You’ve probably heard of lean procurement if you follow procurement trends. The problem has been discussed extensively in papers, analyst studies, podcasts, and industry groups in recent years. Despite the wealth of knowledge, many procurement professionals struggle to define and use lean procurement.
Den här bloggen handlar om lean-upphandling och vad det innebär för dig. Först definierar vi lean och går igenom dess historia. Därefter diskuterar vi tre processer och hur en organisation använde lean-tänkande för att bearbeta RFP:er. Slutligen ger vi tips på forskningsresurser.
- Definition: lean upphandling
- 3 enkla steg för lean-upphandling
- Exempel på lean-upphandling
- Ytterligare forskningsresurser
Definition: lean upphandling
Lean procurement, ibland kallat lean purchasing eller sourcing, maximerar värdet genom att förbättra effektiviteten och minska slöseriet.
Om det verkar otydligt eller självklart har du rätt. Ja, det är det. Den är bred eftersom den bygger på ständiga förbättringar, som varierar från organisation till organisation. Därför används uttrycket på olika sätt. Procurement and Supply Australasia (PASA) tillhandahåller sex definitioner.
Förutom definitionerna finns det olika uppfattningar om lean procurement. Vissa inköpsledare anser att alla företag borde använda lean procurement. En del praktiker ser det som ett idealistiskt men opraktiskt teoretiskt tillvägagångssätt. Andra är skeptiska och ser lean procurement som ett försök att omformulera uppfattningar i en tid av arbetskraftsbrist, en konkurrensutsatt marknad och global osäkerhet.
Gräv djupare för att förstå leantänkandets verklighet och löfte i din inköpsverksamhet.
Bakgrund till lean-metoder
Alla metoder för lean-inköp har sina rötter i tillverkningsindustrin. Henry Fords utveckling och införande av löpande band i början av 1900-talet kan ha varit den första lean-användningen. Det var dock en bok som myntade termen “lean” för företagsverksamhet på 1990-talet.
Maskinen som förändrade världen: The Story of Lean Production av James Womack och Daniel Jones redovisade resultaten av en femårig studie av Toyotas tillverkningsmodell och filosofi. Duon publicerade ytterligare ett stort antal volymer där de utvecklade och undersökte metoden under de kommande två decennierna. Womack bildade också den ideella organisationen Lean Enterprise Institute (LEI) för att hjälpa företag att implementera Lean.
Lean-utövare bör alltid ha syfte, process och människor i åtanke, enligt LEI.
- Huvudsyftet med din organisation? Vad erbjuder ni era kunder?
- Process: Hur uppnår du mål och levererar kundvärde på ett effektivt sätt?
- Vem hanterar processer som skapar kundvärde?
Lean-tänkande innebär att man fattar beslut med företagets uppdrag eller konsument i åtanke. Fastställ rutiner och eliminera steg som inte tjänar detta syfte. Slutligen hanterar och optimerar teammedlemmarna processerna med ägarskap. De flesta tillämpningar av lean finns inom tillverkning, supply chain management och upphandling. Dessa koncept kan tillämpas på vilken process som helst.
Teknik och lean-upphandling
Som väntat har tekniken stärkt lean-tänkandet. Populär upphandlingsteknik stöder lean-tänkandets mål att eliminera manuella eller administrativa uppgifter som inte ger något mervärde. Programvaror för RFP-hantering, spend management och kontraktshantering automatiserar och effektiviserar rutiner och rapportering.
I McKinsey-rapporten konstateras att upphandlingsexperter ägnar 40 % av sin tid åt administrativa uppgifter. Dessa viktiga men lågvärdiga procedurer i viktiga processer hindrar praktikerna från att utföra strategiskt arbete. Det är här som lean-tänkande och teknik kan göra stor skillnad.
3 enkla steg för lean-upphandling
1. Förbered dig på att ställa frågor som “varför?” och “tänk om?” (ofta)
Innan du införlivar lean-tänkande i din sourcingstrategi måste du återställa din mentalitet. Komfort gör det lättare att lita på uppblåsta, ineffektiva procedurer. Människor gör saker för att de alltid har gjort dem utan att veta varför.
Att kartlägga och analysera processer är nyckeln till detta. Fråga varför för varje steg. Varför gör du det här? Varför används det? Är det viktigt? Så fråga vad som händer om. Om steget togs bort? Finns det en nackdel eller en betydande risk? Hur gynnar det här steget processen och organisationen? Vad sägs om att förkorta steget eller prova något nytt?
2. Inköp av kartor
Börja med att kartlägga dina processer med rätt mentalitet. Din upphandlingscykel är processtung. Därför kan det vara svårt att komma igång.
Att börja med din upphandlingsprocedur kan förenkla saker och ting. Kartlägg varje steg i processen för alla. Hur gör en användare för att begära upphandling? Är det någon som hanterar den? Hur utvärderas den? Vem kontrollerar godkännandet?
När du har kartlagt processen ska du utvärdera varje steg. Ställ frågor till dig själv. Har det här steget ett värde eller skulle proceduren i princip vara oförändrad utan det? Är det här steget beroende av det föregående eller kan det göras samtidigt? Kan tekniken automatisera eller förenkla det här steget?
- Exempel på Lean-upphandling:
- Inledning av projektupphandling
- Upptäckt av krav
- Hitta och välja leverantörer
- Hantering av RFP:er
- Hantering av fakturor
- Hantering av avtal
- Utvecklingssamtal för leverantörer
- Rapportering och utgiftsanalys
Genom att bryta ner dina processer kan du upptäcka steg som inte tjänar ditt syfte eller som inte tillför tillräckligt med värde för den tid de tar i anspråk.
3. Ändra, tilldela, övervaka och granska
När du har hittat strategier för att spara tid och minska avfallet ska du genomföra dem. Revidera först den interna upphandlingspolicyn. Informera intressenterna om det ändrade förfarandet och logiken. Berätta för dem vem som äger och administrerar processen.
Att spara tid och bli mer effektiv är målen. Alla förändringar fungerar inte. Intressenter ska kunna lämna synpunkter och uttrycka oro. Kontinuerlig förbättring och optimering definierar lean procurement. Överväg att granska processjusteringar ofta för att säkerställa att de fungerar som planerat.
Exempel på lean-upphandling
AEG: Automatisering av RFP
AEG, världens största organisation för sport och liveunderhållning, startade ett projekt för att effektivisera sin RFP-process. De kartlade sin process och utforskade RFP-automatisering i olika team och geografiska områden.
“Vi använde manuell hantering och papper. Varje anläggning har unika mallar, dokument och villkor. Vi bestämde oss för att standardisera och effektivisera processen och bygga upp ett bibliotek med arbetsområden. Även om det fanns många likheter mellan tjänsterna och festligheterna på de många anläggningarna, uppfann de hela tiden hjulet på nytt.” – Scott Bosarge, Senior Vice President of Business Services på AEG.
De implementerade så småningom ett RFP-hanteringssystem för att effektivisera och minska de manuella uppgifterna. Resultatet? Upp till 50% snabbare RFP:er rapporterades av AEG.
