Leverantörsgranskning: En steg-för-steg-guide

Inledning:

Supply chain management relies on supplier audits to ensure quality assurance (QA) and standard compliance. These audits provide supervision and insight to identify and resolve issues early, reducing risks and improving supply chain performance. This page covers supplier auditing basics, including types of audits and the supplier audit process from scheduling to report delivery.

De viktigaste lärdomarna

• Leverantörsgranskningar ökar produktkvaliteten, verifierar efterlevnaden av interna och internationella standarder, förebygger problem och upprätthåller kommunikationen mellan leverantör och företag.
• Leverantörsgranskningarna omfattar system, processer, produkter och efterlevnad.
• Betrodda tredje parter kan skräddarsy ett revisionsprogram för ditt företags etiska, tillverkningsmässiga, strukturella och miljömässiga svagheter.

En revision av leverantörer

En leverantörsrevision är en opartisk utvärdering av en leverantörs verksamhet eller varor i förhållande till internationella eller interna standarder. Revisionerna kan omfatta allt från en organisationsomfattande revision till ett specifikt tillverkningssteg och identifiera sätt att förbättra en produkt, en process eller ett system. Trots bilden av revisioner som tråkiga och nervkittlande är de samarbetsinriktade, transparenta och användbara.

Revisioner av leveranskedjan identifierar och åtgärdar brister. Revisioner upptäcker riskfaktorer innan de uppstår och åtgärdar befintliga fel. Kvalitetssäkring bygger på revisioner, som bör göras regelbundet.

Leverantörsgranskningar: Varför är de viktiga?

Leverantörsgranskningar främjar insyn och kommunikation med leverantörer, upprätthåller kvaliteten och identifierar risker i leverantörskedjan och bristande efterlevnad. Du kan övervaka tillverkningen med hjälp av en leverantörsrevision för att garantera etiska förfaranden, produktion i tid och efterlevnad på destinationsmarknaden.

En revision kommer att verifiera att din kinesiska tillverkningsanläggning använder etiska förfaranden och säkra råvaror i enlighet med EU:s marknadsregler för att tillverka artiklar för ditt europeiska företag. I stället för en återkallelse som skadar ditt rykte kan du byta ut en farlig ingrediens i din produkt efter en revision.

Följ föreskrifter

Ökad insyn i fabriken genom leverantörsrevisioner skapar förtroende. Vid dessa revisioner kontrolleras leverantörernas rutiner, processer och pappersarbete för att se om de uppfyller lagstiftning och standarder. Produktionsföretag får genom dessa revisioner information om leverantörernas kvalitetsstyrning, produktion och produktsäkerhet. Deras leverantörer kan utvärderas med avseende på regelefterlevnad och bästa praxis inom branschen. Leverantörsrevisioner hjälper tillverkarna att snabbt hantera risker i leveranskedjan och bristande efterlevnad. I slutändan hjälper leverantörsrevisioner tillverkarna att garantera att deras produkter uppfyller kriterierna för destinationsmarknaden.

Säkerställa kvalitet

Tillverkare behöver leverantörsgranskningar för att säkerställa produktkvaliteten. Genom att kontrollera leverantörerna ofta kan tillverkarna upptäcka och åtgärda problem innan de eskalerar. På så sätt kan tillverkarna garantera att deras varor uppfyller interna och lagstadgade kvalitetskrav och skydda sina konsumenter från kvalitetsproblem.

Lär dig sårbarheter

Leverantörsgranskningar kan förebygga och åtgärda problem. Till exempel fick Chipotle böta 25 miljoner dollar 2022 för problem med livsmedelssäkerheten i USA mellan 2015 och 2018. Efter att händelserna avslöjats sjönk försäljningen och kundernas förtroende försämrades i flera år. De kan ha undvikit straffet och skadat sitt rykte genom att regelbundet granska sin verksamhet.

Öka leverantörernas synlighet och kommunikation

Ökad insyn i fabriken genom leverantörsrevisioner skapar förtroende. Det är svårt att avgöra om en produkt, en metod eller ett system uppfyller riktmärkena utan att vara på plats. Leverantörer kan öka sina kvalitets- och efterlevnadskontroller bara för att de vet att en revision närmar sig.

Det är viktigt att leverantörsrevisioner ger utrymme för diskussion. När de används rutinmässigt stärker de relationerna mellan tillverkare och leverantörer, vilket förbättrar produktiviteten, kundnöjdheten, efterlevnaden av regelverk och tillverkarens, återförsäljarens eller importörens resultat.

Leverantörsgranskningar kan delas in i fyra kategorier.

De fyra huvudkategorierna för leverantörsrevisioner har särskilda fokus. I detta avsnitt beskrivs hur var och en av dessa faktorer säkerställer leveranskedjans kvalitet och prestanda.

Kontroll av systemet

I stället för att koncentrera sig på enskilda komponenter eller processer utvärderar en systemrevision ledningssystemets ändamålsenlighet och effektivitet. De bedömer rutiner, personal, funktion, aktualitet och plats i leveranskedjan med hjälp av vissa kriterier. Dessa revisioner ger dig en övergripande bild av din verksamhet för att identifiera svagheter i systemet för leveranskedjan.

Granskning av förfaranden

Detaljerade processrevisioner av leveranskedjan granskar specifika faser. Prestanda och resultat för varje fas bedöms. Maskiner, personal och råmaterial granskas och jämförs med riktlinjer, principer, prestationsmått eller instruktioner för att generera den färdiga produkten.

Revision av produkter

Innan produkterna levereras till kunder eller återförsäljare granskas de utifrån olika krav. Funktionalitet, estetik och mått är krav som ställs. Produktrevisioner kan avslöja feljusterade tillverkningssteg eller problem med kvalitetssystemet som kräver omarbetning.

Kontroll av efterlevnad

Efterlevnadsrevisioner skiljer sig från de övriga tre. System-, process- och produktrevisioner har gemensamma kommentarer och interna kriterier. Däremot validerar eller förkastar efterlevnadsrevisioner process- och produktstandarder mot skriftlig dokumentation. Den ger en definitiv indikation på om parametrarna är uppfyllda.

En extern specifikation, t.ex. myndighetskrav, kan kräva större anpassningar av leveranskedjan vid denna typ av revision. Revisioner för efterlevnad av etik, miljö, C-TPAT och livsmedelssäkerhet är vanliga.

Typer av leverantörsgranskningar

Det finns många program för leverantörsgranskning inom dessa fyra områden. Med varje typ av program kan du bedöma leverantörernas produktkvalitet, internationella verksamhet och etiska efterlevnad.

Tillverkningsrevisioner säkerställer att leverantörerna uppfyller dina specifikationer och följer processerna.

Efterlevnadsrevisioner som etiska revisioner (SMETA, amfori BSCI) ger säkra arbetsförhållanden. Dessa revisioner kan följa regler eller interna normer.

Efterlevnadsrevisioner, så kallade levnadslönegranskningar, avgör om dina anställda tjänar tillräckligt (grundlön, justeringar för levnadskostnader, naturaförmåner etc.) för att leva bekvämt. Revisioner kan avslöja brister innan de eskalerar.

Din leverantörs byggnader granskas med avseende på strukturell integritet, brandsäkerhet och byggnormer.

Miljörevisioner: Revisioner säkerställer att lokala, regionala, nationella och globala miljökrav uppfylls. Miljörevisioner hjälper till att begränsa och åtgärda skador.

Säkerhetsrevisioner av kemikalier: Vid dessa revisioner jämförs företagets riskkontroller med sannolika kemiska faror. Dessa revisioner kan göras i samband med förebyggande underhåll, efter en incident eller efter en förändring av process, personal, plats eller utrustning.

För efterlevnad av GMP och regelverk utvärderar revisioner av livsmedelsleverantörer leverantörens kvalitet och säkerhet vid hantering av livsmedel.

C-TPAT-revisionen skyddar ditt företag, dina leverantörer och konsumenter mot säkerhetsrisker. Programmet uppfyller de amerikanska tull- och gränsskyddsmyndigheternas standarder. Vi bedömer din risk och erbjuder sätt att skydda dina fysiska och digitala tillgångar.

Revision av leverantörer: Metoden

En leverantörsrevision är enkel, men planeringen är avgörande. Vid det första mötet kommer en erfaren tredjepartsrevisor att förklara revisionen, ge sammanhang och dela med sig av information. Din revision bör sättas in i sitt sammanhang av revisorer med lokal och global kunskap om din industrianläggning. Välj en välrenommerad tredjepartsrevisor.

Revisionen

Revisionsförfarandet består av fyra steg. Vissa revisioner kräver ytterligare datainsamling.

Det första mötet

• Diskutera revisionsmålen med kunden, revisorn/revisorerna och chefen för revisionsprogrammet.
• Sätt upp tydliga mål, kriterier och förväntningar för revisionen.
• Se till att målen stämmer överens med revisorns kapacitet och tidsramar.
• Om lagstadgade revisionskrav är nödvändiga

Fabriksbesök

• Utföra revision
  • Inspektion på plats

• Läget för anläggningar och utrustning
• Skapande av fabriksprofil

• Samla in information
• Detaljerade produkt- och processbeskrivningar

• Produktionskapacitet
• Arbetsflöden och organisationsscheman
• Testning av QA-system

• Utvärdering av hälsa och säkerhet (endast revisioner av social efterlevnad)
  • Hälso- och säkerhetsinspektioner, tillgång till personlig skyddsutrustning, information om efterlevnad etc.

Insamling av medarbetardata (endast revisioner av social efterlevnad)

• Granska anställdas register
• Intervjua medarbetare

Avslutande möte

• Fullständig rapport skickad.
  • Översikt över mål
  • Resultat
  • Feedback och förslag
  • Korrigerande plan
  • Avsluta revision

Slutsats:

Leverantörskedjans kvalitet, efterlevnad och transparens är beroende av leverantörsrevisioner. Genom att känna till revisionstyperna och implementera en systematisk revisionsprocess kan organisationer upptäcka och lösa problem och säkerställa att leverantörerna uppfyller interna och externa krav. Omfattande leverantörsrevisioner hjälper till att hantera risker i förebyggande syfte och förbättrar leverantörernas kommunikation och samarbete, vilket gör leverantörskedjan starkare och mer motståndskraftig.