Finans- och inköpschefer letar alltid efter sätt att minska kostnaderna för företaget. När du fokuserar på kostnadsundvikande och kostnadsbesparingar går mindre av dina hårt förvärvade pengar till att driva ditt företag. Detta ger dig möjlighet att investera i tillväxtmöjligheter, som att anställa fler personer och flytta till större lokaler.
Att undvika kostnader och spara pengar på kostnader är två vanliga sätt att nå målet att spendera mindre.
Många tror att dessa ord betyder samma sak, så de används ofta tillsammans. Men kostnadsundvikande och kostnadsbesparingar är två mycket olika saker som behöver hanteras på olika sätt.
Naturligtvis vill båda minska företagsutgifterna.
Ta reda på skillnaden mellan kostnadsundvikande och kostnadsbesparingar, och lär dig hur du kan använda båda samtidigt för en välavrundad kostnadskontrollplan.
Vad är skillnaden mellan kostnadsundvikande och kostnadsbesparingar?
Kostnadsundvikande innebär att minska risken för framtida kostnader, medan kostnadsbesparingar innebär att minska dina nuvarande kostnader.
Att få företag att spendera mindre är huvudmålet med både kostnadsbesparingar och undvikande, men de gör detta på olika sätt.
När du försöker undvika kostnader tänker du på vad de kan bli i framtiden och planerar för att skydda ditt företag från dem.
Som ett exempel kan en inköpschef förutse att kostnaden för deras projektledningsprogramvara kommer att stiga i framtiden genom att titta på hur priset på molnlagring har förändrats på marknaden. De kontaktar sin leverantör och låser in det nuvarande priset för de kommande 18 månaderna för att undvika denna kostnad.
Å andra sidan letar kostnadsbesparingar efter sätt att minska de kostnader du redan har. Du skulle spara pengar om du till exempel pratade med företaget som säljer dig projektledningsprogramvaran och bad om ett lägre pris per användare.
Mjuka kostnader vs. hårda kostnader
Det är viktigt att veta att de flesta nya utgifter har två typer av kostnader: hårda kostnader och mjuka kostnader. Detta gäller oavsett om du försöker undvika kostnader eller spara dem.
Hårda kostnader är kostnaderna för ett köp som kan ses, röras vid och enkelt redovisas för. Mjuka kostnader är utgifter som du inte kan se som kommer med ett köp. De är svåra att redovisa eftersom de ofta förbises.
Anta att du står inför att köpa ett nytt verktyg för rekrytering baserat på kompetenser. Den hårda kostnaden är hur mycket programmet kostar per månad eller per år.
Om du överväger att köpa denna plattform, kan du be din jurist att granska programvarukontraktet och underteckna det. De juridiska avgifterna som följer med detta köp är “mjuka kostnader.”
När du försöker undvika kostnader och spara pengar, behöver du tänka på hur dina val kommer att påverka båda typerna av kostnader.
Att ta bort ett verktyg från din teknikstack och eliminera en hård kostnad från din månatliga budget kommer att minska mängden pengar du spenderar på programvara.
Men det kan också finnas några mjuka besparingar att tänka på här. Du sparar inköpsteamets tid, vilket är en mjuk kostnad, eftersom de inte behöver hantera lika många leverantörer.
Kostnadsundvikande
Kostnadsundvikande är ett sätt att hantera utgifter som fokuserar på att förutsäga och minska risken för framtida kostnader.
Det är svårt att säga hur effektivt bra kostnadsundvikande är eftersom det eliminerar kostnader innan de uppstår.
På grund av detta visas de undvikna kostnaderna inte i de finansiella rapporterna. Effekten uppskattas emellertid genom att veta vilka kostnader du kan ha sparat.
Några exempel på kostnadsundvikande
För att framgångsrikt undvika kostnader behöver inköpsteam veta var kostnader kan dyka upp som inte finns där nu och införa metoder för kostnadsundvikande för att minska dessa kostnader.
Här är några exempel.
Fastställande av ett pris som inte går upp
Ett företag anlitar en extern firma för att hantera sin sociala mediamarknadsföring. En medlem av deras inköpsteam läser ett inlägg på LinkedIn som säger att priser vanligtvis höjs en gång om året av byråer.
Inköpschefen förhandlar om en kontraktsförnyelse för att låsa in det nuvarande priset. Detta minskar sannolikheten för att priset kommer att öka.
Underhåll för att undvika problem
Den personen som ansvarar för finans ser att datorerna som används av deras interna försäljningsteam blir gamla och troligen behöver fler reparationer.
De planerar att byta ut dessa enheter i förväg för att undvika att drabbas av överraskande reparationsräkningar.
Planering av serviceintervall
En CIO i företaget schemalägger en datarevision och rensning var tredje månad istället för en gång om året för att minska risken för ett datalagringsfel och de kostnader som följer med det.
En mångfald av leverantörer
En marknadsföringsbyrås inköpsavdelning upptäcker en förändring i priset på annonsköp tidigare, vilket är en viktig del av deras verksamhet.
Huvudorsaken till denna förändring är kopplingarna deras annonsleverantörer har, vilket byrån inte kan ändra.
För att förhindra dessa prishöjningar, hittar teamet fler leverantörer för att göra listan mer diversifierad. De kan köpa annonser från en annan leverantör istället för att betala det högre priset om deras huvudleverantör höjer priserna.
Implementering av processändringar
En IT-chef märker att deras programvarustack närmar sig den månatliga gränsen för API-anrop som kan göras.
De försöker förbättra sina interna processer så att de inte behöver lika många API-förfrågningar så att de inte behöver betala mer för att uppgradera till en plan med en högre gräns.
Vad betyder kostnadsbesparing?
Att upptäcka sätt att minska kostnader är vad kostnadsbesparingar handlar om när det gäller att hantera utgifter. Huvudmålet med att vidta dessa åtgärder för att spara pengar är att förbättra resultatet.
Till skillnad från strategier som försöker undvika kostnader, har strategier som försöker spara kostnader en tydlig och mätbar finansiell vinst.
Använd en enkel formel för att räkna ut hur mycket pengar du sparar från en viss kostnadsbesparande åtgärd.
Prisskillnad (belopp i dollar sparade) = Ursprungligt pris – Nytt pris
För att sedan se beloppet som sparats som en procentandel:
Antal cent sparade på kostnader = (Prisskillnad / Ursprungligt pris) x 100
Som ett exempel, låt oss säga att du just har sänkt den månatliga kostnaden för ditt CRM-verktyg. Du brukade betala 10 000 dollar i månaden, men nu betalar du bara 9 000 dollar.
Prisskillnaden mellan det gamla priset (10 000 dollar) och det nya priset (9 000 dollar) är 1 000 dollar.
För att få detta belopp som en procent, dela prisskillnaden (1 000 dollar) med det ursprungliga priset (10 000 dollar) och multiplicera med 100:
1 000 dollar delat med 10 000 dollar är lika med 10%
Några sätt att spara pengar
Förhandla om priser
En person som arbetar inom inköp tror att de kan spara företaget pengar och minska kostnaderna genom att förhandla med företaget som levererar HR-programvara för ett lägre pris i utbyte mot ett 24-månaderskontrakt.
Strategiska programinköp
En chief information officer (CIO) köper en ny teknik som eliminerar mycket manuellt arbete. Detta sparar företaget pengar på kostnaden för att anlita externa arbetare.
Förnyelse av kontrakt
En leverantörsrelationschef använder den kommande förnyelsen av programvara för att få ett lägre pris per användare, vilket minskar det totala beloppet de kommer att behöva betala under det nya kontraktet.
Omfördelning av skuld
På grund av nyligen ökad omsättning, amorterar finanschefen på ett växande företag skulder och omstrukturerar befintliga lån med hög ränta till avtal med lägre räntor, vilket minskar den totala kostnaden.
Begränsa överutgifter
Ledningsteamet beslutar att göra godkännandeprocessen striktare eftersom kostnaderna för programvaruöverdrag ökar.
Anställda måste nu få godkännande från en chef innan de överskrider budgeten. Detta ger företaget mer kontroll över extra utgifter.
