En guide till leverantörsrelationshantering

Introduktion

Leverantörsrelationhantering (SRM) är en kritisk strategi för organisationer som syftar till att maximera bidragen från tredjepartstjänster och produktleverantörer till deras mål. I en ekonomi med många externa beroenden är företag beroende av leverantörer (säljare) för att producera färdiga varor för försäljning, slutföra jobb eller tillhandahålla material för sina slutprodukter. En effektiv SRM-strategi hjälper till att bygga förtroende med leverantörer och optimera interaktioner, precis som Customer Relationship Management (CRM) gör i fronten. Denna guide utforskar de olika aspekterna av SRM, inklusive dess typer, exempel och bästa praxis för att bygga goda leverantörsrelationer.

Variation av SRM

SRM är inte längre en enda leverantörsstrategi. Idag inser företag vikten av att anpassa sin strategi till olika leverantörer för att skapa diversifierade, värdefulla relationer.

Låt oss titta på de tre primära typerna av SRM, var och en med sina egna fördelar och krav:

1. Operativ SRM: Leverantörshantering förlitar sig på detta för att effektivisera dagliga transaktioner och öka effektiviteten. Tänk automatiserade inköpsorder, förenklad fakturering och realtidsinventering. Operativa SRM-verktyg övervakar prestanda för proaktiva interventioner, lönsamhet och kostnadsreduceringar. Denna metod fungerar effektivt för högvolym, lågkomplexa transaktioner med etablerade leverantörer.

2. Samarbets-SRM: Utöver transaktionell effektivitet bygger samarbets-SRM strategiska partnerskap med viktiga leverantörer. Gemensam planering, kunskapsdelning och tidig produktutveckling leder till innovation och kvalitet.

3. Strategisk SRM anpassar leverantörsstrategier med dina egna, genom att använda deras erfarenheter och färdigheter för att få en konkurrensfördel. Idéer inkluderar samskapande av nya produkter, utforskning av nya marknader och gemensam forskning och utveckling. Strategiska partnerskap kräver en stark medvetenhet om dina strategiska leverantörers styrkor och svagheter, engagemang och förtroende.

Exempel på leverantörsrelationhantering

Traditionella företag använder vanligtvis material- och färdigvaruleverantörer. Leverantörer till företag är ofta tillverkare.

Till exempel levererar en däckproducent färdiga däck till en biltillverkare. De kan också samarbeta med en aluminiumkälla för en bildel som biltillverkaren måste smida.

Många företags produkt- eller inköpsteam hanterar sina ömsesidigt fördelaktiga leverantörsrelationer. De måste möta en specifikation eller förhandla villkor för att möta organisationens “leverantörskedja” behov.

Entreprenörer, konsulter, frilansare, byråer, professionella tjänster, etc. är tjänstebaserade leverantörer. Dessa experter driver utförandet med specialiserad arbetskraft. En tjänstebaserad leverantör kan vara ett webbdesignteam eller en veckovis växtvattnare.

Tjänstebaserade leverantörer är tillgängliga för transport, leverans, reklam, marknadsföring, programmering, voiceovers, forskning och mer tack vare digitala ekonomiföretag.

Hur man bygger goda leverantörsrelationer

Leverantörsrelationhantering (SRM) går bortom att bocka av rutor och fakturor. Att bygga ett nätverk av pålitliga partners ger din konkurrensfördel. Men hur använder du denna filosofi? Tips för att förbättra ditt SRM-spel:

1. Bemästra dina leverantörer

Leverantörssegmentering identifierar och finner dina primära leverantörer, som tillhandahåller de varor och tjänster ditt företag behöver, så du vet var du ska fokusera. Glöm inte vissa leverantörer – de är alla viktiga.

Många företag hanterar distributörer, producenter, återförsäljare, etc. Leverantörer faller in i fyra kategorier:

• Produktsleverantörer: De levererar de råvaror du behöver för att tillverka dina produkter. Denna leverantör används i direkt upphandling.
• Tjänsteleverantörer tillhandahåller städ-, IT- och säkerhetstjänster för din organisation. Denna leverantör används i indirekt upphandling.
• Banker, långivare och intressenter erbjuder de medel du behöver för att driva ditt företag.
• Företag du samarbetar med för att marknadsföra, distribuera eller sälja dina produkter eller tjänster.

Övervaka kvalitet, leverans och prissättning. Regelbundna utvärderingar avslöjar förbättringsområden och tidig upptäckt.

2. Gör kommunikationen öppen

Planera formella och informella möten för att skapa relationer, ge information och diskutera problem. Öppna upp om utmaningar och möjligheter. Detta bygger förtroende och samarbete, vilket förbättrar resultaten för alla.

Använd e-post, videokonferenser och samarbetsplattformar för att hålla alla informerade.

Gott kundbeteende är en utmärkt metod för att skapa leverantörsrelationer. Detta inkluderar att skicka och betala fakturor i tid, kommunicera artigt och göra det enkelt för dina leverantörer.

Naturally, you can’t control everything. You may need to make last-minute changes or face payment delays. Despite these issues, suppliers will likely keep working with good customers.

3. Samarbete i innovation

Använd nyckelleverantörernas expertis för att skapa nya lösningar för dina föränderliga behov. Uppmuntra öppen delning av idéer och bästa praxis. Utbildning, workshops och kunskapsportaler möjliggör detta utbyte.

Involvera leverantörer i projektplaneringen. Deras insikter förbättrar processer och resultat.

För att skapa solida leverantörsrelationer behöver du en primär kontaktpunkt. Denna person kommer att hantera all leverantörskommunikation.

Andra i ditt företag kan interagera med leverantörer. Men att ha en kontaktpunkt hjälper till att samordna och standardisera kommunikationen och hålla alla på samma sida.

4. Investera i teknik och verktyg

Du kan bäst tillämpa din leverantörshanteringsplan med programvara för leverantörsrelationhantering. Detta program centraliserar kommunikation, dokumentation och samarbete.

Rätt SRM-programvara möjliggör datautbyte mellan leverantör och företag och ökar transparensen i leverantörskedjehanteringen. Den kan automatisera upphandling och övervakning av leverantörsprestanda, bland andra uppgifter inom leverantörsrelationhantering. Det ger dig mer tid att fokusera på andra affärsuppgifter.

Se till att din SRM-programvara erbjuder de funktioner du behöver och kräver lite utbildning. Leverantörsombordningen bör vara enkel. För att öka leverantörsengagemanget måste det finnas leverantörsfokuserad funktionalitet och kommunikation. Omfattande indikatorer för leverantörsprestanda bör inkluderas i rapporteringen för att förbättra upphandling och andra beslut.

Många SRM-programvaror finns, men inte alla är lika. Utvärdera alltid pris, funktionalitet och användbarhet när du köper SRM-programvara.

5. Skapa en riskhanteringsplan

Oavsett hur bra dina leverantörsrelationer är, kan saker gå fel. Därför är en riskhanteringsplan nödvändig.

Din företagsplan bör inkludera risker som leverantörsfel och naturkatastrofer. Den bör också beskriva hur du kommer att minska leverantörsrisken.

Om leverantörsfel oroar dig, samarbeta med flera leverantörer för varje produkt eller tjänst. På så sätt, om en leverans misslyckas, kan de andra hålla verksamheten igång smidigt.

6. Planera för problemlösning

En problemlösningsplan är nödvändig tillsammans med en riskhanterings- och KPI-plan.

Denna plan kommer att innehålla dina problemlösningssteg. Den bör innehålla vem man ska kontakta, vilka åtgärder som ska vidtas, hur lång tid det tar att åtgärda problemet och hur man förhindrar framtida störningar.

Denna plan säkerställer att problem löses snabbt och effektivt, vilket minimerar affärsstörningar och främjar en förnuftig affärsstrategi.

Kom alltid ihåg att SRM är tvåvägs. Dessa bästa praxis och verkliga samarbeten hjälper dig att utveckla ett starkt leverantörsnätverk som skapar ömsesidig framgång och långsiktig tillväxt.

Bonus Tips: Relationer spelar roll. Respektera leverantörer, värdera deras feedback och fira segrar tillsammans. Personliga band kan stärka partnerskap och hjälpa dig att lösa problem tillsammans.

Varför är leverantörsrelationer viktiga?

Hur leverantörer ser på ditt företag kan avgöra om ett företag lyckas eller misslyckas på en konkurrensutsatt marknad. Att ha pålitliga leverantörer:

• Håller tiden till marknaden låg
• Garanterar de bästa villkoren, priserna och värdet för nödvändiga varor och tjänster
• Garanterar produkt- och tjänstetillgänglighet som påverkar företagsintäkterna
• Att avlasta icke-kärnverksamheter och varor låter dig fokusera på innovation och strategi.

Utmaningar i leverantörsrelationhantering

De flesta processer med externa parter är svåra. Kvalitetsleverantörer med unika produkter möter stark konkurrens. Leverantörer över gränserna förvärrar dessa problem avsevärt.

Före-Relation: Leverantörskunskap Under-Relation: Leverantörsengagemang

Kommer leverantören att samarbeta? Är de en juridisk enhet för betalning? Har de pengar? Erbjuder de bra villkor? Värderar de ditt företags relation? Håller de sitt ord?

Har leverantören gett alla dokument för att starta relationen? Har de uppfyllt kontraktet? Är leverantören fortfarande användbar? Finns det problem med leverantören? Finns det kommunikationsproblem?

Slutsats

Leverantörsrelationhantering (SRM) är avgörande för att bygga och upprätthålla starka, produktiva relationer med leverantörer. Genom att förstå de olika typerna av SRM, anpassa strategier för olika leverantörer och implementera bästa praxis för kommunikation, innovation och riskhantering kan företag skapa ett nätverk av pålitliga partners. Dessa partnerskap förbättrar inte bara operativ effektivitet utan ger också en konkurrensfördel på marknaden. Att investera i rätt verktyg och upprätthålla öppna, respektfulla relationer med leverantörer säkerställer långsiktig framgång och tillväxt för båda parter.