Inledning
KPI:er är avgörande för att mäta verksamhetens resultat. KPI:er är avgörande för att mäta upphandlingens effektivitet, kostnadseffektivitet och prestanda. Att spåra nyckeltal för upphandling hjälper organisationer att fatta strategiska beslut och optimera upphandlingsverksamheten genom att avslöja inköpsförfaranden, leverantörsprestanda och operativ effektivitet.
KPI:er för upphandling
KPI:er kvantifierar effektiviteten hos en avdelning, process eller strategi i ett företag. De är avgörande för att bedöma affärsstrategins kostnader, tillförlitlighet, prestanda och resultat.
Att “spåra” ett KPI innebär att övervaka dess förändringar för framtida planering. KPI:er för inköp följer upp alla aspekter av inköp och upphandling av produkter och tjänster för en organisation.
Betydelsen av KPI:er för inköp
Upphandling har utvecklats från transaktionsuppgifter (nu inköp) till strategiska åtgärder som maximerar och skapar företagsvärde. Framgång i dessa aktiviteter påverkar leverantörsrelationer, kundnöjdhet och intäkter.
Att övervaka KPI:er för upphandling är viktigt för att följa en organisations hälsa och dess mindre insatser.
22 KPI:er för upphandling som varje team bör följa upp
Upphandlingsteamens arbete har utvecklats, särskilt under de senaste åren. För att kunna övervaka och kontrollera priser, inköp, kvalitet och leveranstider i dagens upphandlingar krävs processpårning från början till slut.
Affärsmål och nyckeltal varierar beroende på bransch, men inköpsavdelningar i många sektorer har gemensamma mål.
Vi har listat 22 kritiska KPI:er för leverantörer, medarbetare och verksamhet för att hjälpa dig att nå dina egna.
KPI:er för leverantörer
Leverantörerna är viktiga för din leveranskedja. Att spåra leverantörsdata gör det enkelt att behålla bra leverantörer (rabatter, någon?) och ger dig tid att upptäcka nya om kvaliteten eller ledtiderna försämras. Håll koll på leverantörernas prestanda, efterlevnad och pris med dessa KPI:er.
1. Antal leverantörer
Antalet leverantörer spelar större roll än du tror. Köpare med få leverantörer riskerar att bli beroende av en leverantör för vissa varor eller tjänster. Precis som vid tidigare störningar i leveranskedjan kan potentiella konsumenter märka av brister och flaskhalsar. När allt kommer omkring påverkar dina brister andra.
Men för många leverantörer minskar sannolikheten för rabatter och prisdiskussioner, vilket kan skada din ekonomi. Ta hänsyn till inköps- och leverantörsreskontraavdelningarnas bandbredd. Har de tid och resurser för att övervaka, bearbeta och granska många leverantörer? En välorganiserad upphandlingsplan gör att listan över auktoriserade leverantörer (ASL) blir hanterbar.
2. Olika leverantörer
Att shoppa runt och jämföra leverantörer är avgörande för att hitta det bästa erbjudandet vid alla inköp. Det är därför mångfald bland leverantörerna är viktigt.
Leverantörsmångfald, precis som föregående nyckeltal, minskar avbrotten i leveranserna. Leverantörsmångfald gör affärsmiljön mer robust och ökar den ekonomiska potentialen.
3. Leveranstid
Leverantörer måste leverera i tid. Konsekventa försenade leveranser är misstänkta. Vi rekommenderar att man mäter leveranstiden tillsammans med leverantörernas prestanda och antal. En leverantör med sena leveranser kan förstöra för ett företag med en gles ASL.
Denna KPI samlar oavsiktligt in och spårar paketleverantörens leveranstid, vilket är ganska användbart. För att fastställa ledtider och välja den optimala transportören för produkter och kunder krävs leveransdata i realtid från stora transportörer som DHL till lokala leveransförare.
4. Grad av avtalsefterlevnad
Innan BPM-programvaran fanns var företag nästan helt beroende av revisioner för att verifiera leverantörernas efterlevnad av avtal. Nu när du snabbt kan analysera stora datamängder kan du använda dessa mått för att fastställa hur väl dina leverantörer följer avtalen:
- Ouppfyllt kontraktsenligt ansvar
- Antal felaktiga leverantörsgodkännanden
- Summa uppsägningar av kontrakt
- Många olösta tvister
Välj de bästa leverantörerna redan från början och ta fram tydliga efterlevnadsstandarder för din organisation för att undvika bristande efterlevnad innan ett avtal undertecknas. Att genomföra regelbundna revisioner efter att kontraktet har undertecknats är avgörande.
5. Tillgängliga leverantörer
Vissa beställningar kräver expediering. Får du hjälp av leverantören när du och din kund står inför en tidspress? Jämför antalet gånger en leverantör har uppfyllt dina beställningar med antalet beställningar du har lagt hos dem. Genom att övervaka detta antal kommer du att se vilka leverantörer som alltid uppfyller dina krav.
6. Andel misslyckade leverantörer
Detta viktiga nyckeltal för inköp övervakar andelen av leverantörens artiklar som inte uppfyller normerna för efterlevnad. Produktfel hindrar produktionen och kan vara dödliga inom fordons- och kärnkraftsindustrin.
En leverantörs felfrekvens beräknas vanligen genom att antalet felaktiga artiklar divideras med antalet testade enheter. Du bör undvika leverantörer som ofta skickar dåliga artiklar, men enstaka misslyckanden är möjliga.
7. Kostnad och andel avvisade leverantörer
Analytiker inom kvalitetskontroll kontrollerar varje leverantörs artiklar, vilket kan leda till godkännande eller avslag. Det är viktigt att använda en upphandlingsplattform som registrerar konsekvent avvisade produkter för att lära sig mer om leverantörens kvalitetssäkringsrutiner.
Att avvisa produkter kostar pengar och anseende. En usel leverantör kan svärta ned ditt branschrykte genom att missa leveransdatum och förlänga ledtider.
8. Leverantörens ledtid
Ledtid är, tillsammans med kostnad och kvalitet, en av de tre viktigaste faktorerna som inköpare undersöker när de väljer en anbudsvinnare. Leverantörerna anger ledtider av många olika skäl:
- Ledtid för produktion
- Tillhandahållande av inventarier
- Dedikation eller intern inspektion
- Kostnad och tillförlitlighet för paketleverantörer
Leverantörerna beräknar ledtiderna genom att lägga till de dagar som behövs för att köpa in varor, tillverka delar, montera dem och skicka dem. Korta ledtider är fördelaktiga och kan väga tyngre än priset i brådskande situationer. En leverantör med inkonsekventa eller långa ledtider bör ifrågasättas.
9. Konkurrenskraftig prissättning
En kritisk del kan ha liten eller ingen konkurrens från leverantörer, vilket gör att en leverantör kan bestämma ditt pris och din vinst. Arbeta i förväg för att undvika detta:
- Jämförelse av leverantörspriser med branschgenomsnitt.
- Välja leverantörer som är välsorterade och ger besparingar.
“Hur mäter man något så diffust?” frågar du dig kanske. Det är en bra fråga.
Det finns ingen exakt metod för priskonkurrens, men grundliga marknadsundersökningar i din verksamhet och hos dina leverantörer hjälper till att beräkna den genomsnittliga artikelkostnaden och alternativa källor.
KPI:er för personal
Företag prioriterar sällan nyckeltal för inköpspersonal, men en inköpsavdelnings storlek och bredd påverkar produktivitet och lönsamhet. Tänk på följande för att förenkla företagets verksamhet och förbättra upphandlingsprocesserna:
10. Antal anställda och kostnader per anställd
Budgetering och prognostisering gynnas av spårning och mätning av heltidsanställd personal på upphandlingsavdelningen. Arbetsbelastningens storlek, sektorns storlek (den offentliga sektorn är vanligtvis mycket större än den privata sektorn) och kapacitet för eProcurement eller BPM-programvara bör beaktas vid val av personal.
Företagens inköpskostnader utgör KPI:n för utgifter per anställd. En hög siffra bör inte alltid leda till uppsägningar eftersom upphandlingsteam har flera ansvarsområden (se KPI #12). Genom att spåra dessa data över tid kan man åtgärda kompetensbrister och identifiera ineffektivitet på avdelningarna, dålig utbildning och dåliga prestationer hos medarbetarna.
11. Kostnadsminskning och undvikande av kostnader
KPI:er för kostnadsbesparingar eller kostnadsminskningar utvärderar målmedvetna insatser och initiativ över tid. Alla inköpsteams grundläggande mål är att sänka kostnaderna, vilket gör detta till ett viktigt nyckeltal. Lyckligtvis är mätningen en enkel jämförelse mellan tidigare och nya utgiftskostnader.
Företagen kan gå längre än att analysera kostnadsminskningar och bli proaktiva och strategiska. Att undvika kostnader i samband med upphandling innebär att man aktivt minskar framtida utgifter och onödiga kostnader. Ditt företag kan påverka framtida utgifter genom att göra vad? Flera saker, faktiskt. Börja här:
- Byt ut en trasig del i stället för hela.
- Förhandla fram bättre kostnader med nuvarande leverantörer.
- Förenkla upphandling för att minska avfallet.
- Automatisera för att eliminera misstag och öka produktionen.
12. Avtalsenliga utgifter
Utgifter enligt avtal, även känt som “spend under contract”, är ett komplicerat nyckeltal för upphandling med nästan lika många tolkningar som organisationer som använder det. I grund och botten handlar det om att bedöma hur stor andel av den föredragna leverantörens adresserbara utgifter (alla kontanter som ges till den leverantören) som kan hänföras till ett avtal.
En hög andel utgifter under avtal återspeglar ett starkt upphandlingsteam som skapar värde och minskar riskerna. För att få en hög andel:
- Mycket noggrann screening av leverantörer
- Effektiva avtalsdiskussioner leder till ett optimalt pris, villkor och förutsättningar.
- Regelbundna utvärderingar av leverantörernas kvalitet, aktualitet och rimliga priser
- Implementera och förstå tidsbesparande automatisering och sofistikerade dataanalysbaserade verktyg för upphandlingsprocessen
13. Cykeltid för inköpsorder
PO-cykeltiden är perioden mellan det att en inköpare tar emot en inköpsrekvisition och överför den till leverantören. Denna period omfattar följande händelser:
Inköpsförfrågningar tas emot och behandlas av upphandlingspersonalen.
Ekonomiavdelningen granskar budgeten och begäran om förslag för att säkerställa att finansiering finns tillgänglig.
Efter att ha granskat leverantörernas anbudsförfrågningar väljer upphandlingsteamet ut en vinnare. I detta skede diskuteras priser, villkor och förutsättningar.
Upon submitting a purchase order (PO), the supplier receives a legally enforceable contract.
I inköpscykeln är denna KPI avgörande. Det fastställer beställningsförfarandet och beställningsordern (inte montering eller färdig produkt).
Denna process i en process mäter inköpsteamets effektivitet och ändamålsenlighet. En av de bästa metoderna för att förbättra företagets image och kundupplevelsen är att minska cykeltiden för inköpsorder. Slutligen ger den insyn i och ekonomiskt ansvar för PO-processen, vilket gynnar leverantörsreskontra-teamet och procure-to-pay-processen.
14. Utvecklings- och utbildningstid
Effektiv utbildning av upphandlingsteamet är avgörande. Ny personal måste lära sig sina många teamuppgifter och börja omedelbart för att hålla upphandlingsprocessen i rörelse.
Denna KPI-beräkning är enkel och automatiseras vanligtvis genom utvärderingar efter utbildningen. Förlöpande tid och graderad poäng anger hur snabbt och tydligt en deltagare förstod ämnet.
Obs: Detta nyckeltal gäller endast för onlinekurser för anställda som genomförs i egen takt.
15. Tid framåt
Följ upp KPI:n för ledtid för att mäta effektiviteten i leveranskedjan. Det kvantifierar tiden mellan mottagandet av en kundorder och mottagandet av deras varor. Det avslöjar omedelbart ineffektivitet i upphandlingsprocessen på grund av orderbehandling, produktion och leveranstid. Ditt företag drivs mer effektivt med kortare ledtider.
Lägg ihop de tre ledtidsfaserna för att få den totala ledtiden:
Total ledtid = orderhantering + tillverkning + leverans.
16. Inköpsfrekvens för akuta inköp
Alla företag måste göra nödinköp. Återkommande händelser är dock dyra eftersom:
- De stör leveranskedjor.
- Brist på makt för prissänkningar eller förhandlingar.
- Bristande insyn i inköpsarbetet.
- Ökade kostnader för expedierade leveranser kan fördubbla eller tredubbla ditt köp.
Höga nivåer tyder i allmänhet på otillräcklig lagerkontroll och granskning, vilket ger en negativ bild av företaget och dess inköpspersonal. Framtidsplanering, inköp av leverantörer och utbildning av inköpsteamet måste därför öka för att sänka detta nyckeltal.
Dividera akuta order med totala order för att mäta detta nyckeltal.
17. Tidiga och prisvärda inköp
Budgetar och tidsfrister säkerställer att det finns tillräckligt med lager för att slutföra beställningar och att det finns tillräckligt med leveranstid. Företag som upprepade gånger missar antingen förlorar kunder, rykte och intäkter.
Varje anställd i ett företag bör kontrollera detta nyckeltal ofta, även i goda tider, för att identifiera flaskhalsar innan de blir problem.
Operativa nyckeltal
Upphandlingsexperter förstår att deras komplicerade uppgifter är beroende av många andra avdelningar, om inte alla. För att kunna erbjuda de bästa produkterna till det bästa priset måste försäljning, marknadsföring, lagerstyrning, ekonomi och IT arbeta tillsammans. Följande KPI:er mäter upphandlingens prestanda.
18. Inventeringens noggrannhet
Statistiken över lagernoggrannhet jämför ett företags digitala (eller pappersbaserade) lagerregister med dess faktiska lager. Att sänka detta nyckeltal kan spara pengar (genom att behålla överflödiga lager, osålda och oregistrerade lager) och kundrelationer (lagerbrist orsakar flaskhalsar i leveranskedjan).
En fysisk inventering, dividerad med antalet registrerade artiklar och multiplicerad med 100 ger denna KPI-frekvens. Tänk på dessa när du räknar lager:
- Genomför ofta fysiska inventeringar.
- Verifiera fysiska inventeringar med flera anställda.
- Fysiska inventeringar ska alltid vara korrekta.
- Använd BPM för att spåra digitala inventarier.
19. Förhållande mellan utgifter och försäljningsintäkter
Utgifterna för en försäljningskanal, t.ex. en affärsgren eller division, jämförs med försäljningsintäkterna. Om kostnaderna stiger mer än intäkterna tyder det på försämrade bruttovinstmarginaler.
Det är en varningssignal, och det är viktigt att identifiera källan innan problemet eskalerar och blir dyrare. Budgetvariationer, låg försäljning, för höga leveransavgifter eller reklamkampanjer med låg avkastning kan vara faktorer som spelar in.
20. Lageromsättning
Lageromsättning, eller “stock turn”, anger hur ofta ett företag säljer och byter ut sina varor. Mätning av lageromsättning hjälper företag att förbättra lagerhantering och försäljning snarare än att driva en åtgärd. Detaljister, som säljer direkt till sina kunder, använder sig av detta i stor utsträckning.
Låg omsättning innebär låg försäljning, vilket kan tyda på låg efterfrågan, dålig marknadsföring eller bristande marknadskännedom. Osålt lager, eller “dött lager”, försenar påfyllning av nya varor, vilket förvärrar problemet.
Ledare för företag med låg omsättning kan vidta många åtgärder för att öka den:
- Lägre priser
- Inköp av mindre belopp
- Förändring av marknadsföringstekniker
- Automatiseringen förbättrar lagerhanteringen och prognoserna.
Detta nyckeltal mäts genom att dividera kostnaden för alla varor som sålts under en viss tidsperiod med det genomsnittliga lagervärdet:
Försäljningskostnad / genomsnittligt lager är lika med lageromsättningshastighet.
21. Avgift per faktura
Som namnet antyder är kostnad per faktura den interna kostnaden för fakturahantering. Den omfattar tre datapunkter: tid för spårning av möjligheter, anställdas löner och el för byggnader och anläggningar. Manuell hantering medför dolda kostnader, bland annat tid för att rätta till misstag, kontrollera fakturor samt arkivera och bevara information.
Små företag mäter sällan denna KPI. Större företag med hundratals dagliga försäljningar och en professionell inköpspersonal kan betala 400 USD per faktura. Den enklaste metoden för att minska detta belopp och minimera dolda kostnader är att automatisera fakturorna.
22. ROI för inköp
Hur går ett företags inköpsavdelning med vinst? Ledningen kan se hur inköpsverksamheten påverkar slutresultatet med nyckeltalet ROI för inköp. Hitta det genom att beräkna:
Kostnadsbesparingar / kostnader för upphandlingsverksamheten är lika med ROI för upphandling.
KPI-mätning för inköp
Vår analys av viktiga KPI:er för upphandling innehåller algoritmer som hjälper dig att uppskatta ditt företags siffror. Vi föreslår att du använder digital teknik istället för att manuellt beräkna dessa KPI:er dagligen eller månadsvis för att spara tid åt ditt inköpsteam.
Data kan spåras, organiseras och visas på ett enkelt sätt med hjälp av digital teknik. Team kan öka företagets smidighet och spåra konkurrens och aktiviteter i leveranskedjan med nyckeltal och prestanda i realtid.
Elektroniska upphandlingsverktyg
Internet och programvara med sluten källkod används i eProcurement-lösningar för att genomföra upphandlingar online. Endast leverantörer som valts ut för att lämna anbud och beställningar för det aktuella projektet har tillgång till dessa plattformar. Programmet använder vanligen hyperlänkade e-postmeddelanden eller onlineportaler för inlämning av anbud som ansluter till köparens databaser.
Insamling av data
Alla upphandlingsrelaterade data i en organisation samlas in, organiseras och hanteras. ERP-lösningar (Enterprise Resource Planning) används för att samla in och lagra dessa enorma, fragmenterade data och för att styra inköpsavdelningen och företagets verksamhet.
Analys av data
Datainsamling och tolkning är olika. Det krävs standarder, organisation och tillgänglighet för lagrade data. BPA-programvara åstadkommer detta på ett heltäckande sätt. De länkar samman källor, förbättrar noggrannheten och får en organisation att växa genom att bryta ner datasilos. Resultaten visas i lätt anpassningsbara instrumentpaneler, databaser och rapporter.
Framgångsrikt datadrivet beslutsfattande och riskhantering genererar en datadriven kultur. Fler företag än någonsin försöker bli anpassningsbara, smidiga och datadrivna kulturer när störningar i leveranskedjan under pandemitiden kvarstår.
Bästa metoderna för att spåra KPI:er för inköp
Att skapa ett eProcurement-, ERP-, BPA-system eller en integrerad blandning av dessa system är ett stort steg mot effektivitet. Följ dessa rekommenderade metoder för att maximera dina nya effektivitetsverktyg.
- Sätt upp syften och mål. Vilka insikter vill du utvärdera och förbättra? Nu behövs långa, noggranna listor med syften och mål. Samla ihop ditt team och planera.
- Använd tillförlitliga data. Börja med data som matchar dina upphandlingsmål. Mängden data som företagen har kan göra detta svårt. Dessa uppgifter måste också vara tillförlitliga. Föråldrade uppgifter kan kosta stora summor.
- Kommunicera resultaten på ett bra sätt. Presentera de nya KPI-målen för alla relevanta inköpare och utbilda dem. Personalen i den dagliga driften bör vara intressenter och kommer att vara mer benägna att förstå resultaten av sitt arbete.
- Kontinuerligt förbättra KPI:er. Efter att ha definierat och mätt KPI: er “slutar” de inte eller slutar. Företag kräver alltid resultatindikatorer. Företaget måste förbättras trots marknadsförändringar för att lyckas. Alla företag kan spara kostnader, upprätthålla en pålitlig leverantörslista och leverera varor och tjänster av hög kvalitet genom att ständigt se över, uppdatera och ändra nyckeltalen för upphandling.
Slutsats
På dagens konkurrensutsatta företagsmarknad är det viktigt att mäta KPI:er för upphandling för att få en sund, effektiv och framgångsrik upphandlingsprocess. Upphandlingsteam kan uppnå organisatoriska mål, hantera leverantörsrelationer, optimera kostnader och förbättra prestandan genom att övervaka dessa 22 kritiska KPI:er. Genom att implementera digital teknik och bästa praxis för KPI-övervakning kan man förbättra upphandlingsprocesserna och bygga upp en datadriven kultur med information i realtid. Utvärdering och förbättring av KPI:er kan hjälpa organisationer att hålla sig flexibla, konkurrenskraftiga och redo för aktuella upphandlingsproblem.
