information hjälper potentiella leverantörer att förstå projektets omfattning och bedöma om de kan uppfylla kraven i RFP. Detta avsnitt bör innehålla projektnamn, företagsnamn, telefonnummer och e-postadress.

2. Ange företags- och projektinformation

Helst bör detta avsnitt innehålla en kortfattad beskrivning av organisationens historia och uppdrag. Bakgrundsinformation ger en kontextuell bild av förfrågningarna och hjälper leverantörerna att ge fokuserade och utförliga svar. Det är också bra att förklara projektets mål och hur den valda leverantören kommer att hjälpa organisationen att uppnå sina mål.

3. Definiera projektets omfattning och tidslinje

Projektets omfattning och förslag till tidsplan beskriver projektets genomförande i detalj. Här anges datum för färdigställande och tjänsteberoenden.

Ett byggföretag som skickar in en RFP för miljötjänster på plats bör inkludera tjänstens utförandedatum i projektets tidtabell. Potentiella svarande bör informeras om att tjänsterna på plats måste slutföras innan ytterligare milstolpar kan påbörjas.

En tydlig projektomfattning och tidsplan säkerställer att endast leverantörer som kan hålla tidsplanen lämnar in förslag.

4. Påpeka utmaningar

I detta steg listas potentiella projektproblem, t.ex. resursbrist. Det hjälper leverantörerna att förutse projektutmaningar. Denna del hjälper säljarna att förstå projektets tidtabell och skapa mer exakta förslagsuppskattningar.

5. Lista urvalskriterier

Anbudsprocessen och urvalskriterierna beskrivs i steg fem i en RFP för att hjälpa leverantörerna att utvärdera möjligheterna. Urvalskriterierna omfattar vanligtvis en blandning av tekniska och icke-tekniska färdigheter som krävs för att lyckas.

Tekniska kriterier inkluderar:

• Specifik branscherfarenhet
• Specifik teknisk kunskap
• ISO-certifiering, till exempel

Exempel på icke-tekniska kriterier:

• Uppgifter om kundservice
• Kommunikationens kvalitet
• Bevis eller vittnesmål

Lägg till juridiska eller regulatoriska standarder för att säkerställa leverantörens efterlevnad. Om ett kommunalt projekt föredrar SMB-kandidater eller företag med ESG-betyg bör detta anges i RFP.

Bästa praxis för RFP-skrivande av leverantörer

Följande bästa praxis hjälper till att utveckla starkare RFP:er för bättre resultat, oavsett om det gäller att skapa en ny eller förbättra en företagsprocedur.

Projektets omfattning och mål

Dokumenterade projektparametrar och mål gör att RFP-processen fungerar bäst. Var specifik och tydlig i dina mål. Berätta för potentiella leverantörer vad du behöver och var flexibel. På så sätt skapas realistiska förväntningar på leverantörerna under hela processen.

Utse en projektledare

Att utse en RFP-kontaktperson effektiviserar processen. Denna intressent kommer att hantera projektet och samordna med leverantörerna. De kan organisera kontakten mellan företaget och leverantörerna, definiera kraven och utvärdera anbuden. Alla leverantörer får samma information och bör kunna förvänta sig en enhetlig granskning.

Ställ in urvals- eller viktningsmått

Genom att fastställa urvalskriterier förbättras resultaten. Dessa faktorer hjälper till att välja leverantörer utifrån projektmålen. Projektkraven bör styra urvalskriterierna, inklusive kostnad, kvalitet, leveranstid och leverantörens kompetens.

En viktad beslutsmatris jämför leverantörerna utifrån urvalskriterier. Mät leverantörens förmåga att uppfylla projektmålen med hjälp av mätetal. I RFP:n bör kriterier anges för att säkerställa att leverantörerna får likvärdig information och utvärderas rättvist. För att hitta den bästa projektleverantören betygsätts svaren med hjälp av kriterier och viktade poäng.

Få intern feedback

Organisatoriska RFP:er bör vara samarbetsinriktade. När du skapar en RFP bör du rådfråga interna intressenter, medlemmar i upphandlingsteamet, konsulter som fattar beslut och medlemmar i ledningsgruppen. Genom att samarbeta kan teamen diskutera olika synpunkter, specificera avdelningsövergripande krav på den vinnande leverantören och lämna kommentarer på RFP:er.

Korrekturläs innan du skickar in

Även om det är uppenbart bör RFP:er korrekturläsas och redigeras innan de skickas till leverantörerna. Det handlar inte bara om stavfel (även om presentationen är viktig). Genom redigeringsprocessen säkerställs att en RFP är tydlig, kortfattad och uppfyller organisationens behov.

Se till att alla avdelningar kontrollerar att dokumentet innehåller viktig information. Det garanterar att potentiella leverantörer kan visa upp kvalitetslösningar och tjänster redan första gången.