Vad är Contract Lifecycle Management (CLM)?

Visste du att 84% av chefer för leveranskedjor rapporterar låg kontraktsöversikt som en av sina största flaskhalsar?

Med sådana utmaningar i horisonten är det ingen överraskning att industrin utvecklas och det gör den ganska snabbt. Faktum är att vi med säkerhet kan säga att de dagar då vi endast förlitade oss på papperskontrakt är förbi; och med denna förändring gör termer som CLM nu stora avtryck i branschen.

Men vad är CLM?

CLM står för Contract Lifecycle Management, alltså kontraktshanteringen för dina avtals totala livscykel. Detta inbegriper den omfattande processen att hantera ett kontrakt från start till utförande, efterlevnad och förnyelse. Notera, CLM får inte förväxlas med kontraktshantering av leverantörer, som är specifikt skräddarsydd för att hantera kontrakt med leverantörer, med fokus på leverantörsprestanda, överensstämmelse med villkor och att främja starka leverantörsrelationer.

I denna artikel kommer vi att gräva djupare i nyanserna av CLM, belysa dess olika stadier och huvudfördelar. Vi kommer även att dela några tips om hur man väljer det bästa CLM-systemet för din affärsverksamhet.

Här är ämnena vi kommer att täcka:

1. Stadier i kontraktets livscykel
2. 4 Fördelar med att lita på ett CLM-system
3. Hur man väljer den bästa CLM-programvaran

Stadier i kontraktets livscykel

Från underlag till underskrift går ett kontrakt igenom olika faser.

Här är de huvudsakliga 9 stadierna av CLM:

1. Kontraktbegäran: I början av varje överenskommelse finns alltid ett behov. Detta behov kan härröra från olika upphandlingskrav, som önskan att säkra en ny leverantör eller köpa en ny omgång av förnödenheter. Detta första steg involverar att skissa syftet med ditt kontrakt, specificera de involverade parterna och bestämma omfattningen. När du har en tydlig förståelse mellan alla intressenter och dessa detaljer är fastställda, läggs en formell begäran fram.
   

2. Skapa kontraktet: Tänk på detta som utkastfasen. Här läggs grunden för relationen. Villkor, leveransdatum och betalningsmetoder diskuteras. Till exempel kan du förhandla fram en klausul om snabb leverans under högsäsonger. Ditt juridiska team spelar en nyckelroll i detta skede, genom att garantera efterlevnad av lagar och skydda dina intressen.
   

3. Förhandla om villkoren: Båda parter kommer till bordet med sina förväntningar. Till exempel kan du sträva efter bättre priser eller snabbare leveranstider, medan din leverantör kan förhandla om större ordermängder. Förhandlingar söker en mittpunkt, med målet att båda parter ska vara fullkomligt nöjda.
   

4. Granskning och godkännande: Även efter att båda parter har nått en konsensus bör ditt kontrakt genomgå en noggrann granskning innan det blir operativt. Tänk dig till exempel ett sjukhus som ingår ett avtal med en leverantör om leverans av personlig skyddsutrustning (PPE). Med tanke på den kritiska efterfrågan på dessa inom hälso- och sjukvård så måste sjukhusets upphandlingschef säkerställa att PPE uppfyller alla säkerhets- och kvalitetsstandarder, att leveranstiderna är realistiska och att det inte finns några dolda kostnader eller villkor. Alla regulatoriska klausuler, såsom de som säkerställer att utrustningen uppfyller internationella hälsostandarder, bör tydligt framgå i kontraktet. Och innan kontraktet utförs bör varje intressent, från upphandlingsavdelningen till kvalitetssäkring och även det juridiska teamet, ge sitt godkännande.
   

5. Underskrift: I detta skede får kontraktet äntligen sin slutliga form. Alla inblandade parter lägger sitt godkännande, vilket gör dokumentet juridiskt bindande.
   

6. Kontraktsavslutning eller förnyelse: När kontrakt närmar sig sitt slut måste ett beslut fattas. Efter att ha levererat PPE i flera år är leverantörens priser kanske inte längre konkurrenskraftiga eller så har dina krav har ändrats. Här kan kontraktet förnyas, omförhandlas eller avslutas baserat på ömsesidig nytta och prestanda.
   

7. Lagring och sökning av kontrakt: När de väl är undertecknade behöver kontrakten ett säkert hem. Tack vare moderna CLM-system är företag inte längre beroende av gamla arkivskåp. Istället kan du nu dra nytta av digitala arkiv där varje kontraktsdokument är tillgängligt. Tänk dig att behöva hänvisa till en specifik klausul i ett flerårigt avtal; CLM-system med deras digitala lagring gör att detta kan åstadkommas på bara ett par klick. 
   

8. Rapportering: Kontrakt är dynamiska i praktiken, även om de är fastställda på papper, vilket innebär att du alltid bör ha regelbundna övervaknings- och rapporteringssystem på plats. Till exempel, när du utvärderar ett långsiktigt kontrakt med en ny leverantör, kommer en kontinuerlig bedömning låta dig bedöma kontraktets effektivitet. På så sätt kan du avgöra om det är fördelaktigt att fortsätta med samma kontrakt eller om det finns behov av att omförhandla mer lämpliga villkor.
   

9. Förnyelse eller bortskaffande: Baserat på dina rapporter och prestandadata kan du antingen besluta att förnya kontraktet och införliva eventuella nödvändiga ändringar eller avsluta det med säkerhet om att alla pågående skyldigheter är sorterade.

Sammanfattningsvis, oavsett om du är en upphandlingschef eller en företagsägare så kan förståelse av vad CLM är, vilka dess stadier är och hur man utnyttjar ett CLM-system betydligt underlätta din kontraktshantering och dina partnerskap.

4 Fördelar med att förlita sig på ett CLM-system

Har du någonsin tappat bort dig i pappersarbetet och missat en viktig kontraktsdetalj?

Om det är fallet kan införandet av ett CLM-system skydda dig från liknande situationer och erbjuda många andra fördelar för din kontraktshantering.

Här är de 4 huvudsakliga fördelarna med att använda ett CLM-system:

1. Öka automatisering och effektivitet: I hjärtat av CLM-system ligger löftet om att automatisera det vardagliga. Tänk dig en inköpschef dränkt i pappershögar, som manuellt utarbetar och granskar varje inköpsavtal. Med ett effektivt CLM-system elimineras sådana tidskrävande uppgifter. Dokumentframställning, godkännande, verkställande och även arkivering blir effektivare. Du kan till exempel svara snabba på de inledande faserna av kontraktsprocessen genom att använda förhandsgodkända mallar. Fördelarna? Mindre pappersarbete, färre misstag och snabbare processer för både köpare och säljare.
   

2. Förbättrad överensstämmelse: Ett bra CLM-system hjälper dig att navigera genom detaljerna hos din kontraktshantering utan att bryta några regler. Med dess förhandsgodkända mallar och klausulbibliotek så garanterar systemet att varje kontrakt följer strikta bygg- och miljöstandarder. Dessutom kan automatiserade påminnelser om förnyelser och omfattande revisionsspår hjälpa dig att upprätthålla en transparent kontraktslivscykel. Samtidigt garanterar åtkomstbegränsningar att endast behöriga personer kan komma åt eller ändra kritiska data, vilket stärker dataskyddet.
   

3. Förbättrade förhandlingar & kostnadsbesparingar: Föreställ dig att du förhandlar priser med en långvarig leverantör. Med insikterna från ett CLM-system kan du direkt hämta historiska data, aktuella marknadspriser och prediktiv analys för att göra en bättre affär. Dessutom möjliggör CLM-programvara omedelbar tillgång till leverantörers prissättningsvillkor, vilket gör att du kan genomföra en databaserad förhandling som garanterar att du får de bästa priserna. Sist men inte minst så gör automatiska påminnelser om förnyelser eller fakturadatum att du undviker kostsamma förbiseenden, oavsett om det handlar om en missad rabattmöjlighet eller ett oavsiktligt brott mot avtalsvillkoren.
   

4. Större synlighet: Har du någonsin jonglerat med flera leverantörsavtal? Utan en strukturerad process för kontraktshantering kan den stora volymen leda till kaos. Med ett robust CLM-system får dock du och alla intressenter, från finansteamet till operationschefen, en helhetsbild av samtliga avtal. Det handlar inte bara om att titta på dokumenten utan att verkligen förstå milstolpar, åtaganden och potentiella flaskhalsar. Om till exempel en viss leverantör ständigt levererar försent så kan CLM-systemet flagga för denna trend, så att du och ditt team kan ta itu med problemet proaktivt.

Sammanfattningsvis kommer ett bra kontraktshanteringssystem att hjälpa dig att få en klar bild av dina kontraktsskyldigheter och prestanda.

Det sagt, varje företag är unikt. Så hur väljer du det bästa CLM-systemet för dina behov? Vi kommer att dela några viktiga tips i nästa avsnitt.

Hur man väljer bästa CLM-programvaran

Med otaliga alternativ på marknaden är det ingen liten bedrift att hitta rätt CLM-programvara.

Så hur identifierar du den perfekta programvaran för dina behov?

Du kan överväga följande nyckelfunktioner för att vägleda ditt val:

• Omfattande funktioner: CLM hjälper dig att smidigt hantera hela kontraktshanteringsprocessen. Detta innebär att ditt val av CLM-system bör täcka alla skeden av kontraktslivscykeln. Dessutom bör ditt CLM-system förenkla kontraktsutformningen med förhandsgranskade klausuler och branschspecifika mallar. Och sist men inte minst bör det perfekta systemet komma med larm och meddelanden som håller dig uppdaterad om viktiga milstolpar, såsom förnyelsedatum eller eskaleringar, för att säkerställa att inga detaljer överges.
  

• Automatiseringsförmåga: Som vi täckte i föregående avsnitt ligger en av de stora fördelarna med CLM i automatisering av tråkiga uppgifter. Istället för att manuellt spåra varje kontrakts förnyelse borde det perfekta CLM-systemet skicka dig automatiska meddelanden. På liknande sätt kan automatisk ifyllning av databaserade fält baserade på tidigare data vara en verklig välsignelse för en upptagen inköpschef.
  
   
• Integrationsförmåga: När branschen mer och mer övergår till digitala inköp, tänk på de olika programvaruverktyg du använder dagligen. Ditt CLM-system bör sömlöst integreras med dessa för att göra dataflödet sammanhängande, vare sig det är programvara för bokföring eller system för företagets resursplanering.
  

• Supporttjänster & leverantörs rykte: Precis som med all programvara och digitala plattformar kan du stöta på hinder. Därför bör ditt valda CLM-system ha en lyhörd supporttjänst. Och innan du fattar ditt slutliga beslut, glöm inte att dyka in i leverantörens historia. Positiva vittnesmål och en historik av kvalitetstjänst kan vara en fyr av förtroende och försäkran i ditt urvalsprocess.
  

• Säkerhetsprotokoll: Sekretess och cybersäkerhet inom upphandling är icke-förhandlingsbara, särskilt när cyberhot ökar. Oavsett om du lagrar ett högt prioriterat kontrakt eller ett rutinmässigt leverantörsavtal bör ditt CLM-system ha robusta säkerhetsfunktioner för att skydda dina uppgifter.
  

• Användbarhet: Slutligen spelar det ingen roll hur banbrytande en CLM-programvara är; den kommer att vara värdelös om det känns som att tyda ett främmande språk när du använder den. Välj alltid system som känns intuitiva för dig, ditt team och andra intressenter i ditt företag.

Sammantaget, se till att du utrustar dig med ett omfattande och intuitivt verktyg som inte bara förenklar din kontrakthantering utan också integrerar med dina andra verktyg. På detta sätt kommer du att kunna effektivisera hela din inköpsstrategi.

Slutsats  

Att navigera genom allt som innefattar kontraktshantering kan vara en överväldigande uppgift, men det är precis där CLM kommer in.

Att anta ett skickligt CLM-system kan vara revolutionerande och erbjuda fördelar som automatiserade arbetsflöden, förbättrad efterlevnad och förstärkta leverantörsrelationer. Dock ligger nyckeln alltid i att välja ett system som är i linje med dina unika affärsbehov och som kan integreras sömlöst med dina nuvarande operativa verktyg.

Kom ihåg, kontrakt är ryggraden i din upphandling, och att hantera dem effektivt med en robust CLM-plattform kan vara skillnaden mellan smidiga utbyten och missade möjligheter. Så, ta dig tid att utforska, utvärdera och investera i en CLM-lösning som driver din verksamhet framåt.