3 sätt att effektivisera din kontraktshanteringsprocess

Introduktion

Avtalsförvaltning är avgörande för företagsframgång. Med företagsavtalsförvaltningsprogramvara (CMS) kan företag automatisera, minska risker och öka produktiviteten. Med rätt verktyg kan företag lösa återkommande problem och tillföra värde till sina kärnverksamheter. Här är tre praktiska sätt som CMS kan effektivisera din verksamhet.

Automatisera avtalsförvaltning för att påskynda avtalsskrivning

Utan ett disciplinerat tillvägagångssätt för CM kan det vara tidskrävande att utarbeta nya avtal. Felaktiga mallar kan användas eller förbli oanvända. Avtalsgranskare måste noggrant analysera alla bestämmelser för att säkerställa att ett nytt avtal uppfyller företagets standarder, medan juridiska avdelningen måste verifiera varje fras för efterlevnad och genomförbarhet. Det kan vara frustrerande att spendera tid på upprepad due diligence.

Mall- och klausulbibliotek

CMS kan erbjuda smarta verktyg för avtalsinitiering såsom enkla klausuler och mallbibliotek. Användare kan spara tid och pengar genom att automatisera avtalsskapande och hantering med förgodkänd avtalsformulering. För att maximera fördelarna, använd ett CMS med intelligenta guideverktyg som rekommenderar avtalsstrukturering.

Samarbetsverktyg i molnet

Använd samarbetsverktyg i molnet för att eliminera förseningar från att mejla avtalskopior till andra parter. Parter kan samarbeta på samma dokument för bättre insikter om redigeringar och versionskontroll. Aviseringar och notifikationer håller alla informerade om diskussioner, medan kommentar- och markeringsverktyg möjliggör virtuella samtal.

RFx/Upphandlingshantering

CMS kan hjälpa till att förbättra RFx och upphandlingshantering. CMS kan acceptera anbud efter en RFx och använda automatiserad avtalsskrivning för att avsluta transaktionen med den framgångsrika anbudsgivaren.

Avtalsförvaltning från början till slut minskar risker.

Riskhantering bygger på avtalsdata.

Dålig CMS kan begränsa synligheten för risker mest. Avtalsrisk kan uppstå från vem ett företag gör affärer med till villkoren. Men utan en organiserad mekanism för att få tillgång till och analysera avtal kan ett företag inte minimera eller undvika dem. Avtal över dussintals länder utgör en stor risk för ett globalt företag med många myndigheter och tredje parter. Företag som strävar efter att förbättra avtalsförvaltning prioriterar riskhantering och riskminimering.

Standardisera processerna för avtalsförvaltning

Förbättra avtalsförvaltning för att se alla rykte-, finansiella och regulatoriska risker i ditt företags avtal. Sortera efter avtalstyp, ekonomiskt värde, plats, extern part, och andra egenskaper för att identifiera risker med standardiserade avtalsförvaltningstekniker.

Digitalisera avtal i en central CLM-plattform

Att bygga ett förbättrat CMS från grunden är svårt. Programmering, en massiv databas och hundratals timmar för att importera och sammanställa avtal behövs. Lyckligtvis automatiserar moderna CLM-teknologier avtalsadministration för det mesta av detta arbete. Vissa erbjuder automatisk avtalsanalys och organisation med hjälp av AI och maskininlärning. Dessa avancerade lösningar gör automatiserad CM bättre än traditionella metoder.

Förbättra avtalsförvaltning för att öka prestandan.

Avtalsvillkor genomförs sällan fullt ut, vilket resulterar i ineffektivitet och läckage.

Avancerad avtalsanalys

En organisation behöver konstant rapportering och kraftfull analys för att genomföra ett avtal. Välj en CLM som integreras med ERP-system för att matcha avtalsvillkor med verkliga indikatorer för insikter om avtalsprestanda i realtid.

Slutsats

Strategisk implementering av CMS hjälper till att effektivisera avtalsrelaterade processer i din organisation. Dessa lösningar effektiviserar affärsprocesser genom att automatisera avtalsskapande, riskhantering och prestandaövervakning. Införande av sådan teknik minimerar mänsklig börda och misstag och förbereder din organisation för att anpassa sig snabbt och strategiskt till marknads- och regulatoriska förändringar.