Introduktion
Effektiv leverantörshantering är avgörande för att upprätthålla en stark och effektiv försörjningskedja. Trots dess betydelse hanterar många företag leverantörsrelationer slumpmässigt, vilket leder till potentiella risker och missade möjligheter. Genom att implementera bästa praxis inom leverantörshantering kan man förbättra leverantörsrelationerna, optimera upphandlingsprocesserna och anpassa leverantörerna till affärsmålen. Genom att fokusera på strategisk leverantörshantering kan företag säkerställa att deras leverantörer inte bara uppfyller kontraktsmässiga skyldigheter utan också bidrar positivt till deras övergripande framgång.
1. Anpassa leverantörshanteringsstrategin till affärsmålen
Justera försörjningskedjan och affärsmålen för att omvandla upphandling. Din strategi för leverantörshantering bör spegla dessa mål.
Genom att stödja företagets mål garanterar du att upphandlingsaktiviteter inte glöms bort. Du kan hjälpa ditt företag att snabbare uppnå sina mål.
2. Välj rätt leverantör
Du bör ha kriterier för leverantörsval. Du kommer att samarbeta med företag som delar dina mål. Du behöver veta att de kommer att stödja dina mål och ge dig det största värdet för varor och tjänster.
Du bör överväga deras kostnad, kvalitet, rykte, branschens erkännande, recensioner, etc.
Även om kostnad är viktigt, bör det inte vara den enda faktorn. Fokuserar man för mycket på priset kan det leda till leverantörer med dyra förseningar, undermåliga produkter och osäkra metoder.
3. Skaffa ett SLA
Service Level Agreement säkerställer att leverantörer uppfyller förväntningarna. Du kan inte förlita dig på muntliga ändringar av kontrakt. Det är juridiskt problematiskt och komplicerar leverantörsrelationerna.
Skriv istället ner uppdragets omfattning och förväntningar. Så kan du granska dokumentet och jämföra prestandan med de överenskomna parametrarna.
4. Definiera tydligt onboarding i leverantörshantering
Dina leverantörer ska veta dina förväntningar och hur de ska samarbeta med dig. En robust onboarding-process som omfattar dina regler och processer förbereder leverantörer att arbeta med dig.
Detta bör lindra deras oro så att de kan starta.
5. Hantera leverantörer via en självbetjäningsportal
Leverantörsspårning är svår. Större företag har fler relationer att underhålla. Lyckligtvis förenklar självbetjäningsportaler detta.
Istället för att manuellt mata in data i kalkylblad och leta efter det efteråt, vänd på scriptet.
Med självbetjäningsportaler för leverantörer kan leverantörer själva lägga upp sin information, koppla upp sig med dig, skicka in fakturor, följa leveranser, ställa frågor och mer.
För att hantera olika leverantörer krävs centraliserad kommunikation. E-post är alltför oorganiserat. Kritisk kommunikation går ofta förlorad.
Deras information är fritt tillgänglig och jämförbar på dessa plattformar. Du kan enkelt bedöma dina leverantörsrelationer. Du kan övervaka underpresterande leverantörer, berömma bra sådana och snabbt jämföra leverantörer med konkurrenter.
Det bästa av allt är att det inte kräver en sjusiffrig turnkey-programvarulösning.
Low-code låter dig skapa en anpassad leverantörsportal på en bråkdel av tiden och kostnaden som vanliga företag spenderar på programvaruutveckling.
Våra fallstudier visar hur vi har hjälpt kunder med leverantörsportaler.
6. Automatisera rutinuppgifter i leverantörshantering
Din leverantörsportal förenklar många uppgifter inom leverantörshantering. Det är inte den enda platsen som kan automatiseras. Genom att automatisera andra upphandlingsuppgifter kan du ägna mer tid åt leverantörsrelationer och strategiskt arbete.
Att använda kalkylblad för att spåra fakturor, leverantörsdata och upphandlingsinsikter är föråldrat. Alla aspekter av upphandling kan automatiseras, från RFP till fakturering till lagerhantering.
7. Spåra resultat
Ge dina leverantörer alla möjligheter att lyckas. Prestandaövervakning är en del av det. Använd kontraktet och tidigare prestationer för att ge dem feedback och stöd för att lyckas.
Du bör känna till KPIs för kontoprestanda. Dessa KPIs bör stödja ditt företags- och upphandlingsmål. KPIs mäter leverantörens värde och upptäcker problem snabbt.
Det handlar inte om att fånga dem när de gör fel. Kommunikation av dina förväntningar och organisationens behov är nyckeln.
Alla parter bör gynnas.
En omfattande prestandahistorik kan också hjälpa dig att förhandla om förnyelse av kontrakt.
8. Kommunicera med leverantörer i leverantörshantering
Att träffa eller prata med leverantörer regelbundet visar dem din mänskliga sida. Leverantörshantering är också relationshantering. Personliga möten eller videokonversationer är bättre än e-post eller text eftersom e-post och text tappar den mänskliga faktorn.
Diskutera framgångar, svårigheter och hinder vid möten. Du kan också checka in med din leverantör och fråga hur du presterar som klient eller kund.
Dessa möjligheter gör att du kan arbeta med leverantörer på nya projekt. Du kan bedöma deras kapacitet att uppfylla ökad efterfrågan och utnyttja deras erfarenhet genom att involvera dem i beslutsfattandet.
9. Förbered
Även den bästa leverantören kan misslyckas. Nu mer än någonsin är utmaningar i försörjningskedjan oförutsägbara. Du behöver reservstrategier för att minimera skador. Vid störningar bör du vidta dessa steg.
Genom att minimera störningar skyddar du relationer. Ditt företag kan fortsätta och dina huvudsakliga leverantörer kan återvända när de kan utan att känna att de förstört det.
10. Leta efter kostnadsbesparingsmöjligheter
Automatisering av många upphandlingsprocesser rengör data och frigör analystid. Detta möjliggör att du kan förhandla om kostnadsbesparingar med leverantörer.
Kostnadsminskning, oavsett om det sker genom marknadsprisanalyser, leverantörsprestanda eller rabattmöjligheter, kan öka företagets framgång.
11. Förbättra mjuka färdigheter
Vi kan alltid utvecklas, särskilt inom ledarskap och interpersonella färdigheter. Dina leverantörsrelationer kommer att förbättras om du kan kommunicera, ge ärlig feedback och förhandla. Ledarskapsträning hjälper till att stärka leverantörernas förtroende.
Fördelar med framgångsrik leverantörshantering
Framgångsrik leverantörshantering har många fantastiska fördelar. Dessa bör inspirera ditt företag att anamma bästa praxis för leverantörshantering:
Anpassa dig snabbare till förändringar: Genom att känna till dina leverantörers färdigheter kan du anpassa dig till marknadsförändringar.
Bättre leverantörsprestanda: Genom att spåra leverantörsprestanda mot kontrakt säkerställer du att de följer villkoren.
Fler besparingsmöjligheter: Bättre leverantörsrelationer ger besparingar vid storköp, tidiga betalningar, konsolidering av leveranser och status som föredragen kund.
Att proaktivt förbättra leverantörers brister innan de blir allvarliga problem ökar effektiviteten.
Överlägsna leverantörsrelationer förbättrar kommunikation och leverantörsdriven innovation. Dina leverantörer kommer att känna till dina mål och hur de kan hjälpa till, vilket ökar kreativiteten.
Leverantörsöverensstämmelse: Många organisationer har krav på leverantörsöverensstämmelse. Utför frekventa leverantörsgranskningar för att garantera överensstämmelse.
Ökad transparens i försörjningskedjan: Se hur många leverantörer du har, hur de presterar och var de kan förbättras.
Djupare insikter i försörjningskedjan: Genom att förstå försörjningskedjans svagheter kan du förbättra och upptäcka möjligheter.
Riskreduktion: Kontrollera dina leverantörers etiska och hållbara beteende. Dessutom kan du snabbt anpassa dig vid störningar i försörjningskedjan.
Fler långsiktiga relationer: Minska leverantörsomsättningen och utveckla långsiktiga partnerskap som gynnar din organisation.
Skapa ett system för försörjningskedjehantering och följ bästa praxis för leverantörshantering för att minska risker och kostnader. Framför allt förenklar det svår leverantörshantering.
Se våra fallstudier nedan för att se hur vi har hjälpt kunder att växa sina företag och få fantastiska ROI.
Slutsats
Att följa bästa praxis för leverantörshantering erbjuder många fördelar, inklusive kostnadsbesparingar, förbättrad leverantörsprestanda och ökad effektivitet i försörjningskedjan. Genom att anpassa leverantörshanteringsstrategier till affärsmål, automatisera rutinuppgifter och främja stark kommunikation kan organisationer bygga motståndskraftiga leverantörsrelationer som driver långsiktig framgång. Att omfamna dessa metoder hjälper företag att anpassa sig till förändringar, förbättra operativ effektivitet och uppnå en konkurrensfördel på marknaden. Att investera i effektiv leverantörshantering är avgörande för att optimera upphandling och upprätthålla affärstillväxt.
